How accurate is the receipt scanning technology? Is there any manual verification required?

Utilizing cutting-edge OCR (Optical Character Recognition) and machine learning algorithms, receipt scanning technology has improved to a very high level of accuracy. But occasionally, mistakes might happen, requiring manual verification to guarantee correctness, particularly for important uses like expense reporting or tax purposes. To address possible inconsistencies and preserve data integrity, human monitoring is still necessary.

How does the app handle multi-page receipts or long receipts that may not fit within a single scan?

During scanning, the software automatically recognizes multi-page or lengthy receipts and invites users to scan more pages. It cleverly combines scanned pages to produce a coherent receipt document. Users can ensure correctness and completeness by reviewing and editing the combined receipt before saving.

Can I scan receipts in different currencies, and does the app handle currency conversion for expense tracking?

Yes, you may use the app to scan receipts in various currencies. For effective expenditure monitoring, it also immediately handles currency conversion, maintaining accurate records independent of the currency utilized in the receipts.

How well do they handle receipts with faded ink, smudges, or poor lighting conditions?

On receipts, OCR technology has trouble reading fading ink, smudges, or bad lighting, frequently producing erroneous or insufficient data extraction. The system's overall performance and dependability in processing such receipts are impacted by these problems. In these circumstances, absolute accuracy remains difficult, even with the help of advanced OCR algorithms.

10 beste Quittungs-Scanner-Apps/Tools, um den Überblick über Ausgaben zu behalten [2024]

Quittungs-Scanner-Apps sind für Privatpersonen und Unternehmen gleichermaßen zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden.

Ganz gleich, ob Sie die Finanzen Ihres Unternehmens verwalten oder einfach nur Ihre persönlichen Ausgaben im Auge behalten wollen – es ist wichtig zu wissen, wo Ihr Geld hingeht.

Quittungen von Waren oder Produkten, die Sie in Geschäften erwerben, können leicht verloren gehen, sei es in einem Meer von Dokumenten oder einem Wust von Papieren. Andererseits ist die Wahrscheinlichkeit, dass physische Papiere beschädigt oder zerstört werden, größer. Werfen Sie also einen Blick auf die untenstehende Tabelle für papierlose Lösungen durch Quittungsscanner-Apps!

Produkt	Bemerkenswerte Eigenschaften
Saubere Quittungen	Tragbarer Scanner, organisiert Daten, synchronisiert mit NeatCloud.
SparkReceipt	ChatGPT-gesteuerter Quittungsscanner, Cloud-basierte Speicherung.
Dext	Organisiert Dokumente mit 99%iger Genauigkeit für die Buchhaltung.
Shoeboxed	Zuverlässiger Speicher für digitale Steuerbelege, einfache Handhabung.
Easy Expense	KI-gesteuerter Belegscanner, Kreditkartenüberwachung.
Expensify	Unbegrenztes Scannen von Quittungen, Verfolgung von Kilometern, Erstattung am nächsten Tag.
Smart Receipts	Telefon als Quittungsscanner, anpassbare Berichte, PDF, CSV.
Foreceipts	Ideale Quittungsverwaltung, scannt Papier- und digitale Quittungen.
Veryfi	OCR API für erweiterte Datenextraktion, Kaufdaten auf SKU-Ebene.
ReceiptPal	Verdienen Sie Geldpreise und Geschenkkarten, indem Sie Quittungen scannen und hochladen.

Die Umwandlung Ihrer gedruckten Quittungen und Papiere in digitale Dateien könnte diese Probleme lösen, und ein Quittungsscanner ist ein ideales Werkzeug für diese Aufgabe. Einige Quittungsscanner bieten Internetdienste an, mit denen Sie Ihre Quittungen von überall aus organisieren und abrufen können.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie über Quittungsscanner wissen müssen. Lassen Sie uns also ohne Umschweife beginnen.

Was sind Quittungsscanner-Apps?

Mit Quittungs-Scanner-Apps können Sie Ihre physischen Quittungen fotografieren und in digitale Kopien umwandeln, die Sie ganz einfach aus einem gemeinsamen Cloud-Speicher abrufen können. Bevor wir weitermachen, sollten wir uns erst einmal ansehen, was ein Quittungsscanner macht.

Eine Quittungsscanner-App ist eine Smartphone-Anwendung, mit der Ihre Mitarbeiter Quittungen mit ihrem Handy erfassen können. Um Papierkram zu sparen, haben Unternehmen begonnen, Quittungsscanner für Geschäftskosten in Verbindung mit OCR-Software (Optical Character Recognition) einzusetzen.

Braucht Ihr Unternehmen eine Software zum Scannen von Quittungen?

Is-your-Business-in-need-of-Receipt-Scanning-Software

Sie müssen prüfen, welchen Wert das Lesen von Quittungen für Ihr Unternehmen hat. Der naheliegendste Weg, um zu entscheiden, ob Ihr Unternehmen eine Quittungsscanner-App haben sollte, ist, sich anzusehen, wie häufig und komplex das Erstattungssystem Ihres Unternehmens ist.

Prüfen Sie vergangene Daten zu Geschäftsausgaben und Mitarbeiterengagement. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, ob sie das Gefühl haben, dass die App ihnen helfen wird.

Sprechen Sie vor allem mit den Mitarbeitern der Finanzabteilung, denn sie sind diejenigen, die täglich mit Erstattungen und Ausgaben zu tun haben. Die App zum Scannen von Quittungen kann für alle Mitarbeiter des Unternehmens von Vorteil sein, da sie den Umfang der manuellen Dokumentation bei der Kostenerstattung und der Verwaltung von Kostendaten verringert.

Vorteile einer App zum Scannen von Quittungen

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Die alte Methode der Kostenerstattung nimmt sowohl für die Mitarbeiter als auch für Ihr Finanzpersonal Zeit in Anspruch. Das Verfahren ist auch anfällig für mehrere Fehler. Wenn Mitarbeiter ihre Quittungen verlieren, wird es für sie schwierig, die Erstattung ihrer Ausgaben zu erhalten.

Hier kann Ihnen eine App zum Scannen von Quittungen helfen. Sie ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, ihre Quittungen schnell in digitaler Form einzureichen. Die Algorithmen zur optischen Zeichenerkennung in der App eliminieren menschliche Fehler, die bei der direkten Eingabe von Daten aus Quittungen auftreten können.

Ein Quittungsscanner für Ihr Unternehmen kann auch Ihre Finanzabteilung unterstützen. Mit digitalen Quittungen müssen Sie Ihre Mitarbeiter nicht mehr zur Einreichung von Quittungen drängen.

Quittungsscanner sind in verschiedenen Konfigurationen erhältlich, von physischen (Computer und mobile Scanner) bis hin zu digitalen (z.B. Apps und Online-Software). Da es sich bei diesem Tool jedoch um eine Investition handelt, sollten Sie sich vor dem Kauf über die wesentlichen Aspekte informieren, die die besten Geräte bieten.

Hier ist eine Liste der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einem Quittungsscanner achten sollten. Möglicherweise benötigen Sie nicht alle, aber befolgen Sie diese Ratschläge, um das beste Gerät für Sie auszuwählen.

Merkmale eines Quittungsscanners

Es ist bekannt, dass jedes Unternehmen seine eigenen Anforderungen an die Erfassung von Geschäftsbelegen hat. Achten Sie bei der Auswahl einer App darauf, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Bei den vielen Alternativen, die heute auf dem Markt erhältlich sind, kann die Wahl schwer fallen.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über die wichtigsten Punkte, die Sie bei der Auswahl einer App zur Belegverwaltung beachten sollten.

Anpassungsfähigkeit

Sie benötigen möglicherweise einen tragbaren Quittungsscanner, wenn Sie Ausgabenberichte und Quittungen für Mitarbeiter oder Auftragnehmer überwachen müssen. Dies könnte in Form eines tragbaren Scanners erfolgen.

Auch die Größe des Scanners ist für die Portabilität von Bedeutung. Entscheiden Sie sich für ein Gerät, das leicht und klein genug ist, um bequem in einen Aktenkoffer oder eine Tasche zu passen.

Online-Verfügbarkeit

Ein Quittungsscanner, der online verfügbar gemacht werden kann, ist praktisch. Sie können sich sehr schnell mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden und so Ihren Prozess beschleunigen. So können Sie jederzeit und von jedem Ort aus auf Ihre Belege zugreifen.

Speicherplatz und Sicherheit

Unabhängig davon, ob Sie sich für einen physischen oder digitalen Cloud-Speicher entscheiden, sollten Sie die Grenzen Ihres Quittungsscanners berücksichtigen. Werden Sie täglich oder wöchentlich Quittungen scannen? Werden Sie ihn nur in seltenen Fällen oder das ganze Jahr über verwenden? Dies kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wie viel Speicherplatz Sie für Ihre Quittungsscanner-Software oder auf einem externen Laufwerk benötigen.

Vernachlässigen Sie nicht die Sicherheit des von Ihnen gewählten Speicherortes. Sie sollten sicherstellen, dass alle Belege und Papiere durch mehr als eine Schutzstufe gesichert sind.

Herkömmliche Quittungen und Dokumente können physisch beschädigt oder zerstört werden, aber digitale Aufzeichnungen könnten in die falschen Hände geraten, wenn keine angemessenen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

Geschwindigkeit

Eine der unangenehmsten Aufgaben, die ein Unternehmen übernehmen kann, ist das Scannen von Quittungen für Ausgabenerklärungen. Normalerweise möchte man diese Aufgabe so schnell wie möglich erledigen, und ein blitzschneller Quittungsscanner kann dabei helfen. Einige Scanner können ein Bild Ihrer Dokumente in nur 7,5 Sekunden erfassen. Dies ist nützlich, wenn Sie viele Quittungen auf einmal scannen möchten.

Dateiformate

Je nachdem, wofür Sie Ihre Quittungen verwenden, müssen Sie sie in einem bestimmten Format ablegen. Ein Steuerberater verlangt vielleicht, dass Sie alle Ihre Quittungen als PDF-Dateien scannen oder hochladen, aber Ihr Spesenprogramm akzeptiert nur JPEG-Fotos. Erkundigen Sie sich, welche Dateiformate Ihr Quittungsscanner akzeptiert, damit Sie sie nach dem Scannen nicht manuell ändern müssen.

Exportierbarkeit

Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihr Scanner Ihre gesamte Routine nach dem Scannen Ihrer Belege abdeckt. Werden Sie sie in der Cloud aufbewahren? Werden Sie sie an eine andere Person senden? Ihr Quittungsscanner muss in der Lage sein, die gescannten Papiere mühelos zu übertragen.

Halten Sie Ausschau nach den besten Quittungsscanner-Apps auf dem Markt, nachdem Sie nun die wesentlichen Funktionen eines Quittungsscanners kennen. Hier finden Sie eine Liste der besten Apps.

Neat Receipts

Neat Receipts ist ein intelligentes Organisationstool und ein tragbarer Scanner. Mit dem mobilen Scanner von Neat Receipts können Sie unterwegs Quittungen, Kontaktkarten und Papierkram scannen, denn die Software erkennt, findet und organisiert die relevanten Daten.

Funktionen

Der tragbare Scanner von NeatReceipts ist leicht und kompakt genug, um in eine Aktentasche, einen Rucksack oder ein Handgepäck zu passen. Außerdem benötigt er keinen Netzstrom. Schließen Sie ihn über USB an Ihren Computer an, und schon sind Sie einsatzbereit.
Ihr Computer kann ihn über USB mit Strom versorgen.
Neat scannt und extrahiert Daten von allem, was Sie scannen, und erstellt daraus digitale Ressourcen.
Mit den Belegdaten können Sie Steuer- oder Ausgabenberichte erstellen, nach Excel exportieren oder Kontakte mit Outlook oder dem Adressbuch schneller synchronisieren.
Es bietet eine kostenlose 30-Tage-Testversion von NeatCloud, mit der Sie die Neat-Dateien synchronisieren und sichern und von jedem Browser oder mobilen Gerät aus betrachten können.

Außerdem erhalten Sie, solange Sie NeatCloud-Abonnent sind, NeatCare, das zusätzliche Unterstützung und eine Versicherung gegen Unfallschäden für Ihren NeatDesk bietet.