El sistema de información de gestión (SIG) es un sistema informático que se utiliza en las organizaciones para apoyar la toma de decisiones mediante la recopilación, el almacenamiento, el procesamiento y el suministro de información sobre parámetros empresariales clave.
Los SIG combinan la tecnología con las personas y los procesos empresariales existentes para ayudar a los responsables a tomar decisiones basadas en datos.
El SIG ayuda a las empresas a utilizar la información de forma eficiente y eficaz proporcionando la información adecuada a las personas adecuadas en el momento oportuno. En este artículo, cubriremos la evolución, los componentes clave, los beneficios, la implementación y los retos comunes de los SIG.
Evolución de los SIG a lo largo de los años
El SIG ha evolucionado a lo largo del tiempo y es importante comprenderlo. Antes de la invención de los sistemas informáticos, los datos se registraban manualmente en soportes como tarjetas perforadas. En la década de 1950, las organizaciones se dieron cuenta de que podían almacenar fácilmente una gran cantidad de datos utilizando ordenadores.
De lo manual a lo digital: Los inicios del SIG
En las décadas de 1950 y 1960, se utilizaban ordenadores grandes y voluminosos para almacenar y procesar datos financieros y de nóminas guardados en una base de datos central. Los ordenadores personales no existían y los equipos centrales se encargaban de la gestión de las bases de datos para la alta dirección.
Del procesamiento de datos a la extracción de información: La evolución de los SIG
En la década de 1970, se produjo una transición del simple almacenamiento de datos en bruto al análisis y la obtención de información valiosa a partir de ellos. Las empresas empezaron a ver el valor de procesar los datos para obtener información valiosa. Esto condujo al desarrollo de los SIG, en los que los ordenadores se utilizaban no sólo para llevar registros, sino también para extraer percepciones e información.
Descentralización y apoyo a la toma de decisiones: El auge del DSS
Las décadas de 1970 y 1980 marcaron la aparición de los ordenadores personales, que condujeron a una descentralización del almacenamiento y el procesamiento de la información dentro de las organizaciones. Los equipos empezaron a utilizar sistemas personalizados, conocidos como Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS), para ayudar en la toma de decisiones empresariales. Estos sistemas proporcionaban informes históricos y ad hoc para facilitar la toma de decisiones con conocimiento de causa.
Integración y expansión: De los EIS a los sistemas ERP
Desde la década de 1980 hasta la de 2000, los sistemas de información para ejecutivos (EIS) y los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) se hicieron predominantes. Estos sistemas evolucionaron con el tiempo, requiriendo mayores conocimientos técnicos para su uso óptimo. A medida que crecían las necesidades empresariales, las organizaciones empezaron a emplear múltiples soluciones para satisfacer sus requisitos.
El futuro impulsado por los datos: Aprovechar el IoT y la IA para obtener ventajas empresariales
El futuro de los negocios dependerá en gran medida de la toma de decisiones basada en datos, con organizaciones que utilizan datos de diversas fuentes y aprovechan la IoT y la inteligencia artificial para realizar predicciones más precisas.
Componentes clave de los SIG
Los sistemas de información de gestión tienen 5 componentes clave. Entendamos cuáles son y por qué son importantes.
#1. Hardware
El hardware en MIS incluye componentes físicos como ordenadores, almacenamiento, dispositivos de red y periféricos como impresoras y proyectores. Estos componentes ayudan a almacenar, procesar, transferir y mostrar datos.
#2. Software
El software utilizado en SIG ayuda a capturar, procesar, analizar y recuperar datos. Puede clasificarse en software de sistema y software de aplicación.
#3. Datos
El MIS requiere datos como componente clave, que pueden recopilarse de diferentes fuentes como sensores IoT y transacciones. Los datos se almacenan en hardware, y el software analiza y extrae información útil de ellos.
#4. Procedimiento
Los procedimientos empresariales son reglas que rigen el flujo de datos desde la fuente hasta los informes finales. Garantizan la estandarización y la máxima eficiencia en la recopilación de datos, el acceso, el procesamiento y la generación de informes.
#5. Personas
Las personas son los usuarios finales de los SIG en las organizaciones, incluidos los altos directivos, los jefes funcionales y el personal implicado en el ciclo de vida de la gestión de datos. Se les conoce como actores del sistema, que interactúan con el SIG para la captura de datos, el análisis, la elaboración de informes y la toma de decisiones empresariales.
¿Cómo apoya el SIG las operaciones empresariales?
El SIG desempeña un papel crucial en el apoyo a las operaciones empresariales en el mundo actual, acelerado e impulsado por la tecnología. He aquí algunos casos de uso en los que el SIG apoya las operaciones empresariales.
Toma de decisiones
El SIG en las operaciones empresariales desempeña un papel crucial en la toma eficaz de decisiones mediante la recopilación y el análisis de datos procedentes de diversas fuentes para proporcionar información valiosa sobre tendencias y previsiones, como las transacciones de ventas, las opiniones de los clientes y el recuento de existencias.
Los SIG proporcionan a los responsables de la toma de decisiones un fácil acceso a la información relevante, lo que les permite tomar decisiones estratégicas basadas en datos y aplicar medidas de gestión de riesgos para mitigar posibles inconvenientes para la organización.
Los algoritmos, los modelos de simulación y los sistemas de proyección de tendencias son herramientas importantes para hacer predicciones futuras e identificar oportunidades para tomar las medidas necesarias.
Planificación estratégica
La planificación estratégica es el proceso de fijar objetivos a largo plazo, definir la visión de una empresa y determinar los medios para alcanzarlos. Implica considerar el futuro, los puntos fuertes y débiles internos y las oportunidades externas. Por lo tanto, el SIG encaja perfectamente con los planes de gestión de proyectos.
El SIG ayuda a identificar y evaluar la estrategia de la organización recopilando y analizando datos sobre las tendencias del mercado, el comportamiento de los consumidores, las ventas y los competidores para obtener una visión estratégica. Por ejemplo, el SIG se integra con la gestión de la cadena de suministro para mejorar los procesos de adquisición y las relaciones con los vendedores.
El SIG facilita el análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) al proporcionar información relevante sobre los datos actuales, así como predecir las tendencias futuras. Esto permite a las organizaciones anticiparse a los retos y oportunidades futuros y desarrollar estrategias para abordarlos.
Eficacia operativa
Los SIG ayudan en la toma de decisiones y la planificación estratégica y aumentan la eficiencia operativa automatizando las tareas rutinarias y los flujos de trabajo. Esto reduce los esfuerzos manuales, el trabajo duplicado y los errores, permitiendo a los empleados centrarse en los objetivos empresariales.
Las organizaciones utilizan algún tipo de sistema de gestión de la seguridad de la información para la autenticación y autorización de los empleados. MIS puede aprovechar esto para optimizar la asignación de recursos y proporcionar acceso a los datos en función de los niveles de acceso.
Con los cuadros de mandos en tiempo real y los gráficos de tendencias, puede supervisar el rendimiento de sus procesos empresariales con respecto a puntos de referencia, métricas y líneas de tendencia predefinidos. Podrá detectar fácilmente las ineficiencias y los cuellos de botella y apuntar hacia la mejora.
¿Cómo implantar MIS?
La implantación de MIS en su empresa conlleva muchas posibilidades apasionantes, pero también retos. Veamos los pasos necesarios.
Comprender las necesidades y los objetivos
Antes de encontrar una solución, es importante comprender las necesidades y los objetivos de la organización. Esto ayuda a alinearse con los requisitos y a planificar los siguientes pasos. Tanto si se necesitan análisis de datos históricos como informes en tiempo real, tener claros los objetivos es crucial para implantar la solución adecuada.
Elegir la mejor solución MIS
Las soluciones MIS pueden satisfacer una amplia gama de requisitos, por lo que es importante asegurarse de que se ajustan a sus necesidades, objetivos, presupuesto, características, escalabilidad y compatibilidad con los sistemas existentes.
Planificar y definir estratégicamente las fases de implantación
Tras fijar los objetivos y seleccionar un SIG, el siguiente paso es planificar las fases de implantación, implicando a representantes de los equipos internos y del proveedor. Es importante contar con distintas fases de implantación para garantizar que las operaciones empresariales diarias no se vean afectadas.
Proceso eficaz de migración de datos
La migración de datos es la transferencia de datos de un sistema a otro, a menudo de un sistema antiguo a otro más reciente. Este proceso puede incluir la transformación de datos de una forma de almacenamiento a otra y la transferencia manual de datos de registros físicos a formato digital.
Formación y desarrollo de habilidades
Una vez implantado el SIG, es necesario formar a los miembros de su equipo sobre cómo utilizarlo de forma eficiente y eficaz. Esto no sólo implica una formación técnica sobre cómo manejar el software, sino también exponer los procesos empresariales y asegurarse de que todos los miembros los conocen bien.
Pruebas y evaluación minuciosas
Antes de lanzar una nueva función o producto, es una buena idea probarlo primero con una demostración o con un grupo más reducido de usuarios. Una vez que esté satisfecho con los resultados, puede proceder a un lanzamiento a mayor escala.
Lanzamiento y seguimiento con éxito
El SIG para toda la organización está listo para su lanzamiento. Asegúrese de que se han establecido las estrategias de supervisión y conmutación por error. Esté preparado para cualquier reto imprevisto en los días iniciales.
Puesta en marcha y mejoras
Los sistemas MIS siempre están evolucionando, por lo que es crucial mejorar continuamente el sistema que ha implantado. Recoja los comentarios de los usuarios para identificar cualquier reto al que se enfrenten y tome medidas para abordarlo de forma eficaz.
Desafíos comunes en la implantación de MIS
Aunque la implantación de un SIG suena prometedora, conlleva su propio conjunto de retos. Veamos algunos de los retos comunes a los que puede enfrentarse al implantar un SIG y cómo puede superarlos.
No aborda los requisitos empresariales
Es importante analizar cuidadosamente los requisitos y objetivos empresariales antes de implantar una solución para evitar invertir tiempo y dinero en un sistema que no satisface las necesidades de la organización.
Problemas de calidad de los datos
La calidad de los datos es crucial en el SIG, ya que las decisiones se basan en ellos. Los problemas con la calidad de los datos, como el ruido o los datos redundantes, pueden surgir si las fuentes de datos no se definen o filtran adecuadamente antes de almacenarlos en el sistema.
Las organizaciones deben contar con un plan de gobernanza de datos para garantizar la precisión y coherencia de los datos, especialmente durante la fase inicial de migración de datos.
Reto de integración con los sistemas existentes
Un nuevo sistema que no se integre bien con un sistema existente puede provocar la pérdida de datos e interrumpir el flujo de información. Esto puede repercutir negativamente en el rendimiento del nuevo sistema.
Por ejemplo, si un nuevo sistema de información de gestión no está bien integrado con un sistema existente de gestión de la cadena de suministro o de gestión de las relaciones con los clientes, la sincronización de datos será difícil, lo que puede repercutir en el rendimiento del SIG.
Puede invertir en un SIG que venga con un sólido conjunto de integraciones. Otra posibilidad es crear soluciones de integración personalizadas como capa añadida.
Lagunas en la formación
Los usuarios finales de su SIG son los responsables de utilizarlo en toda su extensión. Por lo tanto, es importante que estos usuarios reciban una formación adecuada. De lo contrario, incluso con el sistema más sofisticado, el crecimiento de su empresa podría verse obstaculizado si los usuarios no son capaces de utilizar el sistema en su máxima capacidad y habilidad.
Asegúrese de que existen suficientes programas de formación. Estos deben ir más allá de las funcionalidades básicas del software. Anote la documentación y las guías. Además, debe contar con el apoyo del proveedor.
Preguntas frecuentes
Los 5 tipos principales de sistemas de información de gestión son:
1. Sistemas de informes de gestión
2. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones Sistemas de apoyo a la toma de decisiones
3. Sistemas de procesamiento de transacciones
4. Sistemas de recursos humanos
5. Sistemas de control de procesos
Muchas grandes empresas mundiales utilizan MIS para agilizar sus operaciones. Walmart gestiona el inventario y analiza las tendencias de ventas con MIS. Apple utiliza MIS para el desarrollo de productos, el marketing y las ventas. En resumen, cualquier empresa que utilice datos para tomar decisiones empresariales utiliza MIS.
Los sistemas de información de gestión (SIG) ofrecen beneficios como la mejora de la toma de decisiones, el aumento de la eficacia, la mejora de la comunicación, la colaboración, el apoyo a la planificación estratégica, la mejora de la productividad, el ahorro de costes y la ventaja competitiva para las empresas y organizaciones.