La gestion de projets et l’établissement de priorités deviennent trop compliqués pour vous ? Ce serait formidable s’il existait un moyen de vous aider à comprendre quelles tâches requièrent quel type d’attention et d’énergie.
C’est là que la matrice Impact Effort ou matrice 2×2 entre en jeu. Cet outil simplifie l’établissement des priorités et aide les équipes et les individus à se reconnecter à leurs objectifs et à identifier les mesures à prendre pour commencer le travail.
Si vous êtes à la recherche d’un modèle de matrice d’impact et d’effort facile à utiliser, cet article est un excellent point de départ. Mais tout d’abord, nous allons vous présenter les principes de base de la matrice d’impact et d’effort.
Qu’est-ce qu’une matrice d’impact et d’effort ?
Une matrice d’impact et d’effort ou une matrice 2×2 n’est rien d’autre qu’un outil que les entreprises et les particuliers utilisent pour hiérarchiser les tâches de manière efficace. L’établissement des priorités se fait en analysant l’effort à fournir pour une tâche et en le comparant à l’impact qu’elle aura.
La plupart du temps, une matrice d’impact et d’effort est créée lors d’une séance de brainstorming avec votre équipe. Cela vous permet d’identifier le nombre total de tâches et de projets pour tous les membres de l’équipe. Vous pouvez ensuite déterminer l’importance et l’urgence de ces tâches.
Cet exercice vous permet d’identifier l’ordre des tâches à accomplir pour obtenir le meilleur impact avec le moins d’efforts possible.
En général, les tâches qui demandent le moins d’efforts et qui ont le plus d’impact sont celles sur lesquelles vous devez vous concentrer. Toutefois, cela ne signifie pas que les tâches à faible effort et à faible impact sont inutiles. Parfois, elles peuvent même vous aider d’une manière ou d’une autre.
Les 4 quadrants de la matrice d’impact et d’effort
Les 4 quadrants de la matrice d’impact et d’effort sont présentés ci-dessous :
Ces quatre blocs sont séparés par l’axe des X pour l’impact et par l’axe des Y pour l’effort. Chacun des blocs se présente comme suit :
#1. Gains rapides – Faible effort et fort impact
Ce bloc comprend toutes les tâches qui peuvent être accomplies facilement ou rapidement, mais qui ont un impact significatif sur l’entreprise ou sur votre travail. Les tâches de ce bloc sont les plus prioritaires.
#2. Projets majeurs – Effort et impact élevés
Ce bloc comprend toutes les tâches qui nécessitent un effort important et qui ont un impact considérable. Elles sont considérées comme des objectifs à long terme de l’entreprise et ont une priorité relativement élevée.
#3. Remplissage – Faible effort et faible impact
Ce bloc comprend toutes les tâches qui peuvent être accomplies facilement mais qui n’ont pas un impact suffisamment important. Les tâches de ce bloc ne sont donc pas prioritaires.
Cependant, vous pouvez toujours effectuer ces tâches pendant votre temps libre ou lorsque vous ne vous sentez pas productif, simplement pour vous débarrasser de ces tâches.
#4. Tâches ingrates – Effort élevé et faible impact
Ce bloc comprend toutes les tâches qui demandent beaucoup de temps et d’efforts, mais qui n’ont pas suffisamment d’impact. Ces tâches sont tout à fait inutiles et doivent être laissées en suspens si toutes les autres tâches doivent être accomplies.
Quand utiliser une matrice d’impact et d’effort ?
La matrice d’impact et d’effort est indispensable lorsque vous ou votre équipe avez plusieurs projets ou tâches présentant un large éventail d’avantages potentiels.
Vous en avez également besoin lorsque vous ne savez pas quel est le meilleur plan d’action ou que vous ne savez pas par où commencer.
Parfois, la matrice 2×2 peut même vous aider à organiser votre flux de travail et à le désencombrer.
En général, les start-ups ou les petites organisations ont une tonne de travaux différents qui doivent être effectués par un très petit groupe de personnes. Dans une structure aussi chaotique, de nombreuses idées et de nombreux projets peuvent être entravés. Une matrice peut donc mettre de l’ordre dans ce désordre et permettre à l’organisation de fonctionner.
Voici une liste d’avantages étonnants que la matrice d’impact et d’effort peut vous apporter, à vous et à votre équipe :
Avantages de la matrice d’impact et d’effort
#1. Tout le monde est au courant et synchronisé
Le meilleur avantage de la matrice d’impact et d’effort est en fait la façon dont elle met tout le monde sur la même longueur d’onde pour travailler à la réalisation d’un objectif. Votre équipe peut également utiliser des modèles de matrice d’impact et d’effort pour ajouter une couche supplémentaire à l’organisation du travail.
#2. Optimiser les ressources et leur affectation
Lorsque vous savez quelles tâches doivent être accomplies et quand elles doivent l’être, vous pouvez gérer vos ressources et les allouer correctement. Ainsi, les ressources critiques sont réservées aux tâches prioritaires.
#3. Création d’une séquence de tâches et hiérarchisation des tâches
La matrice impact effort permet de créer une séquence d’actions/tâches organisées en fonction de leur priorité. Cela crée un chemin linéaire que l’équipe doit suivre.
#4. Aligner l’équipe sur les objectifs de l’entreprise
En plus de déterminer les tâches prioritaires, la matrice explique également pourquoi les tâches doivent être classées par ordre de priorité. Ainsi, l’équipe comprend les objectifs qui la sous-tendent et, à son tour, comprend les objectifs de l’entreprise.
#5. Gagner du temps et maximiser l’efficacité du flux de travail
Grâce à la matrice, vous pouvez éviter de consacrer du temps à des tâches qui demandent beaucoup trop de temps pour un impact bien moindre. Ainsi, votre flux de travail devient plus sensible au temps et votre efficacité s’accroît.
Même si la matrice d’impact et d’effort semble facile à utiliser, il y a encore quelques petites choses à faire pour maximiser les avantages et l’utilité de cette pratique.
Conseils pour faciliter la matrice impact effort
#1. Définissez des objectifs clairs pour la matrice
Le pourquoi de toute chose est important partout. Veillez à ce qu’il en soit de même pour la matrice. Le fait d’avoir des objectifs et des raisons clairs pour créer la matrice vous donnera une direction précise pour réaliser cette pratique correctement.
#2. Faites un brainstorming de toutes les activités et tâches avec vos coéquipiers
Le brainstorming permet toujours une discussion globale sur les choses. Le faire avec vos coéquipiers apportera une perspective différente à la matrice, et les tâches pourront être classées par ordre de priorité en tenant compte de tout le monde.
#3. Créez un plan d’action solide pour le processus après avoir créé la matrice
Il ne suffit pas de créer la matrice d’impact et d’effort pour que les choses se fassent. En fait, seul un plan d’action solide et sa mise en œuvre permettront d’y parvenir. Assurez-vous donc d’avoir un plan prêt pour toutes les tâches et leurs séquences afin d’assurer un flux de travail fluide.
#4. Assurez une bonne communication au sein de l’équipe et établissez des rapports sur les tâches à accomplir
Une fois que le travail a commencé, vous devrez communiquer de manière proactive avec l’équipe pour savoir si la séquence ou les priorités étaient suffisamment précises.
S’il y a des points à améliorer, veillez à rédiger un rapport sur la façon dont les choses se sont déroulées afin de procéder à des ajustements la prochaine fois que vous ferez une autre matrice d’impact et d’effort.
C’est tout ce que vous aviez besoin de savoir sur la matrice d’impact et d’effort. Voyons maintenant quelques modèles de matrice d’impact et d’effort qui vous faciliteront la vie !
Miro
Miro est un outil fantastique conçu pour les équipes et les individus afin de créer des graphiques, des tableaux, des cartes et bien d’autres choses encore pour planifier et organiser les choses.
Lors de l’utilisation de ce modèle, voici quelques éléments que nous avons découverts :
- L’aspect conception est très convivial, et toute personne ayant une connaissance de base de la modification de ces modèles de conception peut utiliser cet outil
- Il n’y a pas beaucoup d’aide pour expliquer le fonctionnement du modèle de matrice d’impact et d’effort, de sorte qu’un débutant peut avoir à rechercher ce que c’est et comment c’est fait.
- Lorsque vous commencez votre première conception, l’outil vous demande votre expérience dans l’utilisation d’outils de conception tels que Miro, ce qui le rend convivial pour les débutants en termes de conception.
Miro est un outil freemium, vous pouvez donc l’utiliser pour créer des modèles gratuitement. Cependant, vous pouvez également le mettre à niveau pour accéder à des fonctionnalités premium telles que des projets illimités, la collaboration avec plusieurs membres de l’équipe, etc.
Lucidspark
Lucidspark est un autre outil de conception spécialement conçu pour la productivité et les tâches liées au travail. Il est doté d’une interface simple et permet de créer et d’éditer facilement des modèles.
Voici les caractéristiques du modèle de matrice d’impact et d’effort de Lucidspark :
- L’interface utilisateur est simple et rapide ; vous pouvez créer la matrice rapidement en ajoutant les projets dans les cases
- Le modèle présente un design de base, mais vous pouvez ajouter des images et modifier les couleurs et les polices pour vous l’approprier
- La disposition de base des quatre quadrants est conçue pour présenter des tâches avec des niveaux d’effort et d’impact variables, et non pour les définir dans un seul bloc, mais vous pouvez les déplacer en conséquence.
Vous pouvez commencer à utiliser Lucidspark gratuitement, mais vous pouvez également le mettre à niveau pour accéder à d’autres fonctionnalités premium.
Canva
Canva est un outil de conception qui peut être utilisé pour toutes sortes de besoins en matière de conception. Vous pouvez l’utiliser pour créer des diagrammes de productivité tels que la matrice d’impact de l’effort, concevoir des logos, des infographies, et bien plus encore.
Voici quelques informations sur le modèle Canva de matrice d’impact et d’effort :
- Il propose une multitude de fonctions de conception telles que l’ajout d’éléments, la modification des couleurs et des polices, l’ajout d’images et de vidéos, la création d’animations, etc
- Excellent outil pour les utilisateurs qui l’utiliseront fréquemment pour d’autres besoins de conception et de création de contenu
- Le modèle de matrice d’impact et d’effort présente un design traditionnel qui ne permet de lister que les tâches sous les blocs et ne dispose pas de niveaux personnalisés pour ces dernières.
Pour un usage purement productif, Canva peut sembler un peu trop avancé pour de nombreux débutants.
Toutefois, il peut s’agir d’un excellent outil pour les utilisateurs intermédiaires ou avancés qui souhaitent créer des modèles et des conceptions uniques.
Son utilisation est gratuite, mais la version premium vous permettra d’accéder à différents modèles et autres éléments.
Creately
Creately est un outil de conception de productivité spécialement conçu pour les entreprises et les organisations afin de gérer des tâches organisationnelles telles que la création d’un modèle de matrice d’impact et d’effort.
Voici les caractéristiques du modèle de matrice d’impact et d’effort de Creately :
- Le modèle est simple et coloré, avec des façons très simples d’écrire les tâches sous chaque quadrant
- La disposition de la matrice la rend facile à comprendre mais n’offre pas un niveau de personnalisation plus élevé
- Convivial pour les débutants, mais il empêche les utilisateurs de personnaliser le modèle pour améliorer la conception et la mise en page de la matrice
Même si Creately n’est pas le meilleur pour la personnalisation, il fait très bien son travail et est une excellente solution pour les chefs d’équipe et les managers qui veulent que les tâches soient accomplies facilement et rapidement.
Groupmap
Groupmap est l’un des meilleurs outils de cette liste pour un modèle de matrice d’impact et d’effort. Il combine le meilleur des deux mondes, c’est-à-dire la conception et l’efficacité.
Voici les caractéristiques du modèle de matrice d’impact et d’effort de Groupmap :
- Le modèle est extrêmement bien conçu : vous pouvez cliquer n’importe où et commencer à rédiger les tâches, et le résultat sera toujours aussi impressionnant
- La mise en page est très fluide et vous pouvez micro-ajuster les niveaux d’impact et d’effort nécessaires pour cette tâche
- Il n’y a pas grand-chose à faire en termes de conception, mais le modèle présente un design attrayant qui fait l’affaire
En ce qui concerne le design, il y a une limite à votre personnalisation, car vous pouvez changer l’arrière-plan et la disposition des axes pour répondre à vos besoins. Cependant, vous pouvez créer une matrice excellente et efficace avec un minimum d’effort.
Ayoa
Ayoa est un outil de conception de cartes de productivité où vous pouvez trouver des modèles d’organigrammes de projet, de graphiques, de matrices, etc.
Voici les caractéristiques du modèle de matrice d’impact et d’effort Ayoa :
- Le modèle est facile à utiliser et dispose de suffisamment d’options de conception pour ajouter un peu de personnalisation
- La mise en page de la matrice d’impact et d’effort présente un design fluide avec des cases de projets individuels pour identifier correctement chacun d’entre eux
- L’interface utilisateur est conviviale pour les débutants, mais elle est un peu plus lente que le reste des outils de cette liste
La version d’essai gratuite d’Ayoa ne dure que 7 jours, après quoi vous devez obtenir la version premium pour créer de nouveaux modèles.
Figma
Figma est un outil de conception qui propose divers modèles pour différents types de cartes et de graphiques dont les organisations ont besoin pour la productivité et la gestion d’équipe.
Voici les caractéristiques du modèle de matrice d’impact et d’effort de Figma :
- Lorsque vous démarrez un diagramme ou un modèle sur Figma, vous êtes accueilli par un tutoriel sur l’utilisation de l’outil, ce qui est une fonctionnalité intéressante pour les débutants
- Il y a également une boîte d’instructions sur la façon d’utiliser le modèle de matrice d’impact et d’effort et sur la façon de le personnaliser pour une meilleure efficacité.
L’outil est minimaliste et offre suffisamment de conseils pour qu’un débutant complet puisse créer une matrice d’impact et d’effort respectable sans l’aide de personne. Il est idéal pour les nouveaux utilisateurs et même pour les vétérans qui veulent en finir rapidement.
Venngage
Venngage est un outil de conception freemium utilisé pour créer différents modèles de conception et graphiques. La matrice d’impact et d’effort fait partie de la version professionnelle de Venngage, qui est une version payante de l’outil.
Voici les caractéristiques du modèle de matrice d’impact et d’effort de Venngage :
- Le modèle de matrice d’impact et d’effort offre une grande fluidité de mise en page où vous pouvez ajuster la quantité d’effort et l’impact du projet
- Du point de vue du design, l’outil offre une grande personnalisation et un modèle de départ décent pour créer un design attrayant afin de présenter vos projets de manière efficace.
Le modèle de matrice d’impact et d’effort de Venngage est un excellent outil, mais le niveau de personnalisation qu’il offre n’est pas suffisant pour en justifier l’achat. Quoi qu’il en soit, si vous êtes à la recherche d’un bon logiciel de conception pour de multiples projets de conception, c’est un bon outil à avoir !
Conclusion
La matrice d’impact et d’effort est une pratique essentielle pour évaluer le calendrier et les priorités de votre travail. Pour cela, vous avez également besoin d’un modèle idéal qui fonctionne exactement comme vous le souhaitez.
Après avoir utilisé tous ces outils, nous avons constaté qu’il n’est pas nécessaire d’avoir un niveau élevé de personnalisation pour obtenir un modèle de matrice décent.
Toutefois, si vous optez pour les outils qui offrent cette possibilité, vous pourrez maximiser l’attrait et l’efficacité de la matrice.
Vous pouvez également consulter des modèles d’arbres de décision.