Agilice el proceso de aprovisionamiento de su PYME con estas aplicaciones de software de aprovisionamiento de primera categoría.
La gestión del proceso de aprovisionamiento es compleja, ya que implica compras, inventario, pedidos, facturas, proveedores, pagos y mucho más. Pero, al mismo tiempo, es vital para el éxito de la empresa. Por eso las empresas necesitan automatizar y gestionar este proceso con aplicaciones.
Si espera hasta el último momento para implantar un software de aprovisionamiento en su empresa, las consecuencias serán el procesamiento manual. De ahí que sea prudente empezar a implantar estas herramientas en cuanto note la fricción de unos procesos manuales ineficaces.
Profundicemos en los fundamentos del software de aprovisionamiento y conozcamos las mejores herramientas en este ámbito.
¿Qué es el software de aprovisionamiento?
Aprovisionamiento significa encontrar y adquirir los bienes y servicios que necesita una empresa. Por lo tanto, el software de aprovisionamiento se refiere a una solución empresarial que automatiza las diferentes fases del proceso de aprovisionamiento.
Ya se trate de analizar gastos, gestionar contratos o realizar pagos, estas herramientas pueden ayudarle a tener un control total sobre cada operación del proceso. También pueden integrarse con diversas plataformas ERP para que el proceso sea más fluido.
Además, algunas herramientas también permiten a todos los empleados acceder a las tareas y ejecutarlas desde una unidad central con permiso de usuario de pimienta.
¿Qué hacen estas herramientas?
Una aplicación de software de aprovisionamiento puede realizar varias tareas para que el proceso de aprovisionamiento no suponga ningún esfuerzo para su equipo. Los empleados pueden solicitar compras desde cualquier lugar y comunicarse con los miembros del equipo. Éstas son las principales tareas que puede realizar este software:
- Generar una orden de compra y verificarla
- Automatizar la transmisión de pedidos de compra electrónicos
- Recordarle los pedidos de compra recientes y las cancelaciones
- Enviar los pedidos de compra pendientes al personal adecuado para que tome las medidas oportunas
- Realizar transacciones financieras y de inventario tras la llegada del pedido
- Evite la escasez puntual manteniendo un inventario
- Recopile datos y analice tendencias para obtener la máxima rentabilidad
- Agilizar el proceso de estandarización en diferentes plataformas
Ahora, hablemos de cuándo se utilizan las herramientas de software de aprovisionamiento.
¿Quién utiliza el software de aprovisionamiento?
Necesitará un software de aprovisionamiento cuando compre materias primas, hardware informático, material de oficina, etc., en grandes cantidades a lo largo del año. Por lo tanto, cualquier empresa que compre con frecuencia suministros a terceros proveedores y desee que el sistema de adquisiciones sea transparente.
La mayoría de las empresas que utilizan herramientas de aprovisionamiento son las siguientes
- Fabricantes de bienes de consumo y electrodomésticos
- Fabricantes de vehículos
- empresas de comercio electrónico y minoristas
Pero, hay un negocio especializado que también utiliza este software, y son los consultores o agencias de aprovisionamiento.
La mayoría de las marcas subcontratan sus operaciones de aprovisionamiento a estas agencias por comodidad y asequibilidad. Empresas como Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture, etc., son líderes en consultoría de aprovisionamiento.
¿Cómo ayuda el software de aprovisionamiento a las empresas?
#1. Automatización de las adquisiciones
La automatización de los procesos empresariales es evidente en todos los ámbitos, incluido el aprovisionamiento. Puede automatizar con éxito toda la operación de aprovisionamiento utilizando un software de aprovisionamiento.
Desde el descubrimiento de proveedores hasta el registro, pasando por la selección de productos, la comprobación de la calidad y, por último, la firma del acuerdo, todo queda bajo un mismo software.
En la mayoría de los casos, la herramienta procesa automáticamente las solicitudes internas de compra de suministros. Sólo necesita la aprobación de un responsable antes de enviar la orden de compra.
#2. Transparencia en las compras
Las partes interesadas de la empresa, como los directivos y los directores financieros, pueden consultar las tendencias de compra desde un software central. No es necesario pasar por el aro para obtener informes sobre las compras.
Además, la herramienta realiza un seguimiento de cada paso hasta que se finaliza el acuerdo, lo que garantiza una transparencia corporativa de alto nivel para evitar la corrupción.
#3. Optimización de la aprobación
Estas herramientas vienen con algoritmos inteligentes para separar las órdenes de compra auténticas del despilfarro. De este modo, los gestores de aprobaciones sólo reciben solicitudes de compra que son auténticas la mayoría de las veces. Posteriormente, los gestores pueden aprobar rápidamente las órdenes de compra.
#4. Visibilidad del gasto
El cuadro de mandos de la herramienta le muestra al instante el gasto global de la empresa en la compra de suministros, quiénes son sus proveedores, cuánto les paga, etc. Le ayuda a presupuestar proyectos, ahorrar en compras innecesarias, etc.
Características a tener en cuenta al elegir un software de aprovisionamiento
La mayoría de las herramientas de aprovisionamiento ofrecen un conjunto estándar de funcionalidades. Sin embargo, antes de comprar una, asegúrese de que al menos ofrece las siguientes características:
- La herramienta debe venir con un panel de gestión de proveedores en el que pueda dar de alta a nuevos proveedores o revisar los contratos con los ya existentes.
- Será conveniente que el software ofrezca también una función de descubrimiento de proveedores.
- Debe haber una utilidad de gestión de riesgos que bloquee los gastos innecesarios o las órdenes de compra erróneas.
- Su herramienta de aprovisionamiento debe venir con una función de auditoría para que pueda auditar las órdenes de compra, los pagos a proveedores, etc.
- La mejor herramienta de aprovisionamiento también ofrecerá una funcionalidad de presupuestación en la que podrá introducir un presupuesto mensual o trimestral y mantener las compras dentro de esa cifra.
- También debe haber una funcionalidad de comunicación que notifique al usuario del software las nuevas órdenes de compra, facturas, pedidos vencidos, etc.
- Es bueno que la aplicación ofrezca una versión móvil para el seguimiento de los gastos, la aprobación de pedidos, la finalización de acuerdos, etc.
- Un software de aprovisionamiento fiable debe permitirle establecer la política corporativa de compras.
- Por último, la herramienta debe permitir a los representantes de compras crear flujos de trabajo de compras personalizados si el software carece de plantillas para determinados escenarios de compras.
Ahora que ya conoce el concepto de esta herramienta y las tareas que puede realizar, eche un vistazo a las mejores aplicaciones de software de aprovisionamiento que pueden utilizar las pymes.
Precoro
Si pertenece a un equipo pequeño o mediano, Precoro puede ayudarle mediante la agilización del proceso de compra y la eliminación del trabajo manual. Le ahorrará tiempo y dinero valiosos y le permitirá centrarse en asuntos más urgentes.
Este software innovador y rapidísimo puede optimizar el sistema procure-to-pay de su organización para mejorar la eficacia del trabajo. Gestiona eficazmente las tareas implicadas en el proceso de compra, como la solicitud, el pedido y la facturación.
Además, Precoro mejora su sistema de compras mejorando el flujo de trabajo de aprobación. Las fases del flujo de trabajo como el proceso de solicitud, los pedidos de compra, la aprobación, la facturación y la gestión de facturas pueden realizarse electrónicamente con esta herramienta.
La aplicación también facilita el control del proceso, la aprobación y el análisis de gastos sobre la marcha.
Con esta fiable solución, las empresas pueden disponer de informes periódicos y análisis de datos. Los informes detallados y exhaustivos abarcan todos los procesos del organigrama y los datos de aprovisionamiento.
Además, estos informes le permiten realizar un seguimiento y resolver errores, personalizar los formatos de los informes para las partes interesadas y exportar datos en tiempo real para su análisis contable y financiero.
Tradograma
Con Tradogram, podrá gestionar fácilmente sus pedidos de compra y controlar los gastos de su empresa. Esta aplicación de aprovisionamiento basada en la nube le ayuda a evitar errores de comunicación y a ser más productivo.
Además de agilizar eficazmente sus tareas de aprovisionamiento, este software gratuito le permite obtener una visibilidad completa de los presupuestos y gastos de su empresa. Esta plataforma ofrece múltiples soluciones, como aprovisionamiento, gestión de pedidos, gestión de proveedores, análisis de gastos, gestión de contratos y mucho más.
Tradogram es una sencilla herramienta de compras que le permite crear flujos de trabajo personalizados y acceder a los datos de su cuenta desde cualquier lugar. Además, puede integrarse con otras aplicaciones populares que utilice y ocultar las funciones que no necesite.
Otras funciones destacadas de esta herramienta son la gestión multinivel, el seguimiento del inventario, el análisis e informe de gastos, la gestión de contratos, la facturación, la comunicación con MI, etc.
Kissflow
¿Desea tener el control sobre el proceso procure-to-pay pero con la suficiente flexibilidad? Kissflow se lo permite con su solución sencilla y personalizable. Para las solicitudes de compra, ofrece formularios fluidos para que pueda recopilar, aprobar y realizar el seguimiento de las solicitudes de compra.
Una vez aprobada una solicitud, genera automáticamente los pedidos y emite las órdenes de compra. Para la gestión de proveedores, esta herramienta ofrece un portal eficaz para la incorporación, gestión y mantenimiento de proveedores.
Al utilizar esta aplicación, la aprobación de facturas sobre la marcha se hace posible. También admite el cotejo automático a tres bandas, comprobando las facturas con los contratos, las órdenes de compra y las hojas de entrada de servicios.
Kissflow también puede generar información basada en datos y procesable sobre las tendencias de compra, los gastos y el rendimiento de los proveedores. Con este software, los usuarios también pueden generar informes instantáneos que incluyen parámetros personalizables.
También admite una integración perfecta con diversas herramientas de terceros. Deshágase de cualquier redundancia utilizándolo con varias aplicaciones ERP y financieras, como Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP y NetSuite. Esta solución también le permite utilizar potentes plugins y API.
Equipo Procure
Como PYME, ha llegado el momento de que simplifique el proceso de aprovisionamiento con Team Procure. Sin embargo, este software también puede satisfacer las necesidades de las empresas que se ocupan de complejas operaciones de aprovisionamiento a nivel internacional.
Esta única plataforma basada en la nube puede gestionar todas sus aprobaciones, pedidos de compra e inventario. Cuando se trata de solicitudes de compra, la solución puede clasificarlas según el presupuesto, el departamento y la gravedad. A partir de estas solicitudes, los usuarios también pueden generar pedidos y supervisar los plazos de entrega.
Team Procure también ofrece una función de matriz de precios, mediante la cual las empresas pueden gestionar las ofertas realizadas por múltiples proveedores que compran al licitador más bajo. Dado que las distintas organizaciones tienen necesidades diferentes, permite crear flujos de trabajo de aprobación personalizados.
Aquí, la incorporación de los proveedores y vendedores es fácil. Además, cuenta con KPI incorporados para el seguimiento del rendimiento. Incluso si tiene almacenes en varias ubicaciones, esta herramienta le ayuda a disponer de un sistema integrado de gestión de almacenes. Incluso puede integrar su servicio en su sistema actual a través de una API personalizada.
ProcurementExpress
ProcurementExpress es un software de aprovisionamiento ideal que puede agilizar todos los flujos de trabajo relacionados. También le ayuda a eliminar los largos procesos manuales, los rastros de papel y los posibles incidentes de fraude.
Su innovador sistema de aprobación le permite establecer gastos máximos y determinar cadenas de aprobación. Las empresas también pueden asignar niveles de aprobación predeterminados a distintos empleados. Además, las organizaciones pueden personalizar y automatizar todos los pasos de una cadena de aprobación para optimizar la eficacia.
La aplicación le permite crear pedidos rápidos y precisos en función de su relación con cada proveedor. Puede incluir los campos necesarios y menús desplegables para crear PO profesionales y contextuales.
De acuerdo con la estructura financiera de su empresa, puede asignar costes a diferentes ubicaciones para evitar gastos excesivos. Gracias a la función de elaboración de informes integrada en la aplicación, los usuarios también pueden analizar los desgloses exhaustivos de los gastos. Además, la solución puede crear presupuestos para diferentes proyectos y departamentos.
Procurify
Diga adiós a los procesos en papel, a la lentitud en la aprobación y a las soluciones complejas con Procurify. Este software de gestión proactiva del gasto ofrece una visibilidad y un control completos de los gastos de la empresa.
Al utilizar esta herramienta, es posible aprobar todas las órdenes de compra desde un solo lugar. También puede ver en tiempo real los gastos comparándolos con los presupuestos. También ofrece tarjetas de gastos físicas y virtuales para realizar gastos sin problemas.
Procurify también permite crear un flujo de trabajo para automatizar y realizar un seguimiento de cada paso del proceso de compra. También puede establecer permisos de compra en función del departamento y la ubicación. La posibilidad de clasificar todos los pedidos de un proveedor es otra característica destacada de esta herramienta.
La aplicación puede realizar análisis del rendimiento de los proveedores para que pueda tomar decisiones de compra y comerciales con conocimiento de causa. Aquí puede importar artículos y detalles del catálogo, incluidas las imágenes.
Esta solución se integra directamente con sus aplicaciones empresariales favoritas, como Amazon Business, Oracle, Quickbooks y Slack.
Coupa
Coupa es una plataforma que le proporciona la visibilidad y el control del gasto que necesita para gestionar el proceso de aprovisionamiento. Elegir esta solución para su empresa significa que podrá realizar sus compras con la facilidad de un consumidor, al tiempo que ahorrará un tiempo valioso a sus empleados.
Las principales características de esta aplicación son
- Simplificación de los procesos de solicitud y pedido de compras
- Seguimiento de los pedidos de compra en tiempo real
- Alertas de precios con descuento y otras ventajas
- Formularios flexibles para introducir datos para servicios basados en SOW
- Cuadro de mando para la gestión del presupuesto en tiempo real
Además, la herramienta admite la aprobación a través de correos electrónicos y teléfonos móviles. Asimismo, las empresas pueden utilizarla para la gestión de inventarios y contratos.
Bellwether
Con Bellwether, puede hacer que el proceso de contratación sea transparente y rápido. Le ayuda a prescindir de las aprobaciones verbales y de las largas comunicaciones a través de correos electrónicos y llamadas telefónicas.
Este software le permite configurar solicitudes, órdenes de compra y facturas empleando el mínimo tiempo y esfuerzo. Funciones como el flujo de trabajo avanzado y la presupuestación garantizan una mayor visibilidad y control del gasto.
Esta herramienta basada en la nube ofrece la flexibilidad y personalización necesarias para sus necesidades. Si su empresa necesita varios idiomas o campos personalizados, Bellwether puede proporcionárselos. Además, le permite acceder a la aplicación fuera de sus instalaciones.
PairSoft
PairSoft es un software fácil de usar que las empresas pueden utilizar para automatizar el flujo de trabajo en todo el proceso P2P. También es útil para obtener visibilidad del gasto y tener una buena relación con los proveedores y vendedores.
El software puede implantarse rápidamente en su sistema o ERP existente y utilizarse con facilidad. Le permite gestionar los pedidos agilizando todo el proceso. También obtendrá una visión completa del gasto en todas las categorías.
PairSoft también puede facilitar la comunicación en tiempo real entre empresas y proveedores. El procesamiento y la validación de facturas son otras de las tareas automatizadas que puede realizar con este software. También admite análisis e informes.
Palabras finales
En esta era de digitalización, es un reto para las empresas gestionar su proceso de aprovisionamiento sin ningún software o solución automatizada. Estas herramientas pueden abrir varias oportunidades nuevas en cada etapa de este proceso.
Además, las aplicaciones garantizan una eficacia óptima incluso cuando amplía su empresa. Consulte la lista del mejor software de aprovisionamiento para seleccionar el más adecuado a sus necesidades. También puede echar un vistazo a las características esenciales que debe tener una herramienta sólida para el aprovisionamiento automatizado.
Como PYME, puede que también desee conocer las mejores herramientas de gestión documental.