Las reuniones sin orden del día son la causa principal de las sesiones improductivas. Cambiemos el juego con estas plantillas de agenda para reuniones productivas.
¿Así que lleva una vida en común pero no ha asistido a ninguna reunión sin orden del día? ¿Me está tomando el pelo? Todos hemos formado parte de varias reuniones en las que, o bien no tenemos oportunidad de contribuir, o bien no tenemos ninguna pista sobre la discusión.
En consecuencia, volvemos a nuestra mesa sin resultados concretos y con horas improductivas. Afortunadamente, aún puede aportar cambios positivos a su reunión a través del orden del día.
Hoy, en este artículo, no sólo le ayudaré a entender qué son los órdenes del día, sino que también le ofreceré algunas de las mejores plantillas de órdenes del día para sacar el máximo partido a su reunión. No tardemos mucho y comencemos con la productividad.
Empezaré por enumerar primero las mejores plantillas de órdenes del día. ¿Listo para explorar?
Canva
Ésta es una aplicación popular que la mayoría de nosotros utilizamos a diario. Pero, ¿sabía que nuestra aplicación de edición favorita, Canva, también puede ayudarle a crear una agenda de reuniones perfecta? Si no es así, no se preocupe; ahora ya lo sabe.
Canva es una aplicación repleta de potencia con varias plantillas como invitaciones, publicaciones en redes sociales y demás. Pero las plantillas de agenda de reuniones ponen la guinda al pastel. Canva ofrece docenas de plantillas gratuitas para agendas de reuniones que pueden utilizarse, editarse e imprimirse fácilmente.
En la aplicación encontrará plantillas tanto formales como informales. Además, Canva también ofrece plantillas de presentación de agenda personalizables, que pueden ayudarle a que su reunión sea aún más auténtica y productiva. Como ya estamos familiarizados con Canva, utilizar este sitio no será tan difícil para nadie.
Asana
¿Está buscando plantillas de agenda de reuniones que cubran todas sus necesidades de oficina? Asana puede sacarle de un apuro. Asana es un sitio web gratuito en línea que puede dar vida a sus reuniones y hacerlas más productivas y emocionantes.
Es un sitio web fácil de usar con las mejores plantillas de agenda de reuniones para usted. Las plantillas de este sitio le alivian la carga, ya que incluyen todos los temas y puntos esenciales que debe tratar una reunión.
En cuanto a los tipos, Asana ofrece tanto plantillas básicas como avanzadas. Puede encontrar aquí plantillas de agenda de reuniones bien estructuradas basadas en tipos específicos de reuniones. Tanto si busca reuniones de inicio de proyecto, reuniones de intercambio de ideas en equipo, reuniones de toda la empresa o cualquier otro tipo de plantilla, Asana puede facilitarle el trabajo en cuestión de segundos.
Smartsheet
Smartsheet es un sitio web gratuito que ofrece varias plantillas de agendas de reuniones. El sitio ofrece un listado completo y bien organizado, lo que hace que su búsqueda sea fácil y más duradera.
Este sitio incluye varios tipos de plantillas de órdenes del día de reuniones, como plantillas de órdenes del día de reuniones clásicas, plantillas de órdenes del día de conferencias, plantillas de órdenes del día de reuniones informales, plantillas de órdenes del día de reuniones de juntas directivas, etc.
Además de varias plantillas, Smartsheet es una herramienta práctica para las empresas, ya que este sitio ofrece muchas funciones adicionales como colaboración en tiempo real, flujo de trabajo automatizado, mejor visibilidad, etc. Para saber más, ¡consulte nuestro recurso sobre plantillas de Smartsheet!
Trello
Trello es un sitio web y una aplicación popular y de confianza. Trello se considera el gestor de proyectos perfecto. Esta plataforma le ayuda a organizar tareas, gestionar proyectos y mucho más. En términos de plantillas, Trello ofrece numerosas plantillas de agendas de reuniones que pueden utilizarse y personalizarse fácilmente.
Además, Trello también permite a sus usuarios subir imágenes y documentos para gestionar su trabajo de forma más eficaz. Además, también puede colaborar con los miembros de su equipo directamente desde el sitio para compartir la agenda de la reunión y ahorrarle tiempo.
Miro
Encontrar una plataforma para todas sus necesidades de oficina es una gatera. Pero Miro tiene todas esas características. Miro es un sitio web gratuito con varias plantillas de agenda de reuniones y funciones avanzadas.
La plantilla principal de Miro es la agenda de reuniones de equipo. Esta plantilla incluye todos los datos esenciales, que pueden utilizarse posteriormente para tomar decisiones acertadas en relación con la empresa. Las plantillas de agenda de reuniones de equipo pueden ayudarle a revisar los progresos, compartir actualizaciones relevantes del proyecto, reconocer los esfuerzos individuales y mucho más.
La plantilla de agenda de reunión de equipo se considera una plantilla repleta de potencia. Esta plantilla puede personalizarse fácilmente para cualquier otro departamento, como campañas de marketing, planificación de sprints, etc.
Atlassian
Si está buscando una plantilla de agenda de reunión de equipo productiva, su búsqueda puede terminar en el siguiente sitio. Atlassian es un sitio web gratuito que ofrece numerosos tipos de plantillas de agenda de reuniones. Pero este sitio es más famoso por su plantilla de orden del día para reuniones a cuatro manos.
Las reuniones a cuatro manos se consideran una de las reuniones más críticas de toda organización. Teniendo esto en cuenta, este sitio le ofrece las mejores plantillas de orden del día para reuniones a cuatro manos que proporcionan un formato transparente y de conexión.
Esta plantilla de Atlassian incluye todos los temas de debate de Atlassian. Desde los objetivos hasta la atención a un equipo concreto, esta plantilla no defraudará a su reunión desde ningún punto de vista. La plantilla de orden del día para reuniones de todos los equipos de Atlassian proporciona un formato de orden del día productivo y exhaustivo por el que toda empresa debe optar.
Ahora que ya ha comprobado cuáles son las mejores plataformas de agenda, descubramos las ventajas de documentar sus reuniones.
¿Qué ventajas tiene documentar el orden del día de las reuniones?
Antes de aterrizar en las ventajas de documentar las agendas de reuniones, permítame que le explique qué son las agendas de reuniones. Una agenda de reunión es un breve plan o esquema de reunión que el organizador comparte con todos los participantes. El orden del día de la reunión ayuda al equipo a establecer unas expectativas claras para la reunión, qué preguntas deben responderse y mucho más.
Así que, volviendo a la pregunta, ¿cuáles son los beneficios de documentar los órdenes del día de las reuniones? He aquí algunas ventajas de documentar los órdenes del día de las reuniones.
Todo el mundo puede contribuir
El principal reto de toda reunión no planificada es que no todos los participantes pueden seguir hablando en ella. Esto puede deberse a varias razones; o bien no saben qué decir, o bien los demás no les dejan hablar. Pero las tornas pueden cambiar si documenta su reunión. Ya que la documentación de la reunión permite que todos los participantes sepan el porqué, el cómo y el cuándo de la reunión.
Optimice el tiempo
La documentación de las reuniones no consiste en nada específico sobre el tiempo. Pero aun así, puede ayudar a que la reunión sea breve y productiva. Anima a los miembros del equipo a comprender previamente los objetivos de la reunión y resuelve todas las confusiones. Además, la documentación de la reunión ayuda a evitar conversaciones fuera de tema, lo que ahorra tiempo.
Mantener el ritmo de la discusión
La principal característica de la documentación de las reuniones es que los datos están bien clasificados y organizados. Gracias a estas características, los participantes en la reunión pueden seguir fácilmente el ritmo de las discusiones y exponer sus puntos de vista, ya que saben lo que viene a continuación y cuándo pueden intervenir.
Mantenga un registro de la discusión
Las reuniones son un elemento esencial de cualquier negocio y empresa. Puede que tenga que asistir a dos o más reuniones en un día y a veces ni siquiera a una. Pero, ¿puede recordar todos los puntos y planes tratados en la reunión?
Por ello, la documentación de reuniones puede ayudarle a tomar todas las notas importantes de forma organizada. Además, la documentación de las reuniones también puede utilizarse posteriormente para compartir el resumen de la discusión con los participantes ausentes.
Documentar sus reuniones y agendas es una forma excelente de agilizar el flujo de trabajo de su organización. Entonces, ¿cómo le ayudan las plantillas de agendas de reuniones en este proceso?
¿Cómo puede ayudarle una plantilla de orden del día a organizar y agilizar la reunión?
En el momento en que sepa qué es una agenda de reuniones y cuáles son sus ventajas, seguro que sentirá curiosidad por saber cómo hacer una agenda de reuniones. Pero planificar el orden del día de una reunión no es tan sencillo como un bricolaje de un minuto. Sin embargo, Internet ha facilitado la mayoría de las tareas complejas.
Por eso, en lugar de planificar usted mismo el orden del día de una reunión, siempre puede optar por las plantillas de orden del día de reuniones en línea. Estas plantillas prediseñadas que esbozan los motivos y la estructura de una reunión presentan varias ventajas. A continuación se exponen las principales ventajas de utilizar plantillas de órdenes del día de reuniones.
Racionalización
Las plantillas de orden del día de reuniones le ayudan a confeccionar un orden del día de reuniones productivo, agilizando aún más su reunión al promulgar una guía directa para todos los asistentes a la reunión. Estas plantillas incluyen todos los temas y acciones necesarios que deben tratarse en la reunión.
Como resultado, los asistentes no tienen que pensar en todos los puntos esenciales en el último minuto. En su lugar, pueden prepararse incluso antes con la ayuda de la documentación.
Ahorro de tiempo
Preparar el orden del día de una reunión no es sencillo. Además de pensar en todos los puntos clave esenciales, también hay que organizar y categorizar la agenda de una forma específica para evitar que se pase por alto algún tema relevante.
Ahí es donde las plantillas de agenda de reuniones vienen al rescate. Las plantillas de agenda de reuniones ya tienen los datos bien organizados y categorizados. Sólo tiene que añadir los puntos esenciales, y esta característica no sólo le ahorra tiempo, sino que también le permite cubrir todos los temas sin gastar mucho tiempo.
Numerosas opciones
Como sabemos, no todas las reuniones son iguales. Por lo tanto, ni siquiera la agenda de la reunión puede ser la misma. Pero aun así, no tiene por qué preocuparse, ya que varias plataformas en línea ofrecen numerosos tipos de plantillas de órdenes del día para reuniones.
Tanto si se trata de una consulta 1:1 como si tiene un equipo, podrá encontrar y organizar su reunión a través de plantillas de agenda en línea en cuestión de segundos. Ni siquiera necesitará plantillas de planificación de proyectos, ya que la planificación resulta más sencilla con la ayuda de las plantillas de reuniones adecuadas.
Según una encuesta reciente, alrededor del 83% de los empleados pasan hasta el 33% de su semana laboral en reuniones, y un empleado medio dedica al menos 3 horas de trabajo a reuniones. Estas cifras son más que suficientes para decir cuánto tiempo consumen las reuniones.
Además, estas muchas horas pueden ser en vano si las reuniones no aportan el resultado deseado. Por lo tanto, es esencial tener una agenda de reuniones bien organizada para ahorrar tiempo y obtener un resultado productivo.
Conclusión
Las reuniones son una parte esencial de la organización. Permiten a los miembros del equipo conocer sus objetivos, posiciones actuales, planes y otros factores de la empresa. Pero, ¿de qué sirve pasar horas en reuniones si los asistentes regresan con un «para qué ha servido esta reunión»?
Eso es lo que hace que una empresa necesite utilizar plantillas de agenda de reuniones. Hoy en este blog, hablamos de algunas de las mejores plantillas de agenda de reuniones que no sólo pueden hacer que su reunión sea productiva, sino también darle vida.