Les logiciels d’automatisation des services professionnels (PSA) font partie intégrante de la gestion et de l’organisation des tâches quotidiennes des entreprises, en particulier des petites et moyennes entreprises.
En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous savez à quel point il est crucial et exigeant d’accroître l’efficacité et de réduire les dépenses. Il est intéressant de noter que les logiciels d’automatisation des services professionnels (PSA) offrent un moyen efficace d’atteindre cet objectif.
Les logiciels PSA rationalisent les opérations, améliorent la visibilité et réduisent les coûts de l’entreprise en automatisant une grande partie des activités manuelles liées aux services professionnels. Cependant, choisir le meilleur logiciel PSA est un défi pour les PME en raison de l’abondance des possibilités sur le marché.
Cet article présente les meilleures solutions logicielles de PSA disponibles, leurs principaux avantages et la manière dont elles contribuent à réduire les dépenses d’exploitation.
ManageEngine
ManageEngine PSA aide les entreprises à identifier les domaines à améliorer et à rationaliser leurs procédures de prestation de services. Grâce aux informations et aux analyses en temps réel intégrées au logiciel, vous pouvez obtenir une vue d’ensemble des processus commerciaux et de leurs résultats.
Les principales caractéristiques de ManageEngine sont les suivantes
- Gestion des comptes pour gérer les budgets de plusieurs organisations.
- Rebranding de l’aspect et de la convivialité du portail en libre-service.
- Facturation automatisée pour économiser le temps et les efforts consacrés à la création de factures.
- Intégrations avec plusieurs logiciels informatiques et commerciaux natifs et tiers.
- Gérer efficacement les projets en créant des étapes et des tâches.
Le logiciel fournit une solution complète pour gérer tous les éléments de la gestion de projet. Il s’interface également bien avec d’autres programmes et outils, notamment les systèmes de gestion de la relation client, les logiciels de comptabilité et les logiciels de service d’assistance.
SuperOps
SuperOps comprend un module complet de Service Desk qui aide les gestionnaires à répondre aux demandes d’une équipe d’entreprises et à organiser correctement les tâches de l’équipe.
SuperOps est équipé des modules suivants :
- Module de gestion des clients pour maintenir une base de données des contacts clients, des journaux d’interaction et des contrats.
- Facturation automatisée pour personnaliser et automatiser la création de contrats et de factures.
- Gestion de projet pour visualiser, collaborer et exécuter des projets de manière transparente.
- Gestion des devis pour apporter de la prévisibilité aux flux de trésorerie.
- Automatisation des tâches pour mettre les tâches répétitives en pilote automatique et réduire la monotonie.
Chaque employé reçoit un tableau de bord qui affiche une liste de tâches, le statut de chacune d’entre elles et les tâches qui restent à accomplir. Il est également possible de spécifier les accords de niveau de service et de suivre la façon dont ils sont respectés.
Atera
Atera est une solution d’automatisation des services professionnels (PSA) basée sur le cloud, créée pour aider les fournisseurs de services informatiques. Elle permet de gérer les demandes d’assistance des clients, d’automatiser la gestion des revenus et de surveiller l’infrastructure informatique.
Atera offre aux utilisateurs les fonctionnalités suivantes :
- Helpdesk et Ticketing pour gérer les tickets en déplacement.
- Portail client pour former les employés et les clients.
- Intégrations de facturation pour créer des factures à l’heure, à durée déterminée et pour des produits tiers.
- Rapports et analyses pour vous aider à prendre des décisions éclairées.
- Découverte du réseau pour effectuer une analyse complète de la sécurité.
Parce qu’il est livré avec tout ce qui est nécessaire, ce logiciel est une option particulièrement adaptée aux startups et aux PME, car il leur évite de devoir parcourir le marché à la recherche de modules logiciels supplémentaires.
Syncro
Syncro fournit une suite d’outils et de fonctionnalités qui aident les MSP à rationaliser leurs opérations quotidiennes et à fournir de meilleurs services à leurs clients.
Ce logiciel de PSA offre une gamme de fonctionnalités qui peuvent bénéficier aux PME, notamment :
- Le logiciel fournit une plateforme de billetterie centralisée pour gérer les demandes des clients, y compris la possibilité de créer, d’assigner et de prioriser les billets.
- Une fonction intégrée de suivi du temps, qui permet aux MSP de facturer leurs services aux clients et de contrôler avec précision la productivité des employés.
- Facturation automatisée pour gagner du temps sur les factures récurrentes et compter les employés, les actifs ou les politiques et les factures.
- Des rapports et des analyses pour suivre le retour sur investissement et transformer les données en informations exploitables.
Polaris
L’ASP Polaris de Replicon recueille des données commerciales correctes à 100 % en temps réel, effectue des analyses à forte intensité de main-d’œuvre et propose des suggestions pour une prise de décision proactive.
Le logiciel PSA, riche en fonctionnalités, offre les possibilités suivantes :
- Fonction d’analyse pour obtenir des informations en temps réel.
- Cadre pour appliquer des politiques, des formats, des données et des flux de travail standard.
- Modélisation financière pour optimiser les services, les revenus et les prix et maximiser les profits.
- Vue centralisée des projets spécifiques aux clients pour gérer les performances et assurer la transparence.
Polaris PSA s’intègre également bien à votre écosystème actuel grâce à ses API ouvertes. Le logiciel envoie des notifications proactives et basées sur les exceptions, qui vous informent de tout ce qui est inhabituel et requiert votre attention. Cette solution PSA autonome simplifie les décisions commerciales complexes pour votre entreprise.
Rocketlane
Rocketlane est une plateforme d’automatisation des services professionnels, d’installation et d’accueil des clients. C’est un outil utilisé par les entreprises modernes pour améliorer l’expérience client, réduire le délai de rentabilité et augmenter la prévisibilité et la rentabilité des projets.
Rocketlane vous aide à effectuer les tâches suivantes :
- Suivre le budget, analyser la bande passante de l’équipe et prévoir la demande pour améliorer les marges bénéficiaires.
- Planifiez des projets, gérez des documents et collaborez en temps réel à partir d’un emplacement centralisé.
- Modèles de projet avancés. Automatisation du flux de documents pour améliorer la productivité.
- Un portail en libre-service pour dialoguer avec les clients et automatiser les mises à jour de l’état d’avancement.
- Optimisez la bande passante de votre équipe et tirez le meilleur parti des ressources disponibles.
La gestion de projet, la collaboration documentaire et la communication sont toutes intégrées de manière transparente dans Rocketlane afin d’offrir une expérience unique et homogène. Des modules intégrés tels que la gestion des ressources, le suivi du temps, la gestion de portefeuille et la budgétisation vous aident à mener à bien les projets dans les budgets et les délais définis.
Scoro
Les plus grandes agences et sociétés de conseil du monde adorent Scoro, un système d’APS de bout en bout primé.
La gamme de modules de Scoro comprend les éléments suivants :
- Gestion des ressources pour assigner les tâches en fonction des compétences et de la disponibilité.
- Gestion de projet pour rationaliser le flux de travail, augmenter la productivité et suivre les progrès en temps réel.
- Gestion des clients pour gérer les clients, les finances, les factures.
- Rapports et informations pour analyser les indicateurs clés de performance sur des tableaux de bord en temps réel.
Du premier coup de fil à la dernière facture, Scoro vous permet de gérer votre flux de travail à partir d’une plateforme centralisée. Vous pouvez rationaliser et automatiser les activités répétitives et vous assurer que votre entreprise fonctionne de manière aussi fluide et efficace que possible.
Wrike
Wrike est un outil de gestion de projet basé sur le cloud, avec des mises à jour en temps réel, des diagrammes de Gantt, des calendriers, une vue de la charge de travail pour la gestion des ressources et des tableaux de bord personnalisés.
Il prend en charge les dossiers, les projets, les tâches et l’attribution automatique en fonction de l’état des tâches.
Wrike comprend les puissantes fonctionnalités suivantes et bien d’autres encore :
- Tableaux de bord centralisés pour visualiser les tâches, les processus et les analyses.
- Automatisation pour créer des flux de travail automatisés et éliminer les efforts manuels.
- Tableaux Kanban pour visualiser l’avancement des projets.
- Des diagrammes de Gantt pour planifier les projets de manière interactive.
- Gestion des ressources pour allouer des ressources à l’avance.
Wrike pour les spécialistes du marketing est un produit autonome avec des modèles personnalisés, des outils de vérification et une extension Adobe. L’outil s’intègre à de nombreux outils, notamment SalesForce, Dropbox, Slack et Adobe Creative Cloud, et propose une API ouverte. Wrike convient aux équipes marketing, opérationnelles, créatives et aux équipes informatiques de grande ou moyenne taille.
Kantata
Avec le logiciel Kantata PSA, les entreprises peuvent facilement gérer l’ensemble du cycle de vie de leurs projets, de la création et de la planification du projet au suivi de l’avancement et à la facturation.
Il offre un grand nombre de fonctionnalités essentielles, dont les suivantes :
- Gestion des ressources en fonction de leurs compétences pour améliorer les résultats des clients.
- Gestion financière pour automatiser les finances et la comptabilité des projets.
- L’analyse et le reporting pour améliorer la veille stratégique et prendre des décisions fondées sur des données.
- Collaboration d’équipe pour maximiser la productivité en travaillant en étroite collaboration avec les membres de l’équipe et les clients.
- Intégration avec des outils tels que Slack, Hubspot, Jira, Quickbooks, et plus encore.
Kantata est conçue pour être intuitive et conviviale, ce qui permet aux PME d’adopter rapidement et facilement la plateforme.
Examinons maintenant les avantages des logiciels de PSA et les meilleures pratiques pour les mettre en œuvre.
Avantages de l’utilisation du logiciel PSA
Les logiciels d’automatisation des services professionnels (PSA) offrent de nombreux avantages aux entreprises qui cherchent à réduire leurs dépenses et à augmenter leur productivité.
Nous allons voir plus en détail ci-dessous comment les logiciels d’automatisation des services professionnels peuvent aider les entreprises à réduire leurs dépenses.
- Réduction des tâches administratives – En automatisant les processus chronophages tels que la planification des projets, la programmation, les rapports financiers et la gestion des flux de travail, les entreprises peuvent gagner un temps considérable qu’elles peuvent consacrer à des activités plus productives.
- Desrésultats plus prévisibles – À la lumière des ressources existantes, les outils d’APS basés sur l’IA peuvent aider à prédire quand les projets peuvent être livrés. Les entreprises peuvent planifier plus efficacement, ce qui réduit la possibilité de retards ou de dépassements de coûts.
- Améliorer la performance financière – Les logiciels de PSA peuvent également aider les entreprises à réduire les fuites budgétaires en suivant les dépenses prévues par rapport aux dépenses réelles et en identifiant les domaines dans lesquels le temps et les dépenses non facturables ont un impact sur le budget. En identifiant rapidement les dépassements de budget, les entreprises peuvent prendre des mesures pour colmater les brèches budgétaires et améliorer leur performance financière globale.
- Augmenter les marges bénéficiaires des projets – Enfin, le logiciel PSA peut aider à augmenter les marges des projets en fournissant des données vitales sur les clients et les projets les plus rentables pour le portefeuille. Les décisions futures concernant les projets à poursuivre et la manière de dépenser les ressources pour un impact optimal peuvent être éclairées par ces informations.
En plus de fournir des outils pour suivre les indicateurs clés de performance, le logiciel PSA peut aider les organisations à allouer les ressources de manière plus intelligente, réduisant ainsi les coûts de l’entreprise.
Meilleures pratiques pour la mise en œuvre d’un logiciel PSA
La mise en œuvre d’un logiciel d’automatisation des services professionnels (PSA) peut s’avérer difficile et nécessite une planification et une exécution minutieuses. Lorsque vous utilisez un logiciel d’automatisation des services professionnels, gardez à l’esprit les recommandations suivantes :
- Établissez vos critères : Il est essentiel de définir vos besoins avant de choisir une solution d’automatisation des services professionnels. Quels sont les objectifs de votre entreprise ? Quelles sont les qualités nécessaires pour atteindre ces objectifs ? C’est en définissant vos besoins que vous pourrez choisir le meilleur logiciel PSA et établir des attentes claires.
- Impliquez les principales parties prenantes : Associez les responsables du projet, des ventes et des finances au processus de mise en œuvre. Leur contribution est essentielle pour sélectionner le bon logiciel qui répond à leurs besoins.
- Fixez des objectifs clairs : Fixez des objectifs clairs pour le processus de mise en œuvre, tels que l’augmentation de la productivité, l’amélioration de la visibilité du projet ou la réduction des processus manuels. Des objectifs clairs vous aideront à mesurer le succès de la mise en œuvre et à maintenir tout le monde sur la bonne voie.
- Élaborez un plan de projet : Élaborez un plan de projet qui décrit le processus de mise en œuvre et le calendrier. Ce plan doit inclure les tâches, les responsabilités, les délais et les étapes.
- Formez les employés : Veillez à ce que les membres de votre équipe reçoivent une formation suffisante pour se familiariser avec le nouveau logiciel et savoir comment l’utiliser correctement.
- Suivez les progrès de la mise en œuvre : Gardez toujours un œil sur la situation. Cela vous permettra de repérer les problèmes ou les obstacles éventuels et de prendre les mesures appropriées pour que la mise en œuvre se déroule comme prévu.
- Testez le logiciel : Testez minutieusement le logiciel avant de le déployer. Cela permet de s’assurer que toutes les fonctionnalités et intégrations fonctionnent correctement.
En respectant ces bonnes pratiques, vous augmentez les chances d’une mise en œuvre réussie du logiciel PSA, qui répond aux besoins de votre entreprise et vous aide à atteindre vos objectifs.
Conclusion
Pour les PME, l’utilisation d’un logiciel PSA peut être un excellent moyen de réduire les dépenses. Le logiciel PSA peut aider les entreprises à économiser du temps et de l’argent tout en augmentant l’efficacité par l’automatisation des processus et la rationalisation des opérations.
De plus, les logiciels de PSA peuvent offrir des informations précieuses sur les données et les tendances des clients, ce qui permet aux entreprises d’améliorer leurs processus de prise de décision et leurs résultats financiers. Tous ces avantages peuvent aider les PME à rester compétitives sur le marché actuel.