Con frecuencia, los contratos son un pilar crucial en el que se apoyan las operaciones empresariales para lograr el éxito y el crecimiento. Estos acuerdos entre dos o más partes llegan a un entendimiento mutuo que esboza derechos y obligaciones específicos legalmente exigibles.
La gestión eficaz de los contratos es esencial para el éxito de una organización. Irónicamente, en casi el 40% de las organizaciones no está claro quién tiene la responsabilidad de crear contratos precisos para sus clientes.
La gestión de contratos por parte de individuos sólo puede alcanzar una precisión del 97%; sin embargo, el empleo de técnicas de IA puede aumentar esta puntuación hasta el 100%. Una empresa que emplea estrategias de gestión de contratos basadas en la IA obtiene una ayuda inmensa en la aplicación y administración de un contrato en todas sus fases.
Según Superlegal AI, la IA revisó los contratos en 26 segundos, mientras que los abogados necesitaron una media de 92 minutos para completar el proceso. Cada vez es más crucial que los futuros profesionales jurídicos y las empresas comprendan las tácticas de gestión de contratos para mejorar el flujo de trabajo.
Este artículo detallará la importancia de contar con una estrategia de gestión de contratos en las operaciones jurídicas y empresariales y cómo gestionar los contratos con eficacia.
¿Qué es la gestión de contratos?
La práctica de organizar, coordinar y supervisar eficazmente los acuerdos comerciales con diferentes partes, incluidos proveedores, socios, clientes y miembros del personal, a lo largo de cada fase de su interacción con una empresa, se conoce como gestión de contratos.
La gestión de contratos es esencial para que un contrato sea rentable para el crecimiento de la empresa.
La empresa redacta un contrato en el que se esbozan los parámetros de la tarea, los plazos, los entregables y otra información pertinente. El contrato comienza cuando el proveedor seleccionado lo acepta y ambas partes lo firman. A partir de ese momento, se gestiona el rendimiento.
Esto ilustra la forma en que la gestión de contratos abarca todas las fases del ciclo de vida del contrato, desde la planificación y el desarrollo hasta la ejecución y la revisión. Una buena gestión de contratos es importante para establecer la viabilidad a largo plazo de cualquier acuerdo comercial.
¿Qué estrategia de gestión de contratos se necesita?
Establecer una estrategia eficaz de gestión de contratos tiene muchas ventajas. Mantener el control sobre cada contrato en el flujo de trabajo de su empresa en este mundo cada vez más digital es vital.
Otra parte crucial de los requisitos para la gestión de contratos es la seguridad de la documentación. La probabilidad de piratería informática y otros ciberataques disminuye utilizando un sistema de acceso con contraseñas de varios niveles.
Una parte esencial de la estrategia de gestión de contratos de una empresa es un repositorio central que contenga todos los contratos y documentos asociados y al que puedan acceder fácilmente las personas autorizadas. Las responsabilidades disminuyen, ya que se elimina la confusión provocada por una información obsoleta.
Cuando una empresa aplica las mejores prácticas para la gestión de contratos, puede conseguir lo siguiente:
- Mejores resultados contractuales gracias a la cooperación entre departamentos.
- Una mayor eficacia operativa como resultado de la simplificación de los procedimientos de contratación de la empresa.
- Un conocimiento exhaustivo de la cartera de contratos, incluidos los plazos necesarios para tomar medidas, los posibles riesgos y el nivel general de rendimiento.
Estrategias eficaces de gestión de contratos
Debe crearse una lista de procedimientos para garantizar que los procedimientos de gestión de contratos se definen con precisión y se documentan adecuadamente.
Establezca objetivos y expectativas claros
Simplificar las operaciones empresariales requiere tener claros los objetivos y las expectativas de un contrato. Por las razones que se exponen a continuación, los equipos deben incorporar esto a su plan general de gestión de contratos:
Promueve la continuidad: La coherencia es un componente vital de un enfoque exitoso de gestión de contratos. Las organizaciones pueden continuar eficazmente la gestión del ciclo de vida del contrato incluso en caso de interrupciones imprevistas cuando cuentan con un plan bien definido.
Proporcionarecursos suficientes: Establecer objetivos precisos facilita la asignación de recursos adecuados para la gestión de contratos. Esto vale para todo, incluidos recursos como el dinero, el personal y los suministros.
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Identifique los términos y condiciones clave
Los términos y condiciones clave constituyen el componente central de cualquier estrategia de gestión de contratos. Los términos son responsabilidades que cualquiera de las partes, o ambas, deben cumplir para evitar incumplir los términos del acuerdo. Evaluando los términos y condiciones clave de cada parte, podrá decidir el núcleo del contrato.
Por ejemplo, un contrato de venta de productos puede incluir que los artículos deben cumplir un requisito de calidad concreto para que se pague al vendedor. Los compradores pueden rechazar el pago de los productos si el vendedor no cumple las normas exigidas.
La parte perjudicada puede afirmar o cancelar el contrato en respuesta a una condición incumplida. Pueden presentar una demanda por daños y perjuicios en cada escenario.
En ese caso, lo mejor es realizar una investigación de los antecedentes de la otra parte, designar un punto de contacto para cada parte, establecer el ciclo de vida del contrato, decidir los procedimientos de revisión, especificar las repercusiones de los retrasos y mantener registros de todos los pasos del proceso.
Documente todos los cambios y acuerdos
Su plan de gestión de contratos es adaptable e incluye procedimientos que cubren todo tipo de cambios y acuerdos empresariales, desde los típicos contratos de trabajo hasta la documentación de transacciones extraordinariamente complicadas y especializadas.
Debe completar todas las fases de revisión de los contratos y documentar todos los cambios y acuerdos. Convoque una reunión del equipo para debatir los problemas internos, identificar las fuentes de dolor y evaluar las soluciones empleadas.
Los participantes en un proyecto pueden descubrir que se necesitan más actividades, características o servicios a medida que avanza. También pueden descubrir que algunos componentes que antes consideraban esenciales ya no son aplicables. Es posible asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo y de que el proyecto puede adaptarse a las necesidades cambiantes documentando los acuerdos contractuales para reflejar estos cambios de alcance.
Revisar y negociar a fondo
Durante la reunión inicial, es esencial revisar a fondo la duración del periodo y asegurarse de que todas las partes se responsabilizan de las revisiones oportunas. Debe ser evidente que cualquier tiempo extra que se dedique a la revisión repercutirá en los futuros procedimientos y fechas de vencimiento. Además, cada uno de estos acuerdos debe ponerse por escrito.
Examine a fondo cada documento antes de entrar en una negociación. Prepare todos los entregables que pretenda proporcionar y revise sus notas una vez más antes de cada reunión. Esto puede ayudarle con todas las cuestiones del contrato. Como prueba de un acuerdo, utilice el proceso de negociación para que todo quede documentado en lugar de depender únicamente de compromisos verbales.
Desarrolle estrategias de mitigación
Un enfoque para identificar, evaluar y reducir la exposición de toda la empresa es a través de medidas de mitigación del contrato. Reducir la exposición a un nivel manejable es el objetivo de su estrategia de gestión de contratos, independientemente de si la empresa va a establecer un nuevo vendedor, proveedor u otro acuerdo comercial.
Puede desarrollar estrategias de mitigación
- Incluir y estandarizar cláusulas vitales.
- Establecer una base estricta para el cumplimiento.
- Colaborar regularmente con evaluaciones exhaustivas.
- Acelerar los procedimientos de gestión del ciclo de vida de los contratos adoptando nuevas tecnologías.
- Utilizar alertas y notificaciones para garantizar el cumplimiento de todos los plazos e hitos.
Supervise y haga un seguimiento de los riesgos
A lo largo de todo el proceso, se estiman estratégicamente todos los riesgos posibles que una empresa puede encontrar mientras lleva a cabo su actividad para reducir la probabilidad y la gravedad de cualquier suceso desfavorable.
Puede prepararse para muchas contingencias para mitigar los riesgos, aunque sea imposible controlarlos o preverlos todos. Reconocer y supervisar todos los riesgos potenciales, crear planes de mitigación viables y vigilar la ejecución de los planes forman parte de este enfoque global de una estrategia eficaz de gestión de contratos.
Cumplimiento y consideraciones legales
Un componente clave de la estrategia de gestión de contratos es el cumplimiento eficaz de los contratos y las consideraciones legales, que se esfuerzan por garantizar que los contratos se lleven a cabo con éxito y eficacia en todas las fases, desde antes hasta después de la firma. Los requisitos de cumplimiento pueden provenir de diversos lugares, como las normativas externas establecidas por los gobiernos y las asociaciones empresariales, así como de las partes interesadas internas.
¿Cómo puede calibrar si su empresa sigue cumpliendo las normas? Puede asegurarse de que está cumpliendo plenamente el acuerdo evaluando en qué medida está alcanzando los objetivos e hitos precisos que se establecen en su contrato.
Establecer puntos de contacto
Todos los implicados en la reunión de lanzamiento deben entender quién tiene la última palabra sobre las decisiones. Un alto directivo o un miembro del consejo de administración pueden estar ausentes en algunas reuniones, pero debe quedar claro quién está autorizado a representarlos. Ser directo sobre la vía de revisión es necesario para reducir los malentendidos y agilizar las evaluaciones.
Dedique algún tiempo a establecer los puntos del contrato que el responsable de la aprobación debe responder a consultas específicas para finalizar los contratos. De este modo, los delegados estarán informados y podrán ayudar a obtener las respuestas requeridas.
Utilizar la tecnología
La tecnología puede ayudar a gestionar los contratos estandarizando y optimizando los procesos implicados en la negociación, ejecución y gestión de los contratos. Puede ayudar a prescindir de la tramitación manual de los contratos y mejorar la precisión y productividad del procedimiento.
He aquí algunas formas en que la tecnología puede facilitar la gestión de los contratos:
- Repositorio de documentos contractuales.
- Capacidades sólidas del motor de búsqueda.
- Seguridad según roles.
- Alertas y recopilaciones automatizadas.
- Plantillas sencillas para los flujos de trabajo.
Seguimiento y evaluación del rendimiento
Los gestores de ambas partes contratantes pueden medir el progreso, realizar ajustes en el trabajo con los contratos y cumplir los objetivos con respecto a los contratos con el uso del seguimiento y la evaluación del rendimiento.
Para el seguimiento y la evaluación de los contratos se utilizan los siguientes métodos y procedimientos:
- Exámenes programados del trabajo que realiza el contratista de forma regular.
- Muestreo aleatorio de las funciones regulares.
- Utilización de informes de usuarios y seguimiento del contrato.
- Evaluación periódica de los informes y del programa de control de calidad del contratista.
Renovación y cierre de contratos
La renovación y el cierre del contrato sirven para mantener una relación comercial continua y garantizar que las partes puedan seguir aprovechando el acuerdo inicial.
Las partes tienen la oportunidad de revisar el contenido del contrato original y realizar las actualizaciones o cambios necesarios a lo largo del procedimiento de renovación del contrato.
En el proceso de renovación, puede ser necesario negociar nuevos términos como el precio, los planes de pago o los niveles de servicio.
Las renovaciones de contrato requieren el consentimiento mutuo de ambas partes y no son automáticas.
Comunicación eficaz
Los gestores de contratos necesitan un acceso regular y constante a una comunicación eficaz para supervisar la cartera de forma eficiente y garantizar que los procesos contractuales actuales representan y aumentan adecuadamente los objetivos de la empresa.
El tamaño y el alcance de la cartera de contratos de una empresa determinan la frecuencia con la que se envían las actualizaciones. Lo ideal es que estas actualizaciones se produzcan cada mes. Lo ideal es una mayor colaboración y comunicación, ya que una supervisión regular permitirá a los gestores de contratos adelantarse a los problemas y aprovechar las oportunidades en cuanto surjan.
#1. PandaDoc
PandaDoc mejora la eficacia automatizando la redacción, revisión y colaboración de contratos en una sola pestaña. Cree y modifique fácilmente contratos impecables añadiendo contenido preaprobado a plantillas editables.
Funciones:
- Estableciendo notificaciones, puede estar seguro de saber cuándo es el momento de revisar los contratos e iniciar el proceso de renovación.
- Utilice la tecnología de firma electrónica que cumple con ESIGN para finalizar todos los contratos.
#2. DocuSign
Los procedimientos de contratación pueden ser caros, ineficaces y complicados. DocuSign CLM hace que el proceso sea más sencillo, rápido y menos arriesgado, tanto si está comprando algo que su empresa necesita como si está cerrando la próxima gran transacción con un cliente.
Funciones:
- Automatice el proceso de enrutamiento de contratos para un control exhaustivo de las versiones, tanto interna como externamente.
- Las capacidades de negociación asistida por IA pueden agilizar el examen de los contratos.
#3. Zoho Contracts
Con la intención de facilitar mejores resultados empresariales, Zoho Contracts mejora la eficacia de sus operaciones legales y aborda la administración de contratos de forma holística. Es una opción atractiva para empresas de todos los tamaños debido a sus amplias capacidades, escalabilidad y diseño sencillo.
Funciones:
- Utilice el asistente para la creación de contratos para crearlos rápidamente.
- Colabore de forma intuitiva con herramientas como comentarios y seguimiento de cambios.
#4. ContractWorks
Puede tomar el mando de sus contratos con la ayuda de ContractWorks. Arrastre y suelte los archivos para organizar sus contratos en un único repositorio de contratos seguro y ampliable. Asegúrese de que sus contratos no contienen errores y cumplen la normativa, y finalícelos el mismo día.
Funciones:
- Los documentos con firma electrónica integrada pueden enviarse, firmarse y archivarse desde cualquier lugar.
- Las opciones de OCR y de búsqueda avanzada le permiten encontrar rápidamente los datos de contacto que necesita.
El futuro de la gestión de contratos
Los contratos comerciales con IA siguen siendo una tecnología relativamente nueva. Existe un sistema que automatiza el proceso de lectura del contrato, la extracción de datos, la cumplimentación del formulario y el seguimiento de las obligaciones, en lugar de requerir la intervención humana. Se introducirán más robots de IA, capaces de introducir datos y plantear una serie de preguntas relacionadas con los contratos.
La llegada de esta nueva tecnología está creando una abundancia de nuevas opciones, al igual que cualquier otra industria que atraviese una transición digital. Por supuesto, además de superar retos y derribar barreras, la digitalización también está sustituyendo algunas funciones y ocupaciones. Pero creemos que por cada puesto de trabajo que esta tecnología elimine, creará cinco oportunidades más.
Junto con los profesionales que la utilizan, los papeles que procesa y las personas que la desarrollan, la tecnología de gestión de contratos cambia constantemente. Las personas siguen influyendo en la tecnología mucho más de lo que la tecnología influye en ellas. La necesidad de aumentar la eficacia persistirá a medida que los departamentos jurídicos y las empresas se enfrenten a nuevos retos.
Conclusión
El éxito de cualquier empresa depende en gran medida de la disciplina de la gestión de contratos. Sus numerosas ventajas son la optimización de los procedimientos contractuales, la reducción de riesgos, la optimización del flujo de trabajo y el aumento del cumplimiento.
La gestión de contratos ayuda a las organizaciones a tomar decisiones acertadas, aprovechar las oportunidades y mejorar sus resultados finales al reducir la duración de los ciclos contractuales y aumentar la eficacia de las negociaciones. Se debe invertir en una estrategia eficaz de gestión de contratos si se quiere alcanzar el éxito empresarial y una ventaja competitiva.