El software de automatización de servicios profesionales o software PSA es integral en la gestión y organización de las tareas cotidianas de las empresas es difícil, especialmente para las pequeñas y medianas empresas.
Como propietario de una pequeña empresa, usted sabe lo crucial y a la vez exigente que es aumentar la eficacia y recortar gastos. Curiosamente, el software de automatización de servicios profesionales (PSA) ofrece una forma eficaz de lograr este objetivo.
El software PSA agiliza las operaciones, mejora la visibilidad y reduce los costes de la empresa automatizando muchas de las actividades manuales relacionadas con los servicios profesionales. Sin embargo, optar por el mejor software PSA es todo un reto para las pymes debido a la abundancia de posibilidades en el mercado.
Este post tratará sobre las mejores soluciones de software PSA disponibles, algunas de sus principales ventajas y cómo ayudan a reducir los gastos operativos.
Veamos ahora el mejor software de automatización de servicios profesionales para pymes.
ManageEngine
ManageEngine PSA ayuda a las organizaciones a identificar las áreas de mejora y a racionalizar sus procedimientos de prestación de servicios. Gracias a las perspectivas y análisis en tiempo real integrados en el software, puede obtener una visión a vista de pájaro de los procesos empresariales y sus resultados.
Las características clave de ManageEngine incluyen:
- Gestión de cuentas para gestionar los presupuestos de varias organizaciones.
- Rediseño del aspecto del portal de autoservicio.
- Facturación automatizada para ahorrar tiempo y esfuerzo en la creación de facturas.
- Integraciones con varios programas informáticos y empresariales nativos y de terceros.
- Gestión eficaz de proyectos mediante la creación de hitos y tareas.
El software proporciona una solución completa para gestionar todos los elementos de la gestión de proyectos. También se integra bien con otros programas y herramientas, incluidos los sistemas CRM, el software de contabilidad y el software de asistencia técnica.
SuperOps
SuperOps incluye un módulo completo de Service Desk que ayuda a los gestores a atender las demandas de un equipo de empresas y a organizar adecuadamente las tareas del equipo.
SuperOps está equipado con los siguientes módulos:
- Módulo de gestión de clientes para mantener una base de datos de contactos de clientes, registros de interacciones y contratos.
- Facturación automatizada para personalizar y automatizar la creación de contratos y facturas.
- Gestión de proyectos para visualizar, colaborar y ejecutar proyectos sin problemas.
- Gestión de presupuestos para aportar previsibilidad al flujo de caja.
- Automatización de tareas para poner las tareas repetitivas en piloto automático y reducir la monotonía.
Cada empleado recibe un panel de control que muestra una lista de tareas, el estado de cada una y las tareas que quedan por completar. También es posible especificar los acuerdos de nivel de servicio y hacer un seguimiento de su cumplimiento.
Atera
Atera es una solución de automatización de servicios profesionales (PSA) basada en la nube y creada para ayudar a los proveedores de servicios de TI. Ayuda a gestionar las solicitudes de asistencia de los clientes, automatizar la gestión de los ingresos y supervisar la infraestructura de TI.
Atera ofrece las siguientes funciones a los usuarios:
- Helpdesk y Ticketing para gestionar los tickets sobre la marcha.
- Portal del cliente para formar a empleados y clientes.
- Integraciones de facturación para crear facturas por hora, plazo fijo y productos de terceros.
- Informes y análisis para ayudar a tomar decisiones informadas.
- Detección de redes para realizar un escaneado de seguridad exhaustivo.
Dado que viene con todo lo necesario, este software es una opción especialmente adecuada para las empresas de nueva creación y las PYMES, ya que les ahorra tiempo de tener que rastrear el mercado en busca de módulos de software adicionales.
Syncro
Syncro proporciona un conjunto de herramientas y funciones que ayudan a los MSP a agilizar sus operaciones diarias y ofrecer mejores servicios a sus clientes.
Este software para PSA ofrece una serie de funciones que pueden beneficiar a las pymes, entre las que se incluyen:
- El software proporciona una plataforma centralizada de tickets para gestionar las solicitudes de los clientes, incluyendo la capacidad de crear, asignar y priorizar tickets.
- Una función integrada de seguimiento del tiempo, que permite a los MSP facturar a los clientes por sus servicios y supervisar la productividad de los empleados con precisión.
- Facturación automatizada para ahorrar tiempo en facturas recurrentes y contabilizar empleados, activos o pólizas y facturas.
- Informes y análisis para realizar un seguimiento del rendimiento de la inversión y convertir los datos en información procesable.
Polaris
El PSA Polaris de Replicon recopila datos empresariales 100% correctos en tiempo real, realiza análisis laboriosos y ofrece sugerencias para una toma de decisiones proactiva.
El software PSA, rico en funciones, ofrece las siguientes capacidades:
- Función de análisis para obtener información en tiempo real.
- Marco para aplicar políticas, formatos, datos y flujos de trabajo estándar.
- Modelización financiera para optimizar los servicios, los ingresos y los precios y maximizar los beneficios.
- Visión centralizada de proyectos específicos de clientes para gestionar el rendimiento e impartir transparencia.
Polaris PSA también se integra bien con su ecosistema actual gracias a sus API abiertas. El software envía notificaciones basadas en excepciones y proactivas, que le mantienen informado de cualquier cosa inusual que requiera su atención. Esta solución PSA autodirigida simplifica las complejas decisiones de negocio de su empresa.
Rocketlane
Rocketlane es una plataforma de automatización de servicios profesionales, instalación e incorporación de clientes. Es una herramienta utilizada por las empresas modernas para mejorar la experiencia del cliente, reducir el tiempo de obtención de valor y aumentar la previsibilidad y rentabilidad de los proyectos.
Rocketlane le ayuda a realizar las siguientes tareas:
- Realizar un seguimiento del presupuesto, analizar el ancho de banda del equipo y prever la demanda para mejorar los márgenes de beneficio.
- Planifique proyectos, gestione documentos y colabore en tiempo real desde un lugar centralizado.
- Plantillas avanzadas de proyectos. Automatización del flujo de trabajo de documentos para mejorar la productividad.
- Un portal de autoservicio para relacionarse con los clientes y automatizar las actualizaciones de estado.
- Optimice el ancho de banda del equipo y aproveche al máximo los recursos disponibles.
La gestión de proyectos, la colaboración documental y la comunicación están perfectamente integradas en Rocketlane para ofrecer una experiencia única y sin fisuras. Los módulos incorporados, como la gestión de recursos, el seguimiento del tiempo, la gestión de carteras y la presupuestación, le ayudan a completar los proyectos dentro de los presupuestos y plazos definidos.
Scoro
Las principales agencias y consultorías del mundo adoran Scoro, un galardonado sistema integral de APS.
La gama de módulos de Scoro incluye lo siguiente:
- Gestión de recursos para asignar tareas en función de las competencias y la disponibilidad.
- Gestión de proyectos para agilizar el flujo de trabajo, aumentar la productividad y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real.
- Gestión de clientes para gestionar clientes, finanzas, cuentas y facturas.
- Informes y perspectivas para analizar los KPI en cuadros de mando en tiempo real.
Desde el saludo inicial hasta la última factura, Scoro le permite gestionar su flujo de trabajo desde una plataforma centralizada. Puede agilizar y automatizar las actividades repetitivas y garantizar que la empresa funcione de la forma más fluida y eficaz posible.
Wrike
Wrike es una herramienta de gestión de proyectos basada en la nube con actualizaciones en tiempo real, diagramas de Gantt, calendarios, una vista de la carga de trabajo para la gestión de recursos y cuadros de mando personalizados.
Admite carpetas, proyectos, tareas y autoasignación basada en los estados de las tareas.
Wrike incluye las siguientes características de gran alcance y más:
- Cuadros de mando centralizados para ver las tareas, procesos y análisis.
- Automatización para crear flujos de trabajo automatizados y eliminar los esfuerzos manuales.
- Tableros Kanban para visualizar el progreso del proyecto.
- Diagramas de Gantt para realizar una programación interactiva de los proyectos.
- Gestión de recursos para asignar recursos con antelación.
Wrike para profesionales del marketing es un producto independiente con plantillas personalizadas, herramientas de revisión y una extensión de Adobe. La herramienta se integra con numerosas herramientas, como SalesForce, Dropbox, Slack y Adobe Creative Cloud, y proporciona una API abierta. Wrike es apropiado para marketing, operaciones, creativos y equipos de TI de tamaño grande a mediano.
Kantata
Con el software Kantata PSA, las empresas pueden gestionar fácilmente todo el ciclo de vida de sus proyectos, desde la creación y planificación de los mismos hasta el seguimiento de su progreso y la facturación.
Ofrece una serie de funciones esenciales, entre las que se incluyen las siguientes:
- Gestionar los recursos en función de sus habilidades para mejorar los resultados de los clientes.
- Gestión financiera para automatizar las finanzas y la contabilidad de los proyectos.
- Análisis e informes para aumentar la inteligencia empresarial y tomar decisiones basadas en datos.
- Colaboración en equipo para maximizar la productividad trabajando en estrecha colaboración con los miembros del equipo y los clientes.
- Integración con herramientas como Slack, Hubspot, Jira, Quickbooks, etc.
Kantata está diseñada para ser intuitiva y fácil de usar, lo que facilita a las pymes la adopción rápida y sencilla de la plataforma.
Veamos ahora las ventajas del software PSA y las mejores prácticas para su implantación.
Ventajas de utilizar el software PSA
El software de automatización de servicios profesionales (PSA) ofrece muchas ventajas a las empresas que intentan recortar gastos y aumentar la productividad.
Profundicemos a continuación en cómo el software de automatización de servicios profesionales puede ayudar a las empresas a recortar gastos.
- Reducción de tareas administrativas- Al automatizar procesos que consumen mucho tiempo, como la planificación de proyectos, la programación, los informes financieros y la gestión del flujo de trabajo, las empresas pueden ahorrar cantidades significativas de tiempo que pueden dedicar a actividades más productivas.
- Resultados más predecibles- Teniendo en cuenta los recursos existentes, las herramientas de APS basadas en IA pueden ayudar a predecir cuándo se pueden entregar los proyectos. Las empresas pueden planificar con mayor eficacia, lo que reduce la posibilidad de retrasos o sobrecostes.
- Mejorar el rendimiento financiero- El software PSA también puede ayudar a las empresas a reducir las fugas presupuestarias mediante el seguimiento de los gastos previstos frente a los reales y la identificación de las áreas en las que el tiempo y los gastos no facturables repercuten en el presupuesto. Al identificar a tiempo los gastos excesivos, las empresas pueden tomar medidas para tapar las fugas presupuestarias y mejorar el rendimiento financiero general.
- Impulsar los márgenes de beneficio de los proyectos- Por último, el software PSA puede ayudar a impulsar los márgenes de los proyectos ofreciendo datos vitales sobre qué clientes y proyectos son más rentables para la cartera. Las decisiones futuras sobre qué proyectos perseguir y cómo gastar los recursos para obtener un impacto óptimo pueden basarse en esta información.
Además de proporcionar herramientas para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, el software PSA puede ayudar a las organizaciones a asignar los recursos de forma más inteligente, reduciendo en última instancia los costes empresariales.
Mejores prácticas para implantar el software PSA
La implantación del software de automatización de servicios profesionales (PSA) puede suponer un reto y requiere una planificación y ejecución cuidadosas. Cuando utilice software PSA, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Establezca sus criterios: Es fundamental establecer sus requisitos antes de seleccionar una solución PSA. ¿Cuáles son los objetivos de su empresa? ¿Qué cualidades son necesarias para cumplir esos objetivos? Puede elegir el mejor software PSA y establecer expectativas claras definiendo sus necesidades.
- Implique a las partes interesadas clave: Incluya a los responsables de proyectos, ventas y finanzas en el proceso de implantación. Su aportación es esencial para seleccionar el software adecuado que satisfaga sus necesidades.
- Establezca objetivos claros: Establezca objetivos claros para el proceso de implantación, como aumentar la productividad, mejorar la visibilidad de los proyectos o reducir los procesos manuales. Tener objetivos claros le ayudará a medir el éxito de la implantación y a mantener a todo el mundo en el buen camino.
- Desarrolle un plan de proyecto: Desarrolle un plan de proyecto que describa el proceso de implantación y el calendario. Este plan debe incluir tareas, responsabilidades, plazos e hitos.
- Forme a los empleados: Asegúrese de que los miembros de su equipo reciben la formación suficiente para familiarizarse con el nuevo software y saber utilizarlo bien.
- Haga un seguimiento del progreso de la implantación: Manténgase siempre al tanto. Esto le permitirá detectar cualquier problema u obstáculo y tomar las medidas oportunas para mantener la implantación dentro de los plazos previstos.
- Realice pruebas del software: Pruebe a fondo el software antes de implantarlo. Esto garantiza que todas las características e integraciones funcionen correctamente.
Si se atiene a estas prácticas recomendadas, podrá aumentar la probabilidad de éxito en la implantación del software PSA que satisfaga las necesidades de su empresa y le ayude a alcanzar sus objetivos.
Conclusión
Para las pymes, el uso del software PSA puede ser una excelente forma de recortar gastos. El software PSA puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero a la vez que aumenta la eficacia mediante la automatización de los procesos y la racionalización de las operaciones.
Además, el software PSA puede ofrecer información valiosa sobre los datos y las tendencias de los clientes, lo que permite a las empresas mejorar sus procesos de toma de decisiones y sus resultados financieros. Todas estas ventajas pueden ayudar a las pymes a seguir siendo competitivas en el mercado actual.