Un plan de gestión del cambio permite a su empresa evolucionar constantemente y adoptar nuevas tecnologías y prácticas de marketing para adaptarse al dinamismo del mercado. Si no lo hace, corre el riesgo de estancarse o de hundir el negocio.
Si posee o dirige una empresa, debe aprender a iniciar, aplicar y analizar un plan de gestión del cambio. Según un reciente informe de investigación de WalkMe, el 79,7% de las empresas manifestaron su necesidad de adaptarse al cambio cada cinco años o menos. Sin embargo, sólo el 34% de esas iniciativas de cambio tuvieron éxito.
Las estadísticas de la gestión del cambio demuestran que el proceso es todo un reto. Pero puede dominarlo leyendo este artículo hasta el final.
¿Qué es la gestión del cambio?
La gestión del cambio es el enfoque sistemático para implementar y navegar eficazmente por los cambios organizativos. Incluye planes para anticiparse a los obstáculos, mitigarlos y guiar a la organización a través de una transformación exitosa.
El cambio o la transformación puede incluir cualquier cosa, desde sustituir la aplicación de correo electrónico existente por una nueva hasta cambiar por completo los productos y servicios de su empresa.
Principalmente, las empresas confían en el departamento de RRHH o en una agencia consultora externa para la transformación empresarial anticipada. Esto crea una distancia entre el cambio y los directivos, supervisores y miembros del equipo de la empresa. Sin embargo, la mejor manera de lograr una transición con éxito implica implicar a todos los individuos y equipos afectados.
El papel de la gestión del cambio en el éxito de la organización
El cambio es inevitable en las condiciones económicas y de mercado actuales. Las organizaciones que adoptan eficazmente esas transformaciones del mercado tienen muchas probabilidades de prosperar. Aquí entra en juego un plan de gestión del cambio. Garantiza una estrategia infalible para aplicar el cambio y evitar las fricciones de empleados, proveedores, contratistas, etc.
Si el cambio exige un esfuerzo y unas habilidades adicionales por parte de los empleados o los contratistas, este plan le ayuda a impulsar esos resultados. Este concepto de gestión empresarial le permite incluir a los empleados de arriba abajo en todas las fases de la transformación para que comprendan la importancia del cambio.
Además, la gestión del cambio permite a su empresa adaptarse a los cambios drásticos del mercado, la mano de obra o la economía para que pueda seguir siendo operativa.
Ventajas de la gestión del cambio
- Su empresa puede abordar de forma proactiva la resistencia al cambio y aliviar los posibles obstáculos para una transición más suave.
- Establecer objetivos claros para las iniciativas de cambio le permite realizar un seguimiento del progreso y medir la eficacia de sus esfuerzos de transformación empresarial.
- Puede crear un plan de gestión del cambio. Estandarícelo y guárdelo para futuros proyectos de transformación empresarial.
- La gestión del cambio aborda múltiples aspectos del cambio, incluidas las personas, los procesos y la tecnología. Así puede garantizar un enfoque equilibrado y global de las transformaciones empresariales.
- Durante un proceso de gestión del cambio, puede proporcionar el apoyo, la formación y la orientación adecuados a los empleados existentes para mejorar su productividad.
El plan de gestión del cambio y sus componentes
Un plan de gestión del cambio es el anteproyecto de todos los proyectos de transformación empresarial. En él se describen los pasos necesarios para aplicar el cambio en toda la organización. También incluye los flujos de trabajo para la comunicación, la utilización de la tecnología, la implantación de nuevas aplicaciones empresariales, etc. A continuación encontrará los componentes de un plan de este tipo:
#1. Alcance
En el ámbito de aplicación, debe definir los límites y el alcance del cambio. Debe esbozar las áreas, departamentos o procesos específicos que cambiarán debido a la transformación. Además, cuando define claramente el alcance, ayuda a establecer un esfuerzo de cambio centrado y manejable.
#2. Objetivos
Debe esbozar los resultados deseados o las metas que su organización pretende alcanzar en el objetivo. Siga la estrategia SMART para crear sus objetivos, de modo que pueda evaluar el rendimiento con facilidad. Los objetivos pueden incluir la mejora de la eficacia de las operaciones empresariales, la mejora de la satisfacción del servicio al cliente o la implantación de nuevas tecnologías.
#3. Funciones
Un proyecto de gestión del cambio debe constar de los siguientes roles:
- Un profesional de la gestión del cambio
- Patrocinadores o partes interesadas de la empresa que emitan presupuestos y supervisen todos los cambios empresariales
- Jefes de equipo y gestores de personal que animarán a los empleados a aceptar el cambio
- Gestores de proyecto que crean tareas y asignan tareas a los equipos
- Gestor de formación y desarrollo para formar a la mano de obra
#4. Evaluación del impacto del cambio
Debe realizar una evaluación a nivel de organización o de departamento de los impactos que creará el cambio. Para ello, puede redactar un anuncio del cambio y enviarlo por correo electrónico a todos los empleados junto con un formulario en línea. Pida a los empleados que compartan sus comentarios sinceros sobre el cambio previsto, para que su equipo pueda crear un informe de evaluación del impacto para el patrocinador del cambio.
#5. Evaluación de riesgos
El componente de evaluación de riesgos implica determinar los riesgos potenciales asociados al cambio y lo siguiente:
- Evaluación de la probabilidad de los riesgos
- Impacto de dichos riesgos
- Desarrollar estrategias para mitigar dichos riesgos
Cómo planificar y aplicar un plan de gestión de cambios
- Defina claramente los objetivos y el alcance del plan de gestión del cambio.
- Identifique a las partes interesadas clave e involúcrelas a lo largo de todas las etapas de la transformación.
- Desarrolle un plan detallado que describa los pasos, el calendario y los recursos necesarios para aplicar el cambio.
- Transmita el cambio con eficacia, abordando las preocupaciones y destacando los beneficios.
- Proporcione apoyo y formación a los empleados para facilitar una transición fluida.
- Supervise los progresos y ajuste el plan según sea necesario
- Aborde todos los problemas y cuellos de botella que surjan durante la aplicación en tiempo real.
- Evalúe los resultados y aprenda de la experiencia para mejorar continuamente las iniciativas futuras.
Plantillas de gestión del cambio
Con una plantilla de gestión del cambio, no necesita planificarlo todo desde cero. Puede utilizar simplemente cualquier herramienta de gestión de proyectos con una plantilla de transformación empresarial para empezar.
Muchos desarrolladores de software de gestión de proyectos y de trabajo investigan y estandarizan los planes de gestión del cambio para las empresas. Después, publican esos planes como plantillas en línea o dentro del software. Por lo tanto, es bastante fácil conseguir plantillas gratuitas o de pago para gestionar el cambio que se avecina en su empresa.
Importancia de las plantillas
- Estas plantillas le ayudan a ahorrar tiempo y esfuerzo
- También obtiene un formato profesional que puede utilizar
- Las plantillas gratuitas le ahorran los gastos derivados de subcontratar la tarea a un consultor
- Puede elegir entre plantillas de distintos formatos, gráficos y creatividades
- Las plantillas basadas en software se integran automáticamente con su herramienta de gestión del cambio
#1. Plantilla de hoja de ruta para la gestión del cambio
monday.com dispone de una plantilla de hoja de ruta para la gestión del cambio fácil de personalizar y preconstruida que puede utilizar. Viene con los hitos, herramientas y procesos que necesita para implantar un cambio. Si necesita presentar una visión general de todo el proceso de transformación, utilice esta plantilla.
#2. Plantilla de comunicación de la gestión del cambio
También necesitará crear un plan de comunicación para los próximos cambios que desee realizar en la empresa. Ayuda a reducir los desacuerdos entre los empleados. Para organizarlo, estandarizarlo y guardarlo para el futuro, puede utilizar una plantilla de comunicación para la gestión del cambio de Smartsheet. Está en Google Sheets, y puede descargarla como hoja de cálculo Excel si trabaja con soluciones de Microsoft 365.
#3. Plantilla de solicitud de cambio
Una solicitud de cambio es un documento que puede utilizar para realizar un seguimiento de los cambios empresariales en curso. Es un método sencillo para registrar todas las solicitudes de cambio. Hace un seguimiento de lo siguiente
- Descripción del cambio solicitado
- Beneficio o motivo de la solicitud de cambio
- Cambios técnicos que se solicitan
Puede utilizar esta plantilla de formulario de solicitud de cambio de forma gratuita desde Jotform. Hay dos formas de editar este formulario: suscribiéndose a una cuenta de pago de Jotform o editándolo de forma anónima y gratuita.
#4. Plantilla de proceso de control de cambios
Una plantilla de control de cambios es similar a un formato de solicitud de control de cambios. La única diferencia es que en la primera debe ser más específico sobre el cambio. El control del proceso de cambio se centra en cómo aplicar el aspecto del cambio. Así, los responsables de la aprobación pueden ver el panorama general del cambio antes de aprobarlo o denegarlo. Puede utilizar esta plantilla de Miro para crear un proceso de control de cambios.
Software útil para planificar la gestión de cambios
#1. Whatfix
Si está planificando la gestión del cambio, consulte Whatfix ahora. Es una herramienta fiable para gestionar la transformación empresarial a nivel de empresa. Entre sus características se incluyen las siguientes
- Pop-up: Envíe anuncios directamente a las pantallas de los empleados
- Autoayuda: Cree vídeos, enlaces y flujos para el próximo cambio para que los empleados puedan aprender
- Baliza: Los responsables de las empresas pueden crear contenidos sin necesidad de implicar al equipo informático
#2. Freshservice
¿Busca una gestión de cambios de TI controlada? Debería probar Freshservice. La herramienta mejora el proceso de implantación de cambios y minimiza los impactos empresariales debidos al cambio. Además, puede integrar el proceso con los procesos de gestión de configuraciones, incidencias y activos. La herramienta le permite crear un flujo de trabajo para visualizar el estado de la transformación en fases como Planificación, Pendiente de aprobación, Pendiente de lanzamiento, Pendiente de revisión, etc.
#3. Wrike
Wrike es ideal para planificar el proceso, utilizar todas las técnicas para las transformaciones empresariales e implantarlo en una cultura de trabajo híbrida. Le ofrece una visibilidad total de las técnicas y herramientas de gestión del cambio junto con el proceso. La herramienta cuenta con representaciones gráficas de los objetivos, los flujos de trabajo, las tareas y las personas, que consisten en un plan de transformación.
#4. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus le ayuda a configurar los roles, estados, tipos y plantillas de todo el proyecto de gestión de cambios de TI. Si se encuentra con algún problema o error durante el proceso, puede guardarlo como registro. Además, dispone de flujos de trabajo automatizados para que pueda automatizar las tareas repetidas del proyecto de cambio. Por no mencionar que sus plantillas también incluyen métricas de gestión del cambio para medir el éxito.
#5. SysAid
La herramienta deSysAidpara la gestión de cambios le ayuda a impulsar el proceso de transformación empresarial según las directrices de la Biblioteca de Infraestructuras de Tecnologías de la Información (ITIL ) para la gestión de cambios. Sus fases de gestión de cambios incluyen pestañas de entrada de datos para Detalles del cambio, Analizar, Aprobar CAB, Implementar, Liberar, Revisar, Cerrar e Historial, todo lo que exigen las directrices de ITIL.
#6. Gestión de cambios – WalkMe
WalkMe puede ayudarle a implementar una transformación empresarial de forma inteligente calculando el presupuesto de inversión en tecnología. Además, analiza si este presupuesto sostendrá un cambio a largo plazo para que no tenga que pasar por frecuentes transformaciones. Debería utilizar esta herramienta para obtener una visión completa del proceso de cambio y mejorar el impacto de la transformación.
#7. La Tienda del Cambio
Podría elegir The Change Shop durante la planificación de la gestión del cambio por su asequibilidad, las tecnologías integradas y la mejor gestión de los comentarios de los empleados. Todas las funcionalidades vienen con una suscripción. Curiosamente, The Change Shop ha desarrollado una herramienta de simulador de cambios para que pueda crear algunos escenarios hipotéticos antes de invertir tiempo, dinero y esfuerzo.
#8. Giva
El sencillo software de habilitación para el cambio, Giva, ofrece una forma fácil de planificar y realizar un seguimiento de los cambios basados en ITIL dentro de un panel de control organizado. Puede crear y aplicar flujos de trabajo de control de cambios para que la dirección pueda examinar y aprobar el cambio. Además, puede revisar todos los proyectos de transformación empresarial con resultados mixtos, exitosos y fallidos desde una aplicación basada en la nube.
#9. La brújula del cambio
¿Desea una herramienta para la presentación gráfica del impacto de un cambio planificado en una empresa? Pruebe The Change Compass. También le permite crear perspectivas a partir de datos adicionales para que pueda modificar la estrategia de transformación y obtener el máximo beneficio. Además, puede desplegar rápidamente los cambios en todos los departamentos sin perturbar las operaciones de la empresa.
#10. Issuetrak
Issuetrak, una aplicación avanzada de gestión de cambios, aumenta la probabilidad de éxito de la transformación empresarial. Proporciona todas las herramientas para solicitar un cambio, revisar la solicitud y aprobarla. La herramienta le ayuda ofreciéndole un gestor de tareas de gestión de cambios, una utilidad de control del cumplimiento, un flujo de trabajo de asignación automática de tareas y formularios para recopilar o proporcionar comentarios.
Mejores prácticas de gestión de cambios
A continuación encontrará las mejores prácticas que debe seguir a la hora de transformar su empresa:
- Elija indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes y alineados con el cambio propuesto.
- Documente el «por qué» del cambio, apoyándose en datos que apelen a los objetivos e intereses de las partes interesadas.
- Especifique resultados mensurables para cada tarea o fase principal del plan de gestión del cambio.
- Prevea que es posible que en el futuro tenga que reciclar a su personal.
- Documente las expectativas, compárelas con los resultados reales y utilice las conclusiones para mejorar los futuros procesos de gestión del cambio.
- Centralice la comunicación en el software de gestión de proyectos para agilizar la colaboración.
- Programe comprobaciones periódicas con las partes interesadas y pruebas en los hitos críticos.
- Prepare planes de respaldo para garantizar la preparación.
- Evalúe a las personas responsables de aplicar el cambio y asigne funciones de liderazgo a las que tengan más probabilidades de cumplirlo.
- Conecte los objetivos con resultados tangibles que repercutan en las operaciones cotidianas para mejorar la comprensión y la aceptación del cambio por parte de los empleados.
Conclusión
El camino hacia la gestión del cambio es sencillo y lineal si aplica el plan adecuado. Además, no pase por alto la necesidad del compromiso de los empleados durante el proceso. Es posible que necesite herramientas inteligentes para documentar, planificar y automatizar algunas de sus fases, así que consulte también las herramientas de gestión del cambio mencionadas anteriormente.
Una transformación empresarial implicará un gasto presupuestario. Así que eche un vistazo a estas soluciones de gestión del gasto adecuadas para cualquier tamaño y tipo de empresa.