7 meilleurs logiciels de gestion de documents pour les PME en 2023

Un système de gestion de documents vous fait gagner un temps précieux en organisant efficacement les documents et en facilitant la recherche de fichiers.

Les entreprises ayant relativement moins de main-d'œuvre ont souvent du mal à gérer de nombreux documents et dossiers commerciaux. S'ils optent pour un système de gestion de documents (DMS) robuste, il leur sera plus facile de garder les documents organisés.

De plus, ces outils augmentent également l'efficacité des équipes en leur permettant d'accéder rapidement aux données dont ils ont besoin.

Qu'est-ce que la gestion des documents ?

La gestion de documents signifie la gestion, le stockage et le suivi de documents (documents Word, PDF ou tout autre format) au format numérique. Grâce à ce système, les entreprises peuvent stocker les documents en toute sécurité et centraliser l'ensemble process. 

Avantages des systèmes de gestion de documents

Meilleure productivité

La productivité est la clé du succès d'une entreprise. Un système de gestion de documents organise efficacement et en toute sécurité les fichiers de l'entreprise. En conséquence, l'équipe peut moins se soucier de la maintenance des documents et se concentrer sur les tâches les plus importantes. Lorsque vous savez que tous vos fichiers sont stockés en toute sécurité, la tranquillité d'esprit fonctionne comme un carburant pour la productivité.

Sécurité améliorée

Chaque entreprise souhaite protéger ses données cruciales et critiques. Vous pouvez stocker des documents sensibles dans un système de gestion de documents et contrôler l'accès à ces fichiers. Ainsi, la gestion documentaire devient hautement traçable et ses pistes d'audit peuvent être utilisées later si nécessaire. 

Espace de stockage réduit

Vous n'avez pas besoin d'entretenir des classeurs, des bacs de stockage et boxes plus. Avec DMS, vous pouvez passer au zéro papier et gérer vos documents numériquementally sans occuper aucun espace physique.

Récupération rapide de documents

La recherche de documents et la récupération de fichiers peuvent prendre du temps process. Grâce à un système de gestion de documents, vous pouvez localiser rapidementate le fichier souhaité et gagnez un temps précieux. Un DMS vous permet de rechercher des fichiers en fonction de leur nom, de leurs métadonnées et de leur contenu à l'aide d'une technologie haut de gamme.

Collaboration d'équipe optimale

La plupart des solutions de gestion de documents vous permettent collaborons avec votre équipeates. Il peut stocker des fichiers collectés à partir de diverses ressources et les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers à partir d'emplacements distants. Certains outils autorisent également les utilisateurs externes via un accès autorisé.

Lisez la suite pour connaître les meilleures applications de gestion de documents que les PME peuvent utiliser.

iManage

iManage est un système de gestion de documents qui vous aide à convertir des données en connaissances de grande valeur en connectant des documents. Il enregistre tous les documents dans un seul dossier et cateles gorise selon le projet ou le client.

Les utilisateurs peuvent créerate, recherchez et partagez des données rapidement et efficacement sur iManage. Il vous permet également de trouver facilement n'importe quel document et augmente ainsi la productivité.

Cet outil peut être intégréated avec différents outils de productivité de Office 365 et de Google Workspace pour une gestion simplifiée des documents.

Box

En utilisant Box, les entreprises peuvent stocker, gérer et collaborer en toute sécuritéate sur le contenu quel que soit le type d’appareil. Sa fonctionnalité de gestion du cycle de vie des documents assure la gestion du contenu process se conforme aux réglementations, aux politiques de conservation des données et aux demandes de découverte.

Vous pouvez définir leate autorisations utilisateur pour chaque document afin que seules les bonnes personnes y aient accès. Il vous aide également à auditer l’activité des utilisateurs pour une visibilité et un contrôle complets.

Box peut également intégrer de manière transparenteate avec des API ouvertes et enterprise applications. Avec ses attributs tels que l'historique des versions, les liens partagés et les commentaires, la collaboration entre les membres de l'équipe devient effortmoins. De plus, il utilise des métadonnées personnalisées pour cateGoriser et organiser des documents.

Folderit

Vous recherchez une solution de gestion de documents qui vous offre un système de stockage et de gestion relativement durable pour les documents numériques ? Dans ce cas, optez pour Folderit. Il s'agit d'un système de gestion de documents basé sur le cloud qui vous aide à vous passer du papier de manière conviviale.

Il stocke en toute sécurité les métadonnées et les anciennes versions d'un fichier ou d'un document. Les utilisateurs peuvent rechercher leurs fichiers préférés à l'aide du nom de fichier, des métadonnées, du mot-clé et du contenu du document. Il prend également en charge le flux de travail d'approbation, la liaison de fichiers, l'automatisationated conservation, rappel, numérotation des documents, piste d’audit et sauvegarde locale.

Vous pouvez contrôler de manière transparente l’accès aux documents numériques avec différentes autorisations. Vous pouvez intégrerate Applications Office 365 et DocuSign avec cet outil.

OpenKM

OpenKM est une solution de gestion de documents professionnels qui vous permet de contrôler la production, le stockage et la distribution de documents numériques. Grâce à lui, vous pouvez mieux contrôler le flux de documents et améliorer l'efficacité de votre équipe. efforts. 

Cette application propose plusieurs outils d'administration, tels que la définition du rôle de l'utilisateur, la recherche avancée, le contrôle d'accès, le niveau de sécurité des documents, le journal d'utilisation détaillé, la configuration de l'automatisation et le quota d'utilisateurs. 

Ici, vous pouvez créerate contenu respiratoire pour une prise de décision et des connaissances rapides creation. De plus, en utilisant ce DMS, vous pouvez collecter des données à partir de n'importe quelle source numérique et collaborerate avec l'équipeates.

eFileCabinet 

eFileCabinet est un puissant système de gestion de documents que les petites et moyennes entreprises peuvent utiliser pour l'organisation des données en ligne, quel que soit le nombre de documents dont elles disposent.

Pour stocker un fichier, téléchargez-le simplement ici platformulaire. Les utilisateurs peuvent localiserate n'importe quel fichier utilisant le nom de fichier ou le thème du dossierplate. Aussi, eFileCabinet vous permet d'accéder rapidement aux documents fréquemment utilisés.

Tout en facilitant la collaboration entre les membres de l'équipe, cet outil vous permet également d'ajouter différents niveaux de sécurité pour un accès contrôlé. Il prend également en charge l'intégration avec third-des outils de fête, comme MS Office, DocuSign et Salesforce.

Certaines de ses autres fonctionnalités sont Autoateflux de travail, l'authentification à deux facteurs, le partage de fichiers chiffrés, l'authentification basée sur l'emplacement ou l'adresse IP et les autorisations basées sur les rôles.

DocuWare

DocuWare est une platformulaire où vous pouvez numériser vos documents et les sécuriser depuis n’importe quel appareil, à tout moment. En plus, cela vous aide dans la facturation processgestion et gestion des employés. Il est particulièrement utile pour les entreprises qui s'appuient sur équipes distantes ou avoir une main-d'œuvre répartie.

DocuWare offre un référentiel sécurisé pour tous vos documents commerciaux critiques, tels que les contrats, les informations sur les employés et les dossiers financiers. Après avoir stocké un fichier sur cet outil, vous ou vos collègues pouvez directement modifier ou annoterate ce document sur le même platformulaire. 

De plus, il dispose d'outils de productivité intelligents permettant aux utilisateurs de rechercher, suivre et collaborer facilement.ate. Cette application utilise également des données d'index pour organiser soigneusement tous vos documents.

Alfresco 

Alfresco est une platformulaire qui offre des fonctionnalités telles que la gestion de documents, la gestion de contenu Web, la gestion d'enregistrements et d'images et un référentiel de contenu pour rationaliser le flux de travail organisationnel.

Cet outil open source est compatible avec Windows et systèmes d'exploitation Unix. Bien qu'il soit facilement personnalisable, les nouveaux utilisateurs ont besoin de temps pour apprendre à l'utiliser.

Derniers mots 📃

Avec une solution de gestion de documents efficace en place, il n'y aura pas besoin de passer par d'innombrables armoires pour le dossier nécessaire. Cet article a présenté certains des meilleurs outils qui vous aident à créer un système de gestion de documents pour votre organisation.

Ces outils ont les fonctionnalités nécessaires pour cater aux besoins de diverses industries. De même, vous pourrez en apprendre davantage sur gestion numérique des immobilisations d'entreprise outils.