Verträge sind häufig eine wichtige Stütze für den Erfolg und das Wachstum eines Unternehmens. In diesen Vereinbarungen zwischen zwei oder mehr Parteien wird ein gegenseitiges Einvernehmen erzielt, das bestimmte, rechtlich durchsetzbare Rechte und Pflichten festlegt.
Eine wirksame Verwaltung von Verträgen ist für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Ironischerweise ist in fast 40 % der Unternehmen nicht klar, wer die Verantwortung für die Erstellung korrekter Verträge für ihre Kunden trägt.
Bei der Vertragsverwaltung durch Einzelpersonen kann nur eine Genauigkeit von 97% erreicht werden; durch den Einsatz von KI-Techniken kann dieser Wert jedoch auf 100% gesteigert werden. Ein Unternehmen, das KI-basierte Vertragsverwaltungsstrategien einsetzt, erhält in jeder Phase der Vertragsumsetzung und -verwaltung immense Hilfe.
Laut Superlegal AI überprüfte die KI die Verträge in 26 Sekunden, während die Anwälte durchschnittlich 92 Minuten benötigten, um den Prozess abzuschließen. Für angehende Juristen und Unternehmen wird es immer wichtiger, die Taktik des Vertragsmanagements zu verstehen, um den Arbeitsablauf zu verbessern.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie wichtig eine Vertragsmanagement-Strategie für juristische und geschäftliche Abläufe ist und wie Sie Verträge effektiv verwalten können.
Was ist Vertragsmanagement?
Die effiziente Organisation, Koordination und Überwachung von Geschäftsvereinbarungen mit verschiedenen Parteien, einschließlich Lieferanten, Partnern, Kunden und Mitarbeitern, in jeder Phase ihrer Interaktion mit einem Unternehmen wird als Vertragsmanagement bezeichnet.
Das Vertragsmanagement ist unerlässlich, damit ein Vertrag für das Unternehmenswachstum profitabel ist.
Das Unternehmen entwirft einen Vertrag, in dem die Parameter der Aufgabe, die Fristen, die zu erbringenden Leistungen und andere relevante Informationen festgelegt sind. Der Vertrag beginnt, wenn der ausgewählte Anbieter ihn akzeptiert und beide Parteien ihn unterschreiben. Von da an wird die Leistung verwaltet.
Dies veranschaulicht, wie das Vertragsmanagement jede Phase des Vertragslebenszyklus abdeckt, von der Planung und Entwicklung bis zur Ausführung und Überprüfung. Ein gutes Vertragsmanagement ist wichtig, um die langfristige Rentabilität eines Geschäfts zu gewährleisten.
Welche Vertragsmanagementstrategie ist erforderlich?
Die Einführung einer effektiven Vertragsmanagementstrategie bietet viele Vorteile. In dieser zunehmend digitalen Welt ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Kontrolle über jeden Vertrag in Ihrem Geschäftsablauf behalten.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Anforderungen an das Vertragsmanagement ist die Sicherheit der Dokumentation. Die Wahrscheinlichkeit von Hackerangriffen und anderen Cyberattacken wird durch die Verwendung eines mehrstufigen Passwortzugriffssystems verringert.
Ein wesentlicher Bestandteil der Vertragsverwaltungsstrategie eines Unternehmens ist ein zentrales Repository, in dem alle Verträge und zugehörigen Unterlagen gespeichert werden und das für autorisierte Personen leicht zugänglich ist. Verbindlichkeiten werden verringert, da Verwirrung aufgrund veralteter Informationen vermieden wird.
Wenn ein Unternehmen bewährte Verfahren für die Vertragsverwaltung einführt, kann es Folgendes erreichen:
- Bessere Vertragsergebnisse aufgrund der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.
- Höhere betriebliche Effizienz, da das Unternehmen seine Vertragsverfahren vereinfacht.
- Ein gründliches Bewusstsein für das Vertragsportfolio, einschließlich der notwendigen Fristen für Maßnahmen, möglicher Risiken und des allgemeinen Leistungsniveaus.
Effektive Strategien für das Vertragsmanagement
Es sollte eine Checkliste der Verfahren erstellt werden, um sicherzustellen, dass die Vertragsmanagementverfahren genau definiert und angemessen dokumentiert sind.
Legen Sie klare Ziele und Erwartungen fest
Die Vereinfachung der Geschäftsabläufe erfordert klare Ziele und Erwartungen an einen Vertrag. Aus den folgenden Gründen sollten Teams dies in ihren Gesamtplan für das Vertragsmanagement einbeziehen:
Fördert die Kontinuität: Kontinuität ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Vertragsmanagementansatzes. Unternehmen können die Verwaltung des Vertragslebenszyklus auch bei unvorhergesehenen Störungen effektiv fortsetzen, wenn sie über einen gut definierten Plan verfügen.
Sorgt für ausreichende Ressourcen: Die Festlegung präziser Ziele erleichtert die Zuteilung geeigneter Ressourcen für das Vertragsmanagement. Das gilt für alles, einschließlich Ressourcen wie Geld, Personal und Material.
Identifizieren Sie die wichtigsten Bedingungen und Konditionen
Die wichtigsten Vertragsbedingungen sind der zentrale Bestandteil jeder Vertragsmanagementstrategie. Bedingungen sind Verpflichtungen, die eine der beiden Parteien oder beide erfüllen müssen, um nicht gegen die Vertragsbedingungen zu verstoßen. Indem Sie die wichtigsten Bedingungen jeder Partei bewerten, können Sie den Kern des Vertrags bestimmen.
Ein Vertrag über den Verkauf von Produkten kann zum Beispiel vorsehen, dass die Artikel eine bestimmte Qualitätsanforderung erfüllen müssen, damit der Verkäufer bezahlt wird. Der Käufer kann die Zahlung des Produkts verweigern, wenn der Verkäufer die geforderten Standards nicht erfüllt.
Die geschädigte Partei kann den Vertrag bejahen oder kündigen, wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist. In jedem Szenario können sie eine Klage auf Schadensersatz einreichen.
In diesem Fall ist es am besten, eine Hintergrundrecherche über die andere Partei durchzuführen, einen Ansprechpartner für jede Partei zu benennen, den Vertragslebenszyklus einzurichten, die Überprüfungsverfahren festzulegen, die Auswirkungen von Verzögerungen zu spezifizieren und Aufzeichnungen über alle Prozessschritte zu führen.
Dokumentieren Sie alle Änderungen und Vereinbarungen
Ihr Plan zur Verwaltung von Verträgen ist anpassungsfähig und umfasst Verfahren, die alle Arten von geschäftlichen Änderungen und Vereinbarungen abdecken, von typischen Arbeitsverträgen bis hin zur Dokumentation außerordentlich komplizierter und spezialisierter Transaktionen.
Sie müssen alle Phasen der Vertragsprüfung abschließen und alle Änderungen und Vereinbarungen dokumentieren. Berufen Sie eine Teamsitzung ein, um interne Probleme zu besprechen, Schmerzquellen zu identifizieren und die eingesetzten Lösungen zu bewerten.
Die Teilnehmer eines Projekts stellen möglicherweise fest, dass im Laufe des Projekts weitere Aktivitäten, Funktionen oder Dienstleistungen erforderlich sind. Möglicherweise stellen sie auch fest, dass einige Komponenten, die sie einst für unverzichtbar hielten, nicht mehr anwendbar sind. Sie können sicherstellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und dass das Projekt an die sich ändernden Anforderungen angepasst werden kann, indem Sie die Vertragsvereinbarungen so dokumentieren, dass sie diese Änderungen des Umfangs widerspiegeln.
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Gründlich prüfen und verhandeln
Während des ersten Treffens ist es wichtig, die Dauer des Zeitraums gründlich zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Parteien für rechtzeitige Überarbeitungen verantwortlich gemacht werden. Es sollte klar sein, dass jede zusätzliche Zeit, die für die Überprüfung aufgewendet wird, Auswirkungen auf zukünftige Verfahren und Fälligkeiten hat. Darüber hinaus muss jede einzelne dieser Vereinbarungen schriftlich festgehalten werden.
Prüfen Sie jedes Dokument gründlich, bevor Sie in eine Verhandlung eintreten. Bereiten Sie alle Leistungen vor, die Sie erbringen wollen, und gehen Sie Ihre Notizen vor jedem Treffen noch einmal durch. Dies kann Ihnen bei allen Fragen zum Vertrag helfen. Nutzen Sie den Verhandlungsprozess als Beweis für eine Einigung, um alles zu dokumentieren, anstatt sich nur auf mündliche Kompromisse zu verlassen.
Entwickeln Sie Abhilfestrategien
Ein Ansatz zur Identifizierung, Bewertung und Verringerung des Risikos für das gesamte Unternehmen sind Maßnahmen zur Vertragsminderung. Das Ziel Ihrer Vertragsmanagementstrategie ist es, das Risiko auf ein überschaubares Maß zu reduzieren, unabhängig davon, ob das Unternehmen einen neuen Verkäufer, Lieferanten oder eine andere Geschäftsvereinbarung eingeht.
Sie können Strategien zur Risikominderung entwickeln, indem Sie:
- Wichtige Klauseln einbeziehen und standardisieren.
- Schaffen Sie eine strenge Grundlage für die Einhaltung der Bestimmungen.
- Regelmäßig mit gründlichen Bewertungen zusammenarbeiten.
- Beschleunigen Sie die Verfahren für das Contract Lifecycle Management, indem Sie neue Technologien einführen.
- Verwenden Sie Warnungen und Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass alle Fristen und Meilensteine eingehalten werden.
Risiken überwachen und verfolgen
Während des gesamten Prozesses werden alle möglichen Risiken, denen ein Unternehmen bei seiner Geschäftstätigkeit begegnen könnte, strategisch eingeschätzt, um die Wahrscheinlichkeit und den Schweregrad von ungünstigen Ereignissen zu verringern.
Sie können sich auf viele Eventualitäten vorbereiten, um die Risiken zu mindern, auch wenn es unmöglich ist, sie alle zu kontrollieren oder vorherzusehen. Das Erkennen und Überwachen aller potenziellen Risiken, die Erstellung praktikabler Pläne zur Risikominderung und die Überwachung der Ausführung dieser Pläne sind Teil dieses umfassenden Ansatzes für eine effektive Vertragsmanagementstrategie.
Compliance und rechtliche Überlegungen
Eine Schlüsselkomponente der Vertragsmanagement-Strategie ist die effektive Einhaltung von Verträgen und die Berücksichtigung rechtlicher Aspekte, die gewährleisten sollen, dass Verträge in allen Phasen – von der Vorbereitung bis zur Unterzeichnung – erfolgreich und effizient durchgeführt werden. Die Anforderungen an die Vertragseinhaltung können von verschiedenen Seiten kommen, z. B. von externen Vorschriften, die von Regierungen und Wirtschaftsverbänden erlassen werden, sowie von internen Interessengruppen.
Wie können Sie feststellen, ob Ihr Unternehmen die Vorschriften weiterhin einhält? Sie können sich vergewissern, dass Sie die Vereinbarung vollständig einhalten, indem Sie bewerten, wie gut Sie die genauen Ziele und Meilensteine erreichen, die in Ihrem Vertrag festgelegt sind.
Festlegung von Ansprechpartnern
Jeder, der an der Auftaktveranstaltung teilnimmt, muss wissen, wer das letzte Wort bei Entscheidungen hat. Ein leitender Angestellter oder ein Mitglied des Vorstands kann bei einigen Sitzungen abwesend sein, aber es muss klar sein, wer befugt ist, sie zu vertreten. Um Missverständnisse zu vermeiden und Bewertungen zu beschleunigen, ist es wichtig, dass Sie den Weg der Überprüfung direkt vorgeben.
Verbringen Sie einige Zeit damit, die Punkte des Vertrags festzulegen, die der Genehmigungsbeauftragte auf spezifische Fragen beantworten muss, um die Verträge abzuschließen. Auf diese Weise werden die Beauftragten informiert und in der Lage sein, bei der Beschaffung der erforderlichen Antworten zu helfen.
Einsatz von Technologie
Technologie kann bei der Verwaltung von Verträgen helfen, indem sie die Prozesse bei der Verhandlung, Ausführung und Verwaltung von Verträgen standardisiert und optimiert. Sie kann dazu beitragen, die manuelle Vertragsbearbeitung abzuschaffen und die Genauigkeit und Produktivität des Verfahrens zu verbessern.
Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Technologie die Vertragsverwaltung erleichtern kann:
- Ablage von Vertragsdokumenten.
- Robuste Suchfunktionen.
- Sicherheit je nach Rolle.
- Automatisierte Warnmeldungen und Erinnerungen.
- Einfache Vorlagen für Arbeitsabläufe.
Leistungsüberwachung und -bewertung
Manager beider Vertragsparteien können mit Hilfe der Leistungsüberwachung und -bewertung Fortschritte messen, Anpassungen bei der Arbeit mit Verträgen vornehmen und Ziele im Hinblick auf Verträge erreichen.
Die folgenden Methoden und Verfahren werden für die Vertragsüberwachung und -bewertung eingesetzt:
- Geplante Prüfungen der Arbeit, die der Auftragnehmer regelmäßig ausführt.
- Stichproben aus regelmäßigen Aufgaben.
- Verwendung von Nutzerberichten und Vertragsüberwachung.
- Regelmäßige Auswertung der Qualitätskontrollberichte und des Programms des Auftragnehmers.
Vertragserneuerung und -beendigung
Vertragserneuerung und -abschluss dienen der Aufrechterhaltung einer laufenden Geschäftsbeziehung und garantieren, dass die Parteien weiterhin von der ursprünglichen Vereinbarung profitieren können.
Die Parteien haben die Möglichkeit, den Inhalt des ursprünglichen Vertrags zu überprüfen und während des Vertragsverlängerungsverfahrens alle erforderlichen Aktualisierungen oder Änderungen vorzunehmen.
Während des Verlängerungsprozesses müssen möglicherweise neue Bedingungen wie Preise, Zahlungspläne oder Servicelevel ausgehandelt werden.
Vertragsverlängerungen bedürfen der gegenseitigen Zustimmung beider Parteien und erfolgen nicht automatisch.
Effektive Kommunikation
Vertragsmanager benötigen regelmäßigen und konsistenten Zugang zu effektiver Kommunikation, um das Portfolio effizient zu überwachen und sicherzustellen, dass die aktuellen Vertragsprozesse die Ziele des Unternehmens angemessen repräsentieren und ergänzen.
Die Größe und der Umfang des Vertragsportfolios eines Unternehmens bestimmen, wie oft Aktualisierungen verschickt werden. Im Idealfall sollten diese Aktualisierungen jeden Monat erfolgen. Mehr Zusammenarbeit und Kommunikation sind ideal, da eine regelmäßige Überwachung es den Vertragsmanagern ermöglicht, Problemen zuvorzukommen und Chancen zu ergreifen, sobald sie entstehen.
#1. PandaDoc
PandaDoc steigert die Effizienz durch die Automatisierung der Vertragserstellung, -überarbeitung und -zusammenarbeit in einer Registerkarte. Erstellen und ändern Sie mühelos einwandfreie Verträge, indem Sie vorab genehmigte Inhalte zu bearbeitbaren Vorlagen hinzufügen.
Funktionen:
- Durch die Einstellung von Benachrichtigungen können Sie sicher sein, dass Sie wissen, wann es an der Zeit ist, Verträge zu überprüfen und den Erneuerungsprozess zu starten.
- Nutzen Sie die ESIGN-konforme Technologie zur elektronischen Unterschrift, um alle Verträge abzuschließen.
#2. DocuSign
Vertragsvergabeverfahren können teuer, ineffektiv und kompliziert sein. DocuSign CLM macht den Prozess einfacher, schneller und risikoärmer – ganz gleich, ob Sie etwas kaufen, das Ihr Unternehmen benötigt, oder die nächste große Transaktion mit einem Kunden abschließen.
Funktionen:
- Automatisieren Sie den Prozess der Weiterleitung von Verträgen für eine gründliche Versionskontrolle, sowohl intern als auch extern.
- KI-unterstützte Verhandlungsfunktionen können die Prüfung von Verträgen beschleunigen.
#3. Zoho Contracts
Mit dem Ziel, bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen, verbessert Zoho Contracts die Effektivität Ihrer rechtlichen Abläufe und geht die Vertragsverwaltung ganzheitlich an. Aufgrund seiner umfassenden Funktionen, seiner Skalierbarkeit und seines unkomplizierten Designs ist es eine attraktive Option für Unternehmen jeder Größe.
Funktionen:
- Verwenden Sie den Assistenten zur Vertragserstellung, um Verträge schnell zu erstellen.
- Arbeiten Sie intuitiv mit Tools wie Kommentaren und Änderungsverfolgung zusammen.
#4. ContractWorks
Mithilfe von ContractWorks können Sie die Kontrolle über Ihre Verträge übernehmen. Ziehen Sie die Dateien per Drag & Drop, um Ihre Verträge in einem einzigen, sicheren und erweiterbaren Vertragsspeicher anzuordnen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Verträge fehlerfrei und konform sind, und schließen Sie sie noch am selben Tag ab.
Funktionen:
- Dokumente mit integrierter elektronischer Signatur können von jedem beliebigen Ort aus versendet, unterzeichnet und abgelegt werden.
- Mit OCR und erweiterten Suchoptionen finden Sie schnell die Kontaktdaten, die Sie benötigen.
Zukunft des Vertragsmanagements
Geschäftsverträge mit KI ist noch eine relativ neue Technologie. Es gibt ein System, das das Lesen des Vertrags, das Extrahieren von Daten, das Ausfüllen des Formulars und die Nachverfolgung der Verpflichtungen automatisiert, statt dass ein Mensch eingreifen muss. Es werden weitere KI-Bots eingeführt, die in der Lage sind, Daten einzugeben und eine Reihe von vertragsbezogenen Abfragen zu stellen.
Das Aufkommen dieser neuen Technologie schafft eine Fülle neuer Möglichkeiten, wie in jeder anderen Branche, die einen digitalen Wandel durchläuft. Natürlich werden durch die Digitalisierung nicht nur Herausforderungen überwunden und Barrieren abgebaut, sondern auch einige Funktionen und Berufe ersetzt. Aber wir glauben, dass für jeden Arbeitsplatz, der durch diese Technologie wegfällt, fünf neue Möglichkeiten geschaffen werden.
Zusammen mit den Fachleuten, die sie nutzen, den Papieren, die sie verarbeiten, und den Menschen, die sie entwickeln, verändert sich die Technologie des Vertragsmanagements ständig. Die Menschen beeinflussen die Technologie immer noch weit mehr als die Technologie sie beeinflusst. Der Bedarf an Effizienzsteigerungen wird weiter bestehen, da Rechtsabteilungen und Unternehmen mit zusätzlichen Herausforderungen konfrontiert werden.
Einpacken
Der Erfolg eines jeden Unternehmens hängt in hohem Maße von der Disziplin des Vertragsmanagements ab. Seine vielen Vorteile sind die Optimierung von Vertragsabläufen, die Verringerung von Risiken, die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Verbesserung der Compliance.
Vertragsmanagement hilft Unternehmen, kluge Entscheidungen zu treffen, Chancen zu ergreifen und ihr Ergebnis zu verbessern, indem es die Vertragslaufzeiten verkürzt und die Verhandlungseffizienz erhöht. In eine effektive Vertragsmanagementstrategie sollte investiert werden, wenn geschäftlicher Erfolg und Wettbewerbsvorteile erreicht werden sollen.