10 meilleures applications de suivi des kilomètres parcourus pour gagner du temps et de l’argent

Les applications de suivi des kilomètres permettent aux entreprises d’enregistrer les kilomètres ou les miles.

Elles les aident à se faire rembourser correctement par le client ou à déduire correctement leurs impôts.

Avec un taux de croissance annuel moyen de 14 % jusqu’en 2031, les logiciels de suivi des kilométrages devraient voir l’émergence de nombreux acteurs.

En utilisant les applications de suivi des kilomètres, vous bénéficiez de :

• D’un suivi précis tout en respectant les directives gouvernementales strictes
• Réduction des erreurs grâce à une intervention humaine minimale
• Des enregistrements corrects sont utiles en cas d’audit
• Gain de temps et d’argent
• Rapports complets

Pour affiner votre recherche, je vais dresser une liste des 10 meilleures applications de suivi du kilométrage dans cet article. J’aborderai les 7 applications ci-dessous en détail.

• 1. MilesIQ – Le meilleur système de suivi automatique des kilomètres pour les PME
• 2. Everlance – Suivi automatisé du kilométrage par GPS, conforme aux normes IRS
• 3. TripLog – Logiciel tout-en-un de suivi du kilométrage, des dépenses et du temps de travail
• 4. Hurdlr – Le meilleur pour les travailleurs indépendants
• 5. Zoho Expense – Solution de gestion des dépenses tout-en-un
• 6. Timeero – Meilleur pour le suivi automatique de la géolocalisation
• 7. Driversnote – Meilleure solution pour les remboursements de frais kilométriques

Comparaison des applications de suivi des kilomètres

Vous trouverez ci-dessous un tableau comparatif des applications de suivi des kilomètres, basé sur l’existence d’applications mobiles, l’intégration avec les logiciels de paie et de comptabilité, le suivi du temps, le prix et l’évaluation de Geekflare pour chacun de ces outils.

1. MilesIQ

MilesIQ est une excellente application de suivi du kilométrage pour les équipes et les particuliers. Elle offre un tableau de bord épuré et met l’accent sur la facilité d’utilisation. Elle est populaire avec 1 million d’utilisateurs actifs et 100 milliards de kilomètres parcourus.

À l’heure actuelle, MilesIQ est disponible pour les trois régions suivantes : les États-Unis, le Royaume-Uni et le Canada.

L’entreprise propose une version gratuite qui enregistre 40 conducteurs gratuits par mois.

MilesIQ propose un essai gratuit de 30 jours (sans carte de crédit). Elle est utile car elle vous permet de tester l’application.

Une fois inscrit, vous êtes directement redirigé vers le tableau de bord, qui vous donne une vue d’ensemble et vous permet d’accéder à toutes les fonctionnalités à partir du menu latéral.

MilesIQ automatise le suivi du kilométrage et n’oblige pas le conducteur à enregistrer manuellement les trajets. En outre, il offre aux conducteurs un moyen facile de classer les trajets comme professionnels ou personnels. Il leur suffit de glisser vers la gauche pour les trajets personnels et vers la droite pour les trajets professionnels.

Les équipes peuvent fixer des taux kilométriques personnalisés par kilomètre et définir des heures de travail pour faciliter la classification des trajets professionnels.

Dans l’ensemble, j’ai trouvé que MilesIQ était une excellente application de suivi du kilométrage qui se concentre sur les besoins des individus et des équipes. Cependant, elle peut s’avérer coûteuse pour les petites et moyennes entreprises, la plupart des fonctionnalités étant réservées à l’offre Teams Pro, la plus onéreuse.

Caractéristiques de MilesIQ

• applications iOS et Android qui facilitent le suivi du kilométrage
• Cartes détaillées avec des informations sur l’itinéraire, y compris les points de départ et d’arrivée
• Générer et envoyer des rapports personnalisés d’une simple pression.
• Approbation facile des membres de l’équipe
• Processus d’intégration simple avec invitation automatisée par courriel
• Garantit l’exactitude de la paie grâce à des rapports de kilométrage conformes à l’impôt

Limites de MilesIQ

• Les grandes équipes peuvent trouver MilesIQ coûteux
• La version gratuite est limitée à 40 conducteurs par mois
• Pas d’option de planification d’itinéraire
• Pas de fonction de pointage

Prix de MilesIQ

Le prix de MilesIQ commence à 7,50 $ par mois pour les particuliers. Il offre un nombre illimité de trajets.

Pour les équipes, le prix commence à 8 $ par utilisateur et par mois. Le plan Teams Lite offre un suivi automatique du kilométrage et une facturation simplifiée. Toutefois, je vous suggère le plan Team Pro qui offre toutes les fonctionnalités, y compris l’accès aux intégrations et la possibilité de définir des tarifs et des rappels personnalisés.

MilesIQ

2. Everlance

Everlance est un système automatisé de suivi des frais kilométriques conforme aux normes de l’IRS. Il automatise l’enregistrement du kilométrage et des dépenses, ce qui permet de réaliser des économies moyennes de 25 %. Everlance offre également des fonctions individuelles et collectives et fonctionne de la même manière qu’un logiciel de feuille de temps avec suivi par GPS.

Une fois que vous vous êtes inscrit, il vous sera demandé si vous souhaitez utiliser Everlance.

En fonction de votre choix, il vous posera des questions connexes. Pour les particuliers, il vous demande si vous conduisez pour des applications de taxi telles qu’Uber, et pour les entreprises, il vous demande le nom de la société et d’autres informations.

J’ai également trouvé l’accueil intuitif. Il vous propose une petite visite guidée avec des vidéos et des conseils.

Le tableau de bord est également bien conçu, avec un accent mis sur la facilité d’utilisation. Il répertorie toutes les tâches, l’historique des remboursements, la conformité des documents et permet d’accéder à la plupart des fonctionnalités par le biais d’une navigation à gauche.

Dans l’ensemble, Everlance est un excellent choix pour les équipes à la recherche d’un bon suivi des kilomètres parcourus. Il offre un suivi sur iOS et Android. De plus, tous leurs rapports sont conformes aux normes de l’IRS, ce qui est utile pour les déclarations de revenus.

Caractéristiques d’Everlance

• Téléchargement illimité de reçus pour un suivi adéquat des dépenses
• Offre un excellent outil de suivi des frais professionnels via une application supplémentaire
• Possibilité de suivre les trajets ensemble en une seule session
• Catégorisation automatique des déplacements en fonction du jour et de l’heure
• Classification en un seul geste pour les voyages non classés automatiquement

Limites d’Everlance

• Plan gratuit limité à 30 entraînements automatisés
• Les applications mobiles Everlance ne sont pas optimisées pour l’utilisation de piles faibles
• Absence de facturation ou d’autres fonctions comptables avancées, mais offre un suivi des dépenses

Prix Everlance

Les plans Everlance commencent à 69,99 $ par an ou 8,99 $ par mois. Ce plan de démarrage offre des rapports personnalisés conformes aux normes de l’IRS et aucune limite sur le suivi automatique du kilométrage.

Vous pouvez également utiliser Everlance gratuitement avec son plan de base. La limite est fixée à 30 trajets suivis automatiquement par mois.

Everlance

3. TripLog

TripLog est mon choix numéro un pour un package complet en matière de suivi du kilométrage, des dépenses et du temps.

Il offre des rapports détaillés sur le kilométrage, conformes à la législation fiscale, qui vous permettent de savoir combien vous dépensez et combien vous gagnez.

J’ai trouvé que la prise en charge de TripLog dans de nombreux pays était intéressante, notamment au Venezuela, au Yémen, en Thaïlande, aux États-Unis et dans d’autres pays. Il prend également en charge les langues locales telles que l’hindi pour l’Inde et l’arabe pour l’Irak.

Dès que vous créez un compte (un essai gratuit de 15 jours est proposé), le logiciel vous demande des informations telles que le nom de votre entreprise et l’objectif pour lequel vous souhaitez utiliser TripLog – Tax Deductions and Reimbursement (Déductions et remboursements fiscaux).

J’ai trouvé l’interface utilisateur de TripLog agréable. Elle répertorie tous les voyages de manière claire, en mettant l’accent sur la fourniture instantanée de toutes les informations.

De même, il répertorie les dépenses et le suivi du temps. Vous pouvez ajouter des voyages manuellement (avec tous les détails) ou laisser TripLog les détecter et les ajouter automatiquement.

TripLog offre d’excellentes capacités d’intégration. Il dispose d’options d’intégration intégrées et ne dépend pas d’options d’intégration tierces. Actuellement, TripLog dispose d’options d’intégration pour la paie, la gestion des dépenses et la comptabilité.

Tous ces éléments font de TripLog le choix idéal pour les entreprises et les particuliers à la recherche d’une solution complète pour le suivi du kilométrage, des dépenses et du temps.

Caractéristiques de TripLog

• Rapports illimités et suivi automatique du kilométrage
• Suivi détaillé des revenus et des dépenses
• Saisie des reçus OCR
• Règles de classification automatique
• Prise en charge de la sauvegarde dans le nuage
• Suivi du carburant, calcul du kilométrage parcouru et rapports conformes à la législation fiscale

Limites de TripLog

• Consomme beaucoup de batterie en mode d’exploitation
• Ne propose pas de rappels

Prix de TripLog

Les tarifs de TripLog sont les suivants :

• Utilisateur unique : €4.74 par mois
• Multi-utilisateur : €7,6 par utilisateur et par mois

Le plan pour un seul utilisateur est accompagné d’un plan gratuit pour toujours, qui offre un suivi automatique illimité des kilomètres parcourus par GPS et une gestion de base des dépenses.

TripLog

4. Hurdlr

Hurdlr convient parfaitement aux travailleurs indépendants tels que les chauffeurs, les agents immobiliers, les freelances et autres. Cependant, il n’est accessible qu’aux utilisateurs américains et canadiens.

Une fois que vous vous êtes inscrit, vous avez la possibilité d’essayer son Premium gratuitement pendant 7 jours. Je vous conseille de l’essayer, car il permet de tester toutes les fonctionnalités de Hurdlr. Hurdlr demande une carte de crédit, mais si vous l’annulez, Hurdlr vous offrira une option gratuite de 5 jours, et ce sans aucune option de carte de crédit.

J’ai trouvé les articles sur la configuration de base de Hurdlr utiles. Il vous demande de configurer le calcul des impôts, d’activer les rapports automatisés, de choisir les méthodes de suivi des revenus et d’installer des applications mobiles pour faciliter le suivi. Cela rend Hurdlr convivial pour les débutants, même pour les nouveaux utilisateurs.

Par exemple, vous pouvez établir un calcul d’impôt en saisissant votre état, votre salaire et votre situation de famille. Les calculs d’impôts améliorent votre activité car vous pouvez vous concentrer sur d’autres aspects importants.

Le tableau de bord est bien conçu, avec des éléments d’interface utilisateur simples. Il offre une vue d’ensemble des bénéfices et des pertes, du kilométrage, des dépenses, des revenus et des taxes.

Dans l’ensemble, j’ai trouvé que Hurdlr était un outil de suivi des kilomètres impressionnant. Il offre d’excellentes fonctionnalités de reporting et intègre des fonctions utiles de calcul des taxes.

Caractéristiques de Hurdlr

• Rapports mensuels automatisés sur les dépenses, les revenus et le kilométrage
• Suivi facile des revenus et des dépenses en connectant votre compte bancaire ou manuellement
• Applications mobiles disponibles sur les écosystèmes iOS et Android
• Notifications pour les dépenses, les trajets et les paiements
• Options de reporting étendues, y compris le kilométrage, les pertes et profits, les revenus, etc.

Limitations de Hurdlr

• La connectivité bancaire peut être défaillante, ce qui entraîne des doublons
• Il arrive qu’il ne récupère pas les écritures automatiquement et qu’il faille les saisir manuellement
• Manque de fonctions comptables avancées

Prix de Hurdlr

Hurdlr propose son plan premium à 9,99 $ par mois. Il offre toutes les fonctionnalités, y compris le suivi automatisé des dépenses, des revenus et du kilométrage.

Il n’y a pas de formule gratuite.

Hurdlr

5. Zoho Expense

Zoho Expense est une solution complète de gestion des dépenses qui couvre tous les besoins d’une entreprise. Elle offre une méthode automatisée de suivi des déplacements et une intégration intégrée aux logiciels de comptabilité tels que Zoho Books, Zero, Oracle, SAP et d’autres.

J’ai trouvé Zoho Expense très complet dans ce qu’il offre. Par exemple, vous bénéficiez d’une visite guidée par l’IA ZIA de Zoho, qui explique toutes les notions de base en six étapes. Si vous êtes nouveau, Zoho vous offre aussi deux heures d’assistance gratuite pour une installation rapide, ce qui est très utile pour les petites entreprises.

Parmi les meilleurs outils de suivi des frais kilométriques listés ici, Zoho Expense est le plus riche en fonctionnalités. Il propose des fonctionnalités détaillées pour chaque aspect des dépenses, des rapports, des approbations, des analyses et bien plus encore.

Par exemple, dans Expenses, vous pouvez numériser automatiquement les reçus, ajouter manuellement des dépenses, transférer automatiquement les reçus par courriel, utiliser le GPS via l’application mobile (compatible avec iOS et Android) et convertir les relevés de carte.

Les équipes peuvent utiliser le mode de kilométrage automatique de Zoho pour faciliter la saisie et le remboursement des dépenses.

Dans l’ensemble, je recommande Zoho Expense, car c’est l’un des meilleurs outils de gestion des dépenses. Il offre un package complet à un prix abordable. Il est disponible pour différentes entreprises avec des éditions spécifiques pour des pays comme le Royaume-Uni, les États-Unis, le Canada, l’Arabie saoudite, les Émirats arabes unis, l’Australie, l’Inde et des éditions mondiales. Ces éditions garantissent la conformité avec les régions respectives.

Caractéristiques de Zoho Expense

• Gestion adéquate des reçus avec numérisation automatique, transfert par courriel, suivi et stockage des reçus numériques
• Prise en charge de plusieurs devises, des dépenses facturables et non facturables, avec suivi automatisé
• Concevez et mettez en œuvre des politiques appropriées avec des règles de dépenses
• Offre automatiquement des rapports détaillés sur les dépenses
• Approbation simplifiée pour couvrir toutes les demandes
• Assurez-vous d’être prêt pour l’audit grâce à une piste d’audit instantanée

Limites de Zoho Expense

• Retard dans la synchronisation de l’application mobile
• Personnalisation limitée des rapports
• Plan gratuit limité

Prix de Zoho Expense

Le prix de Zoho Expense US commence à €6 par utilisateur et par mois. Son plan premium est à €9 par utilisateur et par mois.

Zoho Expense propose également un plan gratuit pour les petites entreprises, avec un maximum de 3 utilisateurs. Il dispose d’un espace de stockage de 5 Go pour les reçus et d’un système de numérisation automatique de 20 reçus.

Zoho Expense

6. Timeero

Si votre entreprise dépend fortement d’un suivi précis de la géolocalisation, Timeero est un excellent choix. Il aide à suivre les heures des employés grâce à son application de suivi du temps par GPS (Android et iOS) et au suivi du kilométrage pour un remboursement approprié.

Timeero possède d’excellentes capacités d’intégration, puisque vous pouvez le connecter à des systèmes de paie, tels que QuickBooks et Gusto, ou à des plateformes de paiement, telles que Paychex et Paylocity.

En tant que propriétaire d’entreprise, vous pouvez bénéficier d’une période d’essai gratuite de 14 jours (aucune carte de crédit n’est requise). Une fois que vous vous êtes inscrit, vous pouvez visionner une vidéo de 2 minutes 50 sur l’utilisation de Timeero.

J’ai adoré cette vidéo ! Elle explique clairement toutes les bases et vous aide à démarrer le plus rapidement possible.

Quant au tableau de bord, Timeero est bien conçu. J’ai pu ajouter des personnes, créer des emplois et définir des indemnités kilométriques en toute simplicité.

En outre, Timeero offre d’excellents rapports avec l’option de créer des rapports basés sur les tâches, la plage de dates, le kilométrage et bien plus encore.

Dans l’ensemble, j’ai trouvé que Timeero était une option intéressante pour les entreprises à la recherche d’un système de suivi des kilomètres parcourus. Cependant, il n’y a pas de plan gratuit.

Caractéristiques de Timeero

• Excellente géolocalisation avec restriction de l’heure d’arrivée et possibilité d’heure de départ automatique
• Enregistrement correct du kilométrage qui ne dépend pas de l’odomètre ou des relevés d’une tierce partie
• Suivi des heures de travail avec gestion des feuilles de temps
• Planification facile à utiliser pour les employés
• Reconnaissance des visages pour faciliter l’enregistrement des employés
• Attachement de fichiers et de photos pour une meilleure communication

Limites de Timeero

• Pas de plan gratuit
• Les applications mobiles peuvent parfois avoir des problèmes
• Options d’intégration limitées

Prix Timeero

Timeero propose des forfaits à partir de 4 $ par utilisateur et par mois. Ce plan de base offre le suivi du temps, du GPS et du kilométrage avec une limite de 10 utilisateurs.

Timeero ne propose pas de plan gratuit. Toutefois, vous pouvez utiliser leur version d’essai gratuite de 14 jours sans avoir à présenter de carte de crédit.

Timeero

7. Note du conducteur

Driversnote offre un suivi de kilométrage freemium avec un accent sur l’enregistrement automatisé facile. Comme Everlance, MileIQ et d’autres, Driversnote permet de générer des rapports de kilométrage conformes à la législation fiscale.

Une fois l’application installée (iOS ou Android) et configurée, l’application suit automatiquement les trajets avec la possibilité d’ajouter des trajets manuels.

Comme Driversnote propose un plan gratuit, je l’ai essayé.

Dès que vous vous connectez, il vous est demandé de charger une application sur votre téléphone préféré (iOS ou Android).

Le tableau de bord de Driversnote n’est pas très avancé, mais il offre une visibilité sur les trajets et les lieux. Par exemple, vous pouvez trouver tous les trajets listés par jour sous la barre Trajets. Vous pouvez également ajouter des trajets manuellement.

J’ai trouvé les capacités de rapport de Driversnote suffisantes. Il vous permet de créer un rapport conforme à la législation fiscale. Vous pouvez créer des rapports basés sur différents filtres, notamment les réunions, les visites de sites, les types de trajets, etc.

Dans l’ensemble, j’ai trouvé Drivernote simple à utiliser pour les équipes et les individus.

Caractéristiques de Driversnote

• Suivi automatique des trajets sans avoir à ouvrir l’application
• Sauvegarde des lieux fréquemment visités
• Prise en charge de plusieurs véhicules et lieux de travail
• Définissez des heures de travail pour un suivi automatisé
• Offre des journaux d’odomètre pour plus de transparence

Limites de Driversnote

• Cher pour les fonctionnalités offertes
• Absence d’optimisation des itinéraires
• Manque d’intégration avec le logiciel de comptabilité

Prix de Driversnote

Le prix de Driversnote commence à 11$ par mois. Le plan gratuit de Drivernote est réservé aux particuliers avec une limite de 15 trajets par mois.

Notes de conduite

D’autres applications de suivi du kilométrage méritent d’être mentionnées :

8. Rydoo: Une solution de suivi des frais kilométriques simple à utiliser, avec des fonctionnalités telles que l’approbation des frais kilométriques en temps réel, la conformité intégrée, un scanner de reçus, des approbations automatisées, et bien plus encore.
9. Intuit Quickbooks : Quickbooks est un logiciel de comptabilité en ligne qui offre également un suivi intégré des kilomètres parcourus grâce à une fonction GPS automatique. Parmi ses caractéristiques notables figurent des rapports de kilométrage détaillés, un prix de départ avantageux et la conformité à l’IRS.
10. Stride: Une application mobile(iOS et Android) basée sur une solution de suivi du kilométrage et des taxes, dont l’utilisation est gratuite. L’application vous permet d’économiser des impôts, de suivre automatiquement la distance, les trajets et les miles, de déclarer vos impôts et bien plus encore.

Qu’est-ce qu’une application de suivi des kilomètres ?

L’application de suivi des kilomètres permet aux particuliers et aux entreprises d’automatiser le suivi de leurs déplacements grâce à la fonctionnalité GPS.

La plupart de ces applications sont dotées de fonctionnalités supplémentaires telles qu’un scanner de reçus, la conformité intégrée (comme IRS), la gestion d’équipe et des options d’intégration à des solutions de comptabilité telles que Zoho ou Intuit Quickbooks.

Miles IQ, Hudlr et Zoho Expense sont quelques-unes des applications de suivi des frais kilométriques les plus connues.

Les applications de suivi du kilométrage offrent les avantages suivants.

• Saisie automatisée des informations fiscales
• Garantit un suivi correct des kilomètres parcourus
• Rapports détaillés sur le kilométrage pour optimiser les trajets
• Partagez facilement les rapports de kilométrage avec les parties intéressées

Comment fonctionnent les applications de suivi du kilométrage ?

Les applications de suivi des kilomètres fonctionnent en surveillant automatiquement les trajets à l’aide de la technologie GPS intégrée.

La technologie GPS suit la durée de votre voyage, y compris les points de départ et d’arrivée.

Le système automatisé stocke les données, qui peuvent être vérifiées et approuvées par les responsables.

La précision du suivi GPS varie d’une solution à l’autre.

En tant qu’utilisateur, vous devez installer son application mobile (iOS ou Android) et activer le GPS pour commencer le suivi. Les administrateurs peuvent définir des heures de travail ou utiliser le geofencing pour définir des paramètres et des limites virtuelles.

En outre, la plupart des traqueurs de kilomètres offrent une intégration avec la comptabilité et la paie pour améliorer le flux de travail lorsqu’il s’agit de facturation.

Foire aux questions (FAQ)