Las actas de reunión son una herramienta valiosa para documentar los procedimientos de las reuniones, hacer un seguimiento de los avances y garantizar la concordancia entre los participantes.
Sin embargo, redactar actas de reunión puede ser un proceso tedioso y que requiere mucho tiempo. Aquí es donde las plantillas de actas de reunión vienen al rescate.
Una plantilla de acta de reunión es un documento preformateado diseñado para capturar eficazmente los detalles cruciales de una reunión. Con varias plantillas disponibles, puede elegir la que mejor se adapte a los requisitos específicos de su equipo u organización.
En este artículo, le ofreceremos nueve plantillas totalmente personalizables y ejemplos de actas de reuniones para su comodidad durante futuras reuniones. Puede utilizarlos para mejorar la productividad de sus reuniones. Además, le ofrecemos consejos esenciales para elaborar actas de reunión eficaces.
Independientemente de si es usted jefe de equipo, gestor de proyectos o una persona encargada de redactar las actas de las reuniones, este artículo está pensado para ayudarle. Utilizando las plantillas y siguiendo los consejos proporcionados, podrá crear actas de reunión que sean claras, concisas e informativas. Esto, a su vez, mantendrá a su equipo centrado y bien informado sobre los progresos realizados.
| Producto | Características destacables |
|---|---|
| Smartsheet | Plantillas para la organización de reuniones, listas de comprobación |
| ClickUp | Plantillas fáciles de usar, opciones categorizadas |
| Microsoft 365 | Office Formal, actas, plantillas de reuniones clásicas |
| Canva | Diseño diferenciado, seguimiento del progreso del proyecto |
| monday.com | Soluciones documentales, CRM, planificación de campañas |
| Atlassian | Plantillas categorizadas, gestión de proyectos |
| Evernote | Plantilla de notas de reunión completa y única |
| ProjectManager | Plantilla de Word para agendas de reuniones, debates |
| Jotform | Formato prediseñado, colaboración, automatización |
¿Qué son las actas de reunión?
Las actas de reunión son notas y registros exhaustivos que se toman durante una reunión a la que se asiste, centrados en el tema de discusión pertinente. En lugar de capturar cada palabra pronunciada, destacan los elementos esenciales y los puntos clave relacionados con el tema.
En otras palabras, las actas de reunión sólo recogen lo más destacado. Se basan en el orden del día preestablecido de la reunión, en el que se esbozan los principales temas a debatir. Durante la reunión, un secretario o persona designada tomará notas de los puntos importantes planteados durante la conversación.
Estas notas suelen incluir la esencia de la discusión, los objetivos propuestos y las conclusiones finales. Sirven para hacer un seguimiento del progreso de la reunión y garantizar que se están abordando los objetivos previstos. Las actas de reunión dejan constancia explícita de los puntos conflictivos o las cuestiones críticas surgidas durante la reunión.
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¿Por qué utilizar plantillas de actas de reunión?
Las actas de reunión tienen una estructura similar a la de un orden del día, lo que ofrece la ventaja de presentar la información esencial de forma comprensible. La plantilla incluye espacios designados para que el secretario anote los detalles necesarios.
Además, emplear una plantilla de acta de reunión no sólo ahorra tiempo, sino que también garantiza la coherencia en la documentación del proyecto. Su singularidad radica en su carácter constante y fácilmente accesible, lo que proporciona regularidad a sus informes, aumentando así la claridad.
Al utilizar una plantilla de acta de reunión, se elimina la tediosa tarea de preocuparse por el formato durante la toma de notas. Permite controlar fácilmente a los participantes y los temas tratados, lo que permite al secretario participar activamente en los debates. En conclusión, todos los puntos cruciales se registran meticulosamente, lo que conduce a decisiones bien informadas.
La clave del éxito de las actas de reunión es su capacidad para tomar notas con rapidez, manteniendo al mismo tiempo unos altos niveles de productividad.
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¿Por qué son importantes las actas de reunión?
Las actas de reunión son importantes por varias razones. Pueden
#1. Documentar lo sucedido en una reunión. Esto puede ser útil para las personas que no pudieron asistir a la reunión o para las personas que necesiten volver a referirse a la reunión más adelante.
#2. Hacer un seguimiento de los progresos y asegurarse de que el equipo va por buen camino. Al hacer un seguimiento de las decisiones que se tomaron y de los puntos de acción que se asignaron, las actas de las reuniones pueden ayudar a garantizar que el equipo avanza hacia sus objetivos.
#3. Comunicarse eficazmente con los miembros del equipo y las partes interesadas. Las actas de las reuniones pueden ser una forma de comunicar las decisiones que se tomaron en la reunión a los miembros del equipo y a las partes interesadas que no pudieron asistir.
#4. Proporcionar un registro de la reunión a efectos legales. En algunos casos, las actas de reunión pueden utilizarse como registro legal de la reunión.
Elementos clave de unas actas de reunión eficaces
Disponer de unas buenas actas de reunión empieza por la planificación. La persona encargada y la que toma notas deben trabajar juntas para elaborar un buen plan para la reunión. Esto facilitará la toma de notas durante la reunión. Por ejemplo, pueden crear un formato para las notas que también funcione como plan para la reunión.
Estas son las cosas importantes que necesita para tomar buenas notas de la reunión:
#1. Anote la fecha y la hora de la reunión para no perder de vista el progreso.
#2. Haga una lista de las personas que asistieron a la reunión para que todo el mundo sepa quién estuvo allí.
#3. Haga una lista detallada de los temas que se trataron en la reunión.
#4. Escriba un breve resumen de lo principal que se trató para que las personas que faltaron a la reunión puedan entenderlo.
#5. Diga claramente qué decisiones se tomaron durante la reunión para que todo el mundo lo sepa.
#6. Anote qué tareas hay que hacer y quién es el responsable de cada una de ellas. Esto ayuda a asegurarse de que las cosas se hacen.
#7. Escriba lo que debe suceder después de la reunión para que todos sepan qué hacer a continuación.
Recuerde que unas buenas notas ayudan a todos a recordar lo que se dijo y decidió en la reunión.
Tenemos algunas plantillas listas para usar que pueden ayudarle a tomar buenas notas en sus reuniones. Puede elegir la que más le guste e incluso añadirle sus propios colores para hacerla especial. Estas plantillas sirven para distintos tipos de reuniones. ¡Hagamos que sus reuniones sean mejores!
Smartsheet
Las plantillas gratuitas de actas de reuniones de Smartsheet facilitan la colaboración en el lugar de trabajo a través de un sistema compartido de gestión y documentos, que incluye funciones como calendarios y listas de comprobación. Ofrece una gama de opciones de plantillas adaptadas específicamente a las organizaciones sin ánimo de lucro.
Estas plantillas de actas de reunión, que ofrecen varios formatos para diferentes necesidades, sirven como herramientas eficaces para registrar los debates. La plantilla básica proporciona una estructura sencilla para las reuniones rutinarias, garantizando la inclusión de los temas vitales, los plazos, los facilitadores y los asuntos tratados.
La plantilla específica para proyectos se centra en los proyectos en curso, mostrando los nombres de los proyectos, los objetivos y un espacio para las perspectivas de progreso. Para las reuniones que requieren una documentación ágil, la plantilla Acciones esboza los temas objetivo y realiza un seguimiento de las actividades asociadas, por lo que resulta adecuada para reuniones de personal o situaciones en las que las formalidades son mínimas.
ClickUp
La plantilla de actas de reuniones deClickUp ofrece páginas preconstruidas y fáciles de usar para una organización eficaz del equipo, notas individuales sobre las reuniones y valiosos consejos para maximizar su potencial.
Aunque carece de plantillas categorizadas, cubre una amplia gama de clasificaciones, entre las que se incluyen Creatividad y diseño, Ingeniería y producto, Finanzas y contabilidad, RR.HH. y contratación, TI, Marketing, Operaciones y Otros. Prepárese para agilizar su proceso de reuniones y aumentar la productividad
Microsoft 365
A las personas que utilizan Microsoft Office les gusta mucho cómo les ayuda a trabajar mejor con las palabras y los datos. La nueva versión, Microsoft 365, es estupenda para hacer las cosas, especialmente en las reuniones. Han creado algunas plantillas para ello, y tres de ellas son muy populares.
Microsoft365 tiene tres tipos de plantillas. La primera se llama Office Formal. Es buena si quiere algo fácil de usar. Puede obtenerla de Internet o directamente de Office. También puede modificarla para adaptarla a lo que necesite.
La segunda plantilla es para organizar reuniones. Se llama Actas de Office para reunión de organización. Le ayuda a anotar las cosas importantes de la reunión, como lo que se habló y cualquier plan nuevo. Si en su reunión se habla de cosas como el dinero y de muchos temas diferentes, esta plantilla puede serle útil.
La última se llama Acta de reunión clásica de oficina. Es un poco más relajada que las otras. Aunque no es superformal, puede utilizarla para anotar todo lo importante de la reunión, y además tiene un aspecto agradable.
Canva
Si se encuentra dirigiendo una reunión, asegúrese de utilizar las excelentes plantillas de actas de reunión que ofrece Canva. Estas plantillas ofrecen una forma cómoda de apuntar notas que pueden comprenderse fácilmente más adelante.
Las plantillas de actas de reunión de Canva vienen con un diseño distintivo y funciones útiles que le permitirán supervisar el progreso del proyecto, detectar errores e identificar posibles mejoras que puedan aplicarse.
Con Canva, tiene todas las herramientas a su disposición. Sólo tiene que acceder a su cuenta de Canva, seleccionar la plantilla que se adapte a sus necesidades y ya está listo para proceder con la reunión.
monday.com
las plantillas de actas de reunión de monday.com proporcionan una solución documental completa para particulares, empresas y organizaciones sin ánimo de lucro. Ofrece asistencia para generar, tramitar y firmar digitalmente contratos y acuerdos formales. El servicio se dirige tanto a clientes de pago como a organizaciones sin ánimo de lucro, que pueden utilizar la información introducida en tiempo real en la plantilla u optar por una versión en PDF gratuita.
Entre sus plantillas destacadas se encuentran las plantillas CRM básicas de monday. com, que gestionan eficazmente los contactos y los acuerdos en un lugar centralizado. Las potentes plantillas de planificación de campañas permiten la planificación visual de todas las campañas, garantizando una estrategia eficaz. Además, las plantillas de gestión de la cartera de proyectos facilitan un seguimiento perfecto de los proyectos en varios equipos y departamentos.
Atlassian
Atlassian se erige como una importante empresa de software que ofrece soluciones eficaces de colaboración y gestión de proyectos para una ejecución fluida de los minutos de reunión. Al igual que las plantillas proporcionadas por otras empresas homólogas, las plantillas de Atlassian están clasificadas por categorías para mayor comodidad del usuario. Entre ellas, destacan las siguientes plantillas notables.
Las plantillas de gestión de proyectos se adaptan a proyectos extensos que requieren una programación hábil de las reuniones y una gestión eficaz del equipo. Estas plantillas facilitan una toma de notas exhaustiva y unas conclusiones concisas de las reuniones.
Las plantillas de planificación estratégica resultan inestimables para dirigir una empresa hacia sus objetivos previstos. Esta plantilla ayuda a compartir ideas, esbozar actividades, planificar meticulosamente, tomar decisiones y ejecutar con éxito cada fase. La evaluación del progreso del proyecto y la identificación de mejoras también se pueden realizar sin problemas.
Para los gestores de productos, las plantillas gratuitas de Atlassian están fácilmente disponibles, ayudando en la formulación de una hoja de ruta integral del equipo que se alinee con las necesidades del cliente y la rentabilidad de la empresa. Este surtido de plantillas de gestión de productos sirve como guía completa, ofreciendo una navegación paso a paso a través del viaje de lanzamiento del producto.
Evernote
La plantilla de Evernote destaca entre las demás, lo que la convierte en una opción excelente para diversos fines. Tanto si necesita crear listas como tomar notas de reuniones, esta plantilla es una valiosa herramienta para impulsar su negocio, capturando cada detalle intrincado. Lo que la distingue es su enfoque integral, que elimina la necesidad de utilizar varias plantillas y la hace realmente única.
La plantilla de notas de reunión de Evernote ofrece multitud de ventajas. Una vez que inicie sesión en su cuenta, la plantilla se guardará automáticamente en su panel de control, facilitándole el acceso siempre que la necesite durante las reuniones. Además, viene equipada con consejos probados que le ayudarán en el proceso de toma de notas, garantizando una experiencia fluida y eficaz.
ProjectManager
ProjectManager ofrece una plantilla de acta de reunión diseñada para Word, que facilita el registro de los órdenes del día y los debates de las reuniones, permitiéndole tomar medidas decisivas para alcanzar los objetivos previstos. Tras anotar el orden del día y distribuirlo, puede comenzar la reunión utilizando la plantilla de acta de reunión de Word desde cero.
La sección superior de la plantilla le permite introducir detalles esenciales como el nombre del proyecto, el propósito de la reunión, el lugar y otra información pertinente del proyecto. Además, puede especificar la duración de la reunión en horas o de principio a fin una vez concluida la reunión.
Jotform
Al igual que las plantillas de actas de reunión tradicionales, las plantillas JotForm no hacen un trabajo diferente y proporcionan una solución racionalizada y eficaz para tomar notas importantes y organizar la información de la reunión. Estas plantillas funcionan mejor para ahorrar tiempo, ya que ofrecen un formato prediseñado que cubre todos los atributos vitales como el orden del día de la reunión, los objetivos marcados, los debates, las actividades paso a paso y las decisiones.
La interfaz digital de JotForm también admite la colaboración, lo que permite que varios miembros del equipo participen activamente en tiempo real o de forma virtual. Cualquiera de las dos opciones le sirve. Las opciones de personalización le permiten adaptar la plantilla a las exigencias de su organización. La automatización, los recordatorios y los análisis ayudan a mejorar la responsabilidad, la accesibilidad y la comprensión de los datos de las reuniones. Las plantillas de actas de reuniones de JotForm añaden un toque profesional a su proceso de documentación a la vez que facilitan la recopilación, el archivo y el análisis de los datos.
Actas de reunión: Consejos para un registro eficaz
#1. Sea claro y conciso: Intente crear actas de reunión fáciles de entender utilizando un lenguaje claro y conciso.
#2. Incluya los puntos clave de la discusión: Asegúrese de que el acta de su reunión cubre los aspectos más cruciales de la discusión, permitiendo a los participantes ausentes captar los principales temas tratados.
#3. Registre las decisiones: Documente todas las decisiones tomadas durante la reunión para aportar claridad sobre el curso de acción acordado.
#4. Enumere los puntos de acción y las responsabilidades: Describa claramente todos los puntos de acción derivados de la reunión y especifique las personas responsables de cada tarea, para minimizar la confusión y garantizar la rendición de cuentas.
#5. Corríjala antes de distribuirla: Antes de repartir el acta de la reunión, revísela a fondo para garantizar su exactitud y eliminar cualquier error.
Siguiendo estos consejos, podrá redactar actas de reunión claras, concisas y eficaces. Esto contribuirá a garantizar que todo el mundo está en la misma página y que el equipo avanza hacia sus objetivos.
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Conclusión
Éstas han sido algunas de las mejores plantillas de actas de reuniones recomendadas para una planificación sin esfuerzo y una ejecución impecable. Con esta plantilla, tomar notas durante las reuniones se convierte en un juego de niños que requiere un esfuerzo mínimo. Confío en que haya obtenido información valiosa de esta información.
Gracias por leer; ¡Salud🥳!
A continuación, la herramienta de toma de notas AI para resumir las reuniones en segundos.