In der heutigen schnelllebigen, technologiegetriebenen Umgebung benötigen Unternehmen eine erstklassige Software für die Zusammenarbeit und die Erstellung von Notizen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Von Studenten über Berufstätige bis hin zu Projektteammitgliedern ist ein Tool, das bei der effektiven und effizienten Verwaltung von Informationen hilft, ein Must-Have.
Confluence und OneNote sind beliebte Tools für die Zusammenarbeit und die Erstellung von Notizen, die schon seit einiger Zeit auf dem Markt sind und aufgrund ihrer großen Benutzerbasis zu zuverlässigen und vertrauenswürdigen Optionen geworden sind.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich zwischen den beiden zu entscheiden, haben wir für Sie eine Lösung. In unserem Leitfaden finden Sie einen umfassenden Vergleich mit allen Details zu den Funktionen der beiden Programme, um Ihnen die Kaufentscheidung zu erleichtern. Willkommen an Bord.
Überblick über Microsoft OneNote
Microsoft OneNote ist eine digitale App für Notizen und Organisation, die die Produktivität von Einzelpersonen und Teams fördert. Mit der Software können Sie Aufgabenlisten, handschriftliche Notizen, Ideen, Bilder, Audio- und Videoaufnahmen in einem flexiblen, durchsuchbaren digitalen Notizbuch erstellen, erfassen, organisieren und teilen.
OneNote bietet praktische Funktionen wie Passwortschutz, Markierung von Notizbüchern und Integration mit anderen Microsoft-Anwendungen wie Word und Outlook, was die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit erleichtert. Vor allem aber verfügt OneNote über eine vielseitige und benutzerfreundliche Benutzeroberfläche, die es bei Teams, die an einem Projekt zusammenarbeiten müssen, sehr beliebt macht.
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Überblick über Confluence
Confluence ist ein Tool für die Zusammenarbeit im Team von Atlassian und wurde ausdrücklich für die Erstellung von Inhalten und die Verwaltung von Informationen entwickelt. Die App bietet eine zentrale Plattform, auf der Teammitglieder an einem zentralen Ort Pläne und Ideen erstellen, teilen, organisieren, dokumentieren und diskutieren können.
Zu den wichtigsten Funktionen von Confluence gehören Blogs, Wikis und Seiten, die es den Benutzern ermöglichen, Inhalte zu erstellen und zu verwalten und dabei die Historie und den Kontext jedes Dokuments zu erhalten.
Das Tool lässt sich problemlos mit Trello und Jira integrieren, so dass Workflow-Automatisierung und Projektmanagement nahtlos möglich sind. Die App ist ideal für kleine und große Unternehmen, da sie den Informationsaustausch rationalisiert und jedem Teammitglied leicht zugänglich macht.
Confluence vs. OneNote: Wie funktionieren sie?
Wie Confluence funktioniert
Confluence erleichtert die Teamarbeit und die Zusammenarbeit, indem es den Mitgliedern ermöglicht, Inhalte gemeinsam zu nutzen, zu speichern und zu organisieren. Die Benutzer können Projektpläne erstellen, Notizen machen und gleichzeitig individuelle und Team-Projektanforderungen einreichen. Außerdem können sie ihr Feedback durch das Hinzufügen von Kommentaren verbessern.
Ihre Kommentare als Teammitglied stehen dem gesamten Team in Echtzeit zur Verfügung, und dieses kann entsprechend reagieren. Die Cloud-basierte Architektur des Tools und die benutzerfreundliche Oberfläche sorgen dafür, dass das gesamte Team Projekte unabhängig von ihrem Gerät verwalten kann.
Atlassian hat es Benutzern ermöglicht, Confluence in Anwendungen von Drittanbietern wie Jira Align und Jira Software zu integrieren. Das Tool ist auch mit anderen Anwendungen von Drittanbietern kompatibel, d.h. die meisten Unternehmensanwender werden wahrscheinlich feststellen, dass sich das Tool mit den Projektmanagement-Tools, die sie bereits verwenden, integrieren lässt. Auf diese Weise können die Benutzer ihre Geschäftsabläufe rationalisieren und ihren Teams eine effizientere Zusammenarbeit und Arbeit ermöglichen.
Wie OneNote funktioniert
OneNote erleichtert das digitale Erstellen von Notizen und bietet Nutzern eine zentrale Anlaufstelle zum Speichern von Notizen, Recherchen und Planen relevanter Informationen, die sie später zu Hause, im Büro oder in der Schule verwenden können.
Die App bietet Notizbücher, die Sie unbegrenzt verwenden können, so dass Sie sich keine Gedanken mehr über Stift und Papier machen müssen. Wenn Sie jedoch physische Notizen benötigen, können Sie mit dem Tool ganz einfach Notizen ausdrucken und verteilen, da Sie nur die Suchfunktion aktivieren müssen, um die gewünschten Informationen abzurufen, solange Sie sich an ein Stichwort erinnern, selbst wenn Sie das Datum vergessen haben.
OneNote wird online gehostet, d.h. die Benutzer können jederzeit von unterwegs darauf zugreifen, solange sie eine Internetverbindung haben.
Confluence vs. OneNote: Vorteile
Vorteile der Verwendung von Confluence
Confluence kann eine Menge Veränderungen in Ihrem Unternehmen bewirken, wenn Sie immer mit großen Projekten zu tun haben, die mehrere Teams oder Standorte umfassen. Die App wird Ihre Effizienz durch die folgenden Vorteile steigern:
➡️ Zeitersparnis: Mit Confluence entfällt die zeitraubende Hin- und Her-Kommunikation, da Sie Dokumente hochladen können, in denen Manager und Redakteure in Echtzeit auf erforderliche Änderungen hinweisen können. Die Verfügbarkeit von vorgefertigten Vorlagen bedeutet, dass die Projektdokumentation schnell und einfach erledigt werden kann, und die Transparenz macht es einfach, den Zeitplan einzuhalten.
➡️ Remote-Funktionen: Die Teammitglieder müssen nicht reisen oder von einem bestimmten Ort aus arbeiten – sie können zusammenarbeiten, ohne sich persönlich treffen zu müssen, da sie sich über Android- und iOS-Geräte synchronisieren können.
➡️ Zentralisierte Datenspeicherung: Sie können alle Ihre Daten an einem Ort speichern, aber Sie können auch verschiedene Arbeitsbereiche für verschiedene Abteilungen einrichten. Diese Funktion ermöglicht eine einfachere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.
➡️ Editieren: Sie können die Seiten- und Dateiversionierungsfunktion des Tools nutzen, um Dokumente zu bearbeiten und zu speichern, aber die Originaldatei für einen späteren Zugriff beizubehalten, d.h. frühere Versionen sind immer als Referenz verfügbar.
➡️ Kommunikation: Projektleiter können Ankündigungen machen, um neben einzelnen Mitgliedern auch umfassende oder benutzerdefinierte Gruppen mit Unternehmensaktualisierungen anzusprechen.
Vorteile der Verwendung von OneNote
Mit OneNote können Sie Texte formatieren, Tabellen erstellen, Bilder per Drag & Drop einfügen und Notizen mit Audio- und Videoaufnahmen versehen. Weitere Vorteile der Verwendung des Tools sind unter anderem
➡️ Digitalisierung von Notizen: Die App kann handschriftliche Notizen erkennen und elektronisch in Text umwandeln. Außerdem können handgezeichnete Diagramme eingescannt und in die Notizen eingefügt werden – ein Vorteil bei Brainstorming-Sitzungen.
➡️ Gemeinsame Nutzung von Notizen: Das Tool ermöglicht die einfache gemeinsame Nutzung von Notizen mit anderen – diese können Ihre Notizen einsehen und bearbeiten, so dass die Teammitglieder gleichzeitig arbeiten und sich bewegen können, während sie Feedback geben und erhalten.
➡️ Wechseln Sie zwischen Geräten: Die Software ist mit Windows-, iOS-, Mac- und Android-Geräten kompatibel.
➡️ Hochgradige Sicherheit: OneNote garantiert die höchste mit Microsoft verbundene Sicherheit durch Benutzeridentifizierung, Datenverschlüsselung und passwortgeschützte individuelle Notizbücher.
➡️ Kostenlos zu benutzen: Die App ist ideal für Nutzer mit kleinem Budget, da Sie zwischen der kostenlosen und der kostengünstigen Version wählen können, bevor Sie sich für die Premium-Versionen entscheiden.
➡️ Integrationen: OneNote lässt sich problemlos in andere Microsoft-Produkte integrieren, so dass Sie auf wichtige Daten zugreifen können, ohne die Anwendung zu wechseln.
➡️ Einfache Datenorganisation: Die App ermöglicht die Erstellung von individuellen Notizbüchern mit verschiedenen Vorlagen, so dass die Datenorganisation zum Kinderspiel wird.
➡️ Vielseitigkeit: Die Vielseitigkeit von OneNote ermöglicht es den Mitarbeitern, das Tool an ihre Bedürfnisse anzupassen, egal ob sie an einem einfachen oder komplexen Projekt arbeiten.
Confluence vs. OneNote: Vergleich
Funktionen
OneNote wurde speziell für die Erstellung von Notizen und die Organisation von Inhalten in digitalen Notizbüchern entwickelt. Es verfügt über wichtige Werkzeuge zum Formatieren – Ändern von Farbe, Stil oder Schriftart oder Hinzufügen von Bildern, Video- und Audiodateien zum Text. Außerdem können Sie von Hand schreiben und zeichnen, bevor Sie Ihre Notizen in Text umwandeln, und Sie können in Ihren gespeicherten Notizen nach Texten suchen. Diese Funktion ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Notizbüchern und gleichzeitiges Arbeiten.
Confluence erleichtert nicht nur die Erstellung von Notizen, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern in hohem Maße. Die Benutzer können Dateien erstellen, verwalten, speichern und organisieren und Aufgaben und Arbeitsabläufe für Teamprojekte verfolgen. Darüber hinaus können Sie mit der App verfügbare Themen, Vorlagen und Makros bearbeiten, um Inhalte auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuzuschneiden. Confluence verfügt über zusätzliche fortschrittliche Tools zur Verfolgung von Änderungen, zum Hinterlassen von Kommentaren und zur Kommunikation sowie über Zugriffskontrollen, Berichtswerkzeuge und Prüfpfade.
Preisgestaltung
OneNote ist für Benutzer mit einem Microsoft-Konto kostenlos, bietet aber weniger Funktionen.
Confluence hingegen ist ein kostenpflichtiges Tool, für das ein Abonnement erforderlich ist, das aber eine kostenlose Testphase beinhaltet. Die tatsächlichen Kosten für Confluence richten sich nach der Anzahl der von Ihnen gewählten Funktionen und der Anzahl der Benutzer.
Benutzeroberfläche – Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzeroberfläche von OneNote sieht benutzerfreundlicher aus und ist einfacher zu bedienen, da sie einem digitalen Notizbuch ähnelt. Auf dem Hauptbildschirm wird eine Liste von Notizbüchern angezeigt, wobei jedes Notizbuch über Abschnitte und Seiten verfügt, die Sie nach Belieben anordnen können. Sie können nach Belieben Bilder, Texte und andere Medien hinzufügen oder Ihre Notizen mit Tags und Etiketten organisieren.
Die Oberfläche von Confluence kann kompliziert sein und hat eine steilere Lernkurve. Der Hauptbildschirm verfügt über ein Dashboard, in dem Sie neben den Gadgets, die wichtige Informationen anzeigen, auch Widgets ändern können. Sie können Ihre Inhalte organisieren, indem Sie Bereiche, Seiten und Blogs erstellen und außerdem Text, Bilder, Audio, Videos und andere Medien zum vorhandenen Text hinzufügen. Mit Marken- oder Teamthemen, Farben und Logos können Sie Seiten und Bereiche individuell gestalten.
Integration
Da OneNote ein fester Bestandteil der Microsoft Office-Suite ist, arbeitet es nahtlos mit bekannten Microsoft-Anwendungen wie PowerPoint, Excel und Word zusammen. So können Sie problemlos Fachartikel zwischen OneNote und den anderen Anwendungen importieren. Außerdem können Sie Ihre Notizen über OneDrive und Microsoft Teams sowie über Drittanbieter-Apps wie IFTTT oder Zapier teilen, die die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Aufgaben erleichtern.
Confluence lässt sich problemlos in mehr Drittanbieter-Apps integrieren als OneNote. Die Liste umfasst bekannte Apps wie Slack, Trello, Jira und Salesforce, so dass es für Teams, die die App verwenden, einfacher ist, effizient zusammenzuarbeiten. Der Confluence-Marktplatz ist voll von zusätzlichen Apps und Add-Ons, die Sie je nach Ihren individuellen Bedürfnissen installieren können. Einige prominente Beispiele sind die Möglichkeit, Flussdiagramme, Diagramme oder Mind Maps zu Ihren Seiten hinzuzufügen, indem Sie die entsprechenden Apps installieren. Benutzer können ihre Apps mit beliebten Cloud-Speicheranbietern wie Google Drive oder Dropbox verbinden.
Leistung
Confluence ist eine webbasierte App zur Erstellung von Notizen und zur Zusammenarbeit, die eine Internetverbindung erfordert. Die Leistung der App hängt stark von der Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit Ihrer Internetverbindung und dem Speicher und der Verarbeitungsleistung Ihres Computers oder anderen Geräts ab. Wenn Ihre Internetverbindung langsam oder instabil ist, kann es vorkommen, dass Confluence Inhalte etwas langsamer anzeigt oder Seiten lädt als OneNote. Auf der anderen Seite verfügt die App jedoch über fortschrittlichere Tools und kann viel mehr Inhalte verarbeiten, was sie zu einer idealen Wahl für Unternehmen und große Teams macht.
Andererseits ist OneNote eine kleinere App, die mit den meisten PCs, Laptops, Smartphones und Tablets kompatibel ist. Sie brauchen nicht allzu viel Speicher oder Rechenleistung, um OneNote auszuführen, denn es funktioniert nahtlos mit älteren Geräten, auch mit weniger leistungsfähigen Geräten. Das Spannendste an OneNote ist, dass Sie die App auch ohne Internetverbindung nutzen können. Das bedeutet, dass Sie unterwegs in Gegenden mit eingeschränkter oder schlechter Internetverbindung notwendige Bearbeitungen oder andere Änderungen an Ihren Notizen vornehmen können. Beachten Sie jedoch, dass die Leistung der App bei der Verwendung oder Speicherung von großen Medien-Notizbüchern oder solchen mit vielen Mediendateien beeinträchtigt wird, wenn sie in Gebieten mit schlechter Internetverbindung verwendet wird.
OneNote vs. Confluence: Anwendungsfälle
Confluence
Europas führendes Unterhaltungs- und Kommunikationsunternehmen Sky verfügt über ein Team von mehr als 30.000 Mitarbeitern, die für die Bereitstellung von Originalfilmen und Abonnement-Nachrichten für mehr als 22 Millionen Kunden zuständig sind. Ein so großes Team, das über 32 Standorte verteilt ist, benötigt ein Höchstmaß an Zusammenarbeit, um effektiv zu arbeiten und Vertrauen und Transparenz zu gewährleisten. David Grierson, Leiter der Softwareentwicklung bei Sky, verriet, dass das Unternehmen Confluence von Atlassian einsetzt und durch den Einsatz der App Informationssilos aufbrechen konnte.
Laut Grierson hat Confluence nicht nur die Rückverfolgbarkeit verbessert, sondern auch die Sichtbarkeit der Entwicklung erhöht, anstatt die Dinge in Silos zu verstecken. Für Sky wurde die Einführung von Confluence zu einem Wendepunkt, denn die Tools der App lieferten zwar keine Antworten, aber sie zeigten ihnen die Fragen, die sie stellen mussten, und öffneten die Teammitglieder des Unternehmens für eine Kultur der offenen Kommunikation, die es vorher nicht gab.
OneNote
Die Verwendung von OneNote hat der internationalen Bloggerin, Rednerin, Autorin und YouTuberin Stale Hansen dabei geholfen, die lang ersehnte Work-Life-Balance zu entwickeln. Hansen verwendet die Microsoft-Produktreihe seit mindestens acht Jahren und war immer auf der Suche nach einer neuen Technologie, die sein Leben vereinfachen würde, damit er sich von der Gewohnheit verabschieden konnte, ständig auf sein Telefon schauen zu müssen. Seiner Meinung nach war die Entdeckung von OneNote der Schlüssel zum Erfolg, da er damit die verlorene Zeit zurückgewinnen konnte, die er nun nutzt, um sich mit seiner Familie zu unterhalten, die Qualität seiner Arbeit zu verbessern und sich “Star Wars” anzusehen
Hansen verrät, dass er OneNote täglich bei der Arbeit verwendet, um seine Ideen, Gedanken, To-Do-Listen, Besprechungsnotizen, Aufgaben und Whiteboard-Sitzungen an einen Ort auszulagern – sein Hauptnotizbuch. Er hält jede Idee fest, die ihm in den Sinn kommt und die er leicht hätte vergessen können. Da er in seinem Unternehmen mehrere Rollen spielt, hilft ihm die App, Informationen aufzuzeichnen und bei der Suche zu finden. Für Hansen ist OneNote das ultimative Tool, das sich seiner Meinung nach jeder in einer ähnlichen Situation zulegen sollte.
Abschließende Überlegungen
OneNote und Confluence sind dynamische Software für die Erstellung von Notizen und die Zusammenarbeit und bieten unterschiedliche Funktionen, die Sie je nach Ihren Bedürfnissen und Anforderungen für geeignet halten. Wenn Sie noch unschlüssig sind, haben wir Ihnen Folgendes empfohlen.
Wählen Sie Confluence, wenn Sie eine App suchen, die:
- Die Zusammenarbeit an Projekten und Dokumenten in Echtzeit erleichtert
- Daten an einem einzigen Ort speichert
- Die Bearbeitung, das gemeinsame Schreiben und die Verwaltung von Blogs, Seiten und Wikis integriert
- Eine Historie der vorgenommenen Änderungen bietet
Entscheiden Sie sich hingegen für OneNote, wenn Sie an einem Tool interessiert sind, das Folgendes bietet:
- Zusammenarbeit in Echtzeit, damit mehrere Benutzer gleichzeitig arbeiten können
- Optionalen Passwortschutz bietet
- Sich leicht in Microsoft-Tools integrieren lässt und auf mehrere Geräte zugreifen kann
- Es unterstützt anpassbare Notizbücher und verfügt über eine leistungsstarke Suchfunktion
Wenn Sie Confluence mit OneNote vergleichen, stellen Sie fest, dass die Grenze zwischen Notiz- und Collaboration-Tools sehr schmal ist. Das “beste Tool” hängt also von Ihren Bedürfnissen ab. Entscheiden Sie sich für OneNote, wenn Sie nur ein geringes Budget haben, oder für Confluence, wenn es Ihnen nichts ausmacht, Geld für Premium-Funktionen auszugeben.
Lesen Sie dann den ausführlichen Artikel über Confluence vs. SharePoint. SharePoint.