Un plan de gestion du changement permet à votre entreprise d’évoluer en permanence et d’adopter de nouvelles technologies et pratiques de marketing pour s’aligner sur un marché dynamique. Si vous ne le faites pas, vous risquez la stagnation ou la disparition de votre entreprise.
Si vous possédez ou gérez une entreprise, vous devez apprendre à lancer, mettre en œuvre et analyser un plan de gestion du changement. Selon un récent rapport de recherche de WalkMe, 79,7 % des entreprises ont exprimé leur besoin de s’adapter au changement tous les cinq ans ou moins. Cependant, seuls 34 % de ces efforts de changement ont été couronnés de succès.
Les statistiques relatives à la gestion du changement montrent que le processus est difficile. Mais vous pouvez le maîtriser en lisant cet article jusqu’au bout.
Qu’est-ce que la gestion du changement ?
La gestion du changement est l’approche systématique de la mise en œuvre et de la gestion efficace des changements organisationnels. Elle comprend des plans visant à anticiper les obstacles, à atténuer ces goulets d’étranglement et à guider l’organisation à travers une transformation réussie.
Le changement ou la transformation peut aller du remplacement de l’application de messagerie existante par une nouvelle jusqu’à la modification complète des produits et services de votre entreprise.
En général, les entreprises s’appuient sur le département des ressources humaines ou sur une agence de conseil tierce pour anticiper la transformation de l’entreprise. Cela crée une distance entre le changement et les responsables de l’entreprise, les superviseurs et les membres de l’équipe. Or, la meilleure façon de réussir une transition consiste à impliquer tous les individus et toutes les équipes concernés.
Rôle de la gestion du changement dans la réussite de l’organisation
Le changement est inévitable dans les conditions économiques et commerciales actuelles. Les organisations qui adoptent efficacement ces transformations du marché sont susceptibles de prospérer. C’est là qu’intervient le plan de gestion du changement. Il garantit une stratégie infaillible pour mettre en œuvre le changement et éviter les frictions avec les employés, les fournisseurs, les sous-traitants, etc.
Si le changement exige des efforts et des compétences supplémentaires de la part des employés ou des sous-traitants, ce plan vous aide à obtenir de tels résultats. Ce concept de gestion d’entreprise vous permet d’inclure les employés de haut en bas de l’échelle dans toutes les étapes de la transformation afin qu’ils comprennent l’importance du changement.
En outre, la gestion du changement permet à votre entreprise de s’adapter aux changements radicaux du marché, de la main-d’œuvre ou de l’économie afin de rester opérationnelle.
Avantages de la gestion du changement
- Votre entreprise peut s’attaquer de manière proactive à la résistance au changement et éliminer les obstacles potentiels à une transition en douceur.
- La définition d’objectifs clairs pour les initiatives de changement vous permet de suivre les progrès et de mesurer l’efficacité de vos efforts de transformation.
- Vous pouvez créer un plan de gestion du changement. Standardisez-le et conservez-le pour de futurs projets de transformation de l’entreprise.
- La gestion du changement aborde de multiples aspects du changement, notamment les personnes, les processus et la technologie. Vous pouvez ainsi garantir une approche équilibrée et complète des transformations de l’entreprise.
- Au cours d’un processus de gestion du changement, vous pouvez fournir un soutien, une formation et des conseils adéquats aux employés existants afin d’améliorer leur productivité.
Le plan de gestion du changement et ses composantes
Le plan de gestion du changement est le schéma directeur de tous les projets de transformation de l’entreprise. Il décrit les étapes nécessaires à la mise en œuvre du changement dans l’ensemble de l’organisation. Il comprend également des flux de travail pour la communication, l’utilisation de la technologie, la mise en œuvre de nouvelles applications d’entreprise, etc. Vous trouverez ci-dessous les éléments d’un tel plan :
#1. Champ d’application
Dans le champ d’application, vous devez définir les limites et l’étendue du changement. Vous devez indiquer les domaines, les départements ou les processus spécifiques qui seront modifiés à la suite de la transformation. En outre, lorsque vous définissez clairement le champ d’application, vous contribuez à établir un effort de changement ciblé et gérable.
#2. Les objectifs
Vous devez décrire les résultats souhaités ou les buts que votre organisation vise à atteindre dans l’objectif. Suivez la stratégie SMART pour créer vos objectifs afin de pouvoir évaluer facilement les performances. Les objectifs peuvent inclure l’amélioration de l’efficacité des opérations commerciales, l’amélioration de la satisfaction du service à la clientèle ou la mise en œuvre de nouvelles technologies.
#3. Rôles
Un projet de gestion du changement doit comprendre les rôles suivants :
- Un professionnel de la gestion du changement
- Les sponsors ou les parties prenantes de l’entreprise qui établissent les budgets et contrôlent tous les changements de l’entreprise
- Les chefs d’équipe et les responsables des ressources humaines qui encouragent les employés à accepter le changement
- Les chefs de projet créent des tâches et les attribuent aux équipes
- Un responsable de la formation et du développement pour former le personnel
#4. Évaluation de l’impact du changement
Vous devez procéder à une évaluation des impacts du changement à l’échelle de l’organisation ou du service. Pour ce faire, vous pouvez rédiger une annonce de changement et l’envoyer par courrier électronique à tous les employés, accompagnée d’un formulaire en ligne. Demandez aux employés de vous faire part de leurs commentaires honnêtes sur le changement prévu, afin que votre équipe puisse créer un rapport d’évaluation de l’impact pour le sponsor du changement.
#5. Évaluation des risques
L’évaluation des risques consiste à déterminer les risques potentiels associés au changement et les éléments suivants :
- Évaluer la probabilité des risques
- L’impact de ces risques
- Élaborer des stratégies pour atténuer ces risques
Comment planifier et mettre en œuvre un plan de gestion du changement
- Définir clairement les objectifs et la portée du plan de gestion du changement.
- Identifiez les principales parties prenantes et faites-les participer à toutes les étapes de la transformation.
- Élaborer un plan détaillé décrivant les étapes, le calendrier et les ressources nécessaires à la mise en œuvre du changement.
- Transmettre le changement de manière efficace, en répondant aux préoccupations et en soulignant les avantages.
- Fournir un soutien et une formation aux employés afin de faciliter une transition en douceur.
- Surveillez les progrès et ajustez le plan si nécessaire
- Traitez tous les problèmes et goulets d’étranglement qui surviennent au cours de la mise en œuvre en temps réel.
- Évaluez les résultats et tirez les leçons de l’expérience pour améliorer en permanence les initiatives futures.
Modèles de gestion du changement
Avec un modèle de gestion du changement, vous n’avez pas besoin de tout planifier à partir de zéro. Vous pouvez simplement utiliser n’importe quel outil de gestion de projet avec un modèle de transformation de l’entreprise pour commencer.
De nombreux développeurs de logiciels de gestion de projet et de travail recherchent et normalisent des plans de gestion du changement pour les entreprises. Ils publient ensuite ces plans sous forme de modèles en ligne ou dans le logiciel. Il est donc assez facile de trouver des modèles gratuits ou payants pour gérer les changements à venir dans votre entreprise.
Importance des modèles
- Ces modèles vous permettent de gagner du temps et d’économiser des efforts
- Vous obtenez également un format professionnel que vous pouvez utiliser
- Les modèles gratuits vous permettent d’économiser les frais liés à l’externalisation de la tâche auprès d’un consultant
- Vous avez le choix entre différents formats, graphiques et éléments créatifs
- Les modèles logiciels s’intègrent automatiquement à votre outil de gestion du changement
#1. Modèle de feuille de route pour la gestion du changement
monday.com propose un modèle de feuille de route pour la gestion du changement facile à personnaliser et préconstruit que vous pouvez utiliser. Il comprend les étapes, les outils et les processus dont vous avez besoin pour mettre en œuvre un changement. Si vous devez présenter une vue d’ensemble du processus de transformation, utilisez ce modèle.
#2. Modèle de communication sur la gestion du changement
Vous devrez également créer un plan de communication pour les changements que vous souhaitez apporter à votre entreprise. Il permet de réduire les désaccords entre les employés. Pour l’organiser, le normaliser et le sauvegarder pour l’avenir, vous pouvez utiliser un modèle de communication pour la gestion du changement de Smartsheet. Il se trouve dans Google Sheets, et vous pouvez le télécharger sous forme de feuille de calcul Excel si vous travaillez avec des solutions Microsoft 365.
#3. Modèle de demande de changement
Une demande de changement est un document que vous pouvez utiliser pour suivre les changements en cours dans l’entreprise. Il s’agit d’une méthode simple pour enregistrer toutes les demandes de changement. Il permet d’enregistrer les éléments suivants
- Description de la modification demandée
- Bénéfice ou raison de la demande de changement
- Les modifications techniques demandées
Vous pouvez utiliser ce modèle de formulaire de demande de changement gratuitement sur Jotform. Vous pouvez modifier ce formulaire de deux manières : en vous inscrivant pour un compte Jotform payant ou en modifiant le formulaire de manière anonyme et gratuite.
#4. Modèle de processus de contrôle du changement
Un modèle de contrôle du changement est similaire à un format de demande de contrôle du changement. La seule différence est que vous devez être plus précis sur le changement dans le premier. Le contrôle du processus de changement se concentre sur la manière de mettre en œuvre l’aspect du changement. Ainsi, les approbateurs peuvent avoir une vue d’ensemble du changement avant de l’approuver ou de le refuser. Vous pouvez utiliser ce modèle Miro pour créer un processus de contrôle du changement.
Logiciels utiles pour planifier la gestion des changements
#1. Whatfix
Si vous planifiez la gestion du changement, découvrez Whatfix dès maintenant. Il s’agit d’un outil fiable pour gérer la transformation de l’entreprise au niveau de l’entreprise. Ses caractéristiques sont les suivantes :
- Pop-up : Envoyez des annonces directement sur les écrans des employés
- Auto-assistance : Créez des vidéos, des liens et des flux pour le changement à venir afin que les employés puissent apprendre
- Beacon (balise) : Les responsables d’entreprise peuvent créer du contenu sans impliquer l’équipe informatique
#2. Freshservice
Vous êtes à la recherche d’une gestion contrôlée du changement informatique ? Vous devriez essayer Freshservice. Cet outil améliore le processus de déploiement des changements et minimise l’impact des changements sur l’activité de l’entreprise. Vous pouvez également intégrer le processus aux processus de gestion des configurations, des incidents et des actifs. L’outil vous permet de créer un flux de travail pour visualiser l’état de la transformation dans des phases telles que la planification, l’attente de l’approbation, la libération en attente, la révision en attente, etc.
#3. Wrike
Wrike est idéal pour planifier le processus, utiliser toutes les techniques de transformation de l’entreprise et mettre en œuvre une culture de travail hybride. Il vous donne une visibilité totale sur les techniques et les outils de gestion du changement en même temps que sur le processus. L’outil propose des représentations graphiques des objectifs, des flux de travail, des tâches et des personnes, qui constituent un plan de transformation.
#4. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus vous aide à configurer les rôles, les statuts, les types et les modèles de l’ensemble du projet de gestion des changements informatiques. Si vous rencontrez des problèmes ou des bogues au cours du processus, vous pouvez les enregistrer dans un journal. De plus, des flux de travail automatisés vous permettent d’automatiser les tâches répétitives du projet de changement. Enfin, ses modèles incluent également des indicateurs de gestion du changement pour mesurer le succès.
#5. SysAid
L’outil de gestion du changement deSysAidvous aide à conduire le processus de transformation de l’entreprise conformément aux lignes directrices de la Bibliothèque d’infrastructure des technologies de l’information (I TIL) pour la gestion du changement. Ses phases de gestion du changement comprennent des onglets de saisie de données pour les détails du changement, l’analyse, l’approbation CAB, la mise en œuvre, la publication, la révision, la clôture et l’historique, tout ce que les lignes directrices de l’ITIL exigent.
#6. Gestion des changements – WalkMe
WalkMe peut vous aider à mettre en œuvre une transformation d’entreprise de manière intelligente en calculant le budget d’investissement technologique. Il analyse également si ce budget permettra de soutenir un changement à long terme, de sorte que vous n’ayez pas besoin de procéder à des transformations fréquentes. Vous devriez utiliser cet outil pour avoir une vue d’ensemble du processus de changement et améliorer l’impact de la transformation.
#7. The Change Shop
Vous pouvez choisir The Change Shop lors de la planification de la gestion du changement pour son prix abordable, ses technologies intégrées et sa meilleure gestion du retour d’information des employés. Toutes les fonctionnalités sont comprises dans un seul abonnement. Il est intéressant de noter que The Change Shop a mis au point un outil de simulation du changement qui vous permet de créer quelques scénarios avant d’investir du temps, de l’argent et des efforts.
#8. Giva
Giva, un logiciel simple de gestion des changements, offre un moyen facile de planifier et de suivre les changements basés sur l’ITIL dans un tableau de bord organisé. Vous pouvez créer et appliquer des flux de travail de contrôle du changement afin que la direction puisse examiner et approuver le changement. En outre, vous pouvez passer en revue tous les projets de transformation de l’entreprise avec des résultats mitigés, réussis ou non, à partir d’une application basée sur le cloud.
#9. La boussole du changement
Vous souhaitez disposer d’un outil de présentation graphique de l’impact d’un changement prévu dans une entreprise ? Essayez The Change Compass. Il vous permet également d’obtenir des informations à partir de données supplémentaires afin de modifier la stratégie de transformation pour en tirer le meilleur parti. En outre, vous pouvez rapidement mettre en œuvre les changements dans tous les départements sans perturber les activités de l’entreprise.
#10. Issuetrak
Issuetrak est une application avancée de gestion du changement qui augmente la probabilité de réussite de la transformation de l’entreprise. Elle fournit tous les outils nécessaires pour demander un changement, examiner la demande et l’approuver. L’outil vous aide en proposant un gestionnaire de tâches de gestion du changement, un utilitaire de contrôle de la conformité, un flux de travail d’attribution automatique des tâches et des formulaires pour collecter ou fournir un retour d’information.
Meilleures pratiques en matière de gestion des changements
Vous trouverez ci-dessous les meilleures pratiques à suivre lors de la transformation de votre entreprise :
- Choisissez des indicateurs clés de performance (ICP) pertinents, alignés sur le changement proposé.
- Expliquez le “pourquoi” du changement, en vous appuyant sur des données qui correspondent aux objectifs et aux intérêts des parties prenantes.
- Spécifiez des résultats mesurables pour chaque tâche ou phase principale du plan de gestion du changement.
- Prévoyez que vous devrez peut-être former à nouveau votre personnel à l’avenir.
- Documentez vos attentes, comparez-les aux résultats réels et utilisez les informations recueillies pour améliorer les processus de gestion du changement à l’avenir.
- Centralisez la communication au sein du logiciel de gestion de projet afin de rationaliser la collaboration.
- Planifiez des contrôles réguliers avec les parties prenantes et des tests à des étapes critiques.
- Préparez des plans de secours pour vous assurer que tout est prêt.
- Évaluez les personnes responsables de la mise en œuvre du changement et confiez des rôles de direction à celles qui sont les plus susceptibles de suivre le mouvement.
- Associez les objectifs à des résultats tangibles ayant un impact sur les opérations quotidiennes afin d’améliorer la compréhension et l’acceptation du changement par les employés.
Conclusion
La voie de la gestion du changement est simple et linéaire si vous mettez en œuvre le bon plan. Ne négligez pas non plus la nécessité d’impliquer les employés tout au long du processus. Vous pourriez avoir besoin d’outils intelligents pour documenter, planifier et automatiser certaines de ses phases, alors vérifiez également les outils de gestion du changement mentionnés ci-dessus.
La transformation d’une entreprise implique des dépenses budgétaires. Consultez donc ces solutions de gestion des dépenses adaptées à toutes les tailles et à tous les types d’entreprises.