La collaboration dans le nuage est un moyen efficace de réunir votre équipe en un seul lieu et de lui permettre de travailler en toute transparence sur des projets, des documents, des dessins et d’autres fichiers.
De nos jours, de nombreuses organisations permettent à leurs employés de travailler à distance. Cela leur permet non seulement d’embaucher des talents du monde entier, mais aussi de travailler à distance.
Cependant, il peut être difficile de collaborer et de gérer toutes les communications et tous les fichiers lorsque l’on travaille à partir de différents endroits.
Le transfert du travail dans le nuage est une excellente solution à ce problème. Aujourd’hui, ce n’est plus une option pour les organisations, mais une nécessité, surtout si vous avez une main-d’œuvre distribuée.
La collaboration en nuage est abordable, évolutive et accessible aux équipes pour interagir, collaborer et gérer la charge de travail. Et la puissance de la collaboration en nuage se multiplie si vous utilisez les outils appropriés.
Dans cet article, j’aborderai en détail la collaboration en nuage, la façon dont elle peut remodeler votre entreprise et les meilleurs outils de collaboration en nuage que vous pouvez utiliser.
C’est parti !
Qu’est-ce que la collaboration en nuage ?
La collaboration dans le nuage est une méthode qui permet aux employés de travailler ensemble et d’accéder facilement aux fichiers stockés dans le nuage avec les autorisations appropriées.
Grâce aux outils de collaboration en nuage, les entreprises peuvent permettre à leurs employés de consulter et de modifier des documents depuis n’importe quel endroit et à n’importe quel moment, et de travailler simultanément sur un document donné. Lorsque des modifications sont apportées et qu’elles sont synchronisées, tous les membres de l’équipe peuvent facilement voir les modifications et accéder à la même version du projet.
En outre, les outils de collaboration en nuage vous permettent de visualiser qui consulte le document. Vous pouvez communiquer avec les membres de votre équipe tout en travaillant sur un projet à l’aide d’une fonction de chat ou de commentaire. Cela permet à vos équipes de travailler ensemble et d’atteindre l’objectif sans être physiquement présentes sur le lieu de travail. Il est donc avantageux pour les équipes hybrides et les équipes à distance.
Collaboration dans le nuage et collaboration traditionnelle
| Collaboration dans le nuage | Collaboration traditionnelle |
|---|---|
| Grâce aux solutions de collaboration en nuage, vous pouvez travailler à distance depuis n’importe quel endroit et collaborer efficacement avec les membres de votre équipe sans être physiquement présent à leurs côtés. | Dans le cadre d’une collaboration traditionnelle, vous devez rencontrer physiquement les membres de votre équipe pour discuter des modifications apportées à un document ou à un fichier. |
| Elle améliore la productivité et l’efficacité. | Elle peut améliorer la productivité, mais l’efficacité peut être moindre. |
| Les frais de bureau liés à la collaboration en nuage sont moins élevés que ceux liés à la collaboration traditionnelle. | La collaboration traditionnelle nécessite des investissements plus importants en termes de frais de bureau, tels que l’infrastructure, l’électricité, l’approvisionnement en eau, les systèmes, l’équipement, l’entretien régulier, etc. |
| Les coûts d’administration et de licence sont plus flexibles. | Les coûts d’administration et de licence sont moins flexibles. |
| Il offre un espace de travail extensible pour des collaborateurs supplémentaires. | Il peut accueillir un nombre fixe de collaborateurs dans l’espace de travail. |
| Il centralise toutes les mises à jour et modifications de documents et conserve un enregistrement des changements. | Le contrôle des versions est un problème dans la collaboration traditionnelle, car il est difficile de savoir qui a apporté les modifications, à quel moment et dans quelle version. |
Principaux éléments de la collaboration en nuage
Un système de collaboration en nuage peut comporter les éléments suivants :
- Partage et stockage de documents : La collaboration en nuage vous permet de stocker et de partager des documents à l’aide de n’importe quel appareil grâce à des fonctions d’édition collaborative. Vous pouvez autoriser l’accès aux membres de votre équipe afin qu’ils puissent effectuer des modifications et des mises à jour depuis n’importe quel endroit et à n’importe quel moment.
- Gestion de projets et de tâches : Les solutions de collaboration en nuage vous permettent de gérer des projets et des tâches de manière simple et flexible. En outre, vous pouvez suivre les progrès réalisés en examinant chaque tâche et en suivant les objectifs en permanence afin de terminer le projet dans les délais impartis.
- Communication et messagerie : La communication et la messagerie sont facilitées par la collaboration en nuage. Elle comprend des fonctions de vidéoconférence, de messagerie instantanée, de chat de groupe, des systèmes téléphoniques, etc. Vous disposerez d’un large éventail de fonctions pratiques pour une meilleure collaboration grâce à une communication efficace.
Avantages de la collaboration en nuage
#1. Amélioration de la collaboration au sein de l’équipe
Lorsque tous les documents relatifs à un projet sont stockés dans un endroit centralisé, il est plus facile de les trouver, d’y accéder et de les modifier. Il n’est plus nécessaire d’envoyer constamment des courriels aux membres de votre équipe pour les informer de la mise à jour d’un fichier.
Si les membres de votre équipe ont accès à la bonne version du fichier, les discussions entre les membres deviennent plus fluides, ce qui garantit que tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde et améliore la collaboration au sein de l’équipe. Cela permet à tous les membres de l’équipe de s’engager activement dans le projet.
#2. Prise en charge de la main-d’œuvre à distance
La collaboration en nuage permet aux entreprises d’embaucher des talents du monde entier qui peuvent travailler à distance. En outre, elle facilite la collaboration des équipes distantes, où qu’elles se trouvent et à n’importe quel moment. Cela augmente la flexibilité de leur travail ainsi que la productivité et l’efficacité.
#3. Un accès plus rapide aux données
De nombreux serveurs de messagerie ne sont pas en mesure de traiter des fichiers de 20 à 25 Mo. Pour partager ces fichiers avec les membres de votre équipe, vous devez les partager via des disques durs externes et des USB. Ce processus prend beaucoup de temps.
La collaboration en nuage permet à votre équipe de partager rapidement des fichiers volumineux. Une fois que vous avez téléchargé votre document en ligne, vous pouvez partager le lien avec les membres de votre équipe et leur permettre d’y accéder.
#4. Flux de travail rationalisé
La collaboration en nuage aide votre équipe à travailler plus efficacement et plus rapidement en rationalisant le flux de travail. Elle offre la possibilité de planifier le travail et de le partager entre les collaborateurs en fonction de leurs horaires de travail préférés dans des fuseaux horaires différents. L’utilisation du cloud signifie que chaque membre a accès aux documents et a la possibilité de partager des fichiers à partir de n’importe quel endroit.
#5. Mises à jour en temps réel
Lorsqu’un membre de votre équipe modifie ou met à jour un document dans le nuage, les modifications apparaissent en temps réel dans le fichier auquel les autres peuvent accéder et qu’ils peuvent consulter. Les outils de collaboration en nuage offrent un système d’alerte qui vous permet d’être averti instantanément de la mise à jour d’un document.
Bonnes pratiques pour la collaboration en nuage
- Il est important de vérifier régulièrement votre flux de travail, de collaborer avec votre équipe et d’apporter les modifications nécessaires.
- La sécurité étant une préoccupation majeure, vous pouvez collaborer en ligne avec votre équipe de sécurité pour discuter des problèmes d’accès et d’autorisation.
- Il est recommandé d’élaborer une stratégie de formation et d’intégration pour assurer l’évolutivité.
Examinons plus en détail certains outils de collaboration dans le nuage et la manière dont ils peuvent aider votre entreprise.
Collaboration en réunion
Doodle
Planifiez vos réunions plus facilement et plus rapidement grâce à l’outil de collaboration Doodle. Il vous aide à planifier plus rapidement tout type de réunion de travail ou de client avec les membres de votre équipe.
Que vous soyez une entreprise de recrutement, de vente, d’éducation, un organisme à but non lucratif ou un travailleur indépendant, Doodle vous permet de remodeler votre entreprise en quelques clics et simplifie vos réunions de groupe en éliminant les doubles réservations.
Calendly
Calendly vous permet de planifier des réunions plus rapidement que jamais grâce à sa plateforme d’automatisation, ce qui vous évite de perdre du temps à revérifier la date de la réunion dans vos courriels.
Vous pouvez générer plus de revenus, conclure plus d’affaires, accélérer vos ventes, vous connecter avec les bonnes personnes et obtenir de vrais résultats. En outre, vous pouvez partager vos disponibilités pour permettre aux prospects et aux candidats de planifier des réunions avec vous.
Collaboration des connaissances
Coda
Rassemblez vos outils et vos équipes avec Coda pour un travail organisé. Il combine la structure de vos feuilles de calcul, la puissance des applications, la flexibilité des documents et l’intelligence de l’IA.
Coda permet à chacun de concevoir des applications à l’aide de l’automatisation, de boutons et de formules. Vous pouvez éliminer les feuilles de calcul ennuyeuses en les transformant en tableaux, en éditions et en vues. En outre, vous pouvez donner à votre équipe un endroit centralisé pour élaborer une stratégie et planifier des tâches.
En outre, Coda permet à votre équipe de s’engager rapidement dans des documents ou des applications, de collaborer efficacement et de prendre des décisions plus rapidement.
Cofluence
Cofluence rassemble les bonnes personnes dans la salle pour former une conversation stratégique avec l’objectif d’obtenir de bons résultats. Elle permet une participation collaborative et ouverte à votre équipe pour créer et co-concevoir des feuilles de route et de nouvelles approches.
En outre, Cofluence vous aide à concevoir des sessions interactives même en période d’incertitude, de complexité, d’ambiguïté et de volatilité en tenant compte du contexte futur immédiat et des circonstances actuelles.
Notion
Découvrez un espace de travail connecté où vous pouvez travailler plus vite et mieux en utilisant des fonctions d’IA avec Notion. Il vous permet de centraliser l’ensemble de votre travail en un seul endroit. Vous pouvez communiquer facilement grâce à ses documents de nouvelle génération, simples et puissants.
De plus, vous pouvez gérer n’importe quel projet sans utiliser de système distinct. Notion AI vous donne accès au pouvoir illimité de penser plus grand, de travailler plus vite et de mieux écrire. Vous pouvez visualiser, trier et filtrer n’importe quelle tâche ou élément en fonction de son urgence ou de sa priorité.
Partage de fichiers
Google Drive
Google Drive vous permet de stocker et de partager des documents ou des fichiers depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre appareil mobile. Il vous permet également de collaborer en toute sécurité sur vos fichiers et dossiers. Les fichiers que vous partagez sont analysés de manière proactive afin de supprimer les spams, les logiciels malveillants et les ransomwares.
Vous pouvez facilement créer du contenu et collaborer plus efficacement avec les membres de votre équipe en intégrant Drive à des documents, des diapositives et des feuilles. La puissante capacité de recherche de Google est intégrée à Drive pour offrir fiabilité, rapidité et collaboration.
Sync
Avec Sync, vous disposez d’un espace sécurisé pour tous vos travaux et vous restez connecté et en sécurité dans le nuage. Il s’agit d’une plateforme de stockage et de collaboration pour vos fichiers et documents. Sync vous permet d’accéder à vos fichiers à distance depuis n’importe quel appareil et de gérer les autorisations pour protéger votre travail important.
Avec Sync, vous pouvez vous connecter facilement avec vos équipes internes, vos clients, vos documents, vos clients et vos partenaires externes. Il vous permet également de vous connecter à vos ordinateurs, appareils mobiles et fichiers afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et toujours au courant des changements.
Microsoft 365 OneDrive
Enregistrez vos fichiers et vos photos sur Microsoft 365 OneDrive pour y accéder de n’importe où et sur n’importe quel appareil. Même si vous perdez votre appareil, vous ne perdrez pas vos photos et vos fichiers s’ils se trouvent dans OneDrive.
OneDrive offre 1 To de stockage dans le nuage, la récupération des ransomwares, le partage de documents et bien plus encore. Avec votre appareil mobile, vous pouvez numériser et stocker des cartes de visite, des reçus, des notes, des documents, etc. Cet outil offre une protection supplémentaire pour vos photos et fichiers importants.
Dropbox
Bénéficiez de la suite complète d’outils Dropbox pour créer, gérer, partager et suivre vos fichiers plus efficacement. Il vous offre le stockage dont vous avez besoin avec des fonctions de sécurité telles que la protection par mot de passe, l’historique de visualisation, le filigrane et la récupération de fichiers.
Vous pouvez partager des liens de suivi pour savoir quand quelqu’un accède à un fichier partagé donné. Vous pouvez également supprimer l’accès d’une personne sans affecter les autorisations des autres. Dropbox vous aide à collaborer sur votre travail et à gérer votre entreprise à l’aide de différents outils.
Collaboration autour d’une idée
Whimsical
Whimsical est le centre de collaboration visuelle et d’idées, où vous pouvez combiner tableau blanc, diagramme et plus encore. Il offre quatre formats puissants pour la collaboration – organigrammes, wireframes, cartes mentales et documents.
Vous disposez d’un large éventail de blocs de construction et de modèles pour concrétiser vos idées. Supprimez les frictions entre les concepteurs, les ingénieurs et les chefs de projet pour créer des produits plus rapidement.
En outre, vous pouvez combiner les diagrammes avec une documentation détaillée afin que tout le monde soit aligné sur le processus de développement.
Miro
Construisez et concevez plus rapidement avec l’espace de travail visuel – Miro pour l’innovation. Cet espace permet à chacun de créer ensemble, quel que soit l’endroit où il se trouve. Il vous aide à capturer des idées basées sur des données, à les structurer à l’aide de tableaux et de diagrammes et à les partager dans un endroit centralisé.
Vous pouvez garantir une implication continue dans la stratégie de l’entreprise et les besoins des clients en définissant des initiatives et des objectifs, en visualisant les dépendances et les priorités, et en gardant un œil sur les plans.
Lucidchart
Découvrez une application de création de diagrammes intelligente – Lucidchart, qui peut amener votre équipe à collaborer et à prendre des décisions éclairées. Elle permet de clarifier la complexité, d’aligner les idées et de propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets.
Les diagrammes intelligents de Lucidchart vous permettent de visualiser des idées complexes de manière claire, plus rapide et plus collaborative. Vous pouvez également visualiser les systèmes, les processus et la structure organisationnelle de l’équipe. En outre, vous pouvez mettre tout le monde sur la même longueur d’onde, concrétiser les plans et tirer parti de l’intelligence de nouvelle génération.
Collaboration documentaire
Espace de travail Google
Google Workspace est une solution innovante et flexible qui permet aux organisations d’atteindre leurs objectifs. Il vous permet de rester informé des événements, des dernières nouvelles et bien plus encore.
Vous pouvez même découvrir de nouvelles perspectives sur votre avenir professionnel. Avec l’aide de Duet AI, vous pouvez collaborer plus facilement et stimuler votre productivité, en veillant à ce que chaque membre d’une organisation ait le contrôle de ses informations.
Microsoft 365
Boostez votre productivité avec Microsoft Excel, Word, Teams, PowerPoint et bien plus encore. Microsoft 365 vous permet de créer des posts sociaux, des designs, des invitations et bien plus encore grâce à une application de conception graphique alimentée par l’IA.
Que vous souhaitiez apprendre à distance, vous connecter avec votre famille et vos amis ou collaborer avec l’organisation, Microsoft 365 est tout ce dont vous avez besoin. En outre, vous pouvez partager vos idées avec vos camarades de classe, les membres de votre famille ou vos coéquipiers sur l’ensemble de vos appareils grâce aux applications Microsoft.
Communication Collaboration
Google Meet
Google Meet offre un service unique pour des réunions et des appels vidéo de haute qualité et sécurisés, sur n’importe quel appareil et pour tout le monde.
Vous pouvez réunir toute votre équipe dans Meet, où vous pouvez collaborer sur des missions, présenter des propositions commerciales, clarifier des doutes ou simplement avoir des conversations en face à face.
Zoom
Avec Zoom, vous pouvez collaborer avec les membres de votre équipe ou vos étudiants par le biais d’un chat, d’un téléphone, d’un tableau blanc, de réunions et bien plus encore. Il vous permet de collaborer, de connecter les gens et de consolider les communications dans une salle de classe, une salle de réunion, une salle d’opération, etc.
Dialpad
Stimulez les ventes, soutenez les clients et collaborez avec l’équipe grâce à une magnifique application tout-en-un alimentée par l’IA – Dialpad. Elle offre :
- La plateforme d’engagement la plus avancée pour les clients et les équipes
- Des ventes sortantes, ainsi qu’un coaching en direct
- Le système téléphonique le plus intelligent au monde pour votre entreprise
- Des réunions vidéo avec transcriptions intégrées
Slack
Rejoignez votre équipe instantanément avec Slack et commencez à collaborer, à chatter, à envoyer des vidéos et des fichiers audio, et à faire bien plus encore. Il fournit des espaces organisés pour tout et tout le monde dont vous avez besoin pour permettre un travail collaboratif sans effort.
Collaboration de projet
monday.com
Obtenez une plateforme conçue pour collaborer sur différents projets pour votre équipe avec monday.com. Elle améliore l’efficacité, la productivité et l’alignement de votre équipe en personnalisant le flux de travail pour l’adapter à vos besoins.
En outre, vous pouvez prendre des décisions fondées sur des données à l’aide de tableaux de bord de haut niveau et permettre aux équipes d’avoir un impact.
Smartsheet
Smartsheet est un endroit unique où vous pouvez gérer des projets, des processus et des programmes à grande échelle. Il vous aide à saisir vos plans, vos calendriers et vos ressources.
Vous disposerez d’un large éventail de flux de travail, de tableaux de bord, de rapports et de vues pour répondre à vos besoins, de l’initiative à l’achèvement du projet.
Asana
Découvrez une plateforme de collaboration de projet facile et flexible pour vos équipes afin qu’elles puissent fournir un travail efficace. Asana propose une vue en liste, des calendriers, des tableaux et bien plus encore pour vous donner la flexibilité nécessaire à la gestion de projets complexes.
Collaboration par secret et mot de passe
Travail par mot de passe
Tirez parti de Passwork pour un travail d’équipe efficace et permettez à vos employés d’accéder rapidement à leurs mots de passe dans un environnement sécurisé. Il permet également à vos administrateurs système de superviser toutes les actions et les droits d’accès afin de préserver la sécurité et la confidentialité.
En outre, vous pouvez inviter des collègues à gérer les droits des utilisateurs et les dossiers partagés et obtenir des rapports sur chaque activité.
Keeper
Keeper vous offre le contrôle, la visibilité et les capacités de sécurité nécessaires pour renforcer la position de votre organisation en matière de cybersécurité. Vous pouvez configurer et supprimer rapidement des utilisateurs, créer des rôles, appliquer des politiques, contrôler la sécurité des données et maintenir des rapports d’activité et des journaux d’utilisateurs.
Collaboration en matière de conception
Figma
Travaillez ensemble et donnez à vos concepteurs les moyens de créer des flux de travail plus efficacement grâce à Figma. Cet outil vous permet de concevoir des prototypes pour une itération rapide sur les états et les flux.
Les développeurs peuvent apporter de la clarté à leurs conceptions grâce à son mode Dev. En outre, vous pouvez assurer la cohérence et gagner du temps grâce à des ressources réutilisables.
Adobe Creative Cloud
Adobe Creative Cloud vous permet, ainsi qu’à vos concepteurs, de créer à grande échelle des contenus de qualité et conformes à la marque. Il vous permet de mieux collaborer avec vos équipes dans le cadre d’un flux de travail connecté, garantissant ainsi la cohérence de la marque.
Conclusion
Les outils de collaboration en nuage permettent aux équipes de projet, aux étudiants, aux concepteurs, aux développeurs et à d’autres de collaborer efficacement depuis n’importe quel endroit et à n’importe quel moment pour atteindre leurs objectifs et améliorer leur productivité.
J’ai présenté quelques-uns des meilleurs outils de collaboration en nuage qui conviennent à différents objectifs et peuvent vous aider à transférer votre entreprise ou votre institution.
Découvrez ensuite les meilleurs outils de collaboration documentaire pour les équipes à distance.