Remote-Teams verwalten? 9 Herausforderungen und wie Sie sie lösen können

Das Konzept der Telearbeit hat sich in den letzten Jahren durchgesetzt. Unternehmen machen sich die Idee zu eigen, einen globalen Talentpool anzuzapfen und ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Arbeit zu bieten.

Aber wie wir alle wissen, ist die Verwaltung von Remote-Teams kein Zuckerschlecken! Sie bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die die Produktivität und Zusammenarbeit beeinträchtigen können.

Lassen Sie uns also über diese Herausforderungen sprechen, mit denen Unternehmen bei der Verwaltung von Remote-Teams konfrontiert sind, und darüber, wie man sie mit verschiedenen Softwarelösungen bewältigen kann. Sind Sie bereit? Los geht’s!

Keine Beaufsichtigung oder Nachbereitung von Aufgaben

Das ist hart, oder? In einem herkömmlichen Büro können Manager die Fortschritte ihres Teams genau im Auge behalten und alle Probleme an Ort und Stelle angehen. Bei der Fernarbeit ist dieses Maß an Aufsicht jedoch oft nicht gegeben.

Außerdem fällt es Ihren Mitarbeitern oft schwer, ihre Zeit effektiv zu verwalten, was zu Verzögerungen und Verwirrung führt. Ohne einen strukturierten Überwachungs- und Nachverfolgungsprozess kommt es vermehrt zu Missverständnissen und Herausforderungen, die sich auf die Qualität und Pünktlichkeit der Ergebnisse auswirken.

Die Lösung: Wöchentliche Stand Up Software

Um diese Herausforderung zu meistern, können Unternehmen die Technologie nutzen und eine virtuelle Umgebung schaffen, die regelmäßige Kontrollen und Statusaktualisierungen fördert. Implementieren Sie eine wöchentliche Stand-up-Software wie Geekbot. Dieses Tool wurde entwickelt, um die strukturierte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern an entfernten Standorten zu erleichtern.

Hauptmerkmale:

• Geekbot ermöglicht es Teammitgliedern, täglich oder wöchentlich über ihre Aufgaben, Erfolge und Hindernisse zu berichten. Diese Aktualisierungen können über eine benutzerfreundliche Schnittstelle übermittelt werden.
• Manager können benutzerdefinierte Fragen einrichten, um bei jedem Check-In spezifische Informationen von den Teammitgliedern zu erhalten. So wird sichergestellt, dass die Aktualisierungen mit den Zielen und Prioritäten des Teams übereinstimmen.
• Die Teammitglieder können ihre Aktualisierungen nach eigenem Gutdünken einreichen, so dass unterschiedliche Zeitzonen und Arbeitszeiten berücksichtigt werden können. Dieser asynchrone Ansatz fördert die Teilnahme, ohne die individuellen Arbeitsabläufe zu stören.

Geekbot stellt die eingereichten Aktualisierungen zusammen und präsentiert sie in einem leicht verständlichen Format. So erhalten Manager einen klaren Überblick über den Fortschritt von Aufgaben, Leistungen und Herausforderungen im gesamten Team.

Zielsetzung

Die Festlegung klarer und erreichbarer Ziele ist ein wichtiger Punkt. In abgelegenen Unternehmen können Missverständnisse und Unklarheiten auftreten, wenn es um die Festlegung und Verfolgung von Zielen geht. Sie würden sich freuen, wenn Sie alle auf dem gleichen Stand halten könnten, nicht wahr?

Aber für Remote-Teams ist es oft schwierig, dies zu erreichen. In traditionellen Büroumgebungen können Projektziele durch persönliche Treffen, visuelle Hinweise und regelmäßige persönliche Interaktionen erleichtert und nachverfolgt werden.

Remote-Teams hingegen müssen sich auf digitale Kommunikationsmittel verlassen, um Leistungsberichte zu versenden oder Projektziele zu vermitteln, was manchmal zu Missverständnissen oder mangelnder Klarheit führen kann.

Die Lösung: KPI Tracking Software

Unternehmen können eine Software zur Verfolgung von Leistungsindikatoren (KPI) einsetzen, um ihre Ziele optimal festzulegen. Testen Sie das PeoplePerform KPI-Tracking-Tool von Peopleforce! Es bietet eine umfassende Plattform für die Definition, Überwachung und Verwaltung von Zielen und Leistungskennzahlen in einer entfernten Arbeitsumgebung.

Hauptmerkmale:

• Manager können mit dieser Software spezifische und messbare Ziele definieren. Diese Ziele können von individuellen Leistungsvorgaben bis hin zu umfassenderen Team- oder Abteilungszielen reichen.
• Die Software stellt sicher, dass die Ziele mit der allgemeinen Mission und Vision des Unternehmens in Einklang stehen. Sie trägt dazu bei, dass die Mitglieder von Remote-Teams ein Gefühl für Ziel und Richtung bekommen.
• Ferngesteuerte Teammitglieder können auf ihre individuellen Ziele zugreifen und ihre Fortschritte in Echtzeit verfolgen. Diese Transparenz fördert die Verantwortlichkeit und befähigt die Mitarbeiter, sich für ihre Aufgaben zu engagieren.
• Stakeholder erhalten Einblicke in den Fortschritt der verschiedenen Ziele und Leistungskennzahlen. Mit diesem datengesteuerten Ansatz können Manager eine fundierte Entscheidungsfindung sicherstellen.

PeoplePerform von Peopleforce generiert automatisierte Berichte und Dashboards, die den Status von Zielen aufzeigen und eine visuelle Darstellung von Leistungstrends im Laufe der Zeit bieten.

Produktivitätsmessung

Nun, wie soll man die Produktivität messen, wenn Ihr Team über den ganzen Globus verstreut ist? Kein Kinderspiel. Vorgesetzte können die Teammitglieder in einem Büro beobachten und mit ihnen interagieren, was es einfacher macht, die Produktivität zu messen. Aber in einer entfernten Arbeitsumgebung wird die Überwachung der Produktivität komplexer.

Ohne effektive Messinstrumente und -strategien ist es für Remote-Teams schwierig, ihre Fortschritte genau zu verfolgen, was zu Ineffizienz, verpassten Terminen und geringerer Produktivität führen kann. Für den Erfolg von Projekten ist es entscheidend, dass die Mitglieder von Remote-Teams ihre Zeit und Ressourcen effektiv nutzen.

Die Lösung: Software zur Mitarbeiterüberwachung

Remote-Unternehmen können eine Software zur Mitarbeiterüberwachung einsetzen, um die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter zu messen. Insightful ist eine zuverlässige Lösung in diesem Bereich. Sie bietet Tools zur Verfolgung und Analyse von Mitarbeiteraktivitäten, Zeitverbrauch und Aufgabenerledigung unter Wahrung des Datenschutzes und der Datensicherheit.

Hauptmerkmale:

• Mit der Mitarbeiterüberwachungssoftware Insightful können Teammitglieder ihre Arbeitszeiten und Pausen protokollieren und erhalten so einen Einblick in ihre Zeiteinteilung für verschiedene Aufgaben und Projekte.
• Die Software verfolgt die Anwendungen und Websites, die Mitarbeiter während der Arbeitszeit nutzen, und liefert eine detaillierte Aufschlüsselung ihrer Aktivitäten.
• Die Software bietet Funktionen zur Aufnahme von Screenshots in zufälligen Abständen, so dass Manager einen visuellen Überblick über die Arbeitssysteme der Mitarbeiter erhalten.
• Die Mitarbeiter können ihre Aufgaben protokollieren und ihren Fortschritt innerhalb der Software aktualisieren, so dass Manager in Echtzeit Einblick in den Projektstatus erhalten.

Die aufschlussreiche Software zur Mitarbeiterüberwachung erstellt Berichte, die das Arbeitsverhalten einer Person, die für Aufgaben aufgewendete Zeit und die Gesamtproduktivität zusammenfassen. Diese Berichte können für Leistungsbewertungen und Prozessverbesserungen verwendet werden.

Aufgabenverteilung

Eine effiziente Aufgabenverteilung ist ein Eckpfeiler des erfolgreichen Projektmanagements, und sie wird sogar noch wichtiger, wenn Ihr Team an entfernten Standorten arbeitet. Remote-Teams bestehen oft aus Mitgliedern, die an verschiedenen Orten, in unterschiedlichen Kulturen und mit unterschiedlichen Arbeitsgewohnheiten arbeiten. Daher kann es eine große Herausforderung sein, dafür zu sorgen, dass Aufgaben zugewiesen, nachverfolgt und nahtlos erledigt werden.

Ohne einen strukturierten Ansatz für die Aufgabenverteilung riskieren Remote-Teams Fehlkommunikation, doppelte Arbeit, verpasste Fristen und eine allgemeine Ineffizienz des Projekts. Daher ist es wichtig, ein robustes System einzurichten, das eine klare Aufgabenzuweisung, Zusammenarbeit und Fortschrittsverfolgung in Echtzeit ermöglicht.

Die Lösung: Software zur Aufgabenverwaltung

Abgelegene Unternehmen können eine Aufgabenverwaltungssoftware einsetzen, um dieses Problem zu lösen. Eine solche robuste Lösung ist monday.com, die eine umfassende Plattform für die Organisation, Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben aus der Ferne bietet.

Hauptmerkmale:

• die Aufgabenverwaltungssoftware von monday.com bietet eine zentrale Plattform für die Speicherung aller Aufgaben, Projekte und zugehörigen Informationen. So können alle Beteiligten auf die neuesten Updates und Aufgabenzuweisungen zugreifen.
• Die Software ermöglicht es Managern, anpassbare Workflows zu erstellen, die die einzigartigen Prozesse und Anforderungen des Teams widerspiegeln. Die Software rationalisiert die Aufgabenverteilung und sorgt für Konsistenz.
• Manager können Aufgaben auch bestimmten Teammitgliedern zuweisen und klare Fristen festlegen. Die Beauftragten erhalten Benachrichtigungen und Aktualisierungen, so dass sie den Überblick über ihre Aufgaben behalten können.
• monday.com enthält Tools für die Zusammenarbeit wie die gemeinsame Nutzung von Dateien, Kommentare und Integrationen mit verschiedenen Plattformen, um die nahtlose Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu fördern.
• Die Mitarbeiter können den Status ihrer Aufgaben aktualisieren, sie als in Bearbeitung oder erledigt markieren und relevante Updates bereitstellen. Dank dieser Echtzeit-Transparenz bleibt jeder über den Fortschritt der Aufgabe informiert.

monday.com bietet visuelle Dashboards, die einen klaren Überblick über den Projektstatus, anstehende Aufgaben und bevorstehende Termine geben. Diese visuelle Darstellung hilft bei der Verfolgung und Entscheidungsfindung.

Unzureichende Kommunikation

Effektive Kommunikation ist der Eckpfeiler erfolgreicher Teamarbeit, und sie wird in einer entfernten Umgebung noch wichtiger. Ohne persönliche Gespräche und zwanglose Unterhaltungen haben Remote-Teams oft Probleme.

Missverständnisse, Unklarheiten in Online-Meetings und Informationslücken können leicht entstehen und zu Verzögerungen, Fehlern und einem geringeren Zusammenhalt im Team führen. Angefangen von verpassten Projektaktualisierungen bis hin zu unklaren Erwartungen und einem Gefühl der Isolation unter den Teammitgliedern können Kommunikationslücken entstehen. Gehen Sie diese Herausforderung an, um sicherzustellen, dass Ihr Remote-Team zusammenarbeiten, Informationen austauschen und die beste Leistung erbringen kann.

Die Lösung: Meetings-Software mit automatischer Notizfunktion

Meetingsoftware mit automatischer Notizfunktion ist die einfachste Lösung, um diese Lücke zu schließen. Ein solches Tool ist Otter.ai. Es transkribiert und protokolliert Meetings und sorgt dafür, dass wichtige Diskussionen und Entscheidungen genau dokumentiert werden.

Hauptmerkmale:

• Mit Otter.ai durchgeführte Besprechungen werden in Echtzeit transkribiert, so dass eine textuelle Aufzeichnung der gesamten Unterhaltung entsteht. Diese Transkription erfasst das gesprochene Wort und macht es für spätere Nachschlagezwecke zugänglich.
• Der transkribierte Text ist durchsuchbar, so dass Benutzer bestimmte Themen, Schlüsselwörter oder Entscheidungen, die während des Meetings getroffen wurden, finden können. Diese Funktion macht es einfach, relevante Informationen schnell wiederzufinden.
• Transkribierte Besprechungen können an Teammitglieder weitergegeben werden, die nicht teilnehmen konnten, so dass alle informiert und auf dem Laufenden bleiben.

Otter.ai identifiziert die verschiedenen Redner und ordnet ihre Beiträge dem Protokoll zu, so dass die Benutzer nachvollziehen können, wer was während der Besprechung gesagt hat.

Ad-hoc-Diskussionen/Besprechungen

Spontane Diskussionen und Ad-hoc-Besprechungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Problemlösung, dem Brainstorming und der Entscheidungsfindung innerhalb eines Teams. In physischen Büros können die Teammitglieder leicht zu spontanen Diskussionen zusammenkommen, Ideen austauschen und dringende Angelegenheiten besprechen. Aber in einer entfernten Umgebung besteht aufgrund der fehlenden räumlichen Nähe die Gefahr, dass wichtige Informationen verloren gehen.

Ohne einen strukturierten Plan für Ad-hoc-Besprechungen ist es für Remote-Teams schwierig, dringende Angelegenheiten zeitnah anzugehen. Deshalb sollten Sie Ihre Remote-Teammitglieder mit Tools ausstatten, die es ihnen ermöglichen, spontan miteinander in Kontakt zu treten und zusammenzuarbeiten, so wie sie es in einem physischen Büro tun würden.

Die Lösung: Instant Messaging-Apps

Die Verwendung einer Instant Messaging App ist immer von Vorteil, um Ad-hoc-Meetings in einer entfernten Umgebung durchzuführen. Slack ist eine der am häufigsten verwendeten Software in dieser Kategorie. Diese Plattform wird häufig für die Echtzeitkommunikation und die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern verwendet.

Wichtige Funktionen:

• Slack bietet eine Plattform für Teammitglieder, um in Echtzeit über Textnachrichten zu kommunizieren.
• Benutzer können spezielle Kanäle oder Gruppen für bestimmte Themen, Projekte oder Abteilungen erstellen. Auf diese Weise werden organisierte und zielgerichtete Diskussionen geführt, die es später leichter machen, relevante Gespräche zu finden.
• Teammitglieder können direkte Nachrichten an Einzelpersonen oder kleine Gruppen senden und so Einzel- oder Kleingruppendiskussionen fördern, ohne dass ein formelles Treffen erforderlich ist.
• Sie können Dateien, Dokumente und Bilder direkt auf der Plattform austauschen und so die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch verbessern.

Slack lässt sich in andere Tools und Plattformen integrieren und ermöglicht so nahtlose Übergänge von Diskussionen zu Aktionspunkten oder Aufgaben.

Probleme bei der Terminplanung

Die Koordinierung von Zeitplänen über Zeitzonen hinweg – sicher ein Rätsel. Eine unsachgemäße Planung kann dazu führen, dass Besprechungen verpasst werden, dass sich der Zeitplan für Projekte verzögert und dass es schwierig ist, die Teammitglieder für wichtige Diskussionen zusammenzubringen.

Außerdem bedeutet Remote-Arbeit oft, dass die Teammitglieder flexible Zeitpläne haben, was es schwieriger macht, sich überschneidende Verfügbarkeiten für die Zusammenarbeit zu finden. Für Remote-Teams ist es schwierig, alle Mitglieder zur Teilnahme an Besprechungen und Diskussionen zu bewegen, was zu Kommunikationslücken und Ineffizienzen führt.

Die Lösung: Terminplanungs-Tool

Ein spezielles Planungstool behebt dieses Problem, indem es das beste Zeitfenster für Besprechungen vorschlägt. Calendar.com ist ein ähnliches Tool, das die Planung von Besprechungen, Terminen und anderen gemeinschaftlichen Aktivitäten vereinfacht.

Hauptmerkmale:

• Es ermöglicht den Teammitgliedern, ihre Verfügbarkeit mitzuteilen, einschließlich Arbeitszeiten, Pausen und bevorzugte Besprechungszeiten. Diese Informationen helfen bei der Suche nach geeigneten Zeitfenstern.
• Das Tool kann automatisch freie Zeitfenster vorschlagen, die auf der Verfügbarkeit aller Teilnehmer basieren, so dass die Notwendigkeit einer Hin- und Her-Kommunikation reduziert wird.
• Es bietet eine automatische Zeitzonenumrechnung und erleichtert so die Koordination von Besprechungen zwischen Teammitgliedern in verschiedenen Teilen der Welt.
• Benutzer können Einladungen an die Teilnehmer mit der vorgeschlagenen Besprechungszeit, dem Datum und der Tagesordnung verschicken. Die Teilnehmer können ihre Verfügbarkeit bestätigen und Kalendereinladungen erhalten.
• Calendar.com lässt sich in Kalenderplattformen wie Google Calendar, Outlook oder andere integrieren und stellt so sicher, dass die geplanten Ereignisse korrekt in die Kalender der Teilnehmer eingetragen werden.

Calendar.com kann vor geplanten Meetings automatische Erinnerungen an die Teilnehmer senden und so das Risiko verpasster Termine verringern.

Messung des Wachstums

Die Messung von Wachstum und Leistung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um ihre Fortschritte zu verfolgen, Risiken zu minimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Messung des Wachstums kann jedoch in einer entfernten Arbeitsumgebung besondere Herausforderungen mit sich bringen. Herkömmliche Methoden der Leistungsmessung, wie z.B. Bewertungen vor Ort, sind für Remote-Teams möglicherweise weniger praktikabel.

Außerdem kann die Arbeit an einem entfernten Standort manchmal dazu führen, dass die Leistungen des Einzelnen und des Teams nicht sichtbar sind, was eine genaue Bewertung von Wachstum und Leistung erschwert. Mangelnde Wachstumsmessung führt zu ineffizienter KPI-Verfolgung und ungenauen Trendanalysen und schränkt die Produktivität des Teams ein.

Die Lösung: Software für Analysen und Geschäftsabläufe

Als Lösung können Unternehmen ein umfassendes Unternehmens-Dashboard implementieren. Zoho Analytics ist eine der besten Plattformen für diese Aufgabe. Sie ermöglicht es Unternehmen, Daten aus verschiedenen Quellen zu visualisieren und zu analysieren und so datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Hauptmerkmale:

• Mit Zoho Analytics können Unternehmen Daten aus verschiedenen Quellen wie Finanzsystemen, Vertriebsplattformen und Projektmanagement-Tools integrieren.
• Die Plattform bietet eine Reihe von Visualisierungsoptionen, darunter Diagramme, Grafiken, Tabellen und Dashboards, mit denen sich komplexe Daten leicht verstehen und interpretieren lassen.
• Unternehmen können individuelle KPIs definieren und verfolgen, die für ihre Wachstumsziele relevant sind. Diese KPIs können Finanzkennzahlen, betriebliche Leistung, Kundenzufriedenheit und mehr umfassen.

Zoho Analytics bietet Echtzeit-Updates und stellt so sicher, dass die Wachstumsdaten jederzeit aktuell und zugänglich sind.

Motivation der Mitarbeiter

Es kann eine Herausforderung sein, die Motivation von Mitarbeitern im Außendienst aufrechtzuerhalten, aber ein Belohnungsprogramm für Mitarbeiter kann die Stimmung wirklich heben. Anders als in einer traditionellen Büroumgebung fühlen sich Remote-Mitarbeiter möglicherweise isoliert, unbeteiligt und weniger engagiert.

Dies kann sich auf die allgemeine Arbeitsmoral, die Arbeitszufriedenheit und letztlich auf die Leistung auswirken. Ohne wirksame Strategien zur Steigerung der Motivation stehen Unternehmen möglicherweise vor dem Problem, dass die Produktivität sinkt, die Qualität der Arbeit abnimmt und es schwierig ist, Spitzenkräfte zu halten.

Die Lösung: Programm für Mitarbeiterbelohnungen

Mit virtuellen Abzeichen, Punkten und anpassbaren Belohnungen lässt sich die Motivation der Mitarbeiter in entfernten Arbeitsumgebungen leicht steigern. Nektar ist eine fortschrittliche Plattform, mit der Unternehmen Initiativen zur Anerkennung und Belohnung von Mitarbeitern erstellen und verwalten können.

Hauptmerkmale:

• Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, die angebotenen Belohnungen auf der Grundlage der Unternehmenskultur und der Vorlieben ihrer Mitarbeiter anzupassen.
• Die Mitarbeiter können die Leistungen der anderen anerkennen und feiern und so eine positive und unterstützende Teamumgebung fördern.
• Manager können die Plattform nutzen, um herausragende Leistungen anzuerkennen, ein Beispiel für andere Teammitglieder zu geben und eine Kultur der Wertschätzung zu fördern.

Nectar liefert oft Daten und Einblicke in Anerkennungstrends und hilft Unternehmen zu verstehen, welche Verhaltensweisen und Leistungen von ihren Remote-Teams am meisten geschätzt werden.

Fazit

Da haben Sie es also! Wir haben die Herausforderungen bei der Verwaltung von Remote-Teams erwähnt und wie man sie mit einigen großartigen Softwarelösungen bewältigen kann. Von der Aufgabenverwaltung bis hin zur Kommunikation und Motivation bieten die oben genannten Tools einen umfassenden Ansatz, um den Erfolg von Remote-Teams in der dynamischen Arbeitsumgebung von heute zu gewährleisten. Nutzen Sie diese Tools und erobern Sie die Remote-Arbeitsumgebung wie ein Profi! Vielen Dank für die Lektüre. Prost!

Informieren Sie sich auch über die besten Tools zur Zusammenarbeit mit Dokumenten für Remote-Teams.