Durante siglos, los documentos han sido un componente vital de cualquier industria. Las necesidades de documentación empresarial han crecido enormemente y se han vuelto más complejas a medida que las empresas crecen.
Para utilizar los documentos con eficacia, las empresas deben clasificarlos y ordenarlos con precisión; de lo contrario, pueden surgir problemas para los miembros del personal.
La automatización de documentos utiliza programas y software para elaborar documentos electrónicos con la menor contribución humana. Ayuda a automatizar los flujos de trabajo, incluidos el escaneado, el almacenamiento, la extracción, la captura de datos y la clasificación de documentos.
Los usuarios crean documentos conocidos como «plantillas» en el software de automatización de documentos. Estas plantillas especifican cómo se deben añadir, modificar o eliminar documentos en función de entradas específicas.
La automatización de documentos puede ser:
- Procesamiento de documentos: Consiste en extraer la información pertinente de varios documentos, validarla y convertirla en datos enriquecidos para el usuario final. Cada etapa del ciclo de vida del documento se gestiona durante el procesamiento de documentos.
- Producción de documentos: Esto implica utilizar los datos que ya se han recopilado o recuperado como entradas para producir propuestas, contratos, cartas comerciales, facturas, etc.
En este post hablaremos del mejor software de automatización de documentos y de cómo puede ahorrarle horas.
DocuPilot
Docupilot es un programa de automatización de documentos fácil de usar y adaptable. Puede utilizar los datos disponibles y plantillas creativas para crear documentos. El creador de documentos incorporado puede crear plantillas personalizadas.
También puede enviar por correo electrónico los documentos que elabore con este software de automatización a servicios como Dropbox, Zapier y Docusign.
Características
- Plantillas predefinidas: Docupilot contiene plantillas predefinidas que las empresas pueden utilizar para formar presupuestos, acuerdos, facturas y otros documentos.
- Integración: CRM, formularios, bases de datos en línea, encuestas y RRHH son sólo algunas de las fuentes de datos con las que puede vincular el software.
- Seguridad: Con la ayuda de Docupilot, puede proteger con contraseña y encriptar sus documentos. Podrá garantizar en todo momento la privacidad de sus clientes, fomentando la tan necesaria confianza de éstos.
- Flujo de trabajo automático: Algunos de los flujos de trabajo documentales más complicados de una empresa se simplifican con Docupilot. No tendrá que repetir el proceso de introducción de datos cada vez que redacte un documento, lo que simplifica todo el proceso.
DocuPilot destaca por su coste comparativamente económico, que lo hace más accesible.
airSlate
Desde la generación de flujos hasta el análisis de procesos, airSlate es una aplicación en la nube todo en uno que puede gestionar todas las etapas de la automatización de sus documentos. También es una utilidad sin código.
Su personal manual de procesamiento de documentos puede reducirse a la mitad si saca el máximo partido de la aplicación.
Características
- Creador de flujos: La interfaz de usuario de arrastrar y soltar de Flow Creator le permite crear una representación visual del flujo de trabajo documental (UI).
- firma electrónica: A los formularios, encuestas, documentos y contenidos digitales se les pueden añadir fácilmente firmas electrónicas legalmente vinculantes.
Pruebe estas herramientas de firma electrónica para firmar documentos digitalmente.
- Encuestas en línea: Con la función de encuestas en línea, puede hacer encuestas públicas, documentos de prueba de aplicaciones beta y cuestionarios.
- Automatización robótica de procesos: Puede automatizar procesos utilizando bots airSlate sin escribir una sola cadena de código.
Además, airSlate dispone de una amplia biblioteca con miles de plantillas de automatización de documentos para la mayoría de los sectores.
PandaDoc
La creación, edición y firma de documentos puede realizarse en un solo lugar utilizando PandaDoc.
Tanto si necesita un software de firma electrónica, propuestas automatizadas, herramientas de ventas y marketing, o un procesamiento seguro de documentos, PandaDoc le proporcionará las herramientas que necesita para acelerar el embudo de su negocio y tener los documentos firmados en un instante.
Para ofrecer una experiencia de gestión de documentos sin fisuras a través de muchas fronteras digitales, PandaDoc se integra fácilmente con más de 30 aplicaciones y contando.
Características
- Soltar y arrastrar: Proporciona al usuario opciones predeterminadas para arrastrar y colocar en su documento basado en la categoría en lugar de la función de plantillas.
- Firma digital: Esta es una de las características más importantes ya que permite a los usuarios firmar documentos digitalmente sin utilizar papel.
- Creación de documentos: Los usuarios pueden crear aquí cualquier documento que deseen y controlar el resto del contenido. Esto es perfecto si necesita elaborar contratos comerciales, propuestas, licitaciones y otros documentos.
- Archivo de registros: Una vez que haya terminado de crear su documento, puede categorizar y registrar los archivos.
A los clientes les gusta la flexibilidad de las plantillas de PandaDoc. Otra característica fantástica que los consumidores encuentran útil es el seguimiento y análisis de documentos.
Crove
Puede diseñar y automatizar todos los documentos de su empresa utilizando Crove. Con su robusto editor de documentos, puede ayudarle a automatizar todos sus documentos. Para automatizar cualquier documento, puede añadir variables, condiciones lógicas, fórmulas de Excel y firmas electrónicas.
Si utiliza mucho Excel, pruebe estas fórmulas y atajos de teclado de Excel.
Al centralizar sus operaciones documentales en Crove, podrá prescindir de herramientas innecesarias. Con su biblioteca integrada de plantillas, Crove va más allá de la simple automatización de documentos.
Características
- Cálculos: Utilice fórmulas matemáticas para realizar cálculos directamente en los campos de sus documentos.
- Formularios: Cree su encuesta, incluya la lógica para ocultar o mostrar las preguntas y permita que cualquiera cree documentos respondiendo a las preguntas.
- Vista previa rápida: Rellene el cuestionario y compruebe sus documentos en tiempo real.
- Publique formularios: Publique sus formularios en una URL pública; cualquiera podrá crear documentos con ellos si respeta las restricciones que usted establezca para su enlace.
Crove puede ser su herramienta ideal si busca un software gratuito de automatización de documentos.
Documate
Documate es un software de automatización de documentos fácil de usar y sin código para elaborar documentos jurídicos.
Un grupo de abogados y tecnólogos crearon Documate inicialmente para ayudar a las organizaciones benéficas de asistencia jurídica a crear flujos de trabajo de cara al cliente.
Principalmente los abogados utilizan este software. Sin embargo, cualquier empresa puede desarrollar documentos utilizando las sencillas funciones de Documate.
Si es usted abogado, puede que le interese este software de gestión de casos.
Características
- Formularios web: Los usuarios pueden diseñar formularios web únicos que introducen datos en documentos Word o PDF.
- Encuesta en línea: Los usuarios crean una encuesta y luego cargan documentos de plantilla que se conectan a los campos del formulario de la encuesta.
- Incrustar: Con la ayuda del programa, los usuarios pueden generar documentos de entrada, distribuir los flujos de trabajo desarrollados o incluso incrustarlos en sitios web.
Esta plataforma de automatización de documentos es adecuada para profesionales y abogados que deseen una solución sin código con una interfaz de usuario sencilla.
Templafy
Las grandes empresas pueden organizar rápidamente el contenido y los activos de la empresa a través de este software de automatización de documentos: Templafy.
Al tiempo que aumenta la eficacia para los usuarios finales mediante la automatización de la creación de documentos, el sistema garantiza el cumplimiento legal y de la marca en los papeles.
Esta plataforma es perenne y adaptable a las infraestructuras de TI y aplicaciones en constante evolución que utilizan las empresas y organizaciones actuales.
Características
- Sistema basado en permisos: Permite a los gestores y a los equipos de cumplimiento normativo una gestión con control de calidad sobre todos los activos documentales, garantizando que los miembros del equipo utilicen únicamente la información permitida.
- Integración: Los empleados pueden simplificar la creación de contratos, propuestas y material colateral de ventas dentro de sus programas de procesamiento de textos con la ayuda de las herramientas de automatización de documentos de Templafy, que enlazan con las aplicaciones de Microsoft Office y Google G Suite.
- Interfaz de administración: Los empleados pueden acceder a herramientas estándar de generación de documentos con la distribución centralizada de archivos de plantillas de oficina.
Las empresas más grandes pueden utilizar Templafy porque necesita un mínimo de 50 usuarios.
ExperLogix
Los usuarios empresariales pueden agilizar, mejorar y automatizar los procesos documentales de misión crítica con la ayuda del software de automatización de documentos de Experlogix, completo pero fácil de usar.
Características
- Flujos de documentos: Mediante una interfaz visual, puede crear rápidamente flujos de documentos que utilicen lógica condicional sin codificación.
- Diseño de plantillas: Proporciona las herramientas que necesita para crear plantillas dinámicas basadas en datos y establecer flujos de trabajo intrincados.
- Recogida digital de datos: Los Smart Forms de Experlogix son formularios de recopilación de datos flexibles, integrados y basados en web que facilitan a los usuarios o clientes la introducción y el envío de información de forma electrónica.
- Gestión de salida: Los servicios documentales ofrecen métodos automatizados increíblemente flexibles para gestionar grandes volúmenes de salida de documentos.
El gestor de contenidos de Experlogix es un repositorio seguro y organizado que facilita y agiliza la gestión, el almacenamiento y la recuperación de activos digitales, incluidos formularios y documentos PDF, logotipos, imágenes y contenidos multimedia.
Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon permite el procesamiento inteligente de documentos automatizando el flujo de trabajo relacionado de su organización. Aquí puede configurar la forma en que un documento entra en el motor de procesamiento y se procesa en un formato de salida específico.
Su plataforma IDP impulsada por IA es ideal para el reconocimiento rápido de texto y la extracción de datos. También dispone de análisis sintáctico automático de documentos e introducción de datos. Incluso le permite crear sus propios flujos de trabajo de procesamiento de documentos.
| ✅Pros | ❌Cons |
|---|---|
| Automatización humana para una precisión del 100 | Opciones de personalización limitadas |
| Conversión de documentos a PDF, XSLX, JSON, XML y CSV | |
| Descubrimiento y almacenamiento de datos automatizados | |
| API y SDK fácilmente implementables |
Entre las funciones adicionales de este software se incluyen la verificación de la identidad del cliente, la comprobación cruzada de documentos, la identificación de documentos falsificados, la categorización y el etiquetado de documentos, la verificación de documentos y el enmascaramiento de datos confidenciales. Debe ponerse en contacto con Klippa para obtener un presupuesto personalizado para su caso de uso.
Conga Compositor
Con Conga Composer puede automatizar el proceso de generación de documentos para agilizar el ciclo de vida de los mismos. Elimina la necesidad de copiar-pegar manualmente los datos y garantiza una población de datos precisa. El software también puede fusionar datos del conjunto de datos.
Puede realizar la edición en vivo de cualquier documento y realizar una doble comprobación para garantizar la precisión. También permite personalizar la marca para que sus documentos tengan siempre el mismo aspecto. Los tipos de archivo compatibles son DOCX, XLSX, PPTX, PDF y correo electrónico HTML.
| ✅Pros | ❌Cons |
|---|---|
| Ofrece una única fuente de verdad para todos los equipos | Tarda en cargarse |
| Integración perfecta con sistemas heredados | La preparación de los datos y el formato de las tablas son complejos |
| Biblioteca de plantillas personalizable | |
| RestAPI para la población de datos |
Incluso puede enviar los documentos de gran tamaño como un enlace para evitar problemas como los archivos adjuntos de gran tamaño por correo electrónico. Puede obtener una prueba o demostración gratuita de este producto.
HotDocs
HotDocs es una plataforma profesional para la automatización de documentos. En ella, los equipos pueden crear plantillas para cada caso de uso e insertar diversos elementos dinámicos como tablas.
El software también permite crear formularios de entrevista y añadir condiciones para añadir documentos adicionales en función de las respuestas. También admite la personalización automática del formato de los datos. También puede crear áreas de texto condicional y bloques de firma dinámicos cuando tenga varios firmantes.
| ✅Pros | ❌Cons |
|---|---|
| Ideal tanto para PYMES como para empresas | Interfaz de usuario compleja |
| Integración con CRM, BPM y ECM | La corrección de documentos requiere destreza |
| API para despliegue local y en la nube | |
| Controle la salida del documento |
El montaje de documentos HotDocs también puede crear un documento perfectamente formateado en cuestión de segundos. La plataforma le permite programar una demostración y hablar con un experto en automatización de documentos.
Veamos ahora por qué las empresas necesitan la automatización de documentos y algunas características que deben tenerse en cuenta al seleccionar una herramienta de automatización de documentos.
¿Por qué necesitan las empresas la automatización de documentos?
Las empresas deben ocuparse de muchos papeles, cuya gestión ineficaz puede resultar costosa.
El procesamiento de documentos se hace más accesible y más cómodo con la automatización. Observe las siguientes razones por las que las empresas necesitan la automatización de documentos:
Reducir el trabajo repetitivo con documentos
La automatización de documentos reduce el tiempo y el esfuerzo que los empleados dedican a procedimientos repetitivos. El escaneado de documentos, la extracción de datos, la clasificación, la indexación de documentos y el almacenamiento de datos son esenciales para que cualquier empresa funcione con eficacia. La automatización de documentos consigue todo esto y mucho más.
Procese los documentos con mayor rapidez
El empleo de plantillas personalizadas puede reducir el tiempo dedicado al papeleo y agilizar el proceso de tramitación de documentos. Esto ayuda a establecer un procedimiento de documentación que todos los miembros del personal pueden seguir para hacer un buen uso de su tiempo y esfuerzo.
Menor tasa de errores
Los documentos creados manualmente pueden necesitar copiar y pegar, o los más recientes pueden contener errores que deben corregirse numerosas veces, lo que requiere un arduo esfuerzo humano y añade retrasos innecesarios a las operaciones.
Estos errores pueden eliminarse o reducirse considerablemente con la precisión de la automatización avanzada de documentos. Las plantillas predefinidas y las tecnologías basadas en IA que aprovechan la captura de datos facilitan la obtención de la información necesaria y notifican al personal adecuado cuando faltan datos.
Ahorro de gastos
Las empresas que automatizan la creación de documentos se beneficiarán sin duda de unos costes más bajos. La automatización puede reducir considerablemente los gastos totales, incluidos los asociados a la impresión de documentos, la construcción de archivadores para los documentos reales, etc., y mejorar el control administrativo.
Mejora las interacciones con los clientes y las asociaciones comerciales
Las buenas relaciones entre empleados, proveedores y consumidores son esenciales para el éxito de cualquier organización. Mantener conexiones positivas puede resentirse si la creación manual de documentos se presta a errores, retrasos e incoherencias.
El acceso a la documentación en línea hace que trabajar con más proveedores y contactar con más consumidores sea más sencillo y seguro. La facilidad de consultar los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento promueve mejores interacciones y ayuda a crear experiencias individualizadas con los clientes.
Mejora la seguridad y la privacidad
Los sistemas de automatización de documentos incorporan áreas de almacenamiento digital con los permisos de acceso necesarios para evitar la pérdida de documentos y mejorar la seguridad de los datos.
Los sectores jurídico y sanitario, por ejemplo, pueden proteger los datos confidenciales de filtraciones y violaciones utilizando un software de automatización de documentos con medidas de seguridad adicionales.
Más eficaz que el procesamiento manual de documentos
Si produce con frecuencia el mismo tipo de documentos, como contratos, facturas o informes mensuales, es posible que experimente los siguientes problemas:
- Lleva mucho tiempo y esfuerzo recopilar manualmente datos de muchas fuentes, realizar cálculos complejos y producir visualizaciones para ilustrar los datos.
- Es difícil garantizar que los documentos estén totalmente libres de errores, incluso después de pasar horas (o días) buscando errores.
Estos problemas pueden resolverse utilizando un software de automatización de documentos, que le permite recopilar datos automáticamente de muchas fuentes y organizarlos como desee.
Como resultado, puede crear cualquier informe en fracciones de segundo y, al mismo tiempo, estar seguro de que toda la información es precisa y está libre de errores.
Características que debe buscar en una herramienta de automatización de documentos
#1. Acceso web
Los usuarios deben tener acceso a sus documentos desde cualquier lugar en esta era en la que internet está tan extendido. En la era de internet, el software de automatización de documentos basado en la web ofrece un acceso rápido y sencillo a los archivos y carpetas, lo cual es vital. Esto incluye:
- Acceso a través de dispositivos móviles para ver o editar documentos
- Para almacenar documentos en la nube, utilice el almacenamiento en la nube.
- Compartir carpetas o archivos individuales con otras personas mediante el uso compartido de archivos.
He aquí algunas opciones gratuitas de almacenamiento en la nube para su empresa.
#2. Arrastrar y soltar
Arrastrar y soltar es un elemento esencial de cualquier sistema de automatización de documentos. Puede arrastrar y soltar archivos de una ubicación a otra o incluso de una aplicación a otra.
#3. Búsqueda de documentos
Todos los usuarios tienen muchos archivos. Por lo tanto, necesitan poder buscar rápidamente entre ellos utilizando sólo unas pocas letras del término de búsqueda. El software de automatización de documentos ayuda a organizar el almacenamiento de documentos para que sea sencillo recuperarlos cuando sea necesario.
Los usuarios pueden buscar fácilmente entre el material almacenado utilizando la función de búsqueda de documentos.
#4. Versionado de documentos
El control de versiones es otra característica crucial de un sistema de automatización de documentos. Gracias al control de versiones, los usuarios pueden acceder a las versiones anteriores del documento, compararlas y volver a una versión anterior si es necesario.
#5. Bloqueo de archivos
Un componente crucial del software de automatización de documentos es el bloqueo de archivos. Se impide que los usuarios realicen cambios en un archivo bloqueado hasta que la persona que lo bloqueó lo abra.
#6. Visor y editor integrados
Puede ver y editar documentos utilizando el visor integrado sin necesidad de descargarlos o abrirlos en una nueva ventana, lo que le ahorra tiempo al eliminar la necesidad de saltar entre pestañas o programas.
Cuando el software advierte que otra persona está realizando ajustes en el archivo, lo bloquea y lo desbloquea cuando ha terminado.
#7. Clasificar y compartir
Los usuarios deben poder compartir documentos de forma segura y cómoda con un buen software de automatización de documentos.
También puede disponer de un sistema de calificación que permita a los usuarios asignar un valor numérico a cada documento utilizando una escala predeterminada. Este método de calificación ayuda a hacer un seguimiento de qué documentos son bien recibidos por los empleados y cuáles requieren modificaciones.
#8. Privilegios de archivo y carpeta
Cualquier software de automatización de documentos debe incluir privilegios de archivo y carpeta. Puede gestionar lo que su equipo puede hacer con los documentos en los que están trabajando concediéndoles derechos de edición.
#9. Vinculación de documentos
El proceso de vincular documentos, archivos u otras fuentes de datos para poder acceder a ellos desde una única ubicación se conoce como vinculación de documentos.
Esta función le permite vincular un documento con cualquier otro registro pertinente en el software de automatización de documentos o acceder a una copia desde otra.
#10. Gestión inteligente de contenidos
Los mejores sistemas deben actualizarse sin problemas en todas las cuentas y fuentes de datos, editar plantillas, crear flujos de trabajo a medida y aplicar reglas que garanticen la precisión, el cumplimiento y los estándares de la marca.
Además, algunas plataformas ofrecen capacidades de automatización por lotes que permiten a los usuarios producir cientos o miles de presentaciones, declaraciones, informes y otros tipos de material colateral a la vez, lo que permite a los vendedores elaborar documentos técnicos bajo demanda dirigidos a segmentos de clientes concretos.
Palabras finales
El software de automatización de documentos es una obviedad. Mediante la automatización de la creación de documentos similares, su empresa puede disminuir los errores, ahorrar dinero y prescindir de la tediosa y desagradable tarea.