En el mundo empresarial actual, todo aquel que posea una empresa debe comprender a fondo la contabilidad. Tener unos conocimientos sólidos de contabilidad hace que el individuo se dé cuenta del rendimiento de la empresa.
La contabilidad es un proceso de identificación, análisis, registro y comunicación de la información necesaria sobre la situación financiera de la empresa. Y, a cambio, ayuda a los responsables de la empresa a tomar decisiones acertadas.
Antes de hablar de las reglas de oro de la contabilidad, repasemos algunos términos básicos. Son los siguientes:
Entidad se define como una unidad económica que diferencia la contabilidad de ciertas transacciones de otras entidades. Los principales tipos de entidades son: sociedad colectiva, sociedad anónima y empresario individual.
Transacción: Una transacción es una ocasión en la que se intercambia algún valor entre dos o más entidades. Puede consistir en comprar, recibir dinero, pagar a un acreedor, etc. Puede ser una transacción a crédito o en efectivo.
Crédito: Abreviado como Cr, los créditos son asientos contables que disminuyen los activos o aumentan los pasivos. Un crédito es la concesión de un anticipo o el adelanto de bienes, servicios o dinero.
Débito: Abreviado como Dr., el débito es un asiento contable que sirve para aumentar el valor de un activo o disminuir un pasivo. Un débito es la retirada de bienes, servicios o dinero de la cuenta de la entidad empresarial deudora.
Gastos: Los gastos de una empresa son el coste de los activos o servicios utilizados durante un periodo contable. La depreciación, el salario, el alquiler, la luz y el agua, el teléfono y otros gastos ordinarios son algunos ejemplos.
Laspérdidas son la diferencia entre los gastos de un periodo y los ingresos asociados. O, en otros términos, como la suma de dinero perdido o costes incurridos sin ningún beneficio a cambio. Por ejemplo, dinero o artículos robados y perdidos o un accidente con incendio.
Ganancia: Una ganancia se define como un aumento del valor de un activo. El beneficio o ganancia se produce cuando el precio actual de un activo en propiedad es superior al precio de compra original.
Otros términos habituales en contabilidad son activo, auditoría, balance, presupuesto, flujo de caja, dividendos, capital propio, etc.
Como ya tenemos una idea básica de ella, vamos a presentarle ahora las tres reglas de oro de la contabilidad, su importancia, clasificación y mucho más.
¿Por qué necesitamos reglas en contabilidad?
Sin reglas específicas, los asientos contables no pueden registrarse. Las «reglas de oro de la contabilidad» son las directrices para registrar los asientos o transacciones de forma sistemática o cronológica. Para aprobar los asientos necesarios para una contabilidad precisa, hay que seguir las 3 Reglas de Oro de la Contabilidad.
Antes de sumergirnos en estos principios de oro, repasemos las terminologías básicas de las reglas contables.
Diario: Es un libro de asientos originales donde se registra cada información transaccional a medida que se produce. Señala las cuentas que deben abonarse y las que deben cargarse. El registro contable es el proceso de anotar las transacciones en un libro diario.
Cuentas: En el diario, existen a grandes rasgos tres grandes clasificaciones de cuentas: Cuenta Personal , Cuenta Real y Cuenta Nominal.
- Cuenta Personal: Es un Libro Mayor relacionado con personas físicas, empresas y asociaciones. También puede ser una persona artificial y una cuenta personal representativa. Existen tres tipos de ella a saber
- Cuenta Personal Natural: Cuenta relacionada con los seres humanos. Ejemplo: Richi, George, Bill, Amanda, etc.
- Cuenta Personal Artificial: Cuentas de entidades comerciales. Ejemplo: Empresas, entidades gubernamentales, sociedades y clubes.
- Cuenta Personal Representativa: Cuentas que reflejan cuentas conjuntas. Ejemplo: Cuenta de giros de un propietario, cuenta de capital de un propietario, cuenta de pasivo pendiente, etc.
- Cuenta real: Cuentas relacionadas con los activos, las posesiones, el pasivo, el patrimonio y las propiedades de una empresa. Ejemplo: Cuenta de maquinaria, Cuenta de inversiones, Cuenta de activo, Cuenta de pasivo, Caja, Depósitos a plazo, etc.
- Cuenta nominal: Esta cuenta, también conocida como cuenta temporal, pertenece a los ingresos, ganancias, pérdidas y gastos. Es una cuenta que se cierra al final de cada ejercicio contable. Ejemplo: Cuentas de salarios, alquileres, intereses pagados, descuentos recibidos, etc.
Pasemos ahora a las Reglas de Oro de la Contabilidad.
Regla 1: Débito al que recibe, crédito al que da
Las cuentas personales están sujetas al principio de adeudar al receptor y abonar al dador. Débite la cuenta si recibe algo. Abone la cuenta si hace una donación.
Escenario 1: Usted compra artículos a la empresa XYZ por valor de 2000 USD. Debe abonar a la empresa XYZ y cargar su cuenta de compras en sus registros. Debe abonar a la empresa XYZ porque es el donante que suministra los artículos. A continuación, debe cargar la Cuenta de Compras del receptor.
| Fecha (MM/DD/AAAA) | Cuenta | Debe (Dr) | Haber (Cr) |
| 07/14/2022 | Cuenta de compra | 2000 | |
| Cuenta por pagar | 2000 |
Escenario 2: Supongamos que, en este ejemplo, pagó en efectivo a la empresa XYZ por material de oficina por valor de 1500 USD. Debe acreditar su Cuenta de Efectivo (del dador) y debitar la del beneficiario.
| Fecha (MM/DD/AAAA) | Cuenta | Debe (Dr) | Haber (Cr) |
| 08/15/2022 | Cuenta de suministros | 1500 | |
| Cuenta de caja | 1500 |
Regla 2: Débito de lo que entra y crédito de lo que sale
Utilice la segunda regla de oro cuando trate con cuentas reales, también llamadas cuentas permanentes. Estas cuentas no finalizan su ejercicio contable. En su lugar, sus saldos restantes se trasladan al siguiente trimestre contable.
Esta regla lo hace muy sencillo: Haga un cargo en la cuenta cada vez que un elemento entre en su empresa (como un activo). Abone la cuenta cuando el importe salga de su empresa. Por ejemplo, un pago efectuado.
Utilicemos el ejemplo de la compra de un vehículo por 5000 USD. Abone en su cuenta de caja (lo que sale) y cargue en su cuenta de vehículo (lo que entra)
| Fecha (MM/DD/AAAA) | Cuenta | Cargo (Dr) | Abono (Cr) |
| 07/16/2022 | Cuenta vehículo | 5000 | |
| Cuenta de efectivo | 5000 |
Regla 3: Débito de todos los gastos y pérdidas y crédito de todos los ingresos y ganancias
Las cuentas nominales están cubiertas por la última regla de oro de la profesión contable. Si su empresa incurre en gastos o sufre pérdidas, cargue la cuenta utilizando cuentas nominales. Si su empresa tiene que registrar ingresos o beneficios, abone la cuenta.
Por ejemplo, en el caso de ingresos o beneficios, supongamos que vende a la empresa XYZ mercancías valoradas en 17000 USD. Su cuenta de ventas debe cargar el gasto y abonar el ingreso.
| Fecha (MM/DD/AAAA) | Cuenta | Debe (Dr) | Haber (Cr) |
| 07/18/2022 | Cuenta de efectivo | 17000 | |
| Cuenta de ventas | 17000 |
Por ejemplo, para gastos o pérdidas, supongamos que gasta 13000 USD en comprar algo a la empresa XYZ. Debe cargar el pago (la compra de 13000 USD) y abonar el ingreso para registrar la transacción.
| Fecha (MM/DD/AAAA) | Cuenta | Debe (Dr) | Haber (Cr) |
| 07/17/2022 | Cuenta de compras | 13000 | |
| Cuenta de caja | 13000 |
Los créditos y débitos se documentan para cada transacción en la contabilidad. Las ideas fundamentales de la contabilidad dependen de los cargos y abonos. He aquí algunos ejemplos
Ejemplo 1: Se inicia un negocio con un capital de 10000 USD
En esta transacción intervienen dos cuentas: la de Caja y la de Capital. En este caso, la cuenta de Caja es la cuenta real, por lo que debería cargarla con cualquier dinero que entre en la empresa (en este caso, efectivo), y puesto que la cuenta de Capital es la propietaria de la cuenta del negocio, debería abonarla. Y entonces, el asiento general sería Cuenta de efectivo a Cuenta de capital.
Ejemplo 2: Compra de maquinaria por valor de 3000 USD en efectivo
| Cuentas implicadas | Naturaleza | Dr./ Cr. | Asiento |
| Cuenta de maquinaria | Cuenta real | Debe (lo que entra) | Cuenta Maquinaria Dr. |
| Cuenta de efectivo | Cuenta real | Haber (lo que sale) | A Cash A/C |
Aquí, habrá dos cuentas que se verán afectadas – Maquinaria A/C y Efectivo A/C. Se debitará lo que entra y se acreditará lo que sale porque ambas son cuentas reales. En este caso, el Efectivo sale de la empresa, por lo que se abonará el A/C de caja, y la maquinaria entra en la industria, por lo que se cargará su A/C. Por lo tanto, Maquinaria a Caja A/C sería el asiento global.
Ejemplo 3: Compra de mercancías a crédito a Smith por valor de 2000 USD
| Cuentas implicadas | Naturaleza | Dr./ Cr. | Asiento |
| Cuenta de compras | Cuenta nominal | Debe (gasto) | Compras A/C Dr |
| Cuenta acreedora | Cuenta Personal | Haber (dador) | A Smith A/C |
Las cuentas en cuestión son Smith, el acreedor, y la C/C de Compras. Tendrá que cargar el gasto porque la C/C Compras es una cuenta nominal, y Smith, el dador, se abonará con el dinero. Como resultado, se abonará la cuenta de Smith y se cargará la cuenta de Compras.
Ejemplo 4: Sueldos pagados 5000 USD
| Cuentas implicadas | Naturaleza | Dr./ Cr. | Asiento |
| Cuenta Salarios | Cuenta nominal | Debe (gasto) | Salario A/C Dr |
| Cuenta bancaria | Cuenta personal | Haber (dador) | A cuenta bancaria |
En este caso intervienen dos cuentas: la cuenta salarial y la cuenta bancaria. Dado que la cuenta de salarios es sólo una cuenta nominal, el importe se cargará porque los salarios son un gasto para la empresa. Sin embargo, como la cuenta bancaria pertenece personalmente a la empresa, el dinero se abonará en la cuenta. Salario A/C al Banco sería el asiento estándar en este caso.
Recapitulación
Para registrar las transacciones financieras en los libros de contabilidad, se utilizan las tres reglas de oro. Y hacerlo permite a la empresa comprender cuál es su situación actual en términos de evaluaciones económicas. Los responsables de la toma de decisiones pueden tomar decisiones sensatas, obtener ayuda en cuestiones fiscales y legales, y mucho más con estos documentos precisos.