Les outils de rappel d’expiration peuvent aider les organisations ou les entreprises à garder le contrôle sur le suivi des dates d’expiration.
Ces outils permettent de suivre automatiquement les dates d’échéance de divers documents importants relatifs aux employés, à l’entreprise, etc.
Il peut s’agir d’assurances, de licences, d’accords, de contrats, de certifications d’employés, etc. Vous pouvez facilement gérer les renouvellements et mettre en place des rappels à l’approche des échéances. Les organisations peuvent proposer aux employés des identifiants individuels afin qu’ils puissent gérer eux-mêmes leurs documents.
Pourquoi les rappels d’expiration sont-ils importants ?
- Les outils de rappel d’expiration sont dotés d’un tableau de bord qui vous permet de visualiser en un coup d’œil toutes les dernières expirations et tous les renouvellements.
- Certains outils de rappel d’expiration sont fournis avec des modèles de catégories qui vous aident à classer les renouvellements et les expirations.
- Les outils de rappel d’expiration peuvent envoyer un nombre illimité de SMS, d’e-mails, etc. aux contacts pour leur rappeler les échéances importantes.
- Ils permettent également aux employés de gérer eux-mêmes leurs éléments en un seul endroit en leur proposant des identifiants distincts.
- Les outils de rappel d’expiration permettent également de savoir si chaque élément est à jour des rappels d’échéance.
- Ces outils éliminent le fardeau de l’enregistrement et du suivi manuels des dates d’échéance. Par conséquent, il y a moins de risques de manquer une date de renouvellement.
Voyons maintenant quelques-uns des meilleurs outils de rappel d’expiration.
Rappel d’expiration
Lerappel d’expiration vous évite d’avoir à vous souvenir ou à noter manuellement les dates importantes. Cet outil envoie des notifications automatiques à l’approche des échéances. Outre les notifications, il peut effectuer pour vous des contrôles de conformité, la numérisation de documents et le suivi de l’état d’avancement.
Cet outil est idéal pour les certificats d’assurance, les certifications des employés, les licences, les contrats ou tout autre type d’accord. Il offre une vue unique de toutes les informations, comme celles qui sont à jour et celles qui vont expirer.
Remindax
Remindax a été conçu pour que les professionnels puissent suivre leurs expirations, leurs échéances et leurs renouvellements. Il envoie des notifications ou des rappels par SMS, Whatsapp, e-mail, etc.
Il vous permet de définir le rappel d’expiration. Avec ce logiciel, vous pouvez créer votre carnet d’adresses personnalisé afin que ces rappels puissent être envoyés à votre liste de contacts. Vous pouvez créer plusieurs utilisateurs et leur assigner du travail. Il utilise le stockage en nuage AWS d’Amazon, qui est très sûr.
Asana
Asana vous offre le meilleur moyen et le plus pratique d’informer vos employés de l’approche des dates d’échéance ou d’expiration. Cet outil crée automatiquement une tâche sur Asana avec les éléments qui expireront dans les jours à venir.
Asana facilite la gestion de tous les renouvellements en un seul endroit, sans craindre d’oublier quoi que ce soit. Il vous permet de vous synchroniser avec Asana afin que vous ou votre équipe puissiez recevoir des notifications sur les échéances à venir.
Monitask
Monitask intègre les rappels d’expiration et le suivi du temps. Il peut suivre automatiquement les renouvellements et les dates d’expiration de vos licences, accords, contrats ou certifications d’employés.
Il vous suffit de vous inscrire à Monitask et d’inviter vos employés ou travailleurs. Un compte peut avoir un nombre illimité d’employés. Vous pouvez profiter de 10 jours d’essai gratuit sur Monitask.
Zapier
Si vous souhaitez automatiser vos rappels d’expiration et vos dates de renouvellement, Zapier peut être le choix idéal. Il vous permet d’intégrer les rappels d’expiration et le cloud du logiciel Jira et d’envoyer des rappels automatiquement.
Il permet de déplacer facilement les informations entre les applications web. Vous devez créer une liste de contacts et configurer un rappel unique. Le reste se fait tout seul. Vos contacts recevront des rappels automatiquement sans aucune intervention de votre part.
AladdinPro
AladdinPro est un outil parfait de gestion des expirations qui vous permet de définir des rappels pratiques et de gérer vos dates de renouvellement. Vous pouvez créer un compte gratuit avec AladdinPro. Cet outil est disponible sous forme d’application Android ou iOS pour vous offrir la plus grande commodité.
AladdinPro peut vous aider à rappeler les dates importantes par le biais de notifications sur le bureau, d’e-mails ou de notifications mobiles. Il peut vous aider à suivre les contrats de location, les documents des employés, les licences commerciales et bien plus encore.
SignNow
SignNow est bien plus qu’un simple outil de gestion des échéances. En plus de vous permettre de gérer vos rappels d’expiration et de renouvellement, il vous permet de signer des documents en ligne.
Il vous permet de signer vos documents ou d’envoyer des documents à signer. Vous pouvez mettre en place une API de signature électronique assez facilement. En outre, il assure la sécurité de vos contrats. Il peut intégrer la signature électronique dans votre application commerciale. Vous pouvez conclure facilement des contrats importants et être payé pour votre travail.
Le mot de la fin
Garder la trace de divers documents et de leurs dates d’expiration et de renouvellement est une tâche ardue. Ces outils avancés vous facilitent la tâche. Ils peuvent faire des merveilles si vous avez trop de travail à gérer. Essayez donc l’un de ces outils et économisez votre temps et vos efforts.
Vous pouvez également vous renseigner sur les meilleurs logiciels de gestion des contrats pour rationaliser votre flux de travail.