L’un des aspects les plus importants de la gestion d’une entreprise prospère est de veiller à ce que toutes ses composantes soient synchronisées les unes avec les autres. Pour que ces éléments soient en mouvement et synchronisés, les entreprises doivent disposer d’un ensemble de procédures permettant à leurs employés d’effectuer des tâches de routine ou toute autre tâche standard.
Une entreprise qui ne dispose pas d’un ensemble de documents ou de procédures adéquats est plus susceptible de s’effondrer et d’être confrontée à des problèmes de délais !
Par exemple, une entreprise de construction automobile doit effectuer divers contrôles et tests de routine et procéder à des ajustements pour obtenir une efficacité maximale.
C’est là qu’interviennent les procédures opérationnelles standard (POS).
Ne confondez pas les PON avec le règlement intérieur de l’employé ou les procédures de travail. Au contraire, les SOP définissent un guide étape par étape pour l’exécution des tâches afin de renforcer l’efficacité et de réduire l’ambiguïté de l’organisation.
Si l’objectif des SOP reste intact, les modèles et les étapes diffèrent selon la taille de l’organisation et le secteur d’activité. C’est pourquoi nous avons dressé une liste des meilleurs modèles de SOP pour les entreprises de toutes tailles.
Pourquoi les modes opératoires normalisés sont-ils importants ?
Les modes opératoires normalisés constituent l’épine dorsale d’un flux de travail efficace au sein d’une organisation. Un mode opératoire détaillé fait office d’instruction permanente pour les employés et définit leurs attentes.
Voyons plus en détail les avantages des modes opératoires normalisés :
#1. Amélioration de l’intégration
De nombreuses organisations utilisent les procédures opérationnelles standard pour accélérer et améliorer le processus d’intégration. Dès le premier jour, les employés reçoivent des procédures puissantes et détaillées pour effectuer leurs tâches de routine.
Cela se traduit par une meilleure productivité et aide les chefs d’équipe et les managers à évaluer chacun de leurs nouveaux employés.
#2. Maintien de la cohérence de l’organisation
Une déclaration de procédure uniforme assure la cohérence de l’organisation et permet à tous les membres de l’équipe et à tous les employés d’être sur la même longueur d’onde.
Lorsque chaque employé sait clairement à qui il doit rendre compte et quelles sont les étapes suivantes dans la hiérarchie, il y a moins de risques que les choses tournent mal.
#3. Compréhension des meilleures pratiques
La répétition et la révision des tâches écrites dans un document permettent de mieux comprendre les meilleures pratiques en matière de tâches routinières dans un service.
Bien que les modes opératoires normalisés ne soient que des suggestions, ils peuvent se transformer en guides étape par étape enrichissants qui donnent une idée précise de la manière dont une tâche doit être effectuée, conformément aux exigences des parties prenantes.
#4. Économisez sur la formation
Les procédures opérationnelles standard peuvent faire économiser des milliers, voire des millions, à l’organisation. Le coût de la formation des employés existants et des nouveaux employés peut être minimisé en incorporant les modèles de SOP dans leurs kits de formation.
De même, les changements importants ou mineurs au sein d’une organisation, tels que les départs à la retraite, les promotions ou les démissions, ne devraient pas affecter le flux de travail. Les modes opératoires normalisés établissent un processus standard pour les tâches qu’un employé a effectuées au cours des dernières années.
#5. Maintien de la qualité du travail
Pour éviter les difficultés initiales, les modes opératoires normalisés s’avèrent être une bouée de sauvetage. Lorsqu’un employé quitte l’entreprise et qu’un nouvel employé la rejoint, les modes opératoires normalisés rendent chaque personne responsable des tâches qu’elle doit accomplir et de la voie qu’elle doit suivre pour atteindre un niveau d’efficacité maximal.
Comment créer des procédures opérationnelles standard ?
La création de modes opératoires normalisés clairs et détaillés peut prendre du temps et ne pas être une partie de plaisir. Un certain nombre de facteurs doivent être pris en compte lors de la rédaction des modes opératoires normalisés de votre organisation.
Voici les étapes de la création d’un mode opératoire normalisé :
- Identifiez l’objectif et les tâches : Notez l’objectif de la création de la procédure opératoire standard et les tâches que vous souhaitez accomplir grâce à elle. Si le processus quotidien ne vous appartient pas, veillez à impliquer les parties prenantes et les rôles responsables.
- Connaissez votre public : Choisissez votre public lorsque vous vous apprêtez à rédiger votre documentation. Si vous rédigez une procédure d’exploitation standard pour un public qui a besoin d’une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, il est impératif de créer la documentation de manière à ce que les personnes puissent facilement prendre le relais.
- Décidez de la structure du POS : L’étape suivante consiste à concrétiser les idées. Mais avant de rédiger ces SOP, choisissez une structure, un langage et une tonalité qui correspondent à votre marque et à votre secteur d’activité.
- Choisissez le bon modèle : Bien que vous puissiez toujours partir de zéro, il existe des tonnes de modèles de modes opératoires normalisés conçus pour chaque secteur ou micro-niche. Ces modèles accélèrent le processus de rédaction et garantissent le respect des normes standardisées.
- Mettez à jour votre SOP : Il est également important de mettre à jour les modes opératoires normalisés, car les processus changent de temps à autre. Si la mise à jour manuelle peut prendre du temps, vous pouvez utiliser un logiciel automatisé ou un logiciel SOP pour stocker et mettre à jour vos SOP.
La rédaction des modes opératoires normalisés peut sembler tentante au vu des étapes précédentes. Cela devient encore plus excitant lorsque vous disposez d’un modèle préétabli. Nous vous présentons ci-dessous les modèles de procédures opérationnelles standard (POS) les plus pratiques pour les entreprises, qui répondent à une grande variété de cas d’utilisation.
Smartsheet
Smartsheet propose une gamme étendue de modèles de SOP, incluant divers cas d’utilisation tels que les opérations du service d’assistance, les SOP des hôtels et des clients, les SOP des entrepôts, et même les SOP des services de nettoyage sanitaire.
Chacune de ces procédures opérationnelles standard est conçue conformément aux normes de l’industrie et au processus que la plupart des équipes suivraient pour maximiser l’efficacité.
J’aime beaucoup le modèle de procédure opérationnelle standard pour les technologies de l’information de Smartsheet. Le modèle suivant définit chaque étape et maintient un organigramme d’une opération informatique. Il s’agit d’une condition préalable à la compréhension de la conformité aux règles et réglementations.
Ce modèle est disponible au format Word et établit un rappel pour l’exécution des tâches de routine qui comprend également le dépannage des documents, les événements de sécurité et les procédures d’installation, ainsi que la création de diagrammes de procédures et la maintenance programmée.
ClickUp
Les modèles de SOP de ClickUp sont faciles à parcourir et attrayants, et comprennent tous les détails que votre SOP standard devrait avoir. Les modèles de ClickUp sont conviviaux et suffisamment rapides à mettre en œuvre dans votre procédure standard.
Il y a plus de 15 cas d’utilisation qu’il prend en charge, y compris les ventes, l’assistance, les RH, la finance, l’informatique, la conception, et ainsi de suite.
Mon cas préféré est le modèle SOP RH. Au lieu d’utiliser Excel traditionnel ou une mise à jour manuelle, ce modèle de POS captivant crée une liste de contrôle pour toutes les tâches. Il jette les bases de l’automatisation des tâches répétitives.
Ce modèle énumère toutes les responsabilités du département des ressources humaines, de l’intégration au recrutement et à l’expatriation à d’autres tâches de routine.
Gourou
Un SOP digeste mais détaillé permettant aux équipes de rationaliser leur processus interne et d’identifier le problème qu’il résout. En fait, j’ai trouvé que chaque modèle de SOP de Guru était rapidement adaptable et facile à parcourir, même pour les débutants.
Le modèle commence par l’objectif de la tâche et le contexte de la création du POS. Le deuxième volet de la section comprend le “Comment faire”, qui ressemble à un guide détaillé étape par étape.
Guru propose différents modèles de POS, notamment pour la documentation sur les produits, les directives de marque, la gestion du changement, l’intégration des employés, etc. Vous pouvez consulter la liste des modèles ici.
Scribehow
Le prochain modèle sur la liste est un modèle standard digeste proposé par Scribehow. Ce modèle garantit la cohérence et la qualité des opérations afin que votre équipe se conforme aux exigences réglementaires et légales.
Si vous souhaitez créer un modèle facile à lire, le modèle de POS de Scribehow est le bon choix pour commencer.
Le modèle commence par le titre, suivi de la version et de la date d’entrée en vigueur de la version. La table des matières permet de passer facilement d’une section à l’autre.
En faisant défiler la page, les utilisateurs peuvent obtenir les détails des tâches, y compris l’objectif, la portée du document et les responsabilités. Le modèle comprend ensuite le processus “Comment faire”, qui se décompose en sous-étapes simples.
Le plus intéressant ? Scribehow inclut également les détails de chaque révision, ainsi que la date d’approbation et l’historique des versions.
Process.st
Process.st est une plateforme alimentée par l’IA qui propose un logiciel de SOP ainsi qu’une vaste bibliothèque de modèles. La plateforme vous propose deux types de modèles : le premier pour créer vos procédures à partir de zéro et le second pour créer des procédures manuelles.
La structure standard des modèles est plus détaillée et descriptive que celle de Scribe. La plupart de ces modèles sont conçus en tenant compte de la norme ISO relative au système de gestion de la qualité.
Process.st propose 50 modèles gratuits et téléchargeables qui peuvent être ajoutés au compte ou téléchargés gratuitement au format PDF. Vous pouvez parcourir les modèles par catégories telles que le marketing de contenu, l’intégration des employés et des clients, les affaires, la construction, la sécurité, l’informatique, les opérations, etc.
TemplateLAB
TemplateLAB propose un large éventail de modèles de procédures d’exploitation normalisées téléchargeables au format Word. Ils proposent des modèles de POS pour les processus d’entreprise, la gestion juridique, les ressources humaines et l’immobilier, ainsi que pour les entreprises artistiques et médiatiques.
Le plus intéressant, c’est que ces modèles de POS sont facilement modifiables et ne laissent aucune tâche en suspens. Ce que j’ai le plus apprécié chez TemplateLAB, c’est la simplicité de sa conception, mais il réussit à couvrir tous les détails que vous souhaitez inclure dans votre POS.
Par exemple, ce POS pour le site de recherche couvre les abréviations et les définitions des processus concernés. Lorsque vous faites défiler la page, la liste de contrôle des tâches de routine présente les principes, les échantillons, l’équipement, les réactifs et les solutions, le contrôle de la qualité et la gestion des déchets.
Jotform
Jotform est un générateur de formulaires en ligne qui couvre divers cas d’utilisation pour les plans d’entreprise et les procédures opératoires normalisées. Jotform offre tout ce qu’il faut à partir de sa page sur les modes opératoires normalisés, c’est-à-dire que vous n’avez pas besoin de télécharger et de modifier les modes opératoires normalisés en format Word ou PDF.
Lorsque vous accédez à leur site, les modèles de POS sont présentés sous la forme d’un questionnaire que vous pouvez remplir et envoyer aux parties prenantes pour examen.
Une fois approuvées, les procédures opérationnelles standard peuvent être téléchargées au format PDF.
Ce qui m’a plu dans Jotform, ce sont les éléments personnalisables que vous pouvez ajouter ou supprimer des modèles de POS. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des pages pour ajouter plus de détails au POS.
Notion
Notion propose un modèle de POS détaillé conçu pour les petites entreprises. Cependant, il n’y a pas de modèles préétablis pour un secteur spécifique. Il n’existe qu’un modèle standard que vous pouvez utiliser et modifier pour votre équipe.
Bien qu’il n’y ait pas de catégorisation ni de large éventail de modèles, vous pouvez les utiliser pour créer des modes opératoires normalisés digestes et rapides à lire.
Le premier volet du modèle comprend le titre de la procédure et la date de création, ainsi que le nom du service qui l’a créée. Ensuite, ajoutez le contexte manuellement ou intégrez le lien sous forme de PDF, Google Drive ou Maps et incluez les liens vers tous les documents pertinents.
Vous pouvez également ajouter des terminologies spécifiques à votre secteur d’activité et présenter le processus par étapes. Le plus intéressant ? Vous pouvez décrire les étapes en intégrant la vidéo de Loom ou de Miro.
Vous pouvez également étiqueter ou ajouter les noms des personnes responsables des tâches à chaque étape.
Kipwise
Les modèles de SOP deKipwise sont conçus pour les équipes de marketing et de vente, les opérations, le support client et les équipes RH. Ce modèle standard suit la même structure que la plupart des modèles.
Lors de l’inscription, vous pouvez modifier le modèle directement à partir de la plateforme. L’auteur peut ajouter ou supprimer la tâche en conséquence. Vous pouvez également inclure des liens pertinents et connexes, tels que des liens vers des réunions, des ressources et des guides pour rationaliser le flux de travail.
Réflexions finales
Les modèles de SOP peuvent vous éviter de vous creuser la tête pendant des heures. Ces modèles flexibles ont besoin d’un peu d’édition et de personnalisation pour créer une documentation qui rend les tâches routinières passionnantes et rapides à retenir.
Parcourez ces modèles gratuits et mettez le meilleur d’entre eux en action pour responsabiliser votre équipe.
Ensuite, consultez les modèles de gestion de projet de Notion pour transformer votre flux de travail.