Wenn Sie im Marketing oder in der Produktentwicklung tätig sind, haben Sie vielleicht schon einmal an einem Scrum- oder Sprint-Prozess teilgenommen. Dabei weisen die Teamleiter bestimmte Aufgaben zu, die in einem bestimmten Zeitrahmen zu erledigen sind, und messen den Projektfortschritt Seite an Seite.
Oftmals wird die Verfolgung des Fortschritts zu einer entmutigenden Aufgabe. Sie haben überall Augen, aber nicht genug, um die Leistung oder die Auswirkungen der einzelnen Aufgaben vorauszusehen. Um dieses Problem zu lösen, kommen Burndown-Charts ins Spiel.
Mit Burndown-Diagrammen können Projektleiter den Projektfortschritt und die Leistung des Teams anhand von visuellen Darstellungen und in einem zentralisierten Format leicht verfolgen, messen und bewerten.
In diesem Blog erfahren Sie, was Burndown-Charts sind, welchen Nutzen sie für agile Teams haben und wie Sie sie erstellen und analysieren können, um Ihr tägliches Arbeitspensum zu optimieren.
Was ist ein Burndown-Diagramm?
Ein Burndown-Diagramm ist eine grafische Darstellung des geplanten ‘Burndown’, d.h. der Erledigung von Aufgaben im Vergleich zum tatsächlichen Burndown über einen bestimmten Zeitraum.
Der Zeitraum variiert von Unternehmen zu Unternehmen; einige verwenden Burndown-Charts, um den Fortschritt während eines Sprints (2 Wochen) zu verfolgen, während andere es vorziehen, den gesamten Projektstatus zu verfolgen.
In beiden Fällen kann ein Burndown-Diagramm agilen Teams und Projektmanagern dabei helfen, zu bestimmen:
- Gesamtarbeit zu jedem Zeitpunkt/Iteration
- Verbleibende Aufgaben
- Die tatsächliche Geschwindigkeit des Teams
- Geschätzte Geschwindigkeit des Teams
Die obige Abbildung ist ein Beispiel für ein Burndown-Diagramm.
Aber warum ist das Diagramm schräg nach unten geneigt?
Im Allgemeinen wird in einem Burndown-Diagramm die verbleibende Arbeit (in Story Points, Aufgaben oder anderen relevanten Einheiten) gegen die verbleibende Zeit bis zum Abschluss des Projekts aufgetragen. Wenn die Aufgaben erledigt sind, sinkt die Linie im Diagramm und zeigt so den Fortschritt bei der Fertigstellung des Projekts an.
Das mag zu technisch klingen, also lassen Sie uns die Komponenten eines Burndown-Charts aufschlüsseln und sie klar verstehen.
Bestandteile eines Burndown-Charts
Dieses spezielle Burndown-Diagramm hat vier Hauptkomponenten:
#1. X-Achse
Die horizontale Achse stellt den Zeitraum des Projekts dar, der normalerweise in Tagen oder Wochen gemessen wird. Sie beginnt mit dem Beginn des Projekts und endet mit dem Enddatum des Projekts.
#2. Y-Achse
Die vertikale Achse stellt den verbleibenden Arbeitsaufwand dar, der in der Regel in Story Points oder Stunden gemessen wird. Sie beginnt mit der Gesamtmenge der zu erledigenden Arbeit zu Beginn des Projekts und endet bei Null, wenn alle Arbeiten abgeschlossen sind.
#3. Ideallinie (Blaue Linie)
Diese Linie stellt den idealen Fortschritt des Projekts dar, wobei davon ausgegangen wird, dass die Arbeit mit einer konstanten Geschwindigkeit abgeschlossen wird. Sie wird vom Startpunkt zum Endpunkt gezogen und verbindet die beiden Punkte mit einer geraden Linie.
#4. Tatsächliche Linie (Rote Linie)
Diese Linie stellt den tatsächlichen Fortschritt des Projekts auf der Grundlage der im Laufe der Zeit geleisteten Arbeit dar. Sie wird gezeichnet, indem die Datenpunkte verbunden werden, die die verbleibende Arbeit in jedem Zeitintervall anzeigen.
Vorteile der Verwendung eines Burndown-Charts
#1. Verbessert die Transparenz
Agilen Projektentwicklungsprozessen mangelt es oft an Transparenz. Das Team weiß nicht, wo es im Entwicklungszyklus steht oder wie jeder Einzelne zum Projekt beiträgt.
Ein Burndown-Diagramm bietet einen transparenten Überblick über den Projektfortschritt, so dass alle Beteiligten sehen können, wie viel Arbeit noch zu erledigen ist und wie gut das Team seinen Zielen näher kommt.
#2. Ermöglicht eine vergleichende Analyse
Die visuelle Darstellung der abgeschlossenen und der noch zu erledigenden Aufgaben in einem Diagramm hilft Ihnen, Ihren Fortschritt im Laufe der Zeit zu vergleichen. Dies hilft Teams, Aufgaben mit größeren Zielen zu verbinden und die Aufgaben mit den Sprint-Zielen in Einklang zu bringen.
#3. Frühwarnsignale
Ein Burndown-Diagramm ist keine einmalige Sache. Die Trajektorie bewegt sich im Laufe der Zeit, wenn Sie mit dem Projekt vorankommen. Daher kann es helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, z. B. wenn das Team hinter dem Zeitplan zurückbleibt oder wenn es unerwartete Hindernisse gibt.
#4. Fördert die Kommunikation
Durch das Führen eines täglichen Aufwandsprotokolls und die Verwendung einer Plattform zur Visualisierung von Aufgabenanforderungen können die Teammitglieder ihre Arbeitsabläufe rationalisieren und die Kommunikation verbessern.
Auf diese Weise entsteht eine zentrale Informationsquelle, die es allen Beteiligten – von den Stakeholdern bis hin zu den Teammitgliedern – ermöglicht, in Verbindung zu bleiben und sich über den Status laufender Aufgaben zu informieren.
#5. Kontinuierliche Verbesserung
Die Visualisierung Ihres Projektfortschritts mit jeder abgeschlossenen Aufgabe kann Ihnen auch dabei helfen, die Engpässe zu erkennen.
Wenn zum Beispiel Ihre tatsächliche Arbeit drastisch von der geplanten Arbeit abweicht, können Sie sehen, welche Aufgaben die Produktivität des Teams behindern. Oder welche Aufgabe mehr Ressourcen benötigt, um den Fortschritt mit den Zielen in Einklang zu bringen.
Wer verwendet ein Burndown-Diagramm?
Im Grunde kann ein Burndown-Diagramm von jedem verwendet werden, der ein Projekt mit mehreren Aufgaben hat, an denen er zusammenarbeiten muss.
Es ist bei agilen Entwicklungsteams, Scrum Mastern und Sprint Ownern sehr beliebt, um zu überwachen, wie nah sie an den Endzielen sind.
In manchen Fällen können Manager das Burndown-Diagramm sogar verwenden, um den Umfang des Projekts im Auge zu behalten und zu verhindern, dass es aus dem Ruder läuft.
Burndown-Diagramme können aber auch von anderen Teams oder Personen, die am Projektmanagement beteiligt sind, verwendet werden, um den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
Gehören Sie zu den Scrum Mastern oder Projektmanagern, die das perfekte Burndown-Diagramm für Ihr Team erstellen möchten? Dann ist der nächste Abschnitt genau das Richtige für Sie.
Wie man ein Burndown-Diagramm erstellt
Die Erstellung eines Burndown-Diagramms ist keine Raketenwissenschaft, aber sie erfordert ein gewisses Maß an Technik. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie in Google Sheets in drei einfachen Schritten ein Burndown-Diagramm erstellen.
Schritt #1: Schätzung des Aufwands
Der erste Schritt bei der Erstellung eines Burndown-Diagramms beginnt mit der Erstellung eines genauen Datensatzes. Und das Wichtigste bei der Erstellung eines Datensatzes ist die Schätzung des Aufwands, der erforderlich ist, um die Ziele des Sprints zu erreichen.
Dies können Sie als ideale Burndown-Linie verwenden, d.h. die geschätzte Zeit bis zum Abschluss eines Sprints. Wir empfehlen die Verwendung von SMART-Kriterien, um Ihre Endziele und die Geschwindigkeit der Aufgaben zu bestimmen.
Die Festlegung von SMART-Zielen bedeutet, dass Ihre Bemühungen folgendermaßen aussehen sollten
- Spezifischfür das Projekt
- Messbarund quantifizierbar durch KPIs
- Vom Team innerhalb des Zeitrahmenserreichtwerden können
- Relevantfür Ihre Bedürfnisse oder die Ihres Kunden
- Zeitgebunden: Legen Sie eine Frist für die Fertigstellung Ihres Projekts fest
Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Ziel ist es, Ihren Sprint in 14 Tagen mit 112 Arbeitsstunden abzuschließen. Das entspricht 8 Stunden Arbeit pro Tag.
Wir haben hier Stunden als Maß genommen; Sie können Aufgaben mit einem anderen quantifizierbaren Arbeitsaufwand verbinden, der auch in Tagen oder Story Points ausgedrückt werden kann.
Im Falle der Softwareentwicklung können diese Aufgaben die Form von Product Backlog Items annehmen, d.h. von Funktionen, die in das Endprodukt integriert werden müssen.
Schritt #2: Erstellen Sie ein Dataset
Als nächstes legen wir alles in einem Datensatz ab. In unserem Dataset haben wir Folgendes:
- Daten in Bezug auf die Tage im Sprint
- Ideale Arbeitsbelastung oder Burndown
- Tatsächlicher Burndown in Bezug auf die Daten
Schritt #3: Einfügen eines Burndown-Diagramms
Wählen Sie als nächstes den gesamten Datensatz aus und klicken Sie auf Einfügen > Diagramm.
Google Sheets erstellt ein Standarddiagramm für den Datensatz. Aber keine Sorge, es öffnet sich auch ein Diagrammeditor in der rechten Seitenleiste. Um das Standarddiagramm in ein Burndown-Diagramm zu ändern, klicken Sie im Diagrammeditor auf das Dropdown-Menü Diagrammtyp.
Wählen Sie als Diagrammtyp Liniendiagramm aus und Ihr Burndown-Diagramm wird angezeigt.
Schritt #4: Passen Sie Ihr Burndown-Diagramm an
Verlassen Sie den Diagrammeditor noch nicht!
Klicken Sie neben der Registerkarte Setup auf Anpassen, um das Aussehen Ihres Diagramms zu ändern.
Dieser Bereich bietet zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten. Sie können die Burndown-Linien glatter gestalten, Linien- und Hintergrundfarben ändern, Schriftarten und Titel neu gestalten und vieles mehr.
Sie denken wahrscheinlich, dass das alles gut ist, aber wie können wir dieses Diagramm optimal nutzen?
Wie verwendet man ein Burndown-Diagramm?
Wie wir bereits gesagt haben, ist ein Burndown Chart nur dann effektiv, wenn es regelmäßig verfolgt und überwacht wird.
Daher wird der Scrum Master oder der Produktmanager jeden Tag die Daten zur Anzahl der erledigten und verbleibenden Aufgaben überprüfen und aktualisieren.
In der Zwischenzeit können sie die vergangene Leistung analysieren und aufgrund von Ereignissen während des Entwicklungsprozesses Aufgaben hinzufügen oder entfernen.
Diese Informationen und die Iterationen werden dann in den Datensatz eingespeist, um eine Echtzeitdarstellung des verbleibenden Fortschritts zu erhalten.
Sobald Sie über ein aktuelles Burndown-Diagramm verfügen, können Sie es zur weiteren Analyse Ihres Projektfortschritts verwenden. Das Burndown-Diagramm besteht aus zwei Linien: der blauen Linie und der roten Linie.
Die blaue Linie steht für den “idealen” Burndown, d.h. die geplante Erledigungsrate der Aufgaben, und die rote Linie für den “tatsächlichen” Burndown, d.h. die tatsächliche Erledigungsrate der Aufgaben.
Wenn die rote Linie oberhalb der blauen Linie liegt, bedeutet dies, dass das Team langsamer als geplant vorankommt, und wenn die rote Linie unterhalb der blauen Linie liegt, bedeutet dies, dass das Team schneller als geplant vorankommt.
Projektverantwortliche können diese Informationen nutzen, um die führenden und nachlaufenden Indikatoren des Sprints zu ermitteln.
Anhand des Burndown-Diagramms kann ein Projektmanager beispielsweise die Verzögerung des Fortschritts aufgrund von übermäßiger Arbeitsbelastung oder geringerer Produktivität vorhersehen. Daher kann er sofortige Strategien einführen oder mehr Ressourcen zuweisen, um den Prozess zu beschleunigen.
Vorlagen für Burndown-Charts
Sehen wir uns nun einige Vorlagen an, die Sie zur Erstellung eines Burndown-Charts verwenden können.
#1. Miro
Die Burndown Chart-Vorlage von Miro ist ein visuelles Tool, das Projektmanagern und Teams hilft, den Fortschritt zu verfolgen und die Arbeitsbelastung zu verwalten.
Die Vorlage bietet einen klaren und präzisen Überblick über den Projektfortschritt im Laufe der Zeit und ermöglicht es den Teams, potenzielle Engpässe oder verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.
Zu den wichtigsten Funktionen dieser Vorlage gehört die Möglichkeit:
- Anpassen des Diagramms an die Bedürfnisse Ihres Projekts
- Hinzufügen von Anmerkungen oder Notizen zu bestimmten Punkten im Diagramm
- Verfolgung des Fortschritts anhand von bestimmten Meilensteinen oder Zielen
Die Vorlage ist einfach zu verwenden und kann mit Teammitgliedern oder Stakeholdern geteilt werden, was sie zu einem idealen Werkzeug für gemeinsame Projekte oder entfernte Teams macht.
#2. EdrawMax
Die Agile Burndown Chart-Vorlage von EdrawMax ist eine umfassende und anpassbare Organigramm-Vorlage. Sie bietet eine vorgefertigte und visuell ansprechende Struktur für Unternehmen, um die Hierarchie und die Abteilungen ihrer Organisation zu skizzieren.
Zu den wichtigsten Merkmalen der Vorlage gehören ihre Vielseitigkeit und ihre Anpassungsmöglichkeiten. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche können Sie ganz einfach Elemente wie Titel, Rollen und Abteilungen hinzufügen oder entfernen sowie den Stil und das Layout des Diagramms ändern.
Außerdem können Sie Fotos und Kontaktinformationen für jede einzelne Person hinzufügen, was es zu einer wertvollen Ressource für Unternehmen macht, die sie mit Mitarbeitern und Stakeholdern teilen möchten.
Es ist eine leistungsstarke Vorlage für Unternehmen, die durch die Visualisierung ihrer Organisationsstruktur die Kommunikation verbessern und die Abläufe rationalisieren möchten.
#3. Visme
Die Vorlage Sprint Burndown Chart von Visme ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem agile Teams den Fortschritt während des Sprint-Zyklus eines Projekts verfolgen können. Hier sind ein paar Dinge, die uns an der Vorlage gefallen haben:
- Vollständig anpassbare Vorlage, mit der Sie das Design und das Format des Diagramms an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
- Die benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Funktionalität ermöglicht es, Daten einzugeben und den Fortschritt schnell und effizient zu visualisieren.
- Fügen Sie Anmerkungen und Notizen ein, um Kontexte und zusätzliche Informationen zu liefern, z.B. den Gesamtumfang der zu erledigenden Arbeit, die Kapazität des Teams oder wichtige Meilensteine oder Ereignisse, die den Sprint-Zyklus beeinflussen können
Zusammenfassung
Burndown-Diagramme sind in agilen Entwicklungsteams und bei der Scrum-Methodik zu einer gängigen Praxis geworden. Wenn Sie wissen, wie Sie ein Burndown-Diagramm optimal nutzen, können Sie komplexe Projekte besser managen.
In diesem Artikel haben wir versucht, jeden Aspekt eines Burndown-Charts zu behandeln. Und inzwischen wissen Sie, dass es bei der Erstellung von Burndown-Charts kein Patentrezept gibt.
Woran denken Sie also bei der Erstellung eines Burndown-Diagramms – an die Zeit, die Arbeitsbelastung oder die Story Points? Entscheiden Sie sich und gehen Sie dann in die Entwurfsphase der Burndown-Tabelle über.