El software de gestión de contratos es importante ya que los contratos son el canal de ingresos de cualquier empresa, y el software de gestión de contratos garantiza que el canal sea impecable y puntual.
Los contratos empresariales se están digitalizando por completo. Se acabó la redacción de documentos, la redacción final, la firma, el correo postal, etc. El equipo financiero, de ventas o de atención al cliente utiliza ahora herramientas automatizadas para elaborar cientos de contratos diarios.
Si aún no ha probado ninguna aplicación de gestión de contratos, está en el lugar adecuado. A continuación le presentamos la lista definitiva de aplicaciones de gestión de contratos para que pueda elegir.
Y como extra, también le he proporcionado algunas ideas sobre este software, como cuál es el propósito de este software de gestión de contratos, sus características esenciales y cuál es el proceso estándar de gestión de contratos.
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Los programas informáticos se han creado para facilitar las tareas difíciles o complejas y eso es justo lo que hacen estos programas de gestión de contratos enumerados a continuación.
PandaDoc
Aunque PandaDoc es un software de gestión de contratos popular y robusto, hace mucho más que eso. Además de permitirle personalizar, negociar e incluir la firma electrónica en contratos complejos, mantiene las conversaciones en movimiento y trabaja a su ritmo.
Esta plataforma repleta de funciones contiene cientos de plantillas de contratos que puede personalizar mediante un editor de arrastrar y soltar y compartir con sus clientes rápidamente. Además, puede utilizar la biblioteca de opciones de cláusulas preaprobadas para generar contratos sin errores para múltiples usos.
Las características más destacadas de PandaDoc son:
- Notificaciones en tiempo real
- Procesamiento de pagos sin fisuras
- Aplicación móvil para Android e iOS
- Documentos y usuarios ilimitados
- Integración con CRM para la importación de datos de clientes
Le permite agilizar el proceso de gestión de contratos automatizando tareas como la aprobación, la orden de firma y los permisos de usuario a medida. Los miembros del equipo también pueden comentar el documento o continuar la conversación a través de la función de chat general.
Zoho Contracts
Zoho Contracts es un completo software de gestión de contratos que le permite agilizar el ciclo de vida de los contratos. Ayuda a las empresas a mejorar la eficiencia en todos los aspectos de la gestión de contratos, mejorando el cumplimiento y mitigando los riesgos empresariales. Esta aplicación puede satisfacer todas sus necesidades relacionadas con contratos, desde la creación de documentos, aprobación y negociación hasta la firma.
Las principales características de Zoho Contracts son:
- Firmas legalmente vinculantes
- Elementos de acción para recordatorios
- Roles de usuario y permisos de acceso predefinidos
- Cifrado y centros de datos privados
- Repositorio central para empresas
Puede crear nuevos contratos al instante con el asistente de creación de contratos, probar las plantillas predefinidas para contratos habituales o crear plantillas personalizadas. Funciones como el editor de documentos integrado, el seguimiento de cambios y los comentarios hacen que la colaboración en los documentos le resulte muy sencilla.
Además, puede utilizar esta plataforma para diseñar el flujo de trabajo de aprobación, obtener información valiosa de los análisis, capturar el historial de contratos, ver los cambios actuales y gestionar las obligaciones contractuales.
ContractWorks
Si busca un software de gestión de contratos sencillo que sólo necesite unos minutos para configurarlo, opte por ContractWorks. No sólo aumenta drásticamente la visibilidad de sus contratos, sino que también minimiza el riesgo de incumplir la próxima fecha de renovación.
Las características más destacadas de ContractWorks son:
- Informes personalizados y programados que cubren todos los aspectos
- Alertas y notificaciones ilimitadas para los contratos importantes
- Etiquetas de IA para facilitar la navegación y la búsqueda de contratos
- Herramientas inteligentes de IA para el seguimiento de puntos de datos clave
- Interfaz gráfica de usuario intuitiva y gestor de implantación dedicado
Esta aplicación le permite incluir un número ilimitado de usuarios, independientemente del plan que elija. Gracias a la OCI y a la función de búsqueda avanzada, podrá encontrar rápidamente los detalles del contrato que necesite.
Además, le permite almacenar todos los contratos en un repositorio de contratos escalable y seguro. La función de firma electrónica incorporada le permite enviar, firmar y archivar contratos desde cualquier lugar.
Concord
Concord es una plataforma única para todos sus procesos contractuales. Le permite gestionar la redacción, la aprobación, la firma electrónica y el almacenamiento de contratos, así como un control total de la gestión del ciclo de vida de los contratos.
En esta plataforma puede realizar otras tareas esenciales como la negociación externa, la búsqueda de contratos, la gestión de alertas de plazos y la elaboración de informes. También facilita la redacción colaborativa de documentos, los comentarios y el chat con colegas y proveedores.
Entre las principales características de Concord se incluyen:
- Automatización de tareas regulares con integración enriquecida
- Perspectivas relacionadas con los contratos con comparación de campos
- Alertas por correo electrónico para la renovación o el vencimiento de contratos
- Firmas jurídicamente vinculantes ilimitadas
- Enrutamiento y aprobación automáticos de documentos
Concord admite la integración con varias aplicaciones para agilizar su flujo de trabajo. Puede integrarlo con 4000 aplicaciones a través de Zapier o utilizar su API REST y webhooks. Además, puede combinarlo con Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms y muchas más.
DocuSign CLM
DocuSign CLM es la elección adecuada para las pequeñas empresas, ya que ofrece un software de gestión de contratos rentable. Le ayuda a organizar todo el proceso creando acuerdos personalizados, automatizando el trabajo administrativo de los contratos y conociendo las tendencias, los riesgos y las oportunidades.
Puede crear rápidamente un contrato utilizando plantillas, bibliotecas de cláusulas, un editor de arrastrar y soltar y reglas condicionales. También le permite el control de versiones y el enrutamiento de contratos para su revisión interna y externa.
Las principales funciones de DocuSign CLM son las siguientes:
- Automatización de tareas y gestión de flujos de trabajo complejos
- Ahorra tiempo al estandarizar los procesos de gestión de contratos
- Elimina los cuellos de botella para un trabajo eficiente
- Apoya la inteligencia empresarial con una revisión rápida e información sobre tendencias
- Colaboración fluida y sencilla entre los miembros del equipo
Además, las empresas pueden utilizar DocuSign CLM para almacenar contratos en un respiratorio central, gestionar obligaciones, buscar acuerdos con filtros y mucho más. La aplicación cuenta con más de 100 pasos de flujo de trabajo preconfigurados que puede utilizar para generar, revisar, aprobar y almacenar contratos.
Contract Hound
¿Pierde a menudo la pista de sus contratos importantes? Contract Hound está aquí para ayudarle. Este sencillo software de gestión de contratos le permite encontrar, almacenar y organizar fácilmente todos los contratos para que pueda dejar a un lado sus preocupaciones.
Las características más destacadas de Contract Hound son:
- Almacene y organice los documentos en una base de datos con función de búsqueda
- Posibilidad de añadir usuarios ilimitados de forma gratuita para ver un contrato
- Firma y aprobación seguras mediante integraciones
- Equipo de soporte receptivo para guardarle las espaldas
- Almacenamiento de copias de seguridad seguro y a prueba de emergencias
Puede establecer recordatorios y notificaciones para las fechas de vencimiento y renovación de los contratos. Puede ofrecer permisos de sólo lectura o de redacción a sus colegas preferidos en esta plataforma. Las empresas también pueden utilizar Contract Hound para revisar y firmar contratos, gestionar subvenciones y realizar un seguimiento de los cambios.
CMx
CMx es la herramienta dinámica todo en uno para todas sus tareas de gestión de contratos. Esta plataforma está disponible tanto en la nube como on-premise. Con su ayuda, las empresas pueden acceder a sus valiosos datos de gestión del ciclo de vida de los contratos en una sola plataforma, incluyendo contratos, acuerdos legales y documentos relacionados.
Puede crear contratos sin esfuerzo, aprovechando la importación de cláusulas aprobadas en MS Word mediante arrastrar y soltar. También puede guardar todas las versiones de los contratos en el respirador central de contratos.
Los atributos más destacados de la aplicación CMx son:
- Análisis avanzados con datos procesables, informes personalizados y programados
- Autenticación multifactor, multi-tenancy seguro, certificado SSL
- Datos cifrados almacenados en centros de datos seguros
- Flujos de trabajo para la revisión y aprobación de contratos
- Fácil configuración y permisos detallados
También admite la integración con varios editores, aplicaciones y plataformas SSO como Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 y Azure Active Directory.
Evisort
¿Está buscando un software de gestión de contratos adecuado para su empresa de rápido crecimiento? En ese caso, Evisort podría ser la opción perfecta para su empresa. Esta herramienta de gestión de contratos impulsada por IA le ayuda con la reducción de la carga de trabajo, las alertas de vencimiento de contratos, la búsqueda más rápida de contratos y la reducción del tiempo de transacción de contratos.
Las principales características de la aplicación Evisort son:
- Automatización de contratos para ampliar los recursos
- Procesos de aprobación transparentes para imponer el cumplimiento
- Alertas automatizadas y notificaciones de activación
- Análisis, informes y visualización avanzados de contratos
- Integración sin código y gestión de accesos
Con la plataforma de inteligencia contractual de Evisort, puede simplificar la gestión de contratos. También agiliza los flujos de trabajo para ayudar a su equipo a concentrarse en el trabajo estratégico y colaborar para cerrar acuerdos más rápidamente. Esta plataforma admite la integración con aplicaciones como Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box y Salesforce.
IronClad
IronClad es una solución de gestión del ciclo de vida de los contratos para todo tipo de contratos empresariales digitales, incluidos los jurídicos (acuerdos NDA), de compras, ventas, finanzas, RRHH y marketing. Garantiza una eficiencia total con etiquetado automático, sugerencias de revisión, extracción y análisis de datos contractuales, elaboración de informes y mucho más.
Entre las principales características de IronClad se incluyen
- El repositorio impulsado por IA almacena todos los contratos y datos contractuales
- Plataforma de creación de contratos de autoservicio con control total
- Análisis basados en IA para el seguimiento de los datos contractuales, la adopción y el compromiso
- Compatibilidad multidispositivo de funciones como las envolturas por clic y las firmas electrónicas
- Interfaz intuitiva para diseñar contratos según sus necesidades
Su IA puede revisar automáticamente el contrato y realizar redlining. También puede agilizar el proceso integrando esta solución con Salesforce. También le ayuda a crear términos y directrices estándar para todos los miembros del equipo. Además, puede visualizar las perspectivas analíticas para identificar los cuellos de botella y discutir su impacto con otros equipos.
Ahora que ya tiene una buena idea del software de gestión de contratos disponible, veamos el propósito, las características y otros aspectos de este software.
¿Para qué sirve el software de gestión de contratos?
Las aplicaciones de gestión de contratos hacen que el proceso contractual se realice sin esfuerzo, gestionando desde las negociaciones hasta la firma final. ¿Le parece interesante? A continuación encontrará algunos de los propósitos más populares:
Disminuir el plazo del contrato
Normalmente se tarda hasta 4 semanas en finalizar el borrador del contenido de un contrato. Si se encarga de la redacción de contratos, impresione a su jefe elaborando contratos profesionales en cuestión de minutos utilizando también una sólida gestión de contratos.
Aumente la precisión de los contratos
Los errores involuntarios en un documento contractual podrían romper un buen acuerdo y mermar la confianza de su empresa. Puede evitar estos contratiempos utilizando herramientas de contratos automatizadas. Dichas herramientas utilizan contactos previos para autocompletar cifras, campos, datos vitales, etc.
Todo lo que tiene que hacer es realizar algunas personalizaciones y modificaciones en los datos rellenados para que el contrato esté al día.
Automatización de procesos clave
Un proceso contractual implica muchos pasos como la negociación, la creación, los borradores de presupuestos, los presupuestos actualizados, los presupuestos renovados, los recordatorios de firma de contrato, etc. Puede automatizar todos estos pasos utilizando un software de gestión de contratos para ahorrar su cordura y, por supuesto, también un montón de papeles.
habilitación de la firma electrónica
El equipo de ventas y atención al cliente puede seguir trasladando el proceso de firma de contratos de una persona a otra mediante la firma electrónica de documentos. La firma digital de documentos es más rápida que la firma en persona.
Características esenciales de una herramienta de gestión de contratos
Un software de gestión de contratos merece la pena cuando posee las siguientes funcionalidades:
Plantillas de contratos
La aplicación debe ofrecer las plantillas habituales que las empresas utilizan con frecuencia. También debe ofrecer la opción de convertir un contrato novedoso en una plantilla para el futuro.
Repositorio central de contenido contractual
Debería existir una base de datos para el contenido que los contratos utilizarán con frecuencia. El operador debería poder personalizar los campos según sus necesidades.
Control de acceso basado en roles
Los agentes de ventas sobre el terreno, los empleados de oficina, el servicio de atención al cliente, el redactor del contrato, los asistentes personales del gerente y los propietarios de la empresa deben tener distintos niveles de acceso en la demanda.
Almacenamiento seguro y cifrado
Un software robusto de gestión de contratos utilizará software de autenticación y protocolos de encriptación para proteger los contratos de los malos actores.
OCR, AI, PDF e impresión
El software debe incluir un programa de OCR si necesita añadir contenido de un contrato físico. Una IA puede procesar las entradas para crear PDF limpios y profesionales.
Ocasionalmente, puede necesitar copias impresas, por lo que la opción de impresión también debe estar presente.
Cuadro de mandos
Un cuadro de mandos que muestre varias métricas del equipo de tramitación de contratos ayudará a los gerentes, a los responsables financieros y al equipo directivo a elaborar planes empresariales y financieros adecuados.
El software de gestión de contratos de última generación debe mostrar un cuadro de mandos con los contratos pendientes, los borradores de contratos, los contratos en tramitación, los contratos enviados para su aprobación por el cliente y las nuevas propuestas de contrato.
Firma electrónica integrada
Cuando compre un traje de gestión de contratos, asegúrese de que incluye una función de firma electrónica. De lo contrario, puede que tenga que comprar otra aplicación sólo para la firma electrónica. Separar esta función vital seguramente ralentizará la velocidad de procesamiento de sus contratos.
Proceso de tramitación de contratos
La aplicación debe ofrecer un flujo de trabajo intuitivo para la tramitación de contratos. Por ejemplo, el agente de campo iniciará el flujo del contrato. A continuación, el equipo de ventas o productos verificará los elementos del contrato y los remitirá a los gestores.
Una vez que un gestor finaliza el precio y los términos, la persona puede enviar el contrato a la dirección. Y todo esto debería ocurrir dentro de la aplicación.
Supervisión administrativa
Debe haber capacidades avanzadas de visualización para los gestores, los responsables financieros, la dirección y los propietarios de la empresa. Esto garantizará que todo se desarrolle de acuerdo con la política de la empresa.
Por lo tanto, a la hora de elegir una herramienta, le sugeriría que repasara esta lista de comprobación de características para que disponga de un software que le ofrezca la máxima funcionalidad.
¿Qué es el procedimiento normalizado de gestión de contratos?
El proceso o flujo de trabajo típico de la gestión de contratos consta de seis pasos. Eche un vistazo a cada etapa del ciclo de vida.
Creación
La primera etapa de la gestión de contratos consiste en crear un acuerdo. Puede utilizar una plantilla o empezar a redactarlo desde cero.
Colaboración
Al tratarse de un documento empresarial clave, los contratos suelen requerir colaboración interna. Múltiples equipos realizan sus aportaciones para finalizar un contrato en nombre de la empresa.
Edición
La primera copia del acuerdo difícilmente es la definitiva. Necesita pasar por varias ediciones y cambios de versión para su finalización.
Firma
Una vez finalizada la parte de redacción, hay que firmar el papel del contrato. En los tiempos modernos, el uso de firmas electrónicas es cada vez mayor.
Seguimiento
También es necesario hacer un seguimiento de las obligaciones y el cumplimiento de un contrato.
Almacenamiento
Todos los contratos tienen que almacenarse en un respiratorio de búsqueda, centralizado y seguro. De este modo, los usuarios pueden clasificar y encontrar rápidamente los documentos.
Informes
Debe obtener un informe analítico personalizado para su contrato con perspectivas procesables. Esto le ayuda a tomar decisiones informadas.
Renovación
En muchos casos, los contratos se renuevan al cabo de cierto tiempo. Sin embargo, es crucial hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de la renovación.
Esto resume el proceso de gestión de procesos estándar. Veamos ahora algunos libros populares que le ayudarán a aprender más sobre la gestión de contratos.
Libros populares para aprender Gestión de contratos
He aquí algunos libros populares que deberían ayudarle en el aprendizaje de la gestión de contratos.
Gestión de contratos: Competencia empresarial básica
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Redacción y negociación de contratos
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Principios de gestión de contratos
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Gestión de contratos: Secretos ganadores
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Contract Management: Winning secrets to develop and manage IT contracts | Buy on Amazon |
Estos libros deberían ayudarle en su viaje para comprender y aprender mejor la gestión de contratos.
Palabras finales
Hasta ahora, ha explorado las ocho mejores herramientas como software de gestión de contratos que están arrasando en el mundo empresarial. Puede elegir una de las anteriores en función de las necesidades de su empresa, la carga de trabajo de los contratos y su presupuesto. Puede optar por una versión de prueba y luego suscribirse si la herramienta le parece satisfactoria.