Les 18 meilleurs logiciels de gestion des dépenses pour optimiser les dépenses de l'entreprise [2023]

Les logiciels de gestion des dépenses apportent contrôle, visibilité, conformité et documentation pour aider les entreprises à réduire les coûts, à éviter les dépenses inutiles et à payer les fournisseurs ou les employés à temps.

Les entreprises affectent un budget à plusieurs activités telles que les assurances, les biens d'équipement et le réapprovisionnement des les stocks. Cependant, les fuites budgétaires nuisent aux marges bénéficiaires de votre entreprise lorsque les dépenses ne sont pas supervisées.

En outre, lorsque l'entreprise se développe, ces problèmes augmentent également en volume et remettent en cause la rentabilité de l'entreprise. C'est pourquoi les entreprises de toutes tailles utilisent un outil de gestion des dépenses pour garder un œil sur les sorties d'argent et les maintenir dans les limites du budget de l'entreprise.

Voici un tableau récapitulatif des meilleurs logiciels de gestion des dépenses, avec une présentation plus détaillée dans l'article qui suit :

Qu'est-ce que la gestion des dépenses ?

La gestion des dépenses est le processus de gestion de tous les achats de l'entreprise et des paiements des fournisseurs. L'objectif principal est de rendre compte de chaque dollar sortant du compte de l'entreprise et d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Les politiques de gestion des dépenses doivent automatiser et intégrer toutes les activités liées aux dépenses, de la source au règlement du fournisseur. Cette pratique granulaire devrait garantir que les achats se déroulent comme prévu par les parties prenantes de l'entreprise.

En outre, elle assure le paiement des fournisseurs, des sous-traitants et des autres tiers par le biais du processus de conformité contractuelle.

Importance de la gestion des dépenses

Les activités standard de gestion des dépenses offrent les avantages suivants :

• Efficacité de l'entreprise grâce à l'automatisation des processus de suivi des dépenses et des frais qui sont sujets à des erreurs et fastidieux s'ils sont délégués aux employés.
• Réduction des risques et des coûts puisque l'outil vous informe sur le produit acheté, le nom du fournisseur et le coût associé à l'achat.
• Une meilleure collaboration entre les ressources de l'entreprise et les tiers est possible lorsque vous suivez un processus standard de gestion des dépenses avec une application numérique.

En outre, l'application numérique permet d'améliorer durablement la productivité en libérant les employés des tâches banales et en leur permettant d'accomplir des tâches qui génèrent des revenus pour votre entreprise.

Caractéristiques du logiciel de gestion des dépenses

#1. Suivi des dépenses

Le contrôle des dépenses en temps réel est rendu possible par le logiciel de gestion des dépenses, qui permet aux entreprises de suivre chaque transaction, de classer les dépenses et de trouver des possibilités de réduction des coûts.

#2. Gestion des budgets

Les entreprises peuvent définir des budgets pour différents départements, initiatives ou catégories à l'aide du programme. Lorsque les dépenses s'approchent de certaines restrictions, le logiciel émet des avertissements et des messages, encourageant ainsi une plus grande rigueur financière.

#3. Gestion des fournisseurs

Le programme facilite le stockage des données relatives aux fournisseurs, l'évaluation de leurs performances et la gestion des contrats. Cela permet de mieux négocier, de réduire les risques et d'améliorer les relations avec les fournisseurs.

#4. Analyses et rapports

Des options de reporting étendues offrent des informations utiles sur les habitudes de dépenses, ce qui permet de prendre des décisions fondées sur des données et de détecter les tendances qui affectent la santé financière.

#5. Application de la politique

En appliquant les directives de dépenses et les règles de conformité, le logiciel de gestion des dépenses réduit le risque de violation des directives et d'achats non conformes.

#6. Traitement des factures

L'automatisation du traitement des factures réduit les erreurs et accélère le cycle d'approbation et de paiement, améliorant ainsi l'ensemble du processus de comptabilité fournisseurs.

#7. Prévisions

Ces outils peuvent aider à créer des projections budgétaires précises et des prévisions de dépenses futures grâce à l'examen des données de dépenses antérieures.

#8. Piste d'audit

Des pistes d'audit étendues rendent les transactions financières transparentes, ce qui simplifie le suivi des changements et le respect des responsabilités.

#9. Prise en charge de plusieurs appareils

Pour les entreprises d'envergure internationale, la prise en charge de plusieurs devises facilite la gestion efficace des dépenses et des conversions entre différents fuseaux horaires.

Mais quelles sont les différences entre la gestion des dépenses et la gestion des frais ? Lisez ce qui suit pour bien comprendre !

Différences entre la gestion des dépenses et la gestion des frais professionnels

La gestion des dépenses adopte une stratégie globale pour contrôler toutes les dépenses de l'organisation, tandis que la gestion des frais se concentre sur les dépenses et les procédures de rémunération de chaque employé.

La gestion des dépenses, quant à elle, se concentre sur le suivi et le contrôle précis des dépenses individuelles. La gestion des dépenses est de nature plus stratégique et vise à promouvoir la rentabilité et la valeur tout au long du processus d'achat.

Gestion des dépenses

• La gestion des dépenses consiste principalement à suivre et à contrôler les dépenses particulières de chaque employé dans le cadre de son travail.
• Elle implique des procédures comprenant des flux de travail pour l'approbation et la déclaration des dépenses ainsi que le remboursement.
• L'objectif principal des systèmes de gestion des coûts est de s'assurer que les membres du personnel respectent les lignes directrices de l'entreprise en matière de dépenses et que leurs dépenses sont correctement déclarées en vue d'un remboursement.
• Cela couvre des dépenses telles que les voyages, les dîners et d'autres frais accessoires. Les principaux objectifs de la gestion des dépenses sont d'améliorer la précision, d'accélérer le processus de remboursement et de rendre les dépenses individuelles transparentes.

Gestion des dépenses

• La gestion des dépenses a un point de vue plus large et couvre l'ensemble du cycle de vie des achats.
• Elle comprend la budgétisation, la planification stratégique, l'approvisionnement, la gestion des fournisseurs et l'examen de toutes les dépenses effectuées par l'entreprise.
• En identifiant les possibilités de réduction des coûts, en négociant des contrats avantageux avec les négociants et en veillant au respect des lignes directrices en matière de dépenses, la gestion des dépenses tente d'optimiser les dépenses dans l'ensemble de l'organisation.
• Elle fournit des informations sur l'évolution des dépenses, les performances des fournisseurs et les possibilités de réduction des coûts.
• Pour maximiser la valeur des dépenses, la gestion des dépenses, contrairement à la gestion des coûts, se concentre sur des choix intelligents et sur la planification fiscale pour l'avenir.

Voici les meilleures solutions de gestion des dépenses qui vous permettent de gérer toutes les dépenses et d'obtenir la meilleure valeur pour l'argent que vous dépensez :

Pléo

Pléo est la première solution de gestion des dépenses d'entreprise en Europe, qui offre une approche rationalisée de la gestion des dépenses, des factures et des remboursements de votre entreprise. Le logiciel vous offre une visibilité complète et réduit le besoin de travail manuel.

Plus de 25 000 clients dans toute l'Europe font confiance à ce logiciel.

Gérez vos dépenses professionnelles avec facilité et efficacité grâce aux cartes d'entreprise, à la gestion des dépenses, aux remboursements et aux factures. Le logiciel permet une intégration facile avec votre système de comptabilité pour synchroniser votre compte Pleo.

La plateforme Pleo élimine les tâches administratives manuelles, fait gagner du temps et stimule la productivité. Son automatisation permet de gérer les reçus jusqu'à la facturation, libérant ainsi le personnel pour des activités commerciales prioritaires.

L'intégration avec d'autres outils financiers tels que Xero, QuickbooksSage, TravelPerk, etc., simplifie le flux de travail de votre équipe financière et fournit une visibilité complète des dépenses et des processus de révision faciles, et peut générer des rapports de dépenses automatisés.

Ses fonctions de réduction des coûts offrent jusqu'à 1 % de remise en argent sur chaque carte, ce qui permet de réaliser des économies significatives. En outre, il offre une transparence et un contrôle complets sur les transactions, des mises à jour des dépenses en temps réel, des limites d'achat personnalisées et des analyses pratiques.

Pleo aide à simplifier les dépenses globales pour les entreprises à entités multiples avec un seul compte et une seule solution, en automatisant le travail manuel et en améliorant les décisions d'achat. En termes de sécurité, les données adhèrent à des normes de sécurité strictes pour PSD2, la politique de responsabilité zéro de Mastercard, PCI DSS et GDPR. Pleo est gratuit pour un maximum de 3 utilisateurs.

Payhawk

Payhawk est une plateforme de gestion des dépenses pour les entreprises en Europe et aux États-Unis qui automatise la gestion globale des dépenses, réduit les processus manuels de 87 %, et permet des paiements de factures à temps et des limites de dépenses personnalisées.

La plateforme utilise des flux d'approbation, des intégrations comptables et des rapports en temps réel pour gérer et gouverner les dépenses.

Le logiciel permet de suivre et de contrôler chaque dépense et transaction de l'entreprise en temps réel grâce à un logiciel de gestion des dépenses. Il fournit des informations pour la planification et la prévision tout en partageant des rapports avec les parties prenantes et la direction.

Vous pouvez tracer tous les paiements en connectant des cartes visa d'entreprise spécifiques aux employés et en fixant des limites de dépenses pour les individus et les équipes.

La plateforme fournit aux responsables de budget des mises à jour en direct sur les dépenses de leur projet, ce qui leur permet d'évaluer les dépenses réelles et anticipées et de contrôler le budget disponible.

La plateforme de Payhawk permet de créer des politiques de dépenses à l'aide de flux de travail sophistiqués et de faciliter les contrôles des cartes, y compris les limites de transactions récurrentes, les retraits aux guichets automatiques et les hiérarchies d'approbation.

Grâce à l'automatisation des opérations et à la fourniture d'un IBAN exclusif pour les paiements de factures via SEPA Instant et Faster Payments, Payhawk réduit efficacement les délais de clôture mensuels jusqu'à cinq jours.

Base aérienne

Base aérienne est un outil complet de gestion des dépenses pour différents types d'entreprises, comme les entreprises en phase de démarrage, les petites entreprises, les entreprises de taille moyenne, les entreprises en phase d'introduction en bourse et les entreprises. Il offre un ensemble de solutions avancées de contrôle des dépenses, d'audit et de supervision.

Par exemple, le module de gestion des reçus permet de faire respecter la conformité, d'attacher les reçus sans effort, d'envoyer des courriels dédiés, de partager les reçus à partir d'un autre appareil, etc.

Il existe également un module de sécurité et de détection des fraudes qui permet le contrôle des cartes, les limites de cartes, le blocage des cartes, la détection des fraudes, la notification des fraudes, le partage crypté des détails des cartes virtuelles, etc.

Zoho Expense

Si vous êtes une entreprise en pleine croissance, Zoho Expense est une solution idéale pour la gestion des voyages et des dépenses. Elle aide les entreprises à automatiser les rapports de dépenses, à simplifier les voyages d'affaires, à contrôler les dépenses et à obtenir des informations financières essentielles.

De plus, la solution utilise une technologie alimentée par l'IA pour détecter les fraudes afin que vous puissiez effectuer de meilleurs audits et rester prêt pour la saison des impôts.

Avec Zoho Expense, la gestion des réservations en ligne et hors ligne devient une tâche transparente pour la gestion de bout en bout du bureau de voyage. Elle automatise également la création des dépenses à partir des reçus et élimine les erreurs manuelles grâce au processus de remboursement en ligne.

Cette application vous permet également de comparer votre budget avec vos dépenses réelles. Zoho propose également des modèles de notes de frais. Les demandes d'achat automatisées, le suivi des activités pour la piste d'audit et la collaboration contextuelle et en temps réel entre les départements sont d'autres fonctionnalités phares de la solution.

Entreprise Wallester

Entreprise Wallester est un logiciel de contrôle des dépenses d'entreprise tout-en-un. Les entreprises peuvent gérer toutes leurs dépenses à partir d'une seule plateforme et suivre toutes les dépenses en temps réel. Grâce à cette plateforme, vous pouvez émettre des cartes virtuelles à vos employés en quelques minutes pour couvrir les dépenses de l'entreprise.

Vous pouvez même offrir un accès partagé aux cartes virtuelles à plusieurs personnes travaillant sur le même projet. Ces cartes de visite sont hautement sécurisées grâce au système 3D secure 2.0. De plus, elles partagent des notifications instantanées afin de réduire les risques de fraude.

Les entreprises peuvent même suivre leurs progrès en matière de limites budgétaires et recevoir des alertes lorsqu'elles dépassent leurs limites. La définition de limites journalières et mensuelles pour les individus, les multiples méthodes de paiement et les retraits d'argent, la catégorisation des transactions et l'attachement de reçus à ces dernières sont d'autres fonctionnalités mises en évidence par ce logiciel.

Précoro

Précoro est une plateforme primée de gestion intelligente des dépenses. Elle aide les entreprises à contrôler le flux des dépenses par la soumission des demandes, l'approbation des commandes et la transparence des coûts.

Elle permet de relever des défis tels que les retards d'approbation, les procédures manuelles erronées, les flux de travail désorientés, la mauvaise documentation, les rapports inadéquats et la budgétisation inefficace.

La plateforme permet d'automatiser les processus de gestion des dépenses afin d'établir la transparence, la cohérence et une gestion efficace du budget.

Pour faciliter les opérations commerciales, Precoro rationalise la gestion des achats de bout en bout, notamment les processus de collecte des demandes, la création de flux d'approbation et la supervision des documents d'achat, etc.

Précoro est un logiciel adaptable qui peut être personnalisé en fonction de l'approche d'achat de votre entreprise, de son type et de sa taille. Il vous permet de contrôler les opérations, de personnaliser les champs des documents pour répondre à vos besoins spécifiques, d'établir des flux de travail d'approbation basés sur des critères et de concevoir des rôles d'utilisateur.

La plateforme fournit des solutions simples et efficaces de gestion des achats et des dépenses à toutes les équipes concernées pour travailler avec les fournisseurs à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. En outre, elle rationalise les équipes financières en éliminant la facturation manuelle, les approbations, le rapprochement des relevés bancaires, etc.

Sa tarification est simple et basée sur l'utilisateur qui peut être personnalisé en fonction de votre type d'entreprise.

Emburse

Emburse propose des outils complets de gestion des dépenses pour les startups comme pour les grandes entreprises multinationales. Ses solutions comprennent la gestion des dépenses, les comptes fournisseurs, l'automatisation des achats, un système de paiement rationalisé, l'audit, la gestion des voyages et des tableaux de bord.

Emburse propose des cartes virtuelles qui peuvent être émises directement sur sa plateforme, à l'aide d'un outil appelé Emburse Spend. Les cartes virtuelles d'Emburse s'intègrent de façon transparente au logiciel utilisé par les équipes de la comptabilité et des achats, notamment Emburse Chrome River, Emburse Certify ou l'un des autres produits proposés. Des produits comme Emburse Go aident les gestionnaires de voyages à suivre de près leurs voyageurs et leurs dépenses.

Le plus intéressant est l'approche modulaire d'Emburse pour la gestion des dépenses d'entreprise, en fonction de la taille de l'entreprise. Emburse Tallie convient parfaitement aux petites et moyennes entreprises. Emburse Certify fonctionne bien pour les entreprises basées aux États-Unis.

Emburse Chrome River convient aux grandes entreprises ayant des activités, quel que soit l'endroit où se trouve le bureau. De grandes entreprises comme Microsoft, Nike et Estee Lauder utilisent le logiciel d'Emburse

Spendesk

Spendesk possède de nombreuses fonctions utiles et intuitives, notamment des intégrations et la reconnaissance optique de caractères (ROC). Grâce à cet outil, votre entreprise peut automatiser toutes les dépenses récurrentes. De plus, il est suffisamment puissant pour faire correspondre les notes de frais aux factures correspondantes et gagner du temps.

Spendesk est également un outil flexible que les entreprises peuvent personnaliser en fonction de leurs approches de gestion des dépenses. Par exemple, vous pouvez attribuer des cartes de débit pour des dépenses spécifiques à chaque membre du personnel. Vous pouvez également attribuer des cartes de crédit virtuelles à usage unique.

En outre, il offre des notifications push pour la validation des paiements, l'intégration d'outils comptables, un aperçu ponctuel des dépenses et un tableau de bord complet des dépenses.

Coupa

Coupa est un autre outil populaire de gestion des dépenses d'entreprise (BSM) avec accès au cloud. Il permet de gérer les dépenses dans différents secteurs d'activité tels que les paiements, les chaînes d'approvisionnement, les achats, la trésorerie, etc. Il existe trois types d'outils pour une gestion pratique des dépenses.

La première pile d'outils est celle des applications. Cette pile couvre tous les modules essentiels tels que l'approvisionnement, la facturation, les dépenses, la paie, la gestion des contrats, l'approvisionnement stratégique, l'analyse des dépenses, etc.

La deuxième pile est la plateforme BSM qui se concentre sur la confidentialité des utilisateurs, le profil, la sécurité des données et les intégrations. Elle comprend un noyau connecté, un accès au cloud, des intégrations, une interface utilisateur graphique (GUI), etc.

Enfin, la troisième pile est la communauté d'affaires Coupa. Elle offre des fonctionnalités telles qu'un réseau d'entreprise ouvert, Coupa advantage et l'IA communautaire.

Paiements par maille

Paiements par maille est un autre logiciel que vous pouvez utiliser pour mettre fin aux fuites de dépenses. Tout d'abord, sa fonctionnalité Spend Insights vous apporte des données précieuses au moment où vous en avez besoin. Chaque fois que vous consultez un poste de dépenses, son application mobile affiche automatiquement les possibilités d'économies à l'avenir, les prévisions de dépenses au taux actuel, etc.

Deuxièmement, son module de contrôle des dépenses vous fournit des alertes de demande de paiement en temps réel, vous permet de limiter les dépenses, d'annuler les abonnements à partir d'une interface centrale et de bloquer les paiements des fournisseurs d'un simple clic. D'autres fonctionnalités notables sont l'optimisation des dépenses, le reporting en temps réel et le flux de paiement automatisé.

Rampe

Rampe a divisé son système de gestion des dépenses en quatre modules principaux : Start, Scale, Streamline et Save. Le module Start vous donne accès à des outils pour gérer plusieurs cartes, des paiements de factures (ACH/chèques/cartes), un suivi des dépenses en temps réel et une comptabilité précise des dépenses.

Le module Scale vous permet d'appliquer les politiques de l'entreprise en matière de dépenses et de frais. Par exemple, vous pouvez utiliser des politiques de dépenses pour définir des règles et des contrôles de dépenses pour appliquer ces directives de dépenses.

Le module Streamline vous offre plusieurs flux de travail (Onboarding, Collaboration et Comptabilité) pour automatiser la gestion des dépenses et l'intégrer (1000 intégrations) à d'autres outils d'entreprise. Enfin, le module Save est là pour répondre à vos besoins en matière de correspondance des reçus, de catégorisation des dépenses, de renseignements sur les prix, d'informations sur les économies, etc.

Brex

Brex a pour but d'accélérer les opérations financières tout en respectant les politiques de l'entreprise en matière de dépenses. En permettant à l'employé de soumettre des dépenses précises et à l'équipe comptable d'auditer les dépenses sans effort, Brex développe une culture de discipline financière au sein de l'entreprise et de ses ressources humaines.

Brex propose diverses solutions de gestion des dépenses d'entreprise, telles que les cartes de crédit, les comptes professionnels, le suivi des dépenses, les intégrations, etc. Brex propose également une fonction de gestion des dépenses dans le cadre de l'abonnement Brex Empower.

Jour ouvrable

Jour ouvrable, le célèbre outil de gestion du capital humain, a également commencé à offrir des moyens simples et stratégiques de gérer les dépenses de l'entreprise. Il est doté d'une interface graphique intuitive, simple et légère pour la gestion des dépenses à partir d'une plateforme centralisée.

Son interface utilisateur comporte trois onglets de base : Source to Pay, Inventaire et ICP. Le module Source to Pay fournit des données précieuses sur les dépenses des fournisseurs, les dépenses gérées et non gérées, les performances des fournisseurs, le traitement des factures, etc.

De plus, il s'agit d'une application basée sur le cloud qui vous permet, ainsi qu'à vos partenaires commerciaux, de garder un œil sur les dépenses de l'entreprise depuis n'importe quel appareil et n'importe où avec une connexion internet.

PayEm

PayEm propose une automatisation avancée de la gestion des dépenses de votre entreprise. Il regroupe les abonnements des fournisseurs et les abonnements SaaS des employés en un seul endroit. Ainsi, vous n'avez pas besoin d'acheter des logiciels distincts pour les différents postes de dépenses.

Sur PayEm, vous pouvez créer et émettre des cartes de crédit virtuelles pour différents fournisseurs tiers et désigner un point de contact pour la gestion des dépenses. Vous pouvez également appliquer la même stratégie aux abonnements logiciels.

De plus, PayEm vous donne l'autorité ultime en matière de contrôle des dépenses. Ainsi, vous pouvez mettre fin aux dépenses excessives liées aux abonnements logiciels en supprimant les applications inutiles ou les comptes d'anciens employés des applications existantes.

Teampay

L'application deTeampay, basé sur le cloud, place les équipes financières dans le siège du conducteur afin qu'elles puissent visualiser toutes les dépenses des différents secteurs verticaux de votre entreprise. Les parties prenantes de l'entreprise ont également une vue en temps réel des dépenses quotidiennes et peuvent, si nécessaire, limiter rapidement les dépenses.

Il offre également une interface conversationnelle qui permet aux employés d'obtenir une assistance en temps réel de la part de l'équipe financière pour connaître le processus d'achat ou obtenir l'approbation des transactions. De plus, vous n'avez pas besoin d'attendre la facture du mois suivant pour comprendre comment vos employés dépensent. Vous obtiendrez des données en temps réel sur les dépenses actuelles.

JAGGAER ONE

JAGGAER ONE est également un nom populaire pour les activités Source-to-Pay qui rassemble toutes les dépenses de différents secteurs verticaux en un seul endroit pour faciliter la supervision des dépenses de l'entreprise. Son application bien conçue vous permet de gérer les dépenses directes et indirectes à partir d'un seul outil.

Il offre des analyses de données et des informations très avancées en combinant l'IA et l'automatisation robotisée des processus (RPA). Ainsi, vous pouvez obtenir des données exploitables pour restructurer le processus de gestion des dépenses, comme la création d'un catalogue d'approvisionnement pour l'ensemble de l'entreprise.

RealPage

RealPage vous aide à devenir rentable et productif lorsque vous gérez les fournisseurs, les factures et les achats sur cet outil. Il ne s'agit pas d'un simple outil de suivi des dépenses.

Il rassemble les données relatives aux dépenses et aux revenus de tous les portefeuilles d'activités de votre entreprise et vous offre un aperçu des données pour des achats intelligents. De plus, il vous aide à automatiser tous les bons de commande et leurs processus d'approbation grâce à un flux de données en temps réel vers un tableau de bord central pour le contrôle et l'analyse des dépenses.

Concur Expense

Concur Exp ense est une offre de gestion des dépenses de SAP, le célèbre développeur de logiciels ERP pour les opérations commerciales. Ce produit vous permet d'intégrer et d'automatiser la gestion des dépenses d'entreprise en reliant plusieurs transactions Source-to-Pay.

L'outil est bénéfique à la fois pour l'employé et pour l'employeur. Par exemple, les employés sur le terrain peuvent soumettre leurs notes de frais à partir d'un téléphone portable. Le programme intelligent de Concur vérifie automatiquement la dépense et vous enverra une notification afin que vous puissiez l'approuver plus rapidement.

Le mot de la fin

En utilisant un logiciel de gestion des dépenses, vous pouvez boucher les trous qui drainent de l'argent à votre insu et préserver la marge bénéficiaire de votre entreprise. Vous pouvez également avoir besoin de l'un des meilleurs logiciels de suivi des dépenses si votre entreprise doit rembourser des paiements récurrents effectués par des employés ou des fournisseurs.