Les e-mails de rappel sont un mal nécessaire auquel nous sommes tous confrontés à un moment ou à un autre.
Avec l’essor du marketing par courrier électronique et la multiplication des messages électroniques envoyés par les marques à leurs clients, les messages non lus constituent une catégorie importante de la boîte de réception.
En fait, Mailbird a constaté que 35 % d’une boîte de réception typique est non lue. En d’autres termes, plus d’ un e-mail sur trois n’est pas ouvert en temps voulu. Vous avez donc le choix entre laisser cette communication importante se perdre dans ces boîtes de réception de plus en plus volumineuses ou envoyer un gentil rappel.
Qu’est-ce qu’un courriel de rappel en douceur ?
Comme son nom l’indique, l’e-mail de rappel est une manière polie de relancer le destinataire sur la cause visée.
La raison est évidente. Vous n’avez pas reçu la réponse, ou le destinataire a simplement oublié d’ouvrir votre courriel, entre autres. Dans tous les cas, l’idée est de ne pas paraître désespéré tout en évitant de rater ce que vous vouliez faire lors du premier envoi.
Bien que cela semble facile, il y a quelques détails à prendre en compte pour bien faire les choses, comme l’objet du message, la longueur du corps du message, etc.
Voyons cela au cas par cas.
Écrire au patron
Cela arrive trop souvent, car les managers/patrons ont tellement de choses à faire.
En clair, il peut s’agir de n’importe quoi, d’un projet spécifique dont vous avez discuté plus tôt, d’une demande de remboursement, d’une question liée à la paie, etc.
| Exemples d’objet | 1. J’ai besoin de votre contribution pour {tâche} 2. En attente de votre réponse pour {tâche} 3. Petit rappel concernant {tâche} |
| Corps du texte | Bonjour Ethan, Il s’agit simplement d’un suivi de mon précédent courrier concernant cette {tâche}. J’attends vos conseils pour faire avancer les choses. Si vous avez besoin de quoi que ce soit de ma part, n’hésitez pas à me le faire savoir. Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées, Béatrice |
La ligne d’objet et le corps du message peuvent varier à l’infini. Toutefois, l’idée est de faire court et d’aller droit au but. Même s’il y a plusieurs aspects à prendre en compte, présentez-les sous forme de liste au lieu d’écrire un paragraphe après l’autre ; cela permet au destinataire de comprendre facilement ce qui doit être fait.
Retard de paiement
Il est essentiel pour toute entreprise d’être payée à temps. Malheureusement, la plupart des entreprises ne respectent pas cette règle lorsqu’il s’agit de payer à temps.
Et comme il s’agit d’un sujet sensible pour les deux parties, une approche “audacieuse” mais “douce” est la clé. L’autre partie doit comprendre la gravité de la situation et les affaires doivent se poursuivre sans que les relations ne s’enveniment.
| Exemples de lignes d’objet | 1. Paiement en retard pour la facture {numéro} 2. Urgent : Paiement dû pour la facture {numéro} 3. Action nécessaire : La facture {numéro} est toujours impayée |
| Corps du texte | 1. Le paiement de la facture {numéro} n’a pas encore été effectué 2. Urgent : Paiement dû pour la facture {numéro} 3. Action nécessaire : La facture {numéro} est toujours impayée |
Mais quand envoyer ce rappel de paiement ?
De nombreux facteurs entrent en ligne de compte : l’ancienneté de la relation d’affaires, le caractère habituel de cette pratique chez le client et, surtout, la volonté de poursuivre votre activité si cette personne est un “récidiviste” En fonction de ces facteurs, vous pouvez adapter le ton et l’heure de votre message.
Dans la plupart des cas, le jour ouvrable suivant la date d’échéance est idéal pour envoyer des rappels de paiement. Toutefois, dans la plupart des cas, je ne vous conseille pas d’attendre plus d’une semaine.
Demande de retour d’information
Si l’apprentissage est un travail de toute une vie, il est particulièrement crucial pour les débutants. Je me souviens avoir demandé des commentaires sur mon écriture dans un subreddit de rédacteur indépendant en 2020, et je remercie encore aujourd’hui cet inconnu, car cela a fait toute la différence.
Mais que faire si vous ne recevez pas de réponse à votre demande de commentaires ? Il peut s’agir de votre professeur, d’un aîné ou d’une personne de votre domaine que vous admirez au plus haut point.
| Exemples d’objets | 1. Dans l’attente de votre précieux retour d’information sur {la matière} 2. Rappel de demande de retour d’information 3. Rappel : Vous avez besoin de l’avis d’un expert |
| Corps du texte | Bonjour Michael, J’espère que tout va bien de votre côté. Il s’agit d’un suivi de mon message précédent, dans lequel je vous demandais votre avis sur cette {affaire}. Je suis certain que vos compétences d’expert dans ce {sujet} me seront très utiles. J’attends avec impatience votre précieuse réponse. Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées, Nathan |
En outre, l’expert peut être un professionnel renommé, qui reçoit des demandes de ce type jour après jour. Dans ce cas, et surtout lorsqu’il ne s’agit pas d’une relation personnelle, vous pouvez également inclure une phrase, telle que “Je suis prêt à compenser vos efforts”, pour que cela en vaille la peine pour cette personne.
Je sais qu’il peut être gênant de dire cela à quelqu’un que vous ne connaissez pas, mais j’ai rencontré un “écrivain célèbre” qui était sceptique à l’idée de donner un “retour d’information gratuit”
Inutile de dire que je me suis tourné vers d’autres écrivains (sur Reddit) qui m’ont donné beaucoup plus d’informations que je ne pourrais jamais leur demander ou les remercier.
Il peut donc en être de même pour vous, et c’est tout à fait normal puisque ces experts sont très occupés, et le fait de leur proposer une rémunération peut attirer leur attention, surtout si vous ne voulez pas vous adresser à d’autres professionnels.
Rappel de loyer
Cette lettre sera la préférée des propriétaires. Vous pouvez toujours vous montrer menaçant, mais cela peut entraîner des problèmes juridiques et n’est pas conseillé.
Au lieu de cela, vous devez adopter une approche professionnelle affirmée.
| Exemples d’objets | 1. Action urgente requise : Loyer en retard 2. Rappel de loyer impayé 3. Action requise : Loyer impayé pour {mois} |
| Corps du texte | Bonjour Georges, J’espère que vous passez une bonne journée. J’ai appris que le loyer de {mois} était toujours impayé à {adresse de la propriété}. Je comprends que les choses peuvent parfois être difficiles. Néanmoins, j’aimerais connaître la date de paiement prévue et je vous serais reconnaissant de bien vouloir effectuer vos paiements en temps voulu, comme le prévoit notre contrat de bail. Je vous remercie de votre attention et attends une réponse rapide. Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées, Hannah |
Rappels concernant les événements
Les gestionnaires d’événements sont soumis à un stress énorme pour assurer la réussite de leurs projets. Et l’âme de tout événement est le nombre de participants. C’est pourquoi il est nécessaire que les gestionnaires d’événements confirment leur présence bien à l’avance afin d’offrir des places libres à d’autres personnes.
Ces rappels doivent être percutants et amicaux, avec une formulation claire demandant une réponse ou l’annulation de la place.
| Exemples de lignes d’objet | 1. Action requise pour confirmer la participation à {l’événement} 2. Rappel : Ne manquez pas {événement} 3. Nous attendons votre réponse pour {événement} |
| Corps du texte | Bonjour Florence, Nous sommes ravis que vous participiez à notre {événement} le {date de l’événement}. Vous pouvez confirmer votre présence en répondant à ce message. Veuillez noter que nous offrirons votre place à quelqu’un d’autre en l’absence de réponse de votre part avant {heure, date}. Nous espérons que vous comprendrez et espérons vous voir bientôt. Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées, Oliver |
Bien que j’aie rendu le message un peu plus sérieux, vous pouvez relâcher le ton en fonction de votre cas.
Rappel de réunion
L’absentéisme en réunion est un problème “sérieux” pour de nombreuses entreprises, en particulier les entreprises à distance. Je n’entrerai pas dans le débat sur la question de savoir si elles sont productives, mais il est un fait qu’au moins quelques réunions sont nécessaires pour une collaboration saine.
Et bien qu’il existe toutes sortes de rappels sur les ordinateurs et les smartphones, “j’ai complètement oublié cette réunion” est arrivé à beaucoup d’entre nous.
Voici donc un modèle de rappel de réunion qui vous permettra d’y assister pleinement.
| Exemples d’objet | 1. Veuillez noter : réunion à venir le/à {heure/date/lieu} 2. Important : rappel de réunion 3. Attention requise : Réunion à venir |
| Corps du texte | Bonjour Thomas, Juste un petit rappel concernant la prochaine réunion qui aura lieu le {heure/date} à {lieu}. Veuillez consulter l’ordre du jour et noter toute question spécifique que vous souhaitez aborder. Votre présence et votre participation active seront très appréciées. Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées, Julia |
Rappel concernant les demandes d’emploi
Les demandes d’emploi sont celles auxquelles on répond le moins. Cela peut s’expliquer par le nombre de demandes reçues et par le fait que la plupart des employeurs ne prennent pas la peine d’envoyer des courriels de refus décents.
Quoi qu’il en soit, cela peut être déroutant pour le candidat. Par conséquent, un ou deux rappels ne font pas de mal.
| Exemples de lignes d’objet | 1. Re : Candidature à {titre_du_poste} – Prochaines étapes ? 2. Des progrès ont-ils été réalisés en ce qui concerne la candidature pour {le_titre_du_poste} ? 3. Ai-je été retenu pour {titre_de_poste} ? |
| Corps du texte | Bonjour Stephen, C’est un suivi rapide de l’état de ma candidature pour {job_title}. Y a-t-il des mises à jour ? Ou avez-vous besoin de quelque chose de ma part ? Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées, Katherine |
Rappel d’échéance
Nous sommes tous confrontés à des échéances dans tous les domaines d’activité, et les rappels en douceur constituent ici un cas d’utilisation majeur.
| Exemples d’objets | 1. Alerte sur les délais : {projet} à remettre dans {X jours} 2. Rappel urgent : l’échéance approche pour {projet} 3. {projet} : X jours avant la date limite |
| Corps du texte | Bonjour Lucy, Je vous rappelle rapidement que nous sommes dans le compte à rebours de l’échéance du {projet} le {date d’échéance}. Veillez à ce que tout se déroule comme prévu et n’hésitez pas à m’envoyer un ping si vous avez besoin d’aide. Je vous prie d’agréer, Madame, l’expression de mes salutations distinguées, Megan |
Utiliser des outils d’IA pour rédiger des courriels
L’avantage des courriels, c’est qu’ils ne seront pas signalés pour leur contenu IA, comme c’est le cas pour les publications. Les courriels sont des messages, et la seule chose qui compte, c’est la façon dont vous parvenez à faire passer le message.
C’est là que des outils d’IA comme ChatGPT, Bard ou Bing peuvent vous aider à les rédiger.
Alors que ChatGPT est gratuit, Bing et Bard le sont à 100 %.
Ces outils sont des moteurs d’IA conversationnelle. Vous pouvez leur parler comme vous le feriez avec votre assistant pour affiner le résultat.
Cependant, comme pour tout outil d’IA, le résultat peut parfois être un peu erroné. En conclusion, ces outils peuvent certainement vous aider, mais ils ne peuvent pas remplacer entièrement l’intervention humaine.
Soyez indulgent avec les rappels !
Les rappels sont utiles et ont leur raison d’être. Je reçois souvent des courriels concernant un partenariat potentiel avec Geekflare. En tant que rédacteur n’ayant pas voix au chapitre en matière de gestion, je transmets généralement ces courriels à l’équipe de sensibilisation.
Cependant, il m’arrive encore d’en oublier quelques-uns, et ce qui fonctionne dans ces situations, ce sont de gentils rappels (parfois plusieurs🙂 ).
Continuez donc à envoyer ces rappels à vos prospects, car ils sont efficaces.
Voici notre guide sur les rappels doux, avec quelques modèles pour vous aider à démarrer. Et au cas où vous seriez bloqué, les outils dont nous avons parlé peuvent faire de l’envoi d’e-mails une véritable promenade de santé.