Un système de gestion de documents vous fait gagner un temps précieux en organisant efficacement les documents et en facilitant la recherche de fichiers.
Les entreprises ayant relativement moins de main-d'œuvre ont souvent du mal à gérer de nombreux documents et dossiers commerciaux. S'ils optent pour un système de gestion de documents (DMS) robuste, il leur sera plus facile de garder les documents organisés.
De plus, ces outils augmentent également l'efficacité des équipes en leur permettant d'accéder rapidement aux données dont ils ont besoin.
Qu'est-ce que la gestion des documents ?
La gestion de documents signifie la gestion, le stockage et le suivi de documents (documents Word, PDF ou tout autre format) au format numérique. Grâce à ce système, les entreprises peuvent stocker des documents en toute sécurité et centraliser l'ensemble du processus.
Avantages des systèmes de gestion de documents
Meilleure productivité
La productivité est la clé du succès d'une entreprise. Un système de gestion de documents organise efficacement et en toute sécurité les fichiers de l'entreprise. En conséquence, l'équipe peut moins se soucier de la maintenance des documents et se concentrer sur les tâches les plus importantes. Lorsque vous savez que tous vos fichiers sont stockés en toute sécurité, la tranquillité d'esprit fonctionne comme un carburant pour la productivité.
Sécurité améliorée
Chaque entreprise souhaite protéger ses données cruciales et critiques. Vous pouvez stocker des documents sensibles dans un système de gestion de documents et contrôler l'accès à ces fichiers. Ainsi, la gestion des documents devient hautement traçable et ses pistes d'audit peuvent être utilisées ultérieurement si nécessaire.
Espace de stockage réduit
Vous n'avez plus besoin d'entretenir des classeurs, des bacs de stockage et des boîtes. Avec DMS, vous pouvez vous passer du papier et gérer vos documents numériquement sans occuper d'espace physique.
Récupération rapide de documents
La recherche de documents et la récupération de fichiers peuvent être un processus chronophage. À l'aide d'un système de gestion de documents, vous pouvez localiser rapidement le fichier que vous souhaitez et gagner un temps précieux. Un DMS vous permet de rechercher des fichiers en fonction du nom, des métadonnées et du contenu à l'aide d'une technologie haut de gamme.
Collaboration d'équipe optimale
La plupart des solutions de gestion de documents vous permettent collaborons avec vos coéquipiers. Il peut stocker des fichiers collectés à partir de diverses ressources et les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers à partir d'emplacements distants. Certains outils autorisent également les utilisateurs externes via un accès autorisé.
Lisez la suite pour connaître les meilleures applications de gestion de documents que les PME peuvent utiliser.
iManage
Je parviens est un système de gestion de documents qui vous aide à convertir des données en connaissances de grande valeur en connectant des documents. Il enregistre tous les documents dans un seul dossier et les classe en fonction du projet ou du client.
Les utilisateurs peuvent créer, rechercher et partager des données rapidement et efficacement sur iManage. Il vous permet également de trouver facilement n'importe quel document et augmente ainsi la productivité.
Cet outil peut être intégré à différents outils de productivité de Office 365 et Espace de travail Google pour une gestion simplifiée des documents.
Box
En utilisant Boite, les entreprises peuvent stocker, gérer et collaborer sur du contenu en toute sécurité, quel que soit le type d'appareil. Sa fonction de gestion du cycle de vie des documents garantit que le processus de gestion de contenu est conforme aux réglementations, aux politiques de conservation des données et aux demandes de découverte.
Vous pouvez définir les autorisations utilisateur appropriées pour chaque document afin que seules les bonnes personnes y aient accès. Il vous aide également à auditer l'activité des utilisateurs pour une visibilité et un contrôle complets.
Box peut également s'intégrer de manière transparente aux API ouvertes et aux applications d'entreprise. Avec ses attributs tels que l'historique des versions, les liens partagés et les commentaires, la collaboration entre les membres de l'équipe devient sans effort. De plus, il utilise des métadonnées personnalisées pour classer et organiser les documents.
Folderit
Vous recherchez une solution de gestion de documents qui vous offre un système de stockage et de gestion relativement durable pour les documents numériques ? Dans ce cas, optez pour Dossierit. Il s'agit d'un système de gestion de documents basé sur le cloud qui vous aide à vous passer du papier de manière conviviale.
Il stocke en toute sécurité les métadonnées et les anciennes versions d'un fichier ou d'un document. Les utilisateurs peuvent rechercher leurs fichiers préférés à l'aide du nom de fichier, des métadonnées, des mots-clés et du contenu du document. Il prend également en charge le flux de travail d'approbation, la liaison de fichiers, la conservation automatisée, le rappel, la numérotation des documents, la piste d'audit et la sauvegarde locale.
Vous pouvez contrôler de manière transparente l'accès aux documents numériques avec différentes autorisations. Vous pouvez intégrer les applications Office 365 et DocuSign avec cet outil.
OpenKM
OpenKM est une solution de gestion de documents d'entreprise qui vous permet de contrôler la production, le stockage et la distribution de documents numériques. Avec lui, vous pouvez avoir un meilleur contrôle sur le flux de documents et améliorer l'efficacité des efforts de votre équipe.
Cette application propose plusieurs outils d'administration, tels que la définition du rôle de l'utilisateur, la recherche avancée, le contrôle d'accès, le niveau de sécurité des documents, le journal d'utilisation détaillé, la configuration de l'automatisation et le quota d'utilisateurs.
Ici, vous pouvez créer du contenu respiratoire pour une prise de décision rapide et la création de connaissances. De plus, en utilisant ce DMS, vous pouvez collecter des données à partir de n'importe quelle source numérique et collaborer avec vos coéquipiers.
eFileCabinet
eFileCabinet est un puissant système de gestion de documents que les petites et moyennes entreprises peuvent utiliser pour l'organisation des données en ligne, quel que soit le nombre de documents dont elles disposent.
Pour stocker un fichier, il suffit de le télécharger sur cette plateforme. Les utilisateurs peuvent localiser n'importe quel fichier à l'aide du modèle de nom de fichier ou de dossier. De plus, eFileCabinet vous permet d'accéder rapidement aux documents fréquemment utilisés.
Tout en facilitant la collaboration entre les membres de l'équipe, cet outil vous permet également d'ajouter différents niveaux de sécurité pour un accès contrôlé. Il prend également en charge l'intégration avec des outils tiers, tels que MS Office, DocuSign et Intégrateurs.
Certaines de ses autres fonctionnalités sont flux de production automatisé, l'authentification à deux facteurs, le partage de fichiers chiffrés, l'authentification basée sur l'emplacement ou l'adresse IP et les autorisations basées sur les rôles.
DocuWare
DocuWare est une plateforme où vous pouvez numériser vos documents et les sécuriser depuis n'importe quel appareil, à tout moment. En outre, il vous aide dans le traitement des factures et la gestion des employés. Il est particulièrement utile pour les entreprises qui comptent sur équipes distantes ou avoir une main-d'œuvre répartie.
DocuWare offre un référentiel sécurisé pour tous vos documents commerciaux critiques, tels que les contrats, les informations sur les employés et les dossiers financiers. Après avoir stocké un fichier sur cet outil, vous ou vos collègues pouvez directement modifier ou annoter ce document sur la même plateforme.
De plus, il dispose d'outils de productivité intelligents permettant aux utilisateurs de rechercher, de suivre et de collaborer facilement. Cette application utilise également des données d'index pour organiser soigneusement tous vos documents.
Alfresco
En plein air est une plate-forme qui offre des fonctionnalités telles que la gestion de documents, la gestion de contenu Web, la gestion des enregistrements et des images et un référentiel de contenu pour rationaliser le flux de travail organisationnel.
Cet outil open source est compatible avec les systèmes d'exploitation Windows et Unix. Bien qu'il soit facilement personnalisable, les nouveaux utilisateurs ont besoin de temps pour apprendre à l'exécuter.
Derniers mots 📃
Avec une solution de gestion de documents efficace en place, il n'y aura pas besoin de passer par d'innombrables armoires pour le dossier nécessaire. Cet article a présenté certains des meilleurs outils qui vous aident à créer un système de gestion de documents pour votre organisation.
Ces outils ont les caractéristiques nécessaires pour répondre aux besoins de diverses industries. De même, vous pouvez en apprendre davantage sur gestion numérique des immobilisations d'entreprise outils.
