Las empresas, grandes y pequeñas, no pueden funcionar sin acuerdos. Los contratos ponen de acuerdo a las partes jurídicamente exigibles al crear, definir y regir los derechos y obligaciones mutuos entre ellas.

Los contratos se han utilizado mucho antes de que surgiera la industrialización y la economía capitalista. En la época de los reyes y sus imperios, los acuerdos decidían los términos del trato y las partes estaban obligadas a cumplirlos.

A medida que pasaban las décadas y el mundo experimentaba cambios insuperables, los fundamentos de los contratos seguían siendo los mismos. La gestión de contratos es el proceso de gestión de contratos. Incluye la gestión de los acuerdos, desde su origen hasta su ejecución por la parte elegida y la eventual rescisión del contrato.

Dado que los contratos tienen múltiples facetas en sí mismos, la gestión de contratos ha introducido varios niveles/etapas para representar cada aspecto del acuerdo. Los elementos significativos de la gestión de contratos implican el análisis del rendimiento para maximizar el rendimiento operativo y financiero, al tiempo que se identifican y mitigan los riesgos financieros y de reputación derivados del incumplimiento de los términos del contrato.

Fundamentos de la gestión de contratos

Para gestionar el trabajo y las personas implicadas en un contrato, el equipo debe comprender claramente el trabajo, los recursos y el tiempo necesarios para completar el trabajo. Una comprensión clara de todos estos aspectos es la base de la gestión de contratos.

Ventajas de la gestión de contratos

  • Se mantiene la calidad del trabajo: Todo el proceso de gestión de contratos tiene como objetivo preservar la calidad del trabajo realizado. Garantiza que el trabajo se realice de forma eficiente en el tiempo adecuado y que los recursos se utilicen de la forma más rentable. Garantiza que la empresa obtenga la mejor relación calidad-precio de cada contrato que celebre. Se consigue identificando y mitigando los riesgos financieros y de reputación.
  • Mejor control de los proyectos: La gestión de proyectos es esencial para gestionar el trabajo durante la fase de iniciación. Garantiza que el trabajo se inicie correctamente.
  • Mayores ingresos: Cuando se aplica la gestión de contratos se generan mayores ingresos. Esto sucede de dos maneras. En primer lugar, la empresa puede seguir siendo competitiva en el mercado y conseguir más contratos. En segundo lugar, el trabajo que realiza la empresa es de mayor calidad. Produce resultados de mayor calidad y la empresa puede cobrar una prima.

Gestión de contratos Vs. Administración de contratos

El ámbito de la Gestión de Contratos abarca todo el ciclo de vida, desde su creación hasta su finalización. Sin embargo, la Administración de contratos incorpora los procesos que intervienen en el diseño de los contratos entre las dos partes. El ciclo de la administración de contratos finaliza cuando se acuerda y firma el contrato. Al mismo tiempo, la administración de contratos comienza tras la firma y finaliza con la rescisión del acuerdo.

Los administradores de contratos son responsables de garantizar que ambas partes estén satisfechas con el contrato que han creado conjuntamente. Por otro lado, los Administradores de contratos se aseguran de que todas las partes del acuerdo cumplan todos los términos.

Etapas de la gestión de contratos

Como ya se ha mencionado, la Gestión de Contratos es mucho más que conseguir que se firmen los acuerdos. Implica una serie de acciones que guían y desarrollan procesos para manejar cada nodo del acuerdo. Esto es posible si se mantiene todo claro y minucioso en el contrato.

Etapa de creación

Sabemos que la planificación desempeña un papel crucial en el éxito de cualquier estrategia. Un buen gestor siempre planifica su proyecto. La etapa de creación de un contrato implica la elaboración de una hoja de ruta flexible que contemple algunos imprevistos.

La etapa de creación es el paso inicial en el largo y minucioso camino de la gestión de contratos. En esta etapa, se evalúan las necesidades y los recursos de la empresa. Incluye una lluvia de ideas sobre los elementos críticos de la estrategia contractual. Esto mantiene todos los pasos posteriores a prueba de imprevistos y fallos y los prepara para improvisaciones en caso de contingencias. Las características que deben tenerse en cuenta durante la fase de planificación son:

  • Los tipos de contratos que se van a gestionar
  • Las normas utilizadas en los acuerdos
  • La responsabilidad de cada etapa
  • Requisitos para la ejecución óptima del trabajo
  • Problemas/ cuellos de botella para cada etapa y soluciones posteriores
  • Recursos necesarios para la aplicación de la estrategia contractual

La etapa de creación sienta las bases para las siguientes etapas/niveles a seguir.

Etapa de colaboración

La etapa de colaboración viene después de la de creación, a través de la cual se han establecido los cimientos de la gestión de contratos. Principalmente, ayuda a poner en práctica los cimientos establecidos para contratos nuevos y frescos. También implica el desarrollo de nuevos acuerdos típicos para situaciones cotidianas y monótonas. El reto prominente al que se enfrentan los gestores de contratos en esta etapa es crear una ecuación que ofrezca lo que se necesita al tiempo que se reducen los riesgos.

Esta etapa se convierte en la más fácil para las situaciones cotidianas. Todos los gestores tienen que encontrar el tipo de contrato adecuado e introducir la información pertinente sin hacer cambios, o haciendo cambios menores, en el documento contractual. Sin embargo, la tarea se complica cuando se trata de situaciones más complejas, en cuyo caso se prepara un nuevo expediente desde cero, obteniendo la conformidad, las normas y los derechos. Una firma electrónica sigue al Estado previo al contacto para finalizar el contrato.

Etapa de firma

La Etapa de Firma es el siguiente paso más crucial en la Gestión de Contratos. Aquí es donde intenta ejecutar las estrategias que ha planificado en la etapa anterior. También es la etapa en la que despliega el software de gestión de contratos para ayudarle a ejecutar las tareas relacionadas con los contratos. El software también es conocido por migrar los contratos con un repositorio centralizado.

El software de gestión de contratos es una herramienta digital que permite a los usuarios realizar un seguimiento y gestionar los contratos a lo largo de las distintas etapas de su ciclo de vida. Este software también permite a las empresas renovar notificaciones, gestionar el cumplimiento, capturar firmas digitales y gestionar plantillas de contratos.

Otra característica significativa de la fase de implementación es la incorporación. Se trata de asegurarse de que todas las partes del contrato comprenden la visión y los objetivos del contrato y del gestor contractual, y de que también se sienten cómodas con las herramientas utilizadas.

Tras la finalización de la etapa de Implementación, seguida de la firma electrónica de ambas personas, llega la etapa de traspaso, en la que se asegura que el contrato está libre de errores y defectos. Se confirman todas las funciones, responsabilidades, hitos y objetivos.

Etapa de seguimiento

Es cuando todos los objetivos descritos en sus contratos cobran vida. Por lo tanto, también es la etapa en la que debe prestar más atención a todos los términos establecidos en el acuerdo y realizar un seguimiento regular de los mismos para asegurarse de que todo está sucediendo como debería.

El papel de los gestores en la fase contractual es asegurarse de que todo va por buen camino y según los términos establecidos en el contrato. Son responsables de identificar los problemas y de disponer de sistemas de alerta temprana.

Los gestores pueden inspirarse en la etapa de planificación para ésta. Se podría elaborar una lista debidamente ordenada de todos los elementos del contrato que deben verificarse y comprobarse. No sólo no dejará ninguna parte del contrato sin comprobar, sino que será una forma rápida de encontrar desviaciones entre los elementos acordados y el trabajo ejecutado.

Etapa de renovación

La etapa de renovación no es esencialmente una etapa. Sin embargo, resulta pertinente prestarle atención después de la etapa del contrato. Pero los principios de la Etapa de Renovación deben aplicarse en todos los lugares.

La etapa de Renovación en la gestión de contratos es ante todo una situación del ciclo de vida del contrato en la que usted decide si desea reanudarlo o rescindirlo. Dado que existen cláusulas de penalización o acción por defecto, en caso de incumplimiento del acuerdo, se hace más importante considerar el final del contrato de forma proactiva en sus otras decisiones contractuales.

La renovación implica la evaluación del rendimiento del contrato y varias decisiones que incluyen la renovación y los cambios en el contrato si es necesario. Las partes interesadas deben ser conscientes de las fechas de finalización y renovación y asegurarse de que ambas partes disponen de tiempo suficiente para recabar información antes de que las decisiones queden bloqueadas en otro contrato.

Etapa posterior al contrato

La etapa post-contrato es la conclusión del contrato. Sigue a la rescisión de los contratos. En esta etapa, los gestores se aseguran de que todo se haga correctamente, emitiendo o pagando las facturas finales y archivando los contratos.

Además, muchos gestores de contratos suelen realizar una autopsia (post-mortem) de sus contactos para conocer los puntos de partida para los próximos contratos. Esta autopsia proporciona información valiosa y aprendizajes que seguro mejorarán los resultados de futuros contratos.

Conclusión

Los contratos son tan buenos como la persona que los gestiona. Por muy buenos que sean los términos de los contratos, ninguna de las partes que los suscriben se lleva a casa un buen negocio si no se abordan adecuadamente. Por lo tanto, es crucial seguir las directrices de forma disciplinada para obtener lo mejor de sus contratos.

También puede consultar dónde conseguir plantillas de documentos legales para sus contratos.