Für modernes Projektmanagement, Aufgabenüberwachung, Prozessautomatisierung und Zusammenarbeit vom Arbeitsplatz oder von entfernten Büros aus ist Smartsheet das einzige Tool, das Sie brauchen.
Ein dynamisches Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool ist notwendig für Unternehmen, die online arbeiten, nach Wachstum streben und sich schnell vergrößern wollen. Sie verwenden jedoch mehrere Tools, da sich die meisten Aufgabenverwaltungsprogramme auf bestimmte Funktionen konzentrieren.
Smartsheet ist eine All-in-One-Lösung, die Zeit und Geld spart. Lesen Sie diesen kurzen Überblick über Smartsheet bis zum Ende. Sie werden die wichtigsten Funktionen kennenlernen und erfahren, wie sie in der Praxis eingesetzt werden.
Was ist Smartsheet?
Wie der Name schon sagt, ist Smartsheet ein modernisiertes Tabellenkalkulationsprogramm. Es ist jedoch nicht nur für die Verarbeitung numerischer Geschäftsdaten gedacht. Sie können auch Projekte verwalten, Aufgaben verfolgen und Geschäftsprozesse automatisieren.
Smartsheet ist unter Geschäftsleuten auch als Plattform für digitale Lösungen ohne Code beliebt. Ihr Team kann automatische Workflow-Lösungen wie die Freigabe von Dokumenten, die Genehmigung von Inhalten, die Zuweisung von Aufgaben und vieles mehr entwickeln, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen.
Mehr als 90% der Fortune 100 Unternehmen nutzen Smartsheet, um die Zusammenarbeit, automatisierte Workflows, müheloses Projektmanagement, Content Management und dynamisches Arbeiten zu erleichtern.
Das Tool passt zu jedem Unternehmen, von einem einzigen Projekt bis hin zu einem Portfolio mit vielen Projekten. Je nach Arbeitsaufkommen können Sie Ihren Smartsheet-Tarif wählen und bei Bedarf aufstocken.
Wo können Sie Smartsheet verwenden?
Ob Sie online oder offline arbeiten, Smartsheet eignet sich für alle Arten von Unternehmen. Nachfolgend finden Sie eine Liste beliebter Anwendungsfälle:
- Professionelle Dienstleistungen
- Telekommunikation
- Gemeinnützige Organisationen
- Software- und Produktentwicklung
- Produzierende Unternehmen
- Vertriebs- und Marketingagenturen
- IT-Unterstützung und -Betrieb
- Technologieberatungsunternehmen
- Finanzdienstleistungen
- Kleine und mittlere Unternehmen
- Föderale Regierung
- Lösungen für das Personalwesen
Kernkompetenzen von Smartsheet
Smartsheet verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Sie die alltägliche Arbeit in eine aufregende verwandeln können. Zu den Kernfunktionen gehören vorgefertigte Lösungen, Premium-Add-ons und Kernfunktionen. Hier sind einige wichtige Funktionen, die Sie regelmäßig benötigen:
- Aktivitätsverlauf von Aufgaben, Projekten und WorkApps
- Anhängen von Dateien an Projekte und Aufgaben
- Automatisierung von Arbeitsabläufen
- Kalenderverwaltung
- Konnektoren für Drittanbieter-Apps
- Dashboards
- Methode des kritischen Pfades
- E-Signaturen
- Formeln für Tabellenkalkulationen
- Benachrichtigungen und Erinnerungen
- Einblicke in die Arbeit
- Gantt-Diagramm
- Kontrolle der Datenaufbewahrung
- Dokument-Ersteller
- Offline- und Online-Formulare
Smartsheet: Eine Lösung für Projekte und Aufgaben aus einer Hand
Smartsheet verfügt über alle Tools und Funktionen, die Sie für die Verwaltung einfacher bis komplexer Projekte benötigen. Sie brauchen also keine weitere Business-Software, um die gleichen Aufgaben zu bearbeiten. Außerdem können Sie bestehende Geschäftsanwendungen mit Smartsheet verbinden und alle Daten und Aufgaben von einem zentralen Tool aus steuern.
Im Folgenden finden Sie die Merkmale und Funktionen, die Smartsheet zu einer echten Komplettlösung für alle Geschäftsvorgänge und -prozesse machen:
Grundlagen für die Arbeitsstrukturierung
Im Kern ist Smartsheet ein fortschrittliches Tabellenkalkulationsprogramm. Folglich. Es verfügt über ähnliche Funktionen wie eine Standard-Tabellenkalkulationsanwendung. Zusätzlich zu den Standardfunktionen gibt es fortgeschrittene Funktionen wie Automatisierung, benutzerdefinierte Apps, gemeinsame Nutzung, Veröffentlichung und so weiter.
Die Idee dahinter ist, dass die Benutzer die App an ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen können. Einige wichtige Grundfunktionen sind:
1. Blätter und Zeilen
Blätter sind das Rückgrat für alles, was Sie in Smartsheet tun. Egal, ob Sie ein Projekt, eine WorkApp, einen automatisierten Workflow, einen Bericht usw. erstellen müssen, Sie benötigen ein Blatt. Smartsheet erstellt und formatiert das Blatt automatisch, wenn Sie verschiedene Optionen aus dem Menü Erstellen wählen. Innerhalb eines Blattes finden Sie Zeilen für die Dateneingabe.
2. Spalten
Mit Hilfe von Spalten können Sie die Zeilendaten organisieren. Sie können je nach Projektbedarf eigene Spalten hinzufügen. Ein Projektmanagement-Blatt enthält standardmäßig die Spalten Vorgangsname, Start, Ende, Dauer, Vorgänger, Zugewiesen an, Kommentar, %Erledigt und Status.
3. Formeln
Smartsheet enthält standardmäßige Tabellenkalkulationsformeln wie SUMME, AVG, ZAEHLEN, MIN, MAX, usw. Komplexere Formeln finden Sie in der Liste Alle Funktionen.
Projektverwaltung und Gantt-Diagramme
Die Projektverwaltung in Smartsheet ist praktisch, da es eine Tabellenkalkulation als Datenquelle für die Projekte verwendet. Sie können ein neues Projekt über das Menü Erstellen in Smartsheet erstellen.
Wenn Sie im Menü Erstellen die Option Projekt wählen, erstellt Smartsheet ein neues Blatt unter dem von Ihnen gewählten Projektnamen.
Das neue Projektblatt wird automatisch formatiert, so dass Sie Projektdaten wie Aufgabenname, Dauer, Start, Ende, Vorgänger, Zugewiesen an, %Erledigt und Status eingeben können.
Sie können auf die Schaltfläche Blattübersicht in der rechten Symbolleiste klicken, um eine Zusammenfassung für das Projekt hinzuzufügen. Für die Zusammenfassung können Sie Text/Nummer, Kontaktliste, Datum, Dropdown-Liste, Kontrollkästchen und Symbole verwenden.
Sobald Sie einige Aufgaben und deren Start- und Enddatum eingegeben haben, können Sie ein Gantt-Diagramm für Ihr Projekt erstellen. In der oberen Symbolleiste des Blattes sollten Sie Rasteransicht sehen.
Klicken Sie darauf und wechseln Sie zur Gantt-Ansicht, um ein automatisches Gantt-Diagramm zu erhalten.
Automatisierte Arbeitsabläufe
Wenn Ihr Geschäftsprozess aus vielen manuellen und sich wiederholenden Aufgaben besteht, können Sie diese Aufgaben mit automatisierten Workflows effizient automatisieren. Die Erstellung eines automatisierten Workflows ist in Smartsheet mit Vorlagen super einfach. Sie können eine solche Automatisierung in unendlich vielen Fällen einsetzen, einige wichtige Beispiele sind:
- Benachrichtigen Sie ein Teammitglied, dass Sie ihm eine Aufgabe zugewiesen haben.
- Informieren Sie den Stakeholder, dass sich das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe geändert hat.
- Benachrichtigen Sie Stakeholder und Mitarbeiter, dass ein wichtiger Termin bevorsteht, z.B. ein Gruppentreffen.
- Halten Sie den Projektzeitplan auf dem neuesten Stand, indem Sie den wöchentlichen Aufgabenstatus von den Mitgliedern des Projektteams erhalten.
- Lassen Sie Smartsheet das Blatt automatisch in Abhängigkeit von bestimmten Aktionen bearbeiten, z.B. wenn jemand eine Aufgabe schließt oder den Aufgabenstatus aktualisiert.
Sie können einen automatisierten Workflow aus dem Projektblatt erstellen. Achten Sie auf die Schaltfläche Automatisierung in der oberen linken Ecke eines beliebigen Blattes. Klicken Sie darauf und wählen Sie dann Workflow aus einer Vorlage erstellen.
Gemeinsame Nutzung und Kollaboration
Das sichere Arbeiten an gemeinsamen Projekten ist eine der besten Funktionen von Smartsheet. Das Tool für die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit bietet Ihnen eine Zusammenarbeit auf Unternehmensebene und Datensicherheit für Ihre Projekte, Aufgaben, Dashboards, Berichte und WorkApps.
1. Berechtigungen
Wenn Sie Ihre Smartsheet-Inhalte mit anderen Personen teilen, können Sie je nach deren Rolle unterschiedliche Berechtigungen zuweisen. Smartsheet erlaubt derzeit fünf Berechtigungsstufen: Administrator, Eigentümer, Redakteur, Kommentator und Betrachter.
2. Formulare
Sie können von der Blattansicht aus Formulare erstellen, um Daten zu Projekten zu sammeln. Smartsheet-Benutzer verwenden Formulare, um Daten zu konsolidieren wie:
- Mitarbeiter-Feedback
- Kundenfeedback
- Produktbestellungen
- Aufgabenaufträge
- Projektvorschläge
- Ticket-Erstellung und Datenerfassung
3. Arbeitsbereiche
Workspaces funktionieren wie ein gemeinsamer Cloud-Speicher in Smartsheet. Sie können Smartsheet-Inhalte wie Blätter, Berichte, Dashboards, WorkApps usw. in Workspaces ablegen. Konfigurieren Sie dann die Zugriffsrechte und geben Sie die Workspaces für Ihre Mitarbeiter frei. Sobald Sie demselben Arbeitsbereich erneut Inhalte hinzufügen, erhalten die Mitarbeiter automatisch Zugriff.
Berichte
Mit Smartsheet Reports können Sie Projekt- oder Aufgabendaten auf höchster Ebene mit Mitarbeitern und Beteiligten teilen. Sie können mehrere Blätter, Aufgaben oder Projekte in einem Bericht zusammenfassen oder individuelle Berichte erstellen.
Berichte sind hilfreich, wenn Sie die Daten der Arbeitsblätter herausfiltern und bestimmte Daten anzeigen möchten, die die Zielgruppe wissen muss. Daher können Sie Berichte verwenden für:
- Präsentation ausstehender Projekte oder Aufgaben
- Verkaufszahlen präsentieren
- Berichterstattung über Marketingerfolge in Zahlen
- Präsentation von Finanzberichten
- Information über die Ressourcenauslastung
- Berichterstattung über den Inventarstatus
Sie können einen eigenständigen Bericht oder einen projektbezogenen Bericht über das Menü Erstellen in Smartsheet erstellen. Und so geht’s:
- Wählen Sie Bericht aus dem Menü Erstellen .
- Wählen Sie entweder Zeilenbericht oder Blattübersichtsbericht.
- Mit Row Report können Sie Berichte aus Karten, Gantt, Kalendern und Blattrastern erstellen.
- Blattübersichtsbericht ist sinnvoll, wenn Sie einen Bericht über Zusammenfassungen verschiedener Projektblätter erstellen möchten.
- Wählen Sie den Link Neu erstellter Bericht, um mit dem Hinzufügen von Daten zu beginnen.
- Die Smartsheet-Benutzeroberfläche führt Sie beim ersten Mal durch den Vorgang.
Dashboards
Dashboards ermöglichen es Ihnen, ansprechende und intuitive Berichte mit Ihren Mitarbeitern zu teilen, ohne komplexe Arbeitsblätter zu verwenden.
Unternehmen können Smartsheet Dashboards in vielerlei Hinsicht nutzen, z.B:
- Projektabschluss-Metriken für Projektteams
- Dashboard zur Mitarbeiterleistung für das HR-Team
- Finanzielle Erfolgstafel für Finanzprozesse
- Erreichter Umsatz im Vergleich zum Ziel für Vertriebsteams
Um ein Dashboard zu erstellen:
- Wählen Sie ein beliebiges Projekt aus Smartsheet Browse.
- Klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie dann Dashboard/Portal.
- Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf OK.
- Unter dem Projekt wird ein Dashboard angezeigt.
- Klicken Sie darauf, um den Bearbeitungsbildschirm aufzurufen.
- Wählen Sie nun Widget hinzufügen, um dem Dashboard Daten hinzuzufügen.
- Sie haben die Wahl zwischen Metrik, Diagramm, Verknüpfung, Bericht, Bild, usw.
- Sobald Sie ein Widget ausgewählt haben, erhalten Sie die Option Daten hinzufügen.
- Klicken Sie darauf und wählen Sie Raster- oder Blattübersichtsdaten aus dem Bildschirm Daten auswählen.
Document Builder
Unternehmen, die mit zahlreichen Verträgen und individuellen Dokumenten arbeiten, können von dieser Smartsheet-Funktion profitieren. Sie können Blattdaten aus einem Smartsheet-Projekt oder einer Aufgabe sofort in einem ausfüllbaren PDF-Formular aktualisieren.
- Markieren Sie die Zeilen eines Blattes, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie Zeilenaktionen.
- In dem neuen Kontextmenü, das erscheint, finden Sie Dokumente erzeugen.
- Klicken Sie darauf, um zur Mapping-Seite des Document Builders zu gelangen.
- Ordnen Sie ausfüllbare PDF-Dokumente einmal pro Projekt zu und erstellen Sie Dokumente, wann immer Sie wollen.
1. DocuSign Signaturen
Wenn ein Dokument von Mitarbeitern unterschrieben werden muss, können Sie die DocuSign-Vorlage verwenden.
2. Anpassen von E-Mails
Mit dieser Unterfunktion können Sie direkt aus einem Projekt- oder Aufgabenblatt heraus personalisierte E-Mails zur eSignatur an Mitarbeiter senden.
3. Status verfolgen
Wenn Sie einen Document Builder zuordnen, fügen Sie das Element Add a tracking column ein, um den Genehmigungsstatus des Dokuments zu verfolgen. Wenn Smartsheet eine Änderung in DocuSign feststellt, wird der Status in der Tabelle aktualisiert.
WorkApps
Mit diesen Apps können Sie eigenständige Web-Apps für die Inhalte von Smartsheets wie Dashboards, Berichte, Blätter, Formulare, Google Docs, Tableau Dashboards usw. erstellen. WorkApps werden mit speziellen URLs geliefert, so dass Sie die URL für eine effektive Zusammenarbeit per Text oder E-Mail versenden können. Außerdem können Sie in WorkApps benutzerdefinierte Zugriffskontrollen einrichten.
1. Eine WorkApp erstellen
- Klicken Sie in Ihrem Smartsheet Home auf Erstellen und wählen Sie WorkApp.
- Sie können von Grund auf neu beginnen oder eine WorkApp-Vorlage auswählen.
- Klicken Sie auf den Abschnitt Unbenannte App im WorkApp-Bildschirm, um einen Namen einzugeben.
- Der Builder wird Sie durch die Fertigstellung der WorkApp leiten.
2. Inhalt zur WorkApp hinzufügen
- Wenn Sie der Eigentümer der Inhalte oder ein Smartsheet-Administrator sind, können Sie die Inhalte zu WorkApps hinzufügen.
- Rufen Sie die WorkApps-Startseite auf, indem Sie auf die Schaltfläche WorkApp auf der linken Seite des Fensters klicken.
- Klicken Sie auf die Ziel-WorkApp und wählen Sie dann App bearbeiten.
- Wählen Sie im Bereich Seiten in der linken Symbolleiste die Option Seiten hinzufügen.
- Klicken Sie auf Smartsheet Inhalt und suchen Sie den Inhalt, um ihn der WorkApp hinzuzufügen.
3. Vorschau der WorkApps
Sobald Sie Ihrer WorkApp Rollen und Inhalte hinzugefügt haben, können Sie eine Vorschau nach Rollen anzeigen, um zu sehen, wie die App aussehen wird, sobald sie online ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau in der oberen linken Ecke des WorkApp-Bildschirms und wählen Sie eine Rolle wie Projektteam. Sie können auf Veröffentlichen klicken, um die App aus dem Vorschaumodus heraus fertig zu stellen, oder Sie wählen Vorschau verlassen, um mit der Arbeit an der WorkApp zu beginnen.
App-Konnektoren von Drittanbietern
Viele Smartsheet Connectors (ODBC-Protokolle) finden Sie im Abschnitt Add-Ons des Solutions Centers. Die folgenden sind jedoch die beliebtesten, die von mittleren und großen Unternehmen verwendet werden:
1. Jira-Konnektor
Damit können Sie Jira-Probleme und Tickets direkt von der Smartsheet-App aus bearbeiten. Sie müssen Business, Enterprise oder Smartsheet Advanced abonnieren, um diesen Connector zu erhalten. Der Connector unterstützt sowohl selbst gehostete als auch Cloud-Jira-Anzüge. Smartsheet Admin kann Profilen auf Benutzerebene erlauben, Tickets zu aktualisieren, den Fortschritt zu überwachen und Workflows von Jira zu verfolgen.
2. Salesforce-Konnektor
Der Salesforce Connector für Smartsheet Advance-Abonnement ermöglicht es Vertriebs-, Produkt- und Bestellteams, Echtzeitdaten aus der Salesforce-App abzurufen. Sie können Salesforce-Prozesse wie Pipeline-Überprüfung, Massenaktualisierungen, Prognosen, Übergabe vom Vertrieb an den Service und mehr automatisieren.
3. Microsoft Dynamics 365 Konnektor
Microsoft Dynamics 365 Sync ist mit Smartsheet Advance verfügbar. Sie hilft kundenorientierten Unternehmen bei der direkten Zusammenarbeit mit Vertriebs-, Produkt- und Bestellteams in Smartsheet. Verbinden Sie Ihre Microsoft Dynamics 365-Instanz einmal und führen Sie alle regulären Aufgaben von Smartsheet aus durch.
Fazit
Wenn Sie sich für eine Projekt- und Aufgabenverwaltungssoftware entscheiden, sollten Sie unbedingt nach einer All-in-One-Lösung suchen. Andernfalls werden Sie feststellen, dass Sie und Ihr Team damit beschäftigt sind, mehrere Business-Tools statt Projekte zu verwalten und dabei an Produktivität einbüßen.
Smartsheet ist ein solches Tool, das alle Funktionalitäten bietet, die ein dynamisches Unternehmen braucht. Probieren Sie das Tool aus und wenden Sie die oben genannten Funktionen in Ihrem Unternehmen an. Sehen Sie, ob Sie eine bessere Produktivität, Automatisierung und Zusammenarbeit zwischen Ihren Teams feststellen können.
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