Comment créer et envoyer une facture Paypal en 7 étapes faciles

PayPal est un moyen rapide et efficace de créer des factures et d’être payé. Que vous soyez freelance, chef d’entreprise ou que vous souhaitiez apprendre à créer des factures professionnelles en quelques minutes, cet article est fait pour vous.

Dans cet article, vous allez comprendre comment créer une facture à l’aide de l’outil de facturation de PayPal en suivant 7 étapes simples. Vous apprendrez à créer des factures professionnelles et à faciliter le paiement de vos clients.

PayPal permet aux entreprises, aux indépendants et aux particuliers d’envoyer des factures à leurs clients et fournit également une passerelle pour aider les clients à effectuer le paiement en toute simplicité.

Pourquoi PayPal est-il un bon choix pour les indépendants et les petites entreprises ?

• L’outil de facturation de PayPal est utile pour créer et envoyer des factures professionnelles aux clients.

• PayPal vous permet de payer dans la devise locale sans conversion de devises.

• PayPal est disponible dans plus de 200 pays/régions et prend en charge 25 devises.

• La fonction de suivi des paiements de PayPal vous aide à suivre votre facture.

• PayPal offre une sécurité solide. Les transactions sont donc sécurisées, ce qui est essentiel pour les freelances et les entreprises.

• Les clients ont différentes préférences en matière de méthodes de paiement. (paiement par carte de crédit ou virement bancaire)

• PayPal vous permet de créer des liens personnalisés pour faciliter les transactions.

• Les factures PayPal sont utiles pour les clients internationaux.

• PayPal conserve un enregistrement de toutes les transactions, ce qui simplifie la comptabilité.

• Vous pouvez envoyer des factures, suivre les paiements et gérer vos finances depuis votre téléphone portable.

• Le système de rappel automatique des paiements de PayPal.

Voyons maintenant en détail comment créer un compte PayPal et envoyer une facture à un client.

Comment créer un compte PayPal

Étape 1 : Visitez le site web de PayPal

Étape 2 : Cliquez sur “S’inscrire” : Cliquez sur“S’inscrire“

Étape 3 : Décidez si vous souhaitez un compte “Particulier” ou “Entreprise”.

Étape 4 : Une fois que vous avez fait votre choix, remplissez les informations importantes telles que votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone portable, votre mot de passe, votre adresse et votre nom.

Étape 5 : Lisez attentivement les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité et acceptez-les.

Étape 6 : Cliquez sur “Créer un compte” ou “Suivant” pour créer votre compte. PayPal vous enverra ensuite un code sur votre e-mail et votre téléphone. Vérifiez votre email et tapez le code pour confirmer votre email.

Étape 7 : Vous pouvez connecter une carte de crédit/débit ou un compte bancaire à votre compte PayPal.

Étape 8 : Vous pouvez poser des questions de sécurité.

Remarque : en fonction de votre localisation et de votre activité, PayPal peut vous demander des informations supplémentaires pour confirmer votre identité

Mais que se passe-t-il si vous avez un compte personnel et que vous souhaitez le transformer en compte professionnel ? Voici quelques étapes simples pour passer d’un compte personnel à un compte professionnel.

Comment passer d’un compte PayPal personnel à un compte professionnel ?

Étape 1 : Connectez-vous à votre compte PayPal personnel

Étape 2 : Cliquez sur l’icône des paramètres (⚙️) dans le coin supérieur droit du tableau de bord PayPal.

Étape 3 : Dans les paramètres de votre compte, vous devriez voir une option intitulée “Passer à un compte professionnel”. Cliquez dessus. OU Faites défiler l’écran vers le bas et cliquez sur “Upgrade to a Business Account”

Étape 4 : Fournissez des informations commerciales telles que le nom de l’entreprise, l’adresse de l’entreprise, l’adresse électronique de l’entreprise, le nom légal et le site Web de l’entreprise (facultatif).

Étape 5 : Fournissez des informations supplémentaires conformément aux instructions fournies par PayPal. PayPal peut vous demander des informations supplémentaires, telles que votre numéro de sécurité sociale, votre numéro d’identification d’employeur (EIN) ou d’autres informations fiscales.

Étape 6 : Après avoir fourni toutes les informations nécessaires, confirmez et soumettez.

Remarque : PayPal peut vous demander de vérifier votre compte professionnel en confirmant votre adresse électronique ou en reliant un compte bancaire.

Vous pouvez désormais envoyer des factures, accepter des paiements sous le nom de votre entreprise et profiter des autres avantages d’un compte professionnel PayPal.

Voyons maintenant comment créer votre première facture.

Comment créer une facture avec PayPal ?

Avant d’aller plus loin, vous devez savoir quelles sont les informations essentielles à inclure dans votre facture.

Vos factures doivent contenir les informations suivantes :

• Votre nom, vos coordonnées et les détails de votre entreprise.
• Conditions de paiement (date d’échéance, modes de paiement, frais et prix total).
• Le montant total dû avec la devise.
• Le nom et les coordonnées du client.
• Une liste détaillée des services avec les quantités et les tarifs.
• Numéro et date de la facture.
• Description des services ou des travaux fournis.
• Les éventuels frais ou conditions de retard de paiement.
• Les instructions de paiement.

Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires en fonction de vos besoins.

Créons votre première facture :

Étape 1 : Une fois que vous avez créé votre compte et lié un compte bancaire, connectez-vous à votre compte PayPal Business à l’aide de votre adresse e-mail et de votre mot de passe.

Étape 2 : Dans le tableau de bord de votre compte PayPal Business, vous devriez voir une option “Facturation” Cliquez dessus pour créer votre première facture.

Étape 3 : Cliquez sur le bouton “Créer une facture” pour commencer à créer une nouvelle facture.

Étape 4 : Remplissez toutes les informations nécessaires.

• Informations sur le client: Saisissez l’adresse électronique de votre client dans le champ “Facturer à”. Vous pouvez également ajouter le nom du client si vous le souhaitez. Vous pouvez également créer une facture pour plusieurs clients.
• Détails de la facture:
  • Numéro de la facture: PayPal le génère automatiquement, mais vous pouvez le personnaliser.
  • Date de la facture : La date à laquelle vous créez la facture.
  • Date d’échéance: La date à laquelle vous attendez le paiement.
  • Référence: Vous pouvez ajouter un numéro de référence ou une note si nécessaire.
  • Articles : Vous pouvez ajouter le nom de l’article, la quantité, le prix, la taxe et la description de votre service.

• Message : Vous pouvez également rédiger des messages personnalisés à l’intention des clients.
• Conditions générales: Si vous avez des conditions spécifiques, vous pouvez les mentionner dans la facture.
• Pièce jointe : PayPal vous permet d’ajouter des fichiers (JPG, GIF, PNG et PDF – jusqu’à 5 fichiers et 4 Mo par fichier)
• Mémo à soi-même et numéro de référence

Étape 5 : Vous devez ajouter la description de l’”article” ou du “service” comme suit.

• Cliquez sur “Ajouter” pour inclure chaque article, et assurez-vous de spécifier la description, la quantité, le prix unitaire et la taxe (le cas échéant) pour chaque article.
• Cliquez sur “Enregistrer” après avoir ajouté chaque article.

Étape 6 : Vous pouvez personnaliser les paramètres de la facture en cliquant sur “Plus d’options” en bas de la facture. Vous pouvez choisir la devise (PayPal prend en charge 25 devises), définir les options de taxe et configurer d’autres préférences pour la facture.

Après avoir renseigné tous les détails et vous être assuré que tout est exact, cliquez sur le bouton “Aperçu” pour consulter la facture.

Vérifiez soigneusement l’exactitude de la facture et procédez aux ajustements nécessaires.

Étape 7 : Une fois satisfait, cliquez sur le bouton “Envoyer” pour envoyer la facture à votre client.

Exemples de facturation PayPal

Il existe différents types de factures que vous pouvez envoyer en fonction de votre travail et d’un besoin. Voyons les scénarios les plus courants pour générer des factures PayPal.

#1. Facturation des freelances sur la base des livrables

Dans cette méthode de facturation, le paiement est lié à l’achèvement et à la livraison d’éléments spécifiques ou de projets décrits dans le contrat de freelance. Le freelance facture ses services à ses clients sur la base des tâches spécifiques qu’il fournit.

Si vous êtes un rédacteur de contenu indépendant et que vous souhaitez être payé au mot. Voici quelques points que vous devez garder à l’esprit :

• Déterminez votre tarif au mot, c’est-à-dire le montant que vous facturerez par mot (par exemple, 0,1 $ par mot)
• Clarifiez les détails du projet et le nombre de mots avec votre client.
• Lors de la création d’une facture, indiquez vos coordonnées, celles du client, les modalités de paiement et un numéro de facture unique.
• Faites figurer chaque titre d’article ou lien sur une ligne distincte de la facture. Indiquez le nombre de mots pour chaque article, le tarif par mot et le coût total de l’article.
• PayPal calcule automatiquement le total et remplit le montant total dû en additionnant les coûts de tous les articles figurant sur la facture.
• Rédigez un message au client
• Révisez et envoyez.

Remarque : vous devez ajouter l’adresse électronique du client.

N’oubliez pas de faire un suivi. Vous pouvez utiliser la fonction de rappel automatique de PayPal pour vous aider.

Après avoir reçu le paiement, enregistrez la transaction dans votre logiciel de comptabilité ou votre grand livre. Marquez la facture comme payée.

#2. Facturation des freelances à l’heure

Il existe de nombreuses plateformes où les freelances facturent à l’heure. Ils fixent un taux horaire pour leur travail et le multiplient par le nombre d’heures passées à effectuer le travail.

Si vous êtes l’un de ces freelances et que vous souhaitez créer des factures en conséquence, cette partie est pour vous !

Il y a certaines choses que vous devez garder à l’esprit lorsque vous créez votre facture.

• Déterminez votre taux horaire, c’est-à-dire le montant que vous facturerez par heure (par exemple, 25 $ de l’heure)
• Utilisez un outil ou un logiciel de suivi du temps pour enregistrer avec précision le nombre d’heures que vous avez consacrées au projet. Assurez-vous que vous disposez d’enregistrements clairs et fiables des tâches que vous avez accomplies.
• Utilisez l’outil de facturation de PayPal, mentionnez votre nom/nom d’entreprise, vos coordonnées, celles du client, les conditions de paiement et un numéro de facture unique.
• Listez les heures que vous avez consacrées aux différentes tâches sous forme de lignes sur la facture. Indiquez la date, une description du travail effectué pendant cette période, le nombre d’heures travaillées et votre taux horaire pour chaque tâche.
• PayPal calcule automatiquement le total et remplit le montant total.

• Révisez et envoyez.

En suivant ces étapes, vous pouvez créer et gérer efficacement des factures pour votre travail en freelance sur la base d’une facturation horaire, en garantissant la transparence, l’exactitude et le paiement en temps voulu de vos services.

#3. Vendeur de biens

Si vous êtes propriétaire d’une entreprise ou un petit vendeur de biens et que vous souhaitez créer une facture pour plusieurs clients à la fois, PayPal a également une solution pour vous. Vous pouvez créer des factures personnalisées pour chaque client. De plus, vous pouvez calculer les différentes taxes sur les ventes, les remises et le montant total restant à payer en un seul endroit.

Voici les étapes à suivre :

• Indiquez le nom, l’adresse et les coordonnées de votre entreprise en haut de la facture. Ces informations vous identifient en tant que vendeur.

• Indiquez le nom, l’adresse et les coordonnées du client. Vous pouvez ajouter plusieurs noms de clients.

• Ajoutez la date de création de la facture. Attribuez un numéro de facture unique.

• Dressez la liste de chaque article ou produit que vous avez vendu. Incluez une brève description, la quantité, le prix unitaire et le prix total de chaque article.

• Indiquez la taxe sur les ventes, la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) ou toute autre taxe applicable. Indiquez clairement le taux de la taxe et calculez le montant de la taxe sur la base du sous-total.

• Si vous proposez des réductions, déduisez-les du sous-total.

• Si vous facturez des frais d’expédition ou de manutention, incluez-les également.

• Calculez le montant total dû.

• Précisez les conditions de paiement, y compris la date d’échéance et les modes de paiement acceptés.

• Vous pouvez également ajouter des messages personnalisés pour les clients.

• N’oubliez pas de mentionner la politique de remboursement et de retour.

Une facture bien structurée préserve le professionnalisme et facilite les paiements en temps voulu.

Les factures PayPal peuvent être envoyées dans de nombreux autres secteurs et domaines, tels que les services par abonnement, les services de conseil, le commerce électronique et bien d’autres encore.

Bonnes pratiques pour la création de factures PayPal

Pour garantir un processus de facturation fluide et être payé rapidement, tenez compte des meilleures pratiques suivantes :

1. Informations de contact exactes : Vérifiez l’adresse électronique du destinataire pour éviter d’envoyer des factures à la mauvaise personne.

2. Détails clairs de la facture :

• Incluez une description claire et détaillée de l’article ou des services fournis.
• Précisez les quantités, les tarifs et les remises éventuelles.
• Détaillez les frais pour en faciliter la consultation.

3. Numérotation des factures : Attribuez un numéro de facture unique pour chaque transaction afin de maintenir la clarté et d’éviter toute confusion.

4. Conditions de paiement :

• Indiquez clairement la date d’échéance du paiement afin d’établir des attentes en matière de paiement dans les délais.
• Précisez, le cas échéant, les frais de retard ou les pénalités pour les paiements en souffrance.

5. Apparence professionnelle :

• Utilisez un modèle PayPal avec le logo de votre entreprise et vos coordonnées.
• Veillez à ce que la facture soit bien structurée et facile à lire.

6. Devise et méthodes de paiement :

• Indiquez la devise dans laquelle vous souhaitez être payé.
• Mentionnez clairement les modes de paiement acceptés, notamment PayPal, les virements bancaires ou les cartes de crédit.

7. Taxes et frais :

• Mentionnez de manière transparente les taxes ou frais applicables.
• Précisez si les taxes sont incluses dans les prix indiqués ou si elles sont ajoutées séparément.

8. Conditions générales :

• Décrivez votre politique de remboursement ou de retour, le cas échéant.
• Indiquez toute condition supplémentaire liée à la transaction.

9. Liens de paiement :

• Utilisez la fonction de facturation de PayPal pour générer des liens de paiement directement dans la facture.
• Facilitez la tâche des clients en leur permettant de cliquer et de payer directement par l’intermédiaire de PayPal.

10. Envoi et suivi : Envoyez la facture rapidement après la livraison des produits ou la prestation des services. Faites un suivi en envoyant un rappel poli avant ou à la date d’échéance pour vous assurer que le paiement n’est pas retardé.

11. Tenue d’un registre : Tenez un registre de toutes les factures envoyées et de tous les paiements reçus. Utilisez un logiciel de facturation ou un tableur pour suivre vos transactions financières.

12. Rapprocher les paiements : Rapprochez régulièrement les paiements reçus de vos factures afin de détecter toute anomalie.

13. Communication sécurisée : Utilisez des communications sécurisées par courrier électronique lorsque vous envoyez des factures afin de protéger les informations financières sensibles.

14. Messages personnalisés : Ajoutez un bref message de remerciement personnalisé pour montrer votre gratitude envers le client.

15. Documents de référence : Joignez à la facture tous les documents justificatifs nécessaires, tels que les contrats ou les reçus.

16. Accessibilité et clarté : Veillez à ce que votre facture soit accessible aux personnes handicapées en suivant les lignes directrices en matière d’accessibilité.

FAQ

Le mot de la fin

Les factures sont l’un des éléments importants du monde des affaires et de la finance. Paypal est une plateforme utile pour créer des factures en détail grâce à sa fonction de facturation. En suivant les pratiques décrites ci-dessus et en ajoutant les informations nécessaires, vous pouvez créer vos propres factures et améliorer l’efficacité des paiements.

Il existe de nombreuses autres plateformes qui fournissent des modèles et des outils pour créer des factures. Si vous souhaitez les découvrir, voici un article sur les meilleurs générateurs de factures pour accepter les paiements des clients.