Une chose est constante dans les activités de votre entreprise : la nécessité de générer des documents.
À l’ère de la technologie, les entreprises sont passées des documents papier aux fichiers électroniques en ligne, qui non seulement réduisent la consommation de papier, mais rationalisent également le processus de génération de documents.
Vos processus de travail quotidiens dépendront encore plus de la génération de documents si vous travaillez dans les secteurs du droit, de l’assurance ou de la banque.
Les factures, les propositions, les contrats, les présentations aux clients, les budgets et les déclarations de politique interne sont des documents essentiels sur lesquels votre entreprise s’appuiera toujours pour gérer ses activités et communiquer avec ses clients, son personnel et ses fournisseurs.
Vous devrez travailler rapidement pour préparer et fournir des documents de politique générale, des informations sur les comptes, des documents judiciaires et d’autres communications cruciales.
Nous allons maintenant vous présenter quelques-unes des plateformes de génération de documents les plus utilisées par les entreprises.
SmartDocuments
Commençons par SmartDocuments, une plateforme de création automatisée de documents qui permet la mise en œuvre de modèles intelligents capables d’innover dans le flux de documents, améliorant ainsi la productivité.
Elle s’intègre facilement à Microsoft Teams et Sharepoint et enregistre automatiquement le document.
SmartDocuments est capable d’insérer automatiquement les données clients et produits de SAP dans les documents, ce qui permet de gagner un temps considérable.
Grâce à l’outil pratique SmartWizard, vous pouvez facilement créer et gérer les modèles de documents standard, insérer les données provenant de systèmes externes et renforcer l’identité de votre entreprise.
Grâce à ses capacités de création de documents et de gestion de modèles, la plateforme est utilisée dans différents secteurs tels que le gouvernement, le secteur juridique et le recrutement pour réduire le temps et les risques liés à la création de documents.
Docmosis
Docmosis offre un processus de génération de documents rapide, fiable et évolutif grâce à une approche intelligente basée sur des modèles. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de la plateforme pour créer des lettres personnalisées, des factures, des propositions, des contrats, des déclarations et des rapports aux formats PDF et Word.
Docmosis est équipé d’un moteur de génération de documents auto-hébergé qui s’intègre avec succès aux applications logicielles personnalisées et aux applications tierces. Docmosis offre un grand nombre de fonctionnalités permettant de rationaliser le processus de création de structures documentaires complexes.
- Utilisez Microsoft Word ou LibreOffice Writer comme modèles de documents.
- Tapez ou ajoutez des espaces réservés en texte clair pour tout le contenu dynamique.
- Ajoutez du texte, des images et des tableaux, des codes-barres, des codes QR, etc.
- Ajoutez des rapports personnalisables aux modèles.
Fastdok
Fastdok est un logiciel de création de documents polyvalent qui trouve son utilisation dans divers secteurs, y compris l’informatique, les affaires, l’éducation, les ressources humaines, et plus encore, pour créer les documents nécessaires.
Ce logiciel de génération de documents basé sur le cloud est rapide et facile et s’avère efficace pour créer des documents à des fins différentes.
Fastdok se distingue par son processus d’automatisation qui vous présente des documents prêts à l’emploi en fonction de la liste de questions auxquelles vous répondez.
Fastdok guide le processus de documentation numérique en fournissant un ensemble de questionnaires ciblés, un ensemble clair d’exemples et d’explications dans le but de vous aider à générer les documents de la manière la plus simple possible.
Edocgen
Edocgen fournit un processus de génération de documents flexible en prenant en charge l’automatisation des documents basée sur les données et en offrant une gamme de modèles simples ou complexes pour améliorer la productivité de l’équipe.
Ce logiciel de génération de documents est convivial et garantit la transformation du processus de création de documents, en offrant une meilleure communication et une meilleure expérience aux clients.
Les principales caractéristiques d’Edocgen sont les suivantes :
- Il génère des milliers de documents en masse en alimentant les données à partir de plusieurs sources telles que JSON/XML/Excel, les bases de données, etc.
- Il génère automatiquement des formulaires web à partir de modèles pour créer des documents.
- Il prend en charge la génération à la demande à l’aide de l’API REST et télécharge les déclarations en temps réel.
- Il peut être facilement déployé sur site ou dans le nuage pour fonctionner sur Azure, GCP ou AWS.
- Fournit des modèles de documents au format PPTX, Microsoft Word, PDF remplissable et Excel.
Checkbox
Reconnu par des noms tels que Deloitte, KPMG et BMW, Checkbox est un puissant logiciel de création et de gestion de documents tout-en-un qui facilite le processus fastidieux de création de documents en réduisant efficacement le temps passé à rédiger et à gérer manuellement les documents, ce qui permet à la direction de se concentrer sur des tâches plus importantes liées à la stratégie.
Checkbox examine et élimine les erreurs éventuelles dans le document en le validant par rapport aux modèles standardisés. Checkbox vous permet également d’obtenir des informations instantanées, de visualiser le statut d’approbation, d’obtenir des signatures électroniques et de recevoir des résultats automatisés concernant le document que vous venez de créer.
L’outil facilite également le processus de négociation et de signature, améliorant ainsi le délai d’exécution du document et vous aidant à prendre des décisions fondées sur des données.
Docshifter
Docshifter est un logiciel centralisé d’automatisation des documents qui permet de gérer tous les documents basés sur des modèles et de les convertir au format PDF.
L’outil est rapide, évolutif et conforme, et le processus automatisé élimine la nécessité de copier-coller les données dans les modèles de documents, ce qui vous permet d’économiser de l’argent.
Docshifter n’est pas seulement une plateforme de création de documents ; c’est aussi un logiciel de conversion PDF qui prend en entrée plusieurs formats de fichiers de l’entreprise, enrichit les fichiers et les convertit en PDF. Voici quelques-unes des caractéristiques les plus remarquables de Docshifter :
- conversion PDF 10 fois plus rapide avec des coûts de licence et d’infrastructure réduits
- Possibilité d’intégration avec des outils existants à l’aide de connecteurs natifs ou de Rest API
- Concevez les modèles dans Microsoft Word pour réduire les coûts.
Templafy
Templafy est l’outil que vous devez déployer pour gérer l’ensemble des activités liées aux documents de votre entreprise. La plateforme offre un ensemble de modules et de modèles qui peuvent également être utilisés pour concevoir une solution répondant aux besoins de votre entreprise.
Templafy offre aux entreprises un centre d’administration robuste pour gérer tous les aspects du processus de création de documents d’entreprise. Il facilite la gestion et la distribution de modèles préconçus, de ressources documentaires, de polices de caractères et de signatures électroniques.
Renforcez les infrastructures informatiques et apportez plus de valeur ajoutée grâce à des intégrations sécurisées aux applications de contenu documentaire existantes. Templafy offre aux entreprises les fonctionnalités suivantes pour répondre aux besoins individuels des entreprises :
- Une riche bibliothèque de modèles et d’actifs d’entreprise à l’intérieur des applications documentaires.
- Une technique d’automatisation intelligente pour aider à la création dynamique et précise de documents.
- Analyse automatique des documents et des présentations pour repérer les contenus obsolètes et vérifier la conformité aux règles.
- Partagez, collaborez et accédez à des informations exploitables pour optimiser la performance des documents.
Nintex
Passez à Nintex pour créer et partager automatiquement tous les documents liés à l’entreprise, tels que les contrats, les bons de travail et les factures, directement à partir de Salesforce ou d’Office 365. Cela permet d’éliminer le besoin de copier-coller les données et de minimiser les erreurs, livrant ainsi des documents précis et conformes aux destinataires prévus.
Nintex vous aide à automatiser le processus de création de documents en offrant les fonctionnalités suivantes :
- Automatisez la création de documents sans écrire de code pour améliorer l’efficacité.
- Utilisez des modèles préconçus dans différentes langues pour créer des documents aux formats Word, Excel, PowerPoint et PDF.
- Rationaliser le processus de génération de révisions internes et de signature des documents en automatisant l’acheminement des documents.
- Associez dynamiquement des données provenant de n’importe quelle source à l’aide de modèles de documents et de solutions de stockage en nuage telles que Salesforce, SharePoint et Box.
Pandadoc
Pandadoc est le logiciel sur lequel vous devriez compter pour créer, envoyer et gérer des documents conformes aux normes HIPAA, FERPA et GDPR sans perdre beaucoup de temps. Cet outil de bricolage offre des tonnes de modèles de marque et de thèmes personnalisés pour accélérer le processus de création de documents importants.
Pandadoc s’efforce de simplifier le processus de génération de documents tout en veillant à ce que la voix et le style de la marque soient conservés.
Il accorde une attention particulière à la créativité et aux détails et propose donc des modèles de marque et des thèmes personnalisés, ainsi que l’intégration de Canva qui vous permet de glisser-déposer de superbes éléments de conception en toute simplicité.
Pandadoc vous permet d’intégrer des vidéos éblouissantes, des GIF animés et un tableau de prix intelligent qui donne au client le pouvoir de choisir les services auxquels il souhaite souscrire.
Docs Made Easy
Optimisé par Salesforce, Docs Made Easy vous permet de créer des documents robustes, sophistiqués et dynamiques qui accélèrent le processus de création de documents au sein de votre organisation.
La plate-forme vous permet de créer des présentations, des rapports, des devis, des factures, des contacts et bien plus encore en transférant les données d’un objet standard dans des modèles préformatés.
Docs Made Easy améliore la productivité des professionnels en leur donnant la possibilité de créer des documents efficaces grâce aux fonctionnalités suivantes.
- Synchronise élégamment les données de Salesforce pour automatiser la génération de documents.
- Extrait les données du CRM et des objets personnalisés et les fusionne avec des modèles préformatés.
- Transporte et fournit de manière transparente des documents de qualité professionnelle rapidement et facilement en quelques clics.
- Soyez informé instantanément lorsqu’un client interagit avec votre document.
Formstack
Formstack est une autre option que vous pouvez consulter pour automatiser le processus de génération de documents pour votre organisation. L’outil minimise les exigences de la paperasserie pour créer des documents professionnels et esthétiquement attrayants qui peuvent facilement être envoyés pratiquement n’importe où.
Grâce à la simplicité du créateur et de l’éditeur de documents, vous pouvez créer en quelques minutes d’innombrables documents, tels que des propositions, des demandes, des accords et des contacts, en utilisant la fonction “glisser-déposer”. Formstack vous permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes :
- Ajouter des sections conditionnelles pour afficher ou masquer le contenu pour l’observateur.
- Générez plusieurs documents à partir d’une seule source de données.
- Partagez les documents n’importe où ou téléchargez-les vers une autre application directement depuis l’interface de Formstack.
- Utilisez les modèles préconçus de la bibliothèque pour concevoir rapidement des documents d’entreprise.
SDocs
Enfin, sur la liste, nous avons SDocs, un logiciel de génération de documents incroyablement rapide et facile construit sur Salesforce qui offre une sécurité fiable aux organisations. Plusieurs entreprises font confiance à cet outil pour améliorer leur efficacité, réduire les erreurs et éliminer les tâches fastidieuses liées aux documents.
SDocs étant une solution de création de documents native pour Salesforce, les données ne quittent jamais l’écosystème, ce qui garantit une plus grande sécurité et une prestation de services plus rapide. Il est également possible de modifier les paramètres de visibilité des documents des profils d’utilisateurs et de filtrer les documents qu’ils sont autorisés à créer.
La plateforme est dotée de toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour rationaliser le processus d’automatisation des documents. L’éditeur de documents intégré est convivial, simple d’utilisation et facile à utiliser sans nécessiter de formation supplémentaire pour accomplir les tâches.
Ensuite, nous verrons pourquoi vous avez besoin d’un logiciel de génération de documents.
Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel de génération de documents ?
L’utilisation d’un logiciel de génération de documents est devenue vitale pour les entreprises pour les raisons suivantes.
Votre équipe bénéficiera d’un gain de temps
La conception, l’édition, la création et l’importation de documents ne sont que quelques-unes des tâches accélérées par un excellent système automatisé de génération de documents. Cela libère des ressources humaines essentielles et réduit la nécessité de contraindre l’équipe de développement à créer et à dépanner le processus.
Élimination des erreurs et des omissions
L’automatisation de toute procédure comportant de nombreuses étapes de saisie manuelle de données réduit automatiquement la probabilité d’une erreur humaine. Il en va de même pour la création de documents.
Les employés apprennent plus rapidement et peuvent produire régulièrement des documents de meilleure qualité lorsqu’une solution conviviale de création de documents de haute qualité est proposée au sein de la plateforme de vente.
Votre image de marque devient cohérente
L’uniformité de l’apparence et de la convivialité de toutes les communications de l’entreprise est essentielle à l’efficacité de son image de marque. Cela vaut pour la documentation papier et électronique de votre entreprise, et pas seulement pour les documents marketing.
Les employés peuvent produire des documents hautement personnalisables pour un client spécifique tout en conservant une image de marque cohérente à l’aide d’un bon système de génération de documents.
Caractéristiques du logiciel de génération de documents
Un bon logiciel de génération de documents comprend les fonctionnalités suivantes :
Formatage automatique et formatage multiple
Vous pouvez rapidement modifier n’importe quel document pour changer la police, la taille ou le type de document (PDF, Docx, CSV), sans compromettre l’intégrité du document.
Comme de nombreux clients ont des préférences spécifiques quant au type de format de document qu’ils utilisent, il s’agit d’une fonction cruciale. Assurez-vous que la solution que vous choisissez offre un large éventail de choix de formatage.
Intégration simple
Vous pouvez rapidement fusionner des documents provenant de nombreuses applications différentes, y compris JSON et XML, et les intégrer à d’autres programmes que vous utilisez fréquemment.
L’acheminement des données devient ainsi plus superficiel et plus rapide, et il est plus facile de produire un produit fini en sachant que tout a été fait correctement.
Un contenu dynamique
L’un des éléments cruciaux d’un outil de création de documents est la possibilité de combiner des plages dynamiques pour créer votre document. Pour personnaliser le message en fonction des besoins et atteindre le bon public, vous devez opter pour un outil permettant de rassembler les données correctes et de les inclure dans votre document.
Conformité et sécurité
Les meilleures solutions offrent la possibilité de choisir des protocoles de sécurité et de conformité selon les besoins ou par document. Assurez-vous que la solution que vous avez choisie utilise des connexions SSL sécurisées et des pare-feu fiables et dignes de confiance.
Conclusion
Cet article présente quelques-uns des outils de création de documents les plus performants disponibles sur le marché. Avant d’en choisir un pour votre organisation, il est préférable d’analyser les besoins de votre entreprise, puis de comparer les outils et les fonctionnalités offerts par ces outils d’automatisation des documents.
Il est intéressant de noter que la plupart des options répertoriées ici proposent un essai gratuit que vous pouvez utiliser pour comprendre s’ils tiennent leurs promesses ou non.