Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, toute personne qui possède une entreprise doit avoir une connaissance approfondie de la comptabilité. Une solide connaissance de la comptabilité permet à l’individu de se rendre compte des performances de l’entreprise.
La comptabilité est un processus d’identification, d’analyse, d’enregistrement et de communication des informations nécessaires sur la situation financière de l’entreprise. En retour, elle aide les décideurs de l’entreprise à prendre des décisions judicieuses.
Avant d’aborder les règles d’or de la comptabilité, nous allons vous présenter quelques termes de base. Les voici :
L’entité est définie comme une unité économique qui différencie la comptabilité de certaines transactions de celle d’autres entités. Les principaux types d’entités sont : les sociétés de personnes, les sociétés de capitaux et les entreprises individuelles.
Transaction: Une transaction est une occasion d’échange de valeur entre deux ou plusieurs entités. Il peut s’agir d’un achat, d’une réception d’argent, du paiement d’un créancier, etc. Il peut s’agir d’une transaction au crédit ou au comptant.
Crédit: Abrégé en Cr, le crédit est une écriture comptable qui diminue l’actif ou augmente le passif. Un crédit est l’octroi d’une avance ou l’avance de biens, de services ou d’argent.
Débit: Abrégé en Dr., le débit est une écriture comptable qui sert à augmenter la valeur d’un actif ou à diminuer un passif. Un débit est le retrait de biens, de services ou d’argent du compte de l’ entité commerciale débitrice.
Dépenses: Les dépenses d’une entreprise correspondent au coût des actifs ou des services utilisés au cours d’une période comptable. L’amortissement, les salaires, le loyer, l’éclairage et l’eau, le téléphone et d’autres dépenses régulières en sont quelques exemples.
Laperte est la différence entre les dépenses d’une période et les recettes associées. Ou, en d’autres termes, la somme d’argent perdue ou les coûts encourus sans aucun bénéfice en échange. Par exemple, de l’argent ou des objets volés et perdus ou un incendie.
Gain: Un gain est défini comme une augmentation de la valeur d’un actif. Il y a profit ou gain lorsque le prix actuel d’un actif détenu est supérieur au prix d’achat initial.
D’autres termes courants en comptabilité sont actifs, audit, bilan, budget, flux de trésorerie, dividendes, capitaux propres, etc.
Maintenant que nous en avons une idée de base, nous allons vous présenter les trois règles d’or de la comptabilité, son importance, sa classification, etc.
Pourquoi avons-nous besoin de règles en comptabilité ?
Sans règles spécifiques, il n’est pas possible d’enregistrer des écritures comptables. Les “règles d’or de la comptabilité” sont les lignes directrices pour l’enregistrement systématique ou chronologique des écritures ou des transactions. Pour passer les écritures nécessaires à une comptabilité précise, il faut suivre les 3 règles d’or de la comptabilité.
Avant de nous plonger dans ces principes d’or, nous allons nous familiariser avec la terminologie de base des règles comptables.
Journal : Il s’agit d’un livre d’écritures originales où chaque information transactionnelle est enregistrée au fur et à mesure qu’elle se produit. Il attire l’attention sur les comptes qui doivent être crédités et ceux qui doivent être débités. La journalisation est le processus d’enregistrement des transactions dans un journal.
Les comptes : Dans le journal, il existe trois grandes catégories de comptes : le compte personnel, le compte réel et le compte nominal.
- Compte personnel : Il s’agit d’un grand livre général lié à des individus, des entreprises et des associations. Il peut également s’agir d’une personne artificielle ou d’un compte personnel représentatif. Il en existe trois types, à savoir
- Compte personnel naturel : Compte lié aux êtres humains. Exemple : Richi, George, Bill, Amanda, etc.
- Compte personnel artificiel : Comptes d’entités commerciales. Exemple : Entreprises, entités gouvernementales, sociétés et clubs.
- Compte personnel représentatif : Comptes qui reflètent des comptes conjoints. Exemple : Compte de tirage d’un propriétaire, compte de capital d’un propriétaire, compte de passif exigible, etc.
- Compte réel : Comptes liés à l’actif, aux possessions, à la responsabilité, aux capitaux propres et aux propriétés d’une entreprise. Exemple : Compte des machines, compte des investissements, compte de l’actif, compte du passif, caisse, dépôts fixes, etc.
- Compte nominal : Ce compte, également appelé compte temporaire, est consacré aux revenus, aux gains, aux pertes et aux dépenses. C’est un compte que vous clôturez à la fin de chaque période comptable. Exemple : Comptes de salaires, de loyers, d’intérêts payés, d’escomptes reçus, etc.
Passons maintenant aux règles d’or de la comptabilité.
Règle 1 : Débiter le bénéficiaire, créditer le donateur
Les comptes personnels sont soumis au principe du débit du bénéficiaire et du crédit du donneur. Débitez le compte si vous recevez quelque chose. Le compte est crédité si vous faites un don.
Scénario 1 : vous achetez des articles à la société XYZ pour une valeur de 2000 USD. Vous devez créditer la société XYZ et débiter votre compte d’achats dans vos registres. Vous devez créditer l’entreprise XYZ car c’est elle qui fournit les marchandises. Le compte d’achats du destinataire doit ensuite être débité.
| Date (MM/JJ/AAAA) | Compte | Débit (Dr) | Crédit (Cr) |
| 07/14/2022 | Compte d’achat | 2000 | |
| Comptes à payer | 2000 |
Scénario 2 : Supposons que vous ayez payé à la société XYZ des fournitures de bureau en espèces pour un montant de 1 500 USD dans cet exemple. Vous devez créditer votre compte de trésorerie (celui du donateur) et débiter celui du bénéficiaire.
| Date (MM/JJ/AAAA) | Compte | Débit (Dr) | Crédit (Cr) |
| 08/15/2022 | Compte Fournitures | 1500 | |
| Compte de trésorerie | 1500 |
Règle 2 : Débiter ce qui entre et créditer ce qui sort
Utilisez la deuxième règle d’or lorsque vous traitez des comptes réels, également appelés comptes permanents. Ces comptes n’ont pas de fin d’exercice. Leurs soldes restants sont reportés sur le trimestre comptable suivant.
Cette règle est très simple : Débitez le compte chaque fois qu’un élément entre dans votre entreprise (un actif, par exemple). Vous créditez le compte lorsque le montant quitte votre entreprise. Par exemple, un paiement effectué.
Prenons l’exemple de l’achat d’un véhicule pour 5 000 USD. Créditez votre compte de trésorerie (ce qui sort) et débitez votre compte de véhicule (ce qui entre)
| Date (MM/JJ/AAAA) | Compte | Débit (Dr) | Crédit (Cr) |
| 07/16/2022 | Compte Véhicule | 5000 | |
| Compte de trésorerie | 5000 |
Règle 3 : Débiter toutes les dépenses et pertes et créditer tous les revenus et gains
Les comptes nominaux sont couverts par la dernière règle d’or de la profession comptable. Si votre entreprise encourt des dépenses ou subit des pertes, débitez le compte à l’aide des comptes nominaux. Si votre entreprise doit enregistrer des recettes ou des bénéfices, créditez le compte.
Par exemple, pour les revenus ou les gains, disons que vous vendez à l’entreprise XYZ des marchandises d’une valeur de 17 000 USD. Votre compte de ventes doit débiter la dépense et créditer le revenu.
| Date (MM/JJ/AAAA) | Compte | Débit (Dr) | Crédit (Cr) |
| 07/18/2022 | Compte de trésorerie | 17000 | |
| Compte de vente | 17000 |
Par exemple, pour les dépenses ou les pertes, supposons que vous dépensiez 13 000 USD pour acheter quelque chose à l’entreprise XYZ. Vous devez débiter le paiement (l’achat de 13 000 USD) et créditer le revenu pour enregistrer la transaction.
| Date (MM/JJ/AAAA) | Compte | Débit (Dr) | Crédit (Cr) |
| 07/17/2022 | Compte d’achat | 13000 | |
| Compte de trésorerie | 13000 |
Les crédits et les débits sont documentés pour chaque transaction comptable. Les idées fondamentales de la comptabilité dépendent des débits et des crédits. Voici quelques exemples
Exemple 1 : Démarrage d’une entreprise avec un capital de 10000 USD
Deux comptes – le compte de trésorerie et le compte de capital – sont engagés dans cette transaction. Ici, le compte de trésorerie est le compte réel, vous devez donc le débiter de tout argent qui entre dans l’entreprise (dans ce cas, de l’argent liquide), et comme le compte de capital est le compte du propriétaire de l’entreprise, vous devez le créditer. L’écriture générale serait alors : “Compte de trésorerie – Compte de capital”.
Exemple 2 : Achat d’une machine d’une valeur de 3 000 USD en espèces
| Comptes concernés | Nature | Dr./ Cr. | Écriture de journal |
| Compte machines | Compte réel | Débit (ce qui entre) | Compte machines Dr. |
| Compte de trésorerie | Compte réel | Crédit (ce qui sort) | Vers le compte de trésorerie |
Ici, deux comptes seront affectés – le compte de machines et le compte de trésorerie. Vous débitez ce qui entre et créditez ce qui sort, car il s’agit dans les deux cas de comptes réels. Dans le cas présent, l’argent sort de l’entreprise, le compte de trésorerie sera donc crédité, et les machines entrent dans l’industrie, leur compte de trésorerie sera donc débité. Par conséquent, l’entrée globale se fera par le biais du compte de machines dans le compte de caisse.
Exemple 3 : Achat de marchandises à crédit auprès de Smith pour une valeur de 2000 USD
| Comptes concernés | Nature | Dr./ Cr. | Écriture de journal |
| Compte d’achats | Compte nominal | Débit (dépense) | Compte d’achats Dr |
| Compte créditeur | Compte personnel | Crédit (donateur) | Vers le C.A. Dupont |
Les comptes en question sont Dupont, le créancier, et le compte d’achats. Vous devrez débiter la dépense car le compte Achats est un compte nominal, et Smith, le donateur, sera crédité de l’argent. Par conséquent, le compte de Dupont sera crédité et le compte Achats sera débité.
Exemple 4 : Salaires payés 5000 USD
| Comptes concernés | Nature | Dr./ Cr. | Écriture de journal |
| Compte des salaires | Compte nominal | Débit (dépense) | Salaire A/C Dr |
| Compte bancaire | Compte personnel | Crédit (donateur) | Sur le compte bancaire |
Deux comptes – le compte salaire et le compte banque – sont concernés dans ce cas. Étant donné qu’un compte de salaire n’est qu’un compte nominal, le montant sera débité car les salaires sont une dépense pour l’entreprise. Toutefois, comme le compte bancaire appartient à l’entreprise personnellement, l’argent sera crédité sur le compte. L’écriture standard dans ce cas serait Salaire A/C à la banque.
Récapitulation
Les trois règles d’or sont utilisées pour enregistrer les transactions financières dans les grands livres. Cela permet à l’entreprise de comprendre où elle se situe en termes d’évaluation économique aujourd’hui. Grâce à ces documents précis, les décideurs peuvent faire des choix judicieux, obtenir de l’aide pour les questions fiscales et juridiques, etc.