¿Le resulta demasiado complicado gestionar proyectos y establecer prioridades? Qué estupendo sería si hubiera una forma de ayudarle a comprender qué tareas requieren qué tipo de atención y energía.
Ahí es donde entra en juego la Matriz Impacto-Esfuerzo o matriz 2×2. Se trata de una herramienta que simplifica el establecimiento de prioridades y ayuda a los equipos y a las personas a volver a conectar con sus objetivos y a identificar los pasos procesables para poner en marcha el trabajo.
Si está buscando una plantilla fácil de matriz de esfuerzo de impacto, este artículo es una excelente pista. Pero antes, pongámosle al día con los fundamentos de la matriz de esfuerzo de impacto.
¿Qué es una matriz de esfuerzo de impacto?
Una matriz de esfuerzo de impacto o matriz 2×2 no es más que una herramienta que las empresas y los particulares utilizan para priorizar las tareas de forma eficaz. La priorización se produce analizando el esfuerzo que hay que realizar para una tarea y comparándolo con el impacto que tendrá.
En su mayor parte, una matriz de esfuerzo de impacto se crea mediante una tormenta de ideas con su equipo. Hacerlo le permite identificar el número total de tareas y proyectos para todos los miembros del equipo. A continuación, puede calcular la importancia y la urgencia de esas tareas.
Con este ejercicio, puede identificar el orden de las tareas que deben realizarse para lograr el mejor impacto con el menor esfuerzo.
Normalmente, las tareas con el menor esfuerzo y el mayor impacto son aquellas en las que debe centrarse. Sin embargo, eso no quiere decir que las tareas de bajo esfuerzo y bajo impacto sean inútiles. A veces, incluso esas pueden ayudar de una forma u otra.
Los 4 cuadrantes de la matriz del esfuerzo de impacto
Los 4 cuadrantes de la matriz de esfuerzo de impacto son los que se muestran a continuación:
Estos cuatro bloques están segregados por tener el Impacto en el eje X y el Esfuerzo en el eje Y. Cada uno de los bloques es como sigue
#1. Ganancias rápidas – Esfuerzo bajo e impacto alto
Este bloque incluye todas las tareas que pueden realizarse fácil o rápidamente pero que tienen un impacto significativo en la empresa o en su trabajo. Las tareas de este bloque son las de mayor prioridad.
#2. Proyectos importantes – Esfuerzo elevado e impacto alto
Este bloque incluye todas las tareas que requieren una cantidad significativa de esfuerzo y tienen un gran impacto. Se consideran los objetivos a largo plazo de la empresa y tienen una prioridad decentemente alta.
#3. Tareas de relleno – Esfuerzo bajo e impacto bajo
Este bloque incluye todas las tareas que pueden realizarse fácilmente pero que no proporcionan un impacto lo suficientemente grande. Por lo tanto, las tareas de este bloque no son las más prioritarias.
Sin embargo, puede realizarlas en su tiempo extra o cuando no se sienta productivo, sólo para quitarse estas tareas de encima.
#4. Tareas Ingratas – Alto Esfuerzo y Bajo Impacto
Este bloque incluye todas las tareas que requieren mucho tiempo y esfuerzo pero que no proporcionan suficiente impacto. Estas tareas son muy innecesarias y deben dejarse sin hacer si es necesario realizar todas las demás tareas.
¿Cuándo utilizar una matriz de esfuerzo de impacto?
La matriz de esfuerzo de impacto es imprescindible para trabajar siempre que usted o su equipo tengan varios proyectos o tareas con una amplia gama de beneficios potenciales.
También la necesita siempre que esté confuso sobre la mejor línea de actuación o sobre por dónde empezar.
A veces, la matriz 2×2 puede incluso ayudarle a organizar su flujo de trabajo y a dejarlo libre de desorden.
Normalmente, las empresas de nueva creación o las organizaciones más pequeñas tienen un montón de trabajo diferente que debe ser realizado por un grupo muy pequeño de personas. En una estructura tan caótica, muchas ideas y proyectos podrían verse obstaculizados. Entonces, una matriz puede ordenar ese desorden y hacer que la organización funcione.
He aquí una lista de increíbles beneficios que la matriz de esfuerzo de impacto tiene para usted y su equipo:
Beneficios de la matriz de esfuerzo de impacto
#1. Mantenga a todo el mundo al tanto y sincronizado
El mejor beneficio de la matriz de esfuerzo de impacto es realmente la forma en que pone a todos en la misma página para trabajar hacia un objetivo. Su equipo también puede utilizar plantillas de matrices de esfuerzo de impacto para añadir otra capa de organización del trabajo.
#2. Optimizar los recursos y su asignación
Cuando sepa qué tareas hay que hacer y cuándo hay que hacerlas, podrá gestionar sus recursos y asignarlos adecuadamente. Así, los recursos críticos se reservan para las tareas prioritarias.
#3. Crea una secuencia de tareas de trabajo y prioriza las tareas
La matriz de esfuerzo de impacto ayuda a crear una secuencia de acciones/tareas organizadas en función de la prioridad. Esto crea un camino lineal que el equipo debe seguir.
#4. Alinea al equipo con los objetivos de la empresa
Además de encontrar las tareas prioritarias, la matriz también explica por qué hay que priorizar las tareas. Así, el equipo entiende los objetivos que hay detrás y, a su vez, entiende los objetivos de la empresa.
#5. Ahorrar tiempo y maximizar la eficacia en el flujo de trabajo
Con la matriz, puede evitar dedicar tiempo a cosas que requieren demasiado tiempo para un impacto mucho menor. Así, su flujo de trabajo se vuelve más sensible al tiempo y aumenta la eficacia de su trabajo.
Por muy fácil que parezca la matriz de esfuerzo de impacto, aún hay algunas cosas que puede hacer para maximizar los beneficios y la utilidad de esta práctica.
Consejos para facilitar la matriz de esfuerzo de impacto
#1. Defina objetivos claros para la matriz
El porqué de todas las cosas es importante en todas partes. Asegúrese de encontrarlo también para la matriz. Tener claros los objetivos y las razones para crear la matriz le dará una dirección precisa para realizar esta práctica correctamente.
#2. Haga una tormenta de ideas sobre todas las actividades y tareas con sus compañeros de equipo
La lluvia de ideas siempre permite una discusión holística sobre las cosas. Hacerlo con sus compañeros de equipo aportará una perspectiva diferente a la matriz, y las tareas podrán priorizarse pensando en todos.
#3. Cree un plan de acción sólido para el proceso después de crear la matriz
Limitarse a hacer la matriz de esfuerzos de impacto no va a conseguir que se hagan las cosas. En realidad, tener un plan de acción sólido y ejecutarlo es lo único que lo hará. Por lo tanto, asegúrese de tener listo un plan para todas las tareas y sus secuencias para un flujo de trabajo fluido.
#4. Tenga una comunicación sólida dentro del equipo y elabore informes para las tareas
Una vez iniciado el trabajo, tendrá que comunicar proactivamente al equipo si la secuencia o las prioridades eran lo suficientemente precisas.
Si hubo áreas de mejora, asegúrese de crear un informe de cómo fue para hacer ajustes para la próxima vez que realice otra matriz de esfuerzo de impacto.
Eso era todo lo que necesitaba saber sobre la matriz de esfuerzo de impacto. Ahora, ¡vamos a ver unas cuantas plantillas de Matriz de Esfuerzo de Impacto que le harán la vida más fácil!
Miro
Miro es una herramienta fantástica diseñada para que equipos e individuos puedan crear gráficos, tablas, mapas y mucho más para planificar y organizar las cosas.
Al utilizar esta plantilla, descubrimos algunas cosas:
- El aspecto de diseño es muy fácil de usar, y cualquier persona con conocimientos básicos de modificación de estas plantillas de diseño puede utilizar esta herramienta
- No hay mucha ayuda para explicar cómo funciona la plantilla de matriz de esfuerzo de impacto, por lo que un principiante podría tener que investigar qué es y cómo se hace.
- Al iniciar su primer diseño, la herramienta le pregunta por su experiencia en el uso de herramientas de diseño como Miro, lo que la hace apta para principiantes en términos de diseño.
Miro es una herramienta freemium, por lo que puede utilizarla para crear plantillas de forma gratuita. Sin embargo, también puede actualizarla para acceder a funciones premium como proyectos ilimitados, colaboración con varios miembros del equipo, etc.
Lucidspark
Lucidspark es otra herramienta de diseño creada específicamente para la productividad y las tareas relacionadas con el trabajo. Presenta una interfaz de usuario sencilla y una fácil creación y edición de plantillas.
Estas son las características de la plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de Lucidspark:
- La interfaz de usuario es sencilla y rápida; puede crear la matriz rápidamente añadiendo los proyectos en las casillas
- La plantilla presenta un diseño básico, pero puede añadir imágenes y cambiar los colores y las fuentes para hacerla suya
- La disposición básica de los cuatro cuadrantes está hecha para presentar tareas con niveles variables de esfuerzo e impacto, no sólo para definirlas bajo un mismo bloque, sino que puede desplazarlas según convenga.
Puede empezar a utilizar Lucidspark de forma gratuita, pero también puede actualizarlo para acceder a otras funciones premium.
Canva
Canva es una herramienta de diseño que puede utilizarse para todo tipo de necesidades de diseño. Puede utilizarla para hacer gráficos de productividad como la matriz de esfuerzo de impacto, diseñar logotipos, infografías y mucho más.
He aquí algunas cosas sobre la plantilla de Canva para la matriz de esfuerzo de impacto:
- Presenta una gran cantidad de funciones de diseño como añadir elementos, cambios de color y de fuente, añadir imágenes y vídeos, hacer animaciones, etc., lo que resulta un tanto exagerado
- Gran herramienta para usuarios que la utilizarán con frecuencia para otros requisitos de diseño y creación de contenidos
- La plantilla de matriz de esfuerzo de impacto presenta un diseño tradicional que sólo puede enumerar las tareas bajo los bloques y no dispone de niveles personalizados para las mismas.
Para un uso exclusivo de productividad, Canva puede parecer un poco demasiado avanzada para muchos principiantes.
Sin embargo, puede ser una herramienta excelente para que los usuarios intermedios o avanzados creen diseños y plantillas únicos.
Su uso es gratuito, pero disponer de la versión premium le permitirá acceder a diferentes plantillas y otros elementos.
Creately
Creately es una herramienta de diseño de la productividad hecha específicamente para que las empresas y organizaciones gestionen tareas organizativas como la creación de una plantilla de matriz de esfuerzo de impacto.
Estas son las características de la plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de Creately:
- La plantilla es fácil y colorida, con formas muy sencillas de anotar las tareas bajo cada cuadrante
- El diseño de la matriz facilita su comprensión, pero no ofrece un mayor nivel de personalización
- Es fácil de usar para principiantes, pero restringe a los usuarios la posibilidad de personalizar la plantilla para mejorar el diseño y la disposición de la matriz
A pesar de que Creately no es la mejor para la personalización, hace muy bien su trabajo y es una gran solución para los jefes de equipo y gerentes que quieren hacer la tarea fácil y rápidamente.
Groupmap
Groupmap es una de las mejores herramientas de esta lista para una plantilla de matriz de esfuerzo de impacto. Combina lo mejor de ambos mundos, es decir, diseños y eficacia.
Estas son las características de la plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de Groupmap:
- La plantilla está extremadamente bien hecha, en la que puede simplemente hacer clic en cualquier lugar y empezar a escribir las tareas, y seguirá teniendo un aspecto increíble
- El diseño es muy fluido, y puede microajustar los niveles de impacto y esfuerzo necesarios para esa tarea
- No hay mucho que hacer en términos de diseño, pero la plantilla presenta un diseño atractivo que cumple con su cometido
En cuanto al diseño, existe un límite a su personalización, ya que puede cambiar el fondo y la disposición de los ejes para adaptarlos a sus necesidades. Sin embargo, puede hacer una matriz excelente y eficaz con el mínimo esfuerzo.
Ayoa
Ayoa es una herramienta de diseño de mapas de productividad en la que encontrará plantillas para diagramas de flujo de proyectos, gráficos, matrices, etc.
Estas son las características de la plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de Ayoa:
- La plantilla es fácil de trabajar y tiene suficientes opciones de diseño para añadir un poco de personalización
- El diseño de la matriz de esfuerzo de impacto presenta un diseño fluido con recuadros de proyectos individuales para identificar correctamente cada uno de ellos
- La interfaz de usuario es fácil de usar para principiantes, pero es algo más lenta que el resto de herramientas de esta lista
La versión de prueba gratuita de Ayoa sólo dura 7 días, tras los cuales deberá obtener la versión premium para crear nuevas plantillas.
Figma
Figma es una herramienta de diseño que ofrece varias plantillas para distintos tipos de mapas y gráficos que las organizaciones necesitan para la productividad y la gestión de equipos.
Estas son las características de la plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de Figma:
- Al iniciar cualquier diagrama o plantilla en Figma, se le recibe con un tutorial sobre el uso de la herramienta, lo cual es una gran característica para los principiantes
- También hay un cuadro de instrucciones sobre cómo utilizar la plantilla de la matriz de esfuerzo de impacto y cómo puede personalizarla para mejorar su eficacia.
La herramienta es minimalista y ofrece suficiente orientación para que un completo principiante pueda crear una matriz de esfuerzo de impacto respetable sin ayuda de nadie. Es increíble para los que la utilizan por primera vez e incluso para los veteranos que quieren acabarla y desempolvarla rápidamente.
Venngage
Venngage es una herramienta de diseño freemium utilizada para realizar diferentes plantillas de diseño y gráficos. La Matriz de Esfuerzo de Impacto forma parte de la versión empresarial de Venngage, que es una versión de pago de la herramienta.
Estas son las características de la plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de Venngage:
- La plantilla de matriz de esfuerzo de impacto ofrece un gran diseño fluido en el que puede ajustar la cantidad de esfuerzo e impacto que tiene el proyecto
- En cuanto al diseño, la herramienta ofrece una gran personalización y una plantilla de inicio decente para crear un diseño atractivo para mostrar sus proyectos de forma eficaz.
La plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de Venngage es una gran herramienta, pero el nivel de personalización que ofrece no es lo suficientemente bueno como para justificar la compra. En cualquier caso, si busca un buen software de diseño para varios proyectos de diseño, ¡ésta es una buena herramienta que debe tener!
Conclusión
La Matriz de Esfuerzo de Impacto es una práctica esencial para calibrar el calendario y las prioridades de su trabajo. Para acompañarla, también necesita una plantilla ideal que funcione exactamente como la necesita.
Después de utilizar todas estas herramientas, hemos comprobado que no es necesario un alto nivel de personalización para conseguir una plantilla de matriz decente.
Sin embargo, si opta por las herramientas que ofrecen eso, podrá maximizar el atractivo y la eficacia de la matriz.
También puede echar un vistazo a algunas plantillas de árboles de decisión.