Le système d’information de gestion (SIG) est un système informatique utilisé dans les organisations pour faciliter la prise de décision en collectant, en stockant, en traitant et en fournissant des informations sur les paramètres clés de l’entreprise.
Le SIG associe la technologie aux personnes et aux processus d’entreprise existants pour aider les décideurs à prendre des décisions fondées sur des données.
Les SIG aident les entreprises à utiliser les informations de manière efficace et efficiente en fournissant les bonnes informations aux bonnes personnes et au bon moment. Dans cet article, nous aborderons l’évolution, les composants clés, les avantages, la mise en œuvre et les défis courants des systèmes d’information de gestion.
L’évolution des systèmes d’information de gestion au fil des ans
Le SIG a évolué au fil du temps et il est important de le comprendre. Avant l’invention des systèmes informatiques, les données étaient enregistrées manuellement sur des supports tels que les cartes perforées. Dans les années 1950, les organisations ont réalisé qu’elles pouvaient facilement stocker une grande quantité de données à l’aide d’ordinateurs.
Du manuel au numérique : Les débuts du SIG
Dans les années 1950 et 1960, de gros ordinateurs encombrants étaient utilisés pour stocker et traiter les données financières et salariales stockées dans une base de données centrale. Les ordinateurs personnels n’existaient pas et des équipes centrales s’occupaient de la gestion des bases de données pour la haute direction.
Du traitement des données à l’extraction d’informations : L’évolution des systèmes d’information de gestion
Dans les années 1970, on est passé du simple stockage de données brutes à l’analyse et à l’extraction d’informations utiles. Les entreprises ont commencé à comprendre l’intérêt de traiter les données pour en tirer des informations utiles. Cela a conduit au développement des systèmes d’information de gestion, où les ordinateurs ont été utilisés non seulement pour la tenue des dossiers, mais aussi pour l’extraction de connaissances et d’informations.
Décentralisation et aide à la décision : L’essor du DSS
Les années 1970 et 1980 ont été marquées par l’émergence des ordinateurs personnels, ce qui a entraîné une décentralisation du stockage et du traitement de l’information au sein des organisations. Les équipes ont commencé à utiliser des systèmes personnalisés, connus sous le nom de systèmes d’aide à la décision (DSS), pour faciliter la prise de décision. Ces systèmes fournissent des rapports historiques et ad hoc pour faciliter des choix éclairés.
Intégration et expansion : Des SIE aux systèmes ERP
Des années 1980 aux années 2000, les systèmes d’information pour cadres (EIS) et les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) se sont répandus. Ces systèmes ont évolué au fil du temps, exigeant des compétences techniques accrues pour une utilisation optimale. Au fur et à mesure que les besoins de l’entreprise augmentaient, les organisations ont commencé à utiliser des solutions multiples pour répondre à leurs exigences.
L’avenir axé sur les données : Tirer parti de l’IdO et de l’IA pour obtenir un avantage commercial
L’avenir des entreprises reposera fortement sur la prise de décision fondée sur les données, les organisations utilisant des données provenant de diverses sources et tirant parti de l’IoT et de l’intelligence artificielle pour obtenir des prédictions plus précises.
Composants clés des systèmes d’information de gestion
Les systèmes d’information de gestion ont 5 composantes clés. Comprenons ce qu’ils sont et pourquoi ils sont importants.
#1. Le matériel
Le matériel des systèmes d’information de gestion comprend des composants physiques tels que les ordinateurs, le stockage, les dispositifs de mise en réseau et les périphériques tels que les imprimantes et les projecteurs. Ces composants permettent de stocker, de traiter, de transférer et de présenter les données.
#2. Les logiciels
Les logiciels utilisés dans les systèmes d’information géographique permettent de saisir, de traiter, d’analyser et d’extraire des données. Ils peuvent être classés en logiciels de système et en logiciels d’application.
#3. Données
Le MIS a besoin de données comme élément clé, qui peuvent être collectées à partir de différentes sources telles que les capteurs IoT et les transactions. Les données sont stockées sur le matériel et les logiciels les analysent et en extraient des informations utiles.
#4. Procédure
Les procédures d’entreprise sont des règles qui régissent le flux de données depuis la source jusqu’aux rapports finaux. Elles garantissent la standardisation et une efficacité maximale dans la collecte des données, l’accès, le traitement et la génération de rapports.
#5. Les personnes
Les personnes sont les utilisateurs finaux du SIG dans les organisations, y compris la direction générale, les responsables fonctionnels et le personnel impliqué dans le cycle de vie de la gestion des données. Ils sont connus comme les acteurs du système, interagissant avec le SIG pour la capture des données, l’analyse, le reporting et la prise de décision.
Comment le SIG soutient-il les activités de l’entreprise ?
Le SIG joue un rôle crucial dans le soutien des opérations de l’entreprise dans le monde d’aujourd’hui, qui évolue rapidement et est dominé par la technologie. Voici quelques cas d’utilisation dans lesquels le MIS soutient les opérations de l’entreprise.
Prise de décision
Dans le cadre des opérations commerciales, le SIG joue un rôle crucial dans la prise de décision en collectant et en analysant des données provenant de diverses sources afin de fournir des informations précieuses sur les tendances et les prévisions, telles que les transactions commerciales, les commentaires des clients et l’inventaire des stocks.
Les SIG permettent aux décideurs d’accéder facilement aux informations pertinentes, ce qui leur permet de prendre des décisions stratégiques fondées sur des données et de mettre en œuvre des mesures de gestion des risques afin d’atténuer les inconvénients potentiels pour l’organisation.
Les algorithmes, les modèles de simulation et les systèmes de projection des tendances sont des outils importants pour faire des prévisions et identifier les opportunités de prendre les mesures nécessaires.
La planification stratégique
La planification stratégique est le processus qui consiste à fixer des objectifs à long terme, à définir la vision d’une entreprise et à déterminer les moyens de les atteindre. Elle implique la prise en compte de l’avenir, des forces et faiblesses internes et des opportunités externes. Le SIG s’inscrit donc parfaitement dans les plans de gestion de projet.
Les SIG aident à identifier et à évaluer la stratégie de l’organisation en collectant et en analysant des données sur les tendances du marché, le comportement des consommateurs, les ventes et les concurrents afin d’obtenir des informations stratégiques. Par exemple, le SIG s’intègre à la gestion de la chaîne d’approvisionnement pour améliorer les processus d’approvisionnement et les relations avec les vendeurs.
Le SIG facilite l’analyse SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) en fournissant des informations pertinentes sur les données actuelles et en prédisant les tendances futures. Cela permet aux organisations d’anticiper les défis et les opportunités à venir et de développer des stratégies pour y répondre.
Efficacité opérationnelle
Les SIG aident à la prise de décision et à la planification stratégique et augmentent l’efficacité opérationnelle en automatisant les tâches de routine et les flux de travail. Cela réduit les efforts manuels, le travail en double et les erreurs, ce qui permet aux employés de se concentrer sur les objectifs de l’entreprise.
Les organisations utilisent une forme ou une autre de système de gestion de la sécurité de l’information pour l’authentification et l’autorisation des employés. Le SIG peut en tirer parti pour optimiser l’affectation des ressources et fournir un accès aux données en fonction des niveaux d’accès.
Grâce aux tableaux de bord en temps réel et aux diagrammes de tendance, vous pouvez surveiller les performances de votre processus d’entreprise par rapport à des points de référence, des mesures et des lignes de tendance prédéfinis. Vous pouvez facilement repérer les inefficacités et les goulets d’étranglement et chercher à les améliorer.
Comment mettre en œuvre le SIG ?
La mise en œuvre d’un SIG dans votre entreprise offre de nombreuses possibilités intéressantes, mais elle ne va pas sans difficultés. Examinons les étapes à suivre.
Comprendre les besoins et les objectifs
Avant de trouver une solution, il est important de comprendre les besoins et les objectifs de l’organisation. Cela permet de s’aligner sur les exigences et de planifier les étapes suivantes. Qu’il s’agisse d’analyse de données historiques ou de reporting en temps réel, il est essentiel d’avoir des objectifs clairs pour mettre en œuvre la bonne solution.
Choisir la meilleure solution MIS
Les solutions MIS peuvent répondre à un large éventail d’exigences, il est donc important de s’assurer qu’elles correspondent à vos besoins, à vos objectifs, à votre budget, à vos fonctionnalités, à votre évolutivité et à votre compatibilité avec les systèmes existants.
Planification stratégique et définition des phases de mise en œuvre
Après avoir défini les objectifs et sélectionné un SIG, l’étape suivante consiste à planifier les phases de mise en œuvre, en impliquant des représentants des équipes internes et du fournisseur. Il est important de prévoir différentes phases de mise en œuvre afin de s’assurer que les activités quotidiennes de l’entreprise ne sont pas affectées.
Un processus de migration des données efficace
La migration de données est le transfert de données d’un système à un autre, souvent d’un ancien système à un plus récent. Ce processus peut inclure la transformation de données d’une forme de stockage à une autre et le transfert manuel de données d’enregistrements physiques à un format numérique.
Formation et développement des compétences
Une fois le SIG en place, les membres de votre équipe doivent être formés à son utilisation efficace. Il ne s’agit pas seulement d’une formation technique sur la manière de manipuler le logiciel, mais aussi de définir les processus opérationnels et de veiller à ce que tous les membres en soient bien conscients.
Tests et évaluations approfondis
Avant de lancer une nouvelle fonctionnalité ou un nouveau produit, il est conseillé de le tester d’abord avec une démo ou un petit groupe d’utilisateurs. Une fois que vous êtes satisfait des résultats, vous pouvez procéder à un lancement à plus grande échelle.
Lancement et suivi réussis
Le MIS pour l’ensemble de l’organisation est prêt à être lancé. Assurez-vous que les stratégies de surveillance et de basculement sont mises en place. Soyez prêt à faire face à toute difficulté imprévue au cours des premiers jours.
Après la mise en œuvre et les améliorations
Les systèmes MIS évoluent constamment, il est donc essentiel d’améliorer en permanence le système que vous avez mis en place. Recueillez les commentaires des utilisateurs afin d’identifier les difficultés auxquelles ils sont confrontés et prenez des mesures pour les résoudre efficacement.
Défis courants liés à la mise en œuvre d’un SIG
Si la mise en œuvre d’un SIG semble prometteuse, elle s’accompagne de son lot de difficultés. Examinons quelques-uns des défis les plus courants auxquels vous pourriez être confronté lors de la mise en œuvre d’un SIG et la manière dont vous pouvez les surmonter.
Le système ne répond pas aux besoins de l’entreprise
Il est important d’analyser soigneusement les exigences et les objectifs de l’entreprise avant de mettre en œuvre une solution afin d’éviter d’investir du temps et de l’argent dans un système qui ne répond pas aux besoins de l’organisation.
Problèmes de qualité des données
La qualité des données est cruciale dans les SIG car les décisions sont basées sur elles. Des problèmes de qualité des données, tels que le bruit ou les données redondantes, peuvent survenir si les sources de données ne sont pas correctement définies ou filtrées avant d’être stockées dans le système.
Les organisations doivent disposer d’un plan de gouvernance des données pour garantir l’exactitude et la cohérence des données, en particulier lors de la phase initiale de migration des données.
Problèmes d’intégration avec les systèmes existants
Un nouveau système qui ne s’intègre pas bien avec un système existant peut entraîner des pertes de données et perturber le flux d’informations. Cela peut avoir un impact négatif sur les performances du nouveau système.
Par exemple, si un nouveau système d’information de gestion n’est pas bien intégré à un système existant de gestion de la chaîne d’approvisionnement ou de gestion des relations avec la clientèle, la synchronisation des données sera difficile, ce qui peut avoir une incidence sur les performances du SIG.
Vous pouvez soit investir dans un SIG doté d’une série d’intégrations solides, soit élaborer des solutions d’intégration personnalisées. Vous pouvez également créer des solutions d’intégration personnalisées en tant que couche supplémentaire, ce qui peut s’avérer utile.
Lacunes dans la formation
Les utilisateurs finaux de votre SIG sont responsables de son utilisation optimale. Il est donc important qu’ils reçoivent une formation adéquate. Dans le cas contraire, même avec le système le plus sophistiqué en place, la croissance de votre entreprise pourrait être entravée si les utilisateurs ne sont pas en mesure d’utiliser le système au maximum de ses capacités et de ses possibilités.
Veillez à ce que les programmes de formation soient suffisants. Ceux-ci doivent aller au-delà des fonctionnalités de base du logiciel. Dressez la liste de la documentation et des guides. En outre, vous devez pouvoir compter sur l’assistance du fournisseur.
Questions fréquemment posées
Les 5 principaux types de systèmes d’information de gestion sont les suivants :
1. Systèmes de rapports de gestion
2. Systèmes d’aide à la décision
3. Systèmes de traitement des transactions
4. Systèmes de ressources humaines
5. Systèmes de contrôle des processus
De nombreuses grandes entreprises internationales utilisent les SIG pour rationaliser leurs opérations. Walmart gère ses stocks et analyse les tendances des ventes à l’aide d’un SIG. Apple utilise les SIG pour le développement de produits, le marketing et les ventes. En résumé, toute entreprise qui utilise des données pour prendre des décisions commerciales a recours au SIG.
Les systèmes d’information de gestion (SIG) offrent des avantages tels que l’amélioration de la prise de décision, l’augmentation de l’efficacité, l’amélioration de la communication, la collaboration, le soutien à la planification stratégique, l’amélioration de la productivité, la réduction des coûts et l’avantage concurrentiel pour les entreprises et les organisations.