Las 10 mejores soluciones de firma electrónica para documentos entre particulares y empresas

El mundo se está volviendo digital y sin papel, desde los documentos oficiales, los exámenes y los pagos, hasta las firmas.

La digitalización ha revolucionado las vidas y los lugares de trabajo, dándole la opción de elegir una firma electrónica.

Firmar documentos con bolígrafo se está quedando obsoleto. La pandemia del covid-19 ha echado más leña al fuego al impulsar el trabajo a distancia, donde la firma electrónica parecía ser la única opción.

Por eso resulta poco práctico utilizar firmas tradicionales para uso personal y empresarial, sobre todo cuando se trabaja con personas a grandes distancias.

Por no mencionar que las firmas físicas requieren citas en persona, escanear, imprimir, enviar por correo o fax el documento al personal correspondiente. Todo este proceso es tedioso, lleva mucho tiempo y requiere mucho trabajo.

Aquí es donde resulta útil el software de firma electrónica Automatiza el proceso y le ahorra molestias.

Por lo tanto, si desea mejorar su productividad y flujos de trabajo al tiempo que evita los problemas asociados a la antigua práctica de la firma, ésta es su oportunidad.

Prepárese para saber más sobre la firma electrónica, junto con algunos de los mejores programas informáticos para ello.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica (eSignature) es una forma codificada de una firma, que indica la aprobación a un contrato electrónico o a un documento. Y el software que permite firmar un documento en línea puede denominarse software de firma electrónica.

Puede cargar un documento a través de su ordenador, tableta o smartphone y, a continuación, enviarlo a varias personas que utilicen el software. De este modo, podrán firmarlo en línea sin tener que pasar por el proceso tradicional.

Con el software de firma electrónica, puede recoger y almacenar firmas sin esfuerzo añadiendo formularios de entrada en sus documentos.

Y no se preocupe por su seguridad porque estos tipos de software le permiten verificar la firma y proteger todos los datos introducidos en su interior mediante una fuerte encriptación. Los buenos proveedores de software también pueden ofrecer más funciones de seguridad, como registros de auditoría, autenticación, etc.

Por ejemplo, es posible que haya firmado con su nombre al recibir su paquete a través de un servicio de mensajería utilizando un móvil o una tableta. Eso es exactamente una firma electrónica.

¡Voilà! Usted lo sabía.

Algunos casos de uso:

• Contratos de venta
• Acuerdos con proveedores o vendedores
• Formularios para nuevos clientes
• Aprobaciones de clientes
• Pedidos de cambio
• Incorporación de empleados
• Documentos legales como títulos de propiedad intelectual
• Verificación de edad y consentimiento paterno
• Acuerdos y canales de confidencialidad

¿Son legales las firmas electrónicas?

Otra pregunta importante que viene a la mente de casi todo el mundo en relación con las firmas electrónicas es: ¿son legales?

Sí, por supuesto.

Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes.

En el año 2000, EE.UU. puso en vigor la Ley ESIGN, que hace que las firmas electrónicas sean legales para cualquier uso virtual. Del mismo modo, otras regiones del mundo, como elDAS europeo, también siguieron su ejemplo.

Ahora, las empresas y los autónomos no tienen por qué limitarse a ejecutar contratos en papel.

¿Cómo puede ayudar a su empresa?

La popularidad de la firma electrónica está aumentando como la espuma. Según Forbes, se prevé que el mercado de la firma electrónica crezca a un ritmo del 26,6% hasta 2030.

¿A qué se debe?

Entendámoslo.

Flujo de trabajo más rápido para ahorrar tiempo ⏱️

Con la firma electrónica, el tiempo consumido es menor, ya que los documentos pueden asignarse instantáneamente en línea. No hay que esperar a que llegue la persona interesada para firmarlo, lo que entorpece el flujo de trabajo al retener las tareas durante un periodo prolongado.

Esta tecnología es especialmente una bendición para la sanidad y otros negocios críticos en los que la aprobación debe realizarse de inmediato.

Mayor comodidad 💯

Viajar a lugares lejanos sólo para obtener la aprobación parece ya una práctica antigua. Cuando se dispone del poder de Internet y del software de firma electrónica, se pueden tomar aprobaciones en muy poco tiempo, lo que aumenta la comodidad para ambas partes.

Respetuoso con el medio ambiente 🌲

Cada año se utilizan toneladas de papel para fabricar papel, lo que degrada el medio ambiente. Hágase sin papel para salvar los árboles y el medio ambiente, de modo que la próxima generación vea un ecosistema más verde que el nuestro.

Ahorrar recursos ✂️

las firmas electrónicas no sólo ahorran tiempo, sino también costes. No malgaste sus recursos en gastos de viaje o en comprar más tinta y papel. Además, también puede liberar a parte de la mano de obra que se ocupa de escanear, imprimir y entregar los documentos para que trabaje en otras actividades importantes.

Ahora ya conoce cosas sencillas que pueden ayudarle mucho si opta por la firma electrónica en lugar de la firma física.

Si está convencido, eche un vistazo a algunos de los mejores software de firma electrónica del mercado para aprovechar sus ventajas.

firmarAhora

Utilice la ayuda de firmarAhora para generar firmas electrónicas para una gran variedad de casos de uso e impulsar su flujo de trabajo. Envíe documentos para que los firmen varios destinatarios o firme sus propios archivos en cuestión de unos pocos clics. Su potente y sencilla API le ayuda a integrar las firmas electrónicas fácilmente en su sitio web o aplicación en cuestión de minutos.

Aunque no disponga de conexión a Internet, podrá firmar electrónicamente sus documentos en cualquier lugar. Le permite solicitar información o documentos adicionales, establecer notificaciones al finalizar, invitar en bloque a varios destinatarios y establecer órdenes de firma específicas para sus plantillas.

Puede crear un enlace de firma único para obtener los documentos firmados, solicitar secciones de pago opcionales en sus formularios rellenables y personalizar los mensajes de invitación a firmar. Añada copia carbón (CC) a algunos destinatarios que puedan necesitar notificaciones junto con una fecha de caducidad. signNow también le notifica en caso de que un destinatario se niegue a firmar su documento.

Cumple con PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Tipo II y 21 CFR Parte 11 y tiene capacidades avanzadas de protección contra amenazas. firmarAhora tiene una increíble API RESTful que se puede integrar rápidamente con otras herramientas.

PandaDoc

Selle sus acuerdos con firmas electrónicas legalmente vinculantes y convenientes utilizando PandaDoc.

Más de 20k empresas ya utilizan esta solución para ahorrar tiempo y recursos. Utilice PandaDoc para enviar propuestas, presupuestos, contratos y cobros que requieran aprobaciones.

Puede aprovechar las ventajas de esta solución utilizándola en cualquier lugar y en cualquier dispositivo; le gusta agilizar el trabajo rápidamente. PandaDoc nunca compromete la seguridad y ha construido su tecnología de firma electrónica cumpliendo plenamente con UETA y ESIGN. También proporcionan un certificado electrónico con cada documento firmado.

Evite las conjeturas; en su lugar, utilice sus análisis de documentos más las notificaciones para obtener una perspectiva instantánea cuando su cliente potencial abra los documentos que le ha enviado o los vea y comente. Ofrecen 200 plantillas de aspecto profesional diseñadas para causar una impresión duradera en su empresa.

PandaDoc también se integra con un gran número de integraciones para agilizar su flujo de trabajo. Incluye HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack, etc.

Cartel Nitro

Ofrezca a sus clientes potenciales una experiencia de firma electrónica realmente cómoda utilizando Nitro Firme.

Elimina los niveles de uso y los excesos y no le cuesta por firma. Tanto si trabaja con contratos, hojas de cálculo, formularios, planos y otros documentos, Nitro le proporciona las herramientas que necesita para simplificar la firma electrónica.

Es compatible con múltiples navegadores web y dispositivos móviles. Nitro Sign es seguro y cumple la legislación estadounidense sobre firma electrónica. Facilita una colaboración fluida compartiendo documentos en línea, revisándolos y anotándolos en la nube.

Puede invitar fácilmente a otras personas a comentar los documentos y realizar un seguimiento de los flujos de trabajo mediante la visualización de análisis y notificaciones en tiempo real. Para proteger sus documentos y datos, Nitro Sign emplea autenticación de dos factores, registros de auditoría y sofisticadas certificaciones de cumplimiento de HIPAA, SOC Tipo II, Privacy Shield, etc.

Impulse sus proyectos y proporcione una mejor experiencia a sus clientes creando, combinando, convirtiendo y organizando archivos PDF en su dispositivo. Por lo tanto, ayuda a eliminar los errores humanos que intervienen en el proceso.

Rellene

Esta es probablemente la mejor y más completa solución de firma electrónica que existe en este momento. También es probablemente el método más sencillo con el que puede rellenar archivos PDF y también enviar firmas que se sostendrían ante un tribunal. Una de las mejores cosas de Rellene es que puede utilizarse prácticamente en cualquier ordenador, dispositivo iOS o incluso Android. Esto realmente ayuda a la funcionalidad multiplataforma y a la accesibilidad.

Los usuarios de Fill también pueden estar tranquilos sabiendo que están en buenas manos. Fill es capaz de cumplir las normas de seguridad globales y también las normas de privacidad. También siguen las mejores prácticas en materia de seguridad. Esta es la razón por la que Fill se utiliza ampliamente en sectores como la sanidad, las fuerzas de seguridad, el sector inmobiliario y los servicios financieros.

A los usuarios les alegrará saber que sus datos se almacenan de forma extremadamente segura con un cifrado de grado militar y que cumple con la HIPAA. Fill también proporciona a sus usuarios algunos análisis inteligentes. Esto puede ser de gran utilidad para muchos negocios diferentes.

Cartel Xodo

Automatice tanto las firmas de cara al cliente como las internas, así como las aprobaciones, utilizando Xodo Firme. Firmar con esta herramienta es seguro y fácil utilizando cualquier dispositivo y ayuda a empresas de cualquier escala y tamaño.

Cuenta con un editor integrado que le proporciona herramientas útiles para modificar, firmar y enviar todos los documentos en un abrir y cerrar de ojos. Eversign también cuenta con una potente y completa API REST basada en JSON para automatizar las funcionalidades.

Sus características son similares a las que ha visto en las herramientas anteriores, como plantillas, registros de auditoría, firma en persona, integración, conformidad, etc. En cuanto a la seguridad, ofrece SSL de 256 bits, y además la gestionan estrechamente con una infraestructura supervisada.

También puede programar la caducidad automática de cualquier documento, eliminarlos permanentemente o exportarlos a otro lugar privado. Puede añadir hasta 25 miembros a un equipo o gestionar también varias empresas.

Utilícelo gratis para 5 documentos al mes y 3 documentos API. O bien, utilice sus planes de pago a partir de 9,99 $/mes para documentos ilimitados y funciones ampliadas.

DocuSign

Acelere su trabajo, desde contratos, cartas de oferta y aperturas de cuentas, hasta facturas, aprovechando DocuSign. Envíe acuerdos y consiga que se firmen en línea con seguridad, independientemente del dispositivo que utilicen usted o la otra parte.

Elimine las repetidas tareas manuales y ahorre dinero que se gasta innecesariamente; en su lugar, utilice sus ofertas fluidas y sus impresionantes funciones. Ofrece aplicaciones para tres plataformas: Android, Windows e iOS, para que pueda trabajar desde cualquier lugar.

Conozca el estado de su acuerdo en cuanto a lo lejos que ha llegado en el proceso y establezca recordatorios para recibir notificaciones automáticamente en cada paso. Puede incluir campos estándar en su acuerdo, como la fecha y la firma, o crear campos personalizados y guardarlos.

DocuSign permite a los usuarios firmar en 43 idiomas y enviar documentos en 13 idiomas. Estandarice todo el proceso y ahorre tiempo guardando los documentos que utiliza con frecuencia y reutilizando la ruta del destinatario, los campos personalizados, etc. utilizados en esos documentos.

Conecte e integre las firmas electrónicas con las herramientas y el software que utiliza porque DocuSign admite 350 integraciones y las principales API, como Salesforce, productos de Google, SAP, etc. La resistente infraestructura de DocuSign les permite ofrecer una disponibilidad del 99,99%, muy necesaria para su trabajo.

No se preocupe por la seguridad, ya que DocuSign cumple las estrictas normas de seguridad utilizadas en todo el mundo, incluidas las de la UE y EE.UU., y también utiliza tecnologías sólidas y avanzadas para el cifrado de datos. Cumple con organismos reguladores como la UETA, la ley ESIGN de EE.UU. y la elDAS de la UE. También almacenan y generan pistas de auditoría precisas para sus documentos.

Sus precios empiezan a partir de 10 dólares al mes.

Adobe Sign

AdobeFirme es otra buena opción para usted. Esta herramienta simplista le ayuda a enviar documentos con facilidad, al igual que los correos electrónicos. Todo lo que tiene que hacer es cargar un archivo, escribir la dirección de correo electrónico del firmante y pulsar el botón "enviar".

Por su parte, el firmante puede hacer clic en el enlace que usted le ha enviado y firmar allí mismo utilizando un navegador en cualquier dispositivo, ya sea un smartphone o un ordenador. Para su comodidad, Adobe no requiere que se registren ni que lo descarguen necesariamente.

Pueden ver el estado de la firma, enviar recordatorios, ver auditorías detalladas o cancelar las solicitudes de sus transacciones. Adobe Sign puede trabajar sin esfuerzo con diferentes herramientas, por lo que puede enviar documentos desde herramientas como Microsoft 365, Dropbox, Box, etc.

En cuanto a la seguridad, cumple normas como PCI DSS, SOC 2 Tipo 2 e ISO 27001. También es compatible con diferentes formatos de archivo, incluidos Adobe PDF y otros PDF, MS Word, Excel y PowerPoint, Text, WordPerfect, gráficos como PNG, GIF, JPG, JPEG, TIF y BMP; junto con HTML y HTM.

SignEasy

Con más de 10 años de innovación constante, SignEasy ya ha ayudado a 35k organizaciones a automatizar el proceso de firma con firmas electrónicas. Olvídese de imprimir, escanear y enviar documentos por fax; en su lugar, utilice esta herramienta fácil de usar que ofrece una excelente experiencia de firma.

Sólo tiene que insertar las firmas en un documento utilizando el dedo, el lápiz óptico o el ratón. O también puede cargar la imagen de la firma manuscrita realizada en papel. Le permite enviar documentos en una secuencia paralela o en serie a varias personas. También puede permitir que las personas los firmen en un orden determinado, uno a uno o a la vez.

Puede revisar el progreso del envío de documentos comprobando quién tiene que firmarlos o quién lo ha hecho ya. Envíe notificaciones push o correos electrónicos como recordatorio y reciba un aviso cuando se lleve a cabo una acción. Otras características incluyen una amplia integración, conformidad, reconocimiento global, seguridad avanzada con autenticación de huellas dactilares, códigos de acceso y certificación SSL.

Admite formatos de archivo como MS word, Excel, PDF, Pages, PNG, etc. También permite guardar sus documentos inacabados, para que pueda volver más tarde y realizar ediciones, junto con la opción de acceder a los archivos sin conexión. Importe sus documentos desde la nube, tarjetas SD, correos electrónicos y otras aplicaciones.

La calidad de sus firmas también es alta, asemejándose a las firmas físicas. Puede reutilizar las plantillas existentes, añadir imágenes, anotaciones, iniciales, además de textos, y establecer campos personalizados y pies de página de correo electrónico para agilizar el trabajo. SignEasy está disponible en 24 idiomas. Para mayor seguridad, puede realizar su prueba gratuita de 14 días.

HelloSign

Con la confianza de miles de particulares y empresas de todo el mundo, HelloSign es una solución de firma electrónica sin esfuerzo. Ahora es propiedad de Dropbox, por lo que podrá aprovechar el poder de ambas increíbles plataformas.

Está disponible en forma de interfaz web única, complemento de Salesforce o API fácil de usar para desarrolladores.

Tiene la opción de reutilizar documentos de firma como plantillas junto con un montón de características como marca personalizada, archivos adjuntos del firmante, marca blanca, gestión sofisticada de equipos, firmas electrónicas incrustadas e integración con Salesforce. HelloSign se ajusta a la HIPAA, por lo que no debe preocuparse.

Su precio comienza en 15 $/mes si paga anualmente. También puede probar HelloSign de forma gratuita sin introducir los datos de su tarjeta de crédito.

Docsketch

Docsketch es una herramienta gratuita para firmar más rápido, y crea firmas electrónicas de forma muy intuitiva. Por eso, esta herramienta no supone ningún esfuerzo para que la utilice cualquier persona con cualquier nivel de conocimientos. Archive y proteja sus documentos firmados para que nadie pueda manipularlos en ningún caso.

Docsketch cumple tanto con la legislación estadounidense como con la mundial en materia de firma electrónica. Establezca el proceso de firma para pedirlos uno a uno; ¡usted elige! Si establece algún orden, la persona en cuestión recibirá una notificación automática cuando llegue su turno. También le ayudará a ver cuántas personas quedan por firmar su documento.

Puede convertir un documento en una plantilla reutilizable para poder acceder a ella en cualquier momento y lugar. Con cada expediente firmado, recibirá también un informe detallado con información legal. Dispone de detección automática de líneas en blanco en sus archivos, lo que ayuda a colocar los campos correctamente. En consecuencia, la configuración de los documentos para rellenarlos se hace más fácil y rápida.

Utilizando su función "Enviar como documento de ventas", puede conseguir que se aprueben determinados tipos de documentos, como ofertas, presupuestos y propuestas. Si el destinatario está listo para aprobar, puede hacer clic en el botón 'Aprobar', y entonces, será guiado a través de los siguientes pasos.

Consejos adicionales para elegir un buen software de firma electrónica

Es posible que encuentre estos software que ofrecen un conjunto similar de funciones, pero son únicos en la forma en que proporcionan soluciones. De ahí que pueda resultar confuso elegir entre ellos. Por lo tanto, comprenda algunas cosas y luego tome su decisión.

• Volumen de documentos: Determina la frecuencia con la que envía documentos que necesitan firmas electrónicas. Si son muy pocas veces al año, entonces no tiene sentido adquirir un software que ofrezca un ancho de banda muy grande. En su lugar, elija la gama en función del volumen que necesite.
• Cumplimiento: No se confíe ciegamente en una solución. Compruebe el nivel de seguridad y las normas de cumplimiento que cumplen. Debe verificar la autenticidad, proporcionar pistas de auditoría y otras características importantes que demuestren su autenticidad.
• Integraciones y API: Compruebe la facilidad de integración del software con herramientas de terceros que ya utilice. Averigüe también si proporcionan una API abierta personalizable para incrustar la funcionalidad de la firma electrónica directamente en su aplicación o sitio web.
• Multiplataforma: asegúrese de que el software que elija sea fácilmente compatible con distintas plataformas. No debe encontrar dificultades si envía un contrato desde su smartphone Android y el destinatario utiliza un macOS.
• Tipos de documentos: el software de firma electrónica debe ser compatible con múltiples tipos de documentos y formatos, para que no se encuentre con ningún problema a mitad de camino.

Conclusión

La firma electrónica se ha convertido en algo esencial tanto para las empresas modernas como para los particulares. Ha sido ampliamente aceptada por las empresas y cuenta con la bendición del cumplimiento de las normativas, muy necesario cuando se trata con clientes de distintos países.

Por lo tanto, si aún no ha aprovechado esta tecnología, no es demasiado tarde. Consiga ahora un software de firma electrónica y acelere su flujo de trabajo más que nunca

A continuación, genere su firma de correo electrónico.