El software de automatización de tareas reduce el trabajo manual y aumenta la productividad en la mayoría de las empresas que utilizan la tecnología de forma digital o física

La automatización es la fruta madura para los propietarios y directivos de las empresas cuando necesitan reducir los gastos generales sin comprometer la productividad y el rendimiento.

Desde la fabricación de electrodomésticos, bienes y vehículos hasta la codificación de software, todas las industrias se benefician de la automatización de tareas y procesos.

Si es nuevo en la automatización de tareas o ya la utiliza pero desea hacer más eficientes los escenarios de automatización existentes, ¡ha llegado al lugar adecuado!

Este artículo esbozará algunas herramientas destacadas de automatización de tareas que utilizan las PYMES, las startups y las empresas líderes. Además, aprenderá más sobre los pasos y beneficios de la automatización de tareas. Así que, ¡empiece a leer!

Éstas son algunas de mis favoritas en software de automatización de tareas, gracias a sus funciones y a la sencillez de su interfaz.

Pipefy

Cuando se trata de automatizar sus tareas o flujos de trabajo, Pipefy está aquí para usted. Además de la automatización, puede crear y modificar cualquier tipo de flujo de trabajo en esta plataforma con la posibilidad de ampliarlo sin fin y sin esfuerzo. Con su intuitiva interfaz visual, el proceso de automatización se vuelve fluido.

Como resultado, aumenta la eficacia del equipo, que puede sacar el máximo partido de sus aplicaciones. También le ayuda a gestionar los cambios rápidos en el flujo de trabajo debidos a los comentarios de los clientes o a nuevos requisitos internos.

Ahora, tiene que depender menos de los rastros de correo electrónico y de las hojas de cálculo, ya que este software de automatización le permite evitar errores al eliminar las entradas de datos duplicadas.

Pipefy le permite construir un flujo de trabajo desde cero utilizando su editor visual o elegir cualquiera de sus plantillas para personalizarlo según sus necesidades. Además, los cuadros de mando e informes personalizables de esta herramienta son útiles para el seguimiento de los KPI, la supervisión del estado y la identificación de nuevas oportunidades.

Esta aplicación le permite amalgamar, clasificar y enrutar las solicitudes, entradas y tickets entrantes, independientemente de su origen. Apoya la colaboración poniendo a todos los miembros del equipo en la misma página y determinando los permisos de usuario para la visibilidad y la colaboración.

Zoho Flow

¿Está cansado de gestionar varias aplicaciones individualmente para sus equipos? Zoho Flow le permite automatizar los flujos de trabajo y las tareas empresariales conectando las aplicaciones que utiliza. Deshágase de cualquier silo de información con la función de integraciones inteligentes de este software.

La aplicación conecta todas las aplicaciones para que todos los correos electrónicos, registros e informes se muevan en un flujo ininterrumpido. Puede diseñar flujos personalizando las colecciones de flujos preconstruidas para obtener la máxima productividad y realizar las tareas rutinarias.

Además, no es necesario esforzarse en una codificación compleja de la integración, ya que su constructor dinámico le permite establecer un desencadenante y acciones mediante una integración perfecta. Los equipos pueden incluso crear flujos de trabajo que se conecten entre departamentos para una mejor orquestación empresarial.

Además, las organizaciones pueden crear integraciones personalizadas con esta herramienta a través de diferentes funcionalidades empresariales. Algunas de las principales aplicaciones compatibles son Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox y Salesforce.

Wrike

Si su equipo está cansado de realizar procesos tediosos que afectan a la productividad, es el momento de optar por Wrike. Su potente y eficaz motor de automatización puede automatizar los flujos de trabajo cotidianos para que pueda ocuparse de las actividades más vitales para su empresa.

Las empresas pueden crear reglas para las tareas repetitivas utilizando desencadenantes y acciones para conseguir procesos de trabajo más rápidos e inteligentes. Además, la herramienta le alerta y actualiza automáticamente para una ampliación más rápida, la agilización de los procesos y la reducción de errores.

Cuando utiliza Wrike, mueve automáticamente la tarea a la siguiente fase del flujo de trabajo, en función de la prioridad de la tarea, el estado y el riesgo. Como todos los miembros del equipo tienen plena visibilidad de los flujos de trabajo, habrá transparencia.

La aplicación también cuenta con funciones como @menciones, notificaciones y recordatorios para mejorar la colaboración.

ClickUp

Con la función Automatizaciones de ClickUp, podrá automatizar fácilmente sus tareas rutinarias y ayudar a su equipo a centrarse en trabajos más importantes.

Utilizando esta plataforma, se pueden crear tareas de más de 100 maneras. Además de crear automatizaciones personalizadas, le permite automatizar tareas relacionadas con Asignados, Estados, Prioridades, Fechas, Creación y Traslado.

Es más, permite asignar tareas, cambiar estados, publicar comentarios y realizar otras muchas actividades. Los usuarios pueden elegir la acción que se producirá durante una activación de automatización y, de este modo, ahorrar su valioso tiempo.

ClickUp Automations es compatible con varias aplicaciones externas, como Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform y Airtable, para crear un flujo de trabajo único pero compartido. Sobre todo, garantiza la seguridad de los datos de los usuarios con una plataforma segura y ofrece un alto nivel de tiempo de actividad.

Automatización de Jira

¿Está buscando una solución de automatización de tareas que le ayude a centrarse en sus tareas importantes? Elija Jira Automation para automatizar cualquier tarea o flujo de trabajo de su empresa con unos pocos clics.

Con esta plataforma, las posibilidades son infinitas: puede utilizarla para automatizar desde la asignación de tareas hasta la sincronización de tareas entre departamentos.

Además, no necesita que escriba códigos. Seleccione cualquiera de sus 100 plantillas (DevOps, Slack, Business, Global, etc.) y empiece a crear reglas de automatización en cuestión de minutos. Además, puede utilizar sus guías y vídeos para iniciar el proceso.

Las empresas pueden utilizar este software con otras herramientas empresariales populares como MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket, etc.

Zapier

Con 5.000 aplicaciones y una automatización infinita, Zapier es la solución para la automatización de tareas de marcas de renombre como Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable, etc. Es un software de automatización de tareas sin código con las siguientes características notables:

  • Automatización multipaso que puede incluir hasta 100 aplicaciones
  • Lógica simple if/then para programación condicional en un espacio de trabajo visual
  • Creación de recetas de automatización totalmente mediante arrastrar y soltar
  • Múltiples filtros para que pueda elaborar recetas de automatización complejas
  • Formatee sus datos dentro de la fórmula de automatización utilizando la función Formateador

En el momento de escribir estas líneas, la plataforma de integración de aplicaciones es adecuada para funciones empresariales como ventas, tecnología de la información (TI), propietarios de pequeñas empresas y vendedores en línea.

Al hablar de flujos de trabajo empresariales, puede utilizar las integraciones de aplicaciones o Zaps de Zapier para las comunicaciones con los clientes, la gestión de datos, la gestión de clientes potenciales y los procesos empresariales.

Tallyfy

Tallyfy es muy adecuado para empresas con un volumen de documentos, archivos y datos mayor que otras. El propio desarrollador de la plataforma de automatización ha hecho hincapié en la automatización de tareas para formularios en línea, flujos de trabajo empresariales, procesos, tareas, aprobaciones de documentos y mucho más.

Dispone de integraciones y webhooks para diversas aplicaciones empresariales y profesionales como el correo electrónico de Google (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau, etc.

Además, el software de automatización de tareas es compatible con herramientas de automatización de terceros como Zapier Connector y Power Automate. Por lo tanto, si no encuentra una integración para su aplicación empresarial en Tallyfy, puede integrar la aplicación con Power Automate o Zapier y luego operarla en Tallyfly.

Nintex

Cuando se trata de utilizar una plataforma de automatización completa, Nintex es una opción ideal para las empresas. Esta herramienta permite a los usuarios automatizar las tareas manuales y diarias y gestionar el flujo de trabajo empresarial mediante la automatización robótica de procesos.

Todo lo que tiene que hacer es averiguar los procesos que requieren automatización y empezar a automatizarlos con algunos clics y sin ningún tipo de códigos. No es necesario utilizar formularios en papel, ya que las empresas pueden recopilar información digitalmente a través de formularios y smartphones.

Además, Nintex permite la firma electrónica en sus documentos y le permite generar documentos siempre que sea necesario de forma automática. También puede formar parte de su red global de socios para una automatización rápida y satisfactoria.

Veamos ahora en detalle qué es la automatización de tareas y sus ventajas, ahora que ha visto el software que se puede utilizar.

¿Qué es la automatización de tareas? 👩‍💻

La automatización de tareas es el uso de software o algoritmos de programación para completar tareas manuales repetitivas y predictivas utilizando ordenadores, smartphones, tabletas u ordenadores de placa única (SBC) como Raspberry Pi.

Mejora la coherencia y la precisión de los flujos de trabajo. Por no mencionar que la automatización de tareas aporta una eficacia extraordinaria a las tareas más complejas. Lo más evidente es que minimiza el trabajo manual necesario para producir un resultado específico, al tiempo que agiliza todo el proyecto empresarial o comercial.

La automatización de tareas no elimina por completo la intervención humana. Sólo reduce la necesidad de intervención manual de la mano de obra de su empresa mientras ésta puede invertir su tiempo en aumentar las ventas, mejorar las métricas de marketing y, en última instancia, obtener más ingresos.

Los pasos para automatizar una tarea empresarial 🏦

La automatización de tareas empresariales depende en gran medida de los condicionales, un segmento de la programación informática que resuelve los problemas IF Then Else (también conocido como If This Then That).

Sin embargo, no necesita adentrarse en la codificación porque existen herramientas de arrastrar y soltar para la automatización de tareas. Puede crear recetas de automatización muy complejas sin escribir una sola línea de código.

Estos son los pasos a seguir para la mayoría de las herramientas mencionadas en este artículo o encontradas en otros lugares de la web:

#1. Cree un flujo de trabajo para tareas repetitivas

En primer lugar, debe identificar si el proceso empresarial es repetitivo. Eche un vistazo al siguiente flujo de trabajo para la gestión de proyectos en Asana. Es un gran ejemplo de receta de automatización:

  • El gestor del proyecto añadió una tarea en Asana.
  • También añadieron un asignado en Asana.
  • La aplicación Google Calendar del asignado mostrará automáticamente esta tarea como un calendario de tareas.

Puede utilizar su imaginación y creatividad para crear flujos de trabajo como éste.

#2. Elija una aplicación desencadenante y añada evento(s) desencadenante(s)

Creating a new task automation recipe on zapier

La mayoría de los programas de automatización de tareas le pedirán que seleccione una aplicación y un evento desencadenantes que pondrán en marcha el flujo de trabajo automatizado. En el ejemplo anterior

  • Trigger App: Asana
Created new Zap and selecting Triggers
  • Evento desencadenante: Añadida nueva tarea y asignado un miembro del equipo
Added triggers and events in Trigger App

#3. Elija una Aplicación de Acción y Evento(s) de Acción

Added action apps and events in the action app

Ahora, sólo tiene que seleccionar el Calendario de Google como la Aplicación de Acción y Añadir Evento de Calendario como el Evento de Acción.

Publishing automation on task automation software Zapier

#4. Publique la Automatización

La herramienta de automatización realizará varias pruebas y autenticación de cuenta durante todo el proceso. Cuando vea que la automatización de la prueba funciona como pretendía, Publique la receta.

A partir de ahora, la aplicación de automatización de tareas reservará automáticamente el hueco en el calendario de los miembros de su equipo cuando les asigne una nueva tarea. Ya no tendrá que perseguirlos ni enviarles correos electrónicos recordatorios

Ventajas de la automatización de tareas 👍

Las ventajas que su empresa obtiene de la automatización de tareas dependen de cada sector. Pero las siguientes son las ventajas comunes en cualquier industria:

  • Agiliza las tareas repetitivas. Si puede predecir los pasos exactos de una tarea, el software puede reproducir esos pasos, y usted puede relajarse mientras el programa ejecuta las tareas una tras otra.
  • Puede salvar a su plantilla del agotamiento y la fatiga utilizando un código algorítmico para ejecutar tareas repetitivas.
  • La gente tiende a cometer errores menores, como erratas, cuando trabaja en los mismos pasos de una tarea de forma repetitiva. Pero esos errores pueden llegar a ser fatales para sus clientes. Puede emplear software de automatización de tareas para ejecutar tareas repetitivas y salvar a su empresa de pérdidas de reputación.
  • Este tipo de herramientas liberan a su plantilla del trabajo manual para que pueda mejorar su cualificación y destinarlos a otros departamentos generadores de ingresos como ventas, marketing, upselling y atención al cliente.
  • La mayoría de las industrias de fabricación de bienes de consumo, electrodomésticos y automóviles utilizan una combinación de algoritmos y brazos robóticos para automatizar toda la línea de producción. Esto reduce principalmente los costes de producción.
  • La automatización de tareas garantiza que su proceso empresarial digital sea coherente con sus políticas corporativas, como la automatización del flujo de trabajo documental para crear y aprobar documentos empresariales.
  • Obtendrá un mayor control sobre las operaciones empresariales y las líneas de producción. En caso de emergencia, puede recurrir fácilmente a soluciones de recuperación de desastres, como la transferencia de la aplicación en la nube a otro proveedor en la nube o las necesidades de fabricación de una fábrica no afectada.
  • Por último, el beneficio más buscado es un mejor retorno de la inversión en los procesos empresariales manuales como el marketing digital, el marketing por correo electrónico, la incorporación de clientes en línea, la verificación digital KYC, etc.

Así, el software de automatización de tareas se encarga de varias tareas que, de otro modo, ocuparían tiempo productivo. Espero que esta lista le ayude a ganar más productividad.

Palabras finales

La automatización de tareas es el secreto de la productividad, la eficacia y la rentabilidad de las empresas. Le ayuda a evitar penalizaciones por errores y a completar las tareas físicas o digitales con mayor rapidez.

Sin embargo, el éxito en la automatización reside en el software que esté utilizando para escribir procesos automatizados o recetas de tareas.

Pruebe el software de automatización de tareas anterior y elija uno que se ajuste al dominio de su negocio y al estilo de automatización que requiere.