Les logiciels de documentation des processus sont essentiels pour les entreprises, car ils leur fournissent une feuille de route structurée qui leur permet de rationaliser leurs opérations. La documentation du processus est un élément essentiel de la gestion de projet, car elle répond à une question importante : comment les choses seront-elles faites ?
Auparavant, les chefs de projet s’appuyaient sur une approche manuelle pour créer la documentation du processus, mais aujourd’hui, ils peuvent passer à des outils de documentation de processus complets qui rationalisent habilement l’ensemble du processus.
Dans ce guide, nous avons dressé la liste des logiciels de documentation de processus les plus réputés, mais commençons par mieux comprendre l’idée de la documentation de processus.
Mais avant de commencer, voici un tableau pratique présentant les logiciels de documentation des processus que nous avons répertoriés.
Cela dit, nous allons maintenant vous présenter quelques-uns des meilleurs logiciels de documentation de processus que nous avons testés et que nous aimerions vous recommander.
Scribe
Si vous vous retrouvez souvent à répondre à des questions répétées concernant l’achèvement des tâches, nous avons une solution pour vous ! Voici Scribe, une méthode rapide et facile pour documenter et partager les processus liés à l’entreprise en quelques secondes.
Caractéristiques :
- Encouragez les employés et les nouvelles recrues à comprendre rapidement le processus.
- Renforcez les programmes de formation en automatisant la documentation des processus et la création de SOP.
- Assurez la cohérence des processus organisationnels grâce à un contenu de formation à la demande.
- Automatisez le processus de création de guides de formation pour améliorer les centres d’aide et la base de connaissances.
Scribe est un outil basé sur l’IA qui permet de convertir rapidement des processus numériques en un guide étape par étape sans investir des tonnes d’efforts. Il vous suffit d’activer l’enregistreur Scribe et de parcourir l’ensemble du processus. Et voilà, votre guide étape par étape est créé automatiquement, avec les captures d’écran correspondantes en annexe !
Miro
Des marques comme Dell, Cisco et Deloitte font confiance à Miro, un logiciel de documentation et de cartographie des processus facile à utiliser qui vous permet de cartographier les informations critiques liées à l’entreprise. Facilement extensible, la plateforme permet aux membres de l’équipe de connecter et d’optimiser les processus d’entreprise à l’aide des outils de cartographie intégrés.
Caractéristiques
- Intégration des processus métier et des cartes de vapeur dans des outils tels que Confluence, Coda et Notion.
- Intégration de Jira pour revoir le processus métier, cartographier les parcours clients et suivre des actions particulières.
- Différents packages pour la gestion de projet, la cartographie des parcours clients et la cartographie des processus métier.
- Importation facile de cartes de processus à partir de plateformes telles que Microsoft Visio, Draw.io et Lucidchart.
- Une riche bibliothèque de modèles pour offrir la meilleure expérience à vos clients et répondre à leurs besoins.
Miro propose des outils tels que les organigrammes, les diagrammes BPMN, la cartographie de la chaîne de valeur et les Swimlanes, qui vous aident à analyser des scénarios spécifiques et à améliorer l’utilisation des ressources.
De cette façon, vous pouvez visualiser les plans d’affaires et communiquer efficacement la stratégie et la transformation aux membres de l’équipe.
Document360
Consultez Document360, qui aide à améliorer l’expérience client de plus de 10 000 utilisateurs dans plus de 80 pays. Proposant des procédures opérationnelles standard, la plateforme vous permet de rationaliser les différents processus d’entreprise pour une meilleure compréhension de vos employés.
Caractéristiques :
- Processus opérationnel permettant de comprendre clairement les processus opérationnels approuvés et de faire connaître les rôles et les responsabilités des employés.
- Gestion du changement pour une transition en douceur des processus opérationnels obsolètes vers de nouveaux processus.
- Module de formation des employés pour s’assurer que les nouveaux employés peuvent saisir efficacement les connaissances et améliorer leurs capacités.
Avec Document360, vous pouvez vous assurer que les processus d’entreprise sont clairs et cohérents, ce qui améliorera indirectement la productivité au sein de votre organisation.
Process Street
Conçu pour les équipes consciencieuses, Process Street est un logiciel de documentation de processus populaire qui se porte garant de l’amélioration des performances de votre équipe. Cet outil intuitif est très utile lorsque vous devez documenter tous les processus organisationnels de base afin que tous les employés soient sur la même longueur d’onde.
Caractéristiques :
- Editeur “glisser-déposer” pour créer et mettre à jour les modèles en quelques minutes.
- Listes de contrôle standardisées avec des fonctionnalités telles que l’arrêt des tâches, les approbations et les dates d’échéance dynamiques pour suivre correctement chaque processus.
- La fonction de mise à jour automatique permet d’actualiser les listes de contrôle une fois les modifications apportées.
- Une plateforme centralisée qui facilite la collaboration et la recherche de documents.
- Une expérience utilisateur simplifiée pour un processus de formation plus rapide.
Les entreprises peuvent choisir Process Street pour documenter toutes sortes de processus d’entreprise tels que le flux de travail Git, l’installation de nouveaux clients, l’intégration des employés, les tâches quotidiennes et hebdomadaires, la sélection des candidats, la génération de factures et les processus d’audit interne.
Heflo
Doté d’une mise en page moderne et professionnelle, Heflo est un outil de documentation des processus d’entreprise qui vous permet d’exécuter les processus de manière à ce que les documents soient générés automatiquement. Grâce à Heflo, la collaboration en temps réel pour concevoir le processus d’entreprise est désormais possible en quelques clics.
Caractéristiques :
- Prise en charge de la notation BPMN 2.0.
- Téléchargez la documentation sous forme d’image ou exportez-la vers une autre plateforme.
- Editeur WYSIWYG pour formater les textes et les dessins.
- Catégorisation des processus dans des bibliothèques de requêtes et de la documentation des processus dans des en-têtes d’éléments pour une identification correcte.
- Définissez les règles de gestion et les intégrations et effectuez l’optimisation dans le cadre du nouveau cycle BPM.
Vous êtes libre de modéliser, d’analyser, de cartographier, d’optimiser, d’automatiser et de documenter les processus métier et de les télécharger dans différents formats tels que PDF, Word, HTML et Excel ou de les exporter en BPMN. Grâce à la fonction de stockage en nuage de Heflo, il est possible d’accéder à la documentation des processus de n’importe où et à n’importe quel moment.
Creately
Creately, une plateforme de gestion du travail, propose des modèles de documentation des processus pour rationaliser le processus de documentation des processus d’entreprise. Cela permet de répertorier les processus d’entreprise systématiquement exécutés dans votre organisation.
Caractéristiques :
- Riche bibliothèque de modèles personnalisables pour décrire différents processus, flux de travail d’équipe, plans de travail, etc.
- Outils de glisser-déposer pour décrire facilement des processus de documentation complexes.
- Importation de rapports, de captures d’écran et d’images nécessaires à la création d’un document de processus complet.
- Exportez tous les types de données à partir de différentes plates-formes pour faciliter la récupération et l’analyse.
- Lier des formes pour construire des structures de navigation dans et entre les espaces de travail afin d’éliminer les incohérences.
Doté de capacités de documentation convaincantes, le logiciel offre de riches bibliothèques de formes et des outils de création de diagrammes tels que des organigrammes, des cartes de flux de valeur, BPMN, des cartes de processus, des cartes d’activité, et bien d’autres encore. Avec Creately, la collaboration en temps réel est possible, ce qui est nécessaire pour soutenir le flux de travail de l’équipe interfonctionnelle pendant le processus de documentation.
Choisissez FlowShare pour créer une documentation intéressante sur les processus et des démonstrations pour toutes les applications utilisées par votre organisation. Plus de 1 000 entreprises ont déjà créé des guides détaillés pour mettre en place des sessions de formation interactives pour leurs employés à l’aide de cet outil.
Caractéristiques :
- Moteur de suivi dynamique pour capturer toutes les actions et former automatiquement un guide.
- Capturez les écrans et les actions telles que les clics de souris et les raccourcis.
- Flouter toutes les données sensibles à l’aide de l’outil intégré.
- Génère automatiquement des descriptions textuelles, y compris les noms des éléments – boutons, menus, onglets, etc.
- Recadrez en masse les captures d’écran et les images pour éviter les tâches redondantes.
- Exportation dans des formats tels que PDF, PPTX, DOCX, HTML, Interactive Demo, PNG, RPA, SCORM, xAPI, etc.
FlowShare ne se contente pas de réduire le temps et les erreurs dus aux processus manuels, il permet également à votre organisation d’adapter une procédure de documentation standard. L’application vous permet de modifier rapidement la documentation existante sans avoir à la saisir à nouveau.
ProProfs
Préféré par Dell, Sony, Cisco et d’autres grandes entreprises, ProProfs est un logiciel de documentation des processus qui vous permet d’importer des fichiers pour créer rapidement des documents et, si nécessaire, de créer des documents directement à partir de zéro.
Fonctionnalités
- Importez le contenu de documents Word ou PDF directement dans le document
- Aide contextuelle pour une compréhension globale du jargon technique
- Incluez des infobulles, des pop-ups et des boîtes lumineuses pour fournir des informations supplémentaires
- Ajoutez des images, des vidéos et des infographies pour une meilleure explication du processus commercial
- Une riche bibliothèque de polices de caractères, de designs et de thèmes pour l’esthétique et l’image de marque.
La plateforme ProProfs vous permet d’ajouter des images et des vidéos pour mieux expliquer les processus à vos employés et à vos clients. Elle est équipée d’un éditeur WYSIWYG qui vous permet de choisir parmi une gamme d’options de style et de formatage du texte.
Nous verrons ensuite comment documenter un processus et l’importance de la documentation d’un processus d’entreprise.
Comment documenter un processus ?
La procédure de documentation d’un processus se décompose en plusieurs étapes :
- Choisissez le processus que vous devez documenter et déterminez son objectif et sa portée.
- Décrivez les limites du processus et répondez à des questions telles que le début et la fin du processus.
- Mentionnez les résultats du processus et les actions à entreprendre par la suite.
- Spécifiez le logiciel et l’équipement nécessaires à l’exécution du processus. Cela peut aller des plateformes de codage à l’espace de stockage en nuage et aux serveurs.
- Réfléchissez à la manière dont le processus fonctionnera. Vous pouvez créer un processus étape par étape, de la phase initiale à la phase finale.
- Dressez la liste des noms des parties prenantes, des décideurs et des employés qui jouent un rôle dans la documentation du processus.
- Transférez ensuite tous les détails dans le système de documentation des processus et assurez-vous de ne rien oublier.
Une fois que vous avez résolu les problèmes ci-dessus, nous en arrivons à la partie la plus simple : vous ne pouvez pas partager le document avec les membres de l’équipe, qui pourront y accéder facilement par la suite.
Importance de la documentation des processus opérationnels
La documentation des processus d’entreprise offre de nombreux avantages à long terme. En voici quelques-uns
- Processus opérationnels cohérents – Éliminez l’ambiguïté des processus afin que les employés puissent obtenir les résultats souhaités.
- Réduction des erreurs opérationnelles – Éliminez les inefficacités des opérations commerciales afin d’améliorer la culture du travail.
- Respecter la conformité légale – Éviter les responsabilités légales à l’avenir si une procédure est mal gérée sans le savoir.
- Gestion du changement – Veillez à ce que les employés puissent facilement s’adapter aux changements apportés aux processus opérationnels existants.
- Minimiser le temps de formation – Réduisez le temps d’intégration des nouveaux employés en veillant à ce qu’ils apprennent rapidement.
- Attribuez des tâches – Veillez à ce que chaque employé ait un ensemble défini de responsabilités afin de ne pas perturber le flux de travail de l’entreprise.
Lorsque le processus est déjà présenté sous forme de procédure, il est plus facile pour les employés de savoir quelles sont les étapes à suivre.
Qu’est-ce qu’un logiciel de documentation des processus d’affaires ?
Il ne fait aucun doute que la documentation des processus est une tâche complexe et qu’il y a des risques d’erreurs humaines si elle est effectuée manuellement. Ce problème a conduit à l’introduction de logiciels de documentation de processus, qui rationalisent le processus de création de documents, éliminant ainsi le risque d’erreurs. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des avantages probables offerts par les logiciels de documentation des processus.
- Les outils en ligne permettent aux membres de l’équipe d’accéder à tous les documents relatifs aux processus d’entreprise à partir d’un endroit centralisé.
- Les fonctions de stockage dans le nuage vous permettent d’accéder à la documentation des processus en déplacement, contrairement au document manuel, qui n’est disponible que hors ligne.
- Le logiciel vous permet de gérer, de mettre à jour et de collaborer en temps réel.
- Il est également possible d’accéder aux analyses des utilisateurs, ce qui permet d’améliorer la base de connaissances et de prendre des décisions éclairées.
En outre, la recherche d’informations est plus facile car l’outil de recherche en ligne facilite la recherche rapide de l’information ou du guide dont vous avez besoin.
Caractéristiques à rechercher
Lorsque vous choisissez un logiciel de documentation des processus pour votre entreprise, vérifiez les caractéristiques suivantes :
- Vous devez vous assurer que le logiciel offre une expérience utilisateur agréable aux personnes qui ne sont pas familiarisées avec ce type d’outils.
- Ces plates-formes doivent pouvoir représenter visuellement différents types de données et prendre en charge les liens et autres formes de médias.
- Assurez-vous que la fonction de documentation des processus permet aux membres de l’équipe de collaborer en temps réel.
- Il doit être possible d’exporter le document de processus dans une variété de formats ou de le télécharger directement sur différentes plateformes.
- Le logiciel doit permettre l’intégration avec un ou plusieurs outils liés à l’entreprise actuellement utilisés par votre organisation afin de permettre la réutilisation des informations.
Conclusion
Il est essentiel de documenter les différents processus en cours dans votre organisation afin d’éviter les incohérences dans l’exécution des opérations et de présenter une feuille de route à vos employés ainsi qu’à vos clients. Mais le plus important est de choisir le meilleur logiciel pour créer la documentation de votre entreprise, car avec le bon logiciel de gestion des processus, vous constaterez une amélioration de la croissance de votre entreprise.
Les plateformes répertoriées dans ce guide ont été testées par nos soins et se sont révélées très utiles. Toutefois, le choix idéal pour votre organisation dépendra uniquement de vos besoins individuels.