Le procès-verbal de réunion est un outil précieux pour documenter le déroulement d’une réunion, suivre les progrès accomplis et garantir l’harmonisation entre les participants.
Toutefois, la rédaction d’un compte rendu de réunion peut être un processus long et fastidieux. C’est là que les modèles de compte rendu de réunion viennent à la rescousse.
Un modèle de compte rendu de réunion est un document préformaté conçu pour capturer efficacement les détails cruciaux d’une réunion. Il existe de nombreux modèles, et vous pouvez choisir celui qui correspond le mieux aux besoins spécifiques de votre équipe ou de votre organisation.
Dans cet article, nous vous proposons neuf modèles entièrement personnalisables et des exemples de comptes rendus de réunion pour vous faciliter la tâche lors de vos prochaines réunions. Vous pouvez les utiliser pour améliorer la productivité de vos réunions. En outre, nous vous proposons des conseils essentiels pour rédiger des comptes rendus de réunion efficaces.
Que vous soyez un chef d’équipe, un chef de projet ou une personne chargée de rédiger le compte rendu d’une réunion, cet article est conçu pour vous aider. En utilisant les modèles et en suivant les conseils fournis, vous pouvez créer des comptes rendus de réunion clairs, concis et informatifs. Cela permettra à votre équipe de rester concentrée et bien informée sur les progrès réalisés.
| Produit | Fonctionnalités notables |
|---|---|
| Smartsheet | Modèles pour l’organisation de réunions, listes de contrôle |
| ClickUp | Modèles conviviaux, options catégorisées |
| Microsoft 365 | Modèles Office Formel, Procès-verbal, Réunion classique |
| Canva | Mise en page distincte, suivi de l’avancement du projet |
| monday.com | Solutions documentaires, CRM, planification de campagnes |
| Atlassian | Modèles catégorisés, gestion de projet |
| Evernote | Modèle de notes de réunion complet et unique |
| ProjectManager | Modèle Word pour les ordres du jour des réunions, les discussions |
| Jotform | Format préconçu, collaboration, automatisation |
Qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion ?
Les comptes rendus de réunion sont des notes et des enregistrements détaillés pris au cours d’une réunion à laquelle on assiste, et qui se concentrent sur le sujet de discussion. Au lieu de capturer chaque mot prononcé, il met en évidence les éléments essentiels et les points clés liés au sujet.
En d’autres termes, le compte rendu de réunion ne reprend que les points saillants. Il est basé sur l’ordre du jour préétabli de la réunion, qui décrit les principaux sujets à discuter. Pendant la réunion, un secrétaire ou une personne désignée prend des notes sur les points importants soulevés au cours de la conversation.
Ces notes comprennent généralement l’essentiel de la discussion, les objectifs proposés et les conclusions finales. Elles permettent de suivre l’évolution de la réunion et de s’assurer que les objectifs visés sont atteints. Les comptes rendus de réunion constituent des enregistrements explicites de tous les points de désaccord ou de toutes les questions critiques qui ont été soulevées au cours de la réunion.
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Pourquoi utiliser le modèle de compte rendu de réunion ?
Le procès-verbal d’une réunion est structuré de la même manière qu’un ordre du jour, ce qui présente l’avantage de présenter les informations essentielles de manière compréhensible. Le modèle comprend des espaces réservés au secrétaire pour qu’il puisse y consigner les détails nécessaires.
En outre, l’utilisation d’un modèle de compte rendu de réunion permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’assurer la cohérence de la documentation du projet. Sa particularité réside dans le fait qu’il est constant et facilement accessible, ce qui confère une certaine régularité à vos rapports, améliorant ainsi leur clarté.
L’utilisation d’un modèle de compte rendu de réunion élimine la tâche fastidieuse de se préoccuper de la mise en forme lors de la prise de notes. Il permet de suivre facilement les participants et les sujets abordés, ce qui permet au secrétaire de s’engager activement dans les discussions. En conclusion, tous les points cruciaux sont méticuleusement consignés, ce qui permet de prendre des décisions en toute connaissance de cause.
La clé d’un compte rendu de réunion réussi réside dans sa capacité à saisir rapidement les notes tout en maintenant des niveaux de productivité élevés.
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Pourquoi les comptes rendus de réunion sont-ils importants ?
Les comptes rendus de réunion sont importants pour un certain nombre de raisons. Ils peuvent :
#1. Documenter ce qui s’est passé lors d’une réunion. Cela peut être utile aux personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion ou à celles qui doivent s’y référer ultérieurement.
#2. Suivre les progrès et s’assurer que l’équipe est sur la bonne voie. En gardant une trace des décisions prises et des actions assignées, les comptes rendus de réunion peuvent aider à garantir que l’équipe progresse vers ses objectifs.
#3. Communiquer efficacement avec les membres de l’équipe et les parties prenantes. Le compte rendu de réunion peut être un moyen de communiquer les décisions prises lors de la réunion aux membres de l’équipe et aux parties prenantes qui n’ont pas pu y assister.
#4. Constituer un compte rendu de la réunion à des fins juridiques. Dans certains cas, le procès-verbal de la réunion peut servir de compte rendu légal de la réunion.
Éléments clés d’un modèle de compte rendu de réunion efficace
L’élaboration d’un bon compte rendu de réunion commence par la planification. Le responsable et la personne qui prend des notes doivent travailler ensemble pour établir un bon plan pour la réunion. Cela facilitera la prise de notes pendant la réunion. Par exemple, ils peuvent créer un format pour les notes qui sert également de plan pour la réunion.
Voici les éléments importants dont vous avez besoin pour prendre de bonnes notes de réunion :
#1. Notez la date et l’heure de la réunion pour garder une trace des progrès réalisés.
#2. Dressez la liste des personnes qui ont participé à la réunion afin que tout le monde sache qui était présent.
#3. Dressez une liste détaillée des sujets abordés lors de la réunion.
#4. Rédigez un bref résumé des principaux points abordés afin que les personnes qui n’ont pas assisté à la réunion puissent comprendre.
#5. Dites clairement quelles décisions ont été prises au cours de la réunion afin que tout le monde soit au courant.
#6. Écrivez les tâches à accomplir et indiquez qui est responsable de chacune d’entre elles. Cela permet de s’assurer que les choses sont faites.
#7. Écrivez ce qui doit se passer après la réunion afin que chacun sache ce qu’il doit faire ensuite.
De bonnes notes permettent à chacun de se souvenir de ce qui a été dit et décidé au cours de la réunion.
Nous proposons des modèles prêts à l’emploi qui peuvent vous aider à prendre de bonnes notes lors de vos réunions. Vous pouvez choisir celui qui vous convient et même ajouter vos propres couleurs pour le rendre spécial. Ces modèles conviennent à différents types de réunions. Améliorons vos réunions !
Smartsheet
Les modèles de compte rendu de réunion gratuits de Smartsheet facilitent la collaboration sur le lieu de travail grâce à un système de gestion et de documents partagés, comprenant des fonctionnalités telles que des calendriers et des listes de contrôle. Il offre une gamme d’options de modèles spécialement conçues pour les organisations à but non lucratif.
Proposant différents formats pour répondre à différents besoins, ces modèles de compte rendu de réunion constituent des outils efficaces pour consigner les discussions. Le modèle de base fournit une structure simple pour les réunions de routine, garantissant l’inclusion des sujets essentiels, des échéances, des facilitateurs et des sujets abordés.
Le modèle spécifique à un projet se concentre sur les projets en cours, en affichant les noms des projets, les objectifs et les perspectives d’évolution. Pour les réunions nécessitant une documentation simplifiée, le modèle Actions décrit les éléments cibles et suit les activités associées, ce qui le rend adapté aux réunions du personnel ou aux situations où les formalités sont minimales.
ClickUp
Le modèle de compte rendu de réunion deClickUp offre des pages conviviales et préconstruites pour une organisation efficace de l’équipe, des notes de réunion individuelles et des conseils précieux pour en maximiser le potentiel.
Bien qu’il n’y ait pas de modèles catégorisés, il couvre un large éventail de classifications, y compris la création et le design, l’ingénierie et les produits, la finance et la comptabilité, les ressources humaines et le recrutement, les technologies de l’information, le marketing, les opérations et d’autres. Préparez-vous à rationaliser votre processus de réunion et à augmenter votre productivité !
Microsoft 365
Les utilisateurs de Microsoft Office apprécient la façon dont cet outil les aide à mieux travailler avec les mots et les données. La nouvelle version, Microsoft 365, est idéale pour faire avancer les choses, en particulier lors des réunions. Des modèles ont été créés à cet effet, et trois d’entre eux sont très populaires.
Microsoft 365 propose trois types de modèles. Le premier est appelé Office Formal. C’est un bon modèle si vous voulez quelque chose de facile à utiliser. Vous pouvez l’obtenir sur l’internet ou directement auprès d’Office. Vous pouvez également le modifier pour l’adapter à vos besoins.
Le deuxième modèle est destiné à l’organisation de réunions. Il s’intitule Office Minutes for Organization Meeting (Procès-verbal de réunion d’organisation). Il vous aide à noter les éléments importants de la réunion, tels que les sujets abordés et les nouveaux projets. Si votre réunion porte sur des sujets tels que l’argent et de nombreux autres sujets, ce modèle peut s’avérer utile.
Le dernier modèle s’intitule Office Classic Meeting Minutes (compte rendu de réunion classique). Il est un peu plus décontracté que les autres. Même s’il n’est pas très formel, vous pouvez l’utiliser pour noter tout ce qui est important dans la réunion, et il est également très joli.
Canva
Si vous êtes amené à diriger une réunion, n’oubliez pas d’utiliser les excellents modèles de compte rendu de réunion proposés par Canva. Ces modèles constituent un moyen pratique de prendre des notes qui seront facilement compréhensibles par la suite.
Les modèles de compte rendu de réunion de Canva sont dotés d’une mise en page distincte et de fonctions utiles qui vous permettent de suivre l’avancement du projet, de repérer les erreurs et d’identifier les améliorations potentielles à apporter.
Avec Canva, vous disposez de tous les outils nécessaires. Il vous suffit de vous connecter à votre compte Canva, de sélectionner le modèle qui vous convient et vous voilà prêt à poursuivre la réunion.
lundi.com
les modèles de procès-verbaux de réunion demonday.com constituent une solution documentaire complète pour les particuliers, les entreprises et les organisations à but non lucratif. Il vous aide à générer, traiter et signer numériquement des contrats et des accords formels. Le service s’adresse à la fois aux clients payants et aux organisations à but non lucratif qui peuvent utiliser les informations saisies en temps réel sur le modèle ou opter pour une version PDF gratuite.
Parmi les modèles les plus remarquables, citons les modèles CRM de base de monday.com, qui permettent de gérer efficacement les contacts et les affaires dans un emplacement centralisé. Les puissants modèles de planification de campagne permettent de planifier visuellement toutes les campagnes, garantissant ainsi une stratégie efficace. En outre, les modèles de gestion de portefeuille de projets facilitent le suivi transparent des projets au sein des différentes équipes et départements.
Atlassian
Atlassian est un important éditeur de logiciels qui propose des solutions efficaces de collaboration et de gestion de projet pour une exécution sans faille des réunions. A l’instar des modèles fournis par d’autres éditeurs, les modèles d’Atlassian sont classés par catégories pour faciliter la tâche de l’utilisateur. Parmi ceux-ci, les modèles notables suivants sont mis en évidence.
Les modèles de gestion de projet s’adressent aux projets de grande envergure qui nécessitent une planification adroite des réunions et une gestion efficace de l’équipe. Ces modèles facilitent la prise de notes et la rédaction de conclusions concises.
Les modèles de planification stratégique s’avèrent inestimables pour guider une entreprise vers ses objectifs. Ce modèle facilite le partage des idées, la définition des activités, la planification méticuleuse, la prise de décision et l’exécution réussie de chaque phase. L’évaluation de l’avancement du projet et l’identification des améliorations sont également réalisables de manière transparente.
Pour les chefs de produit, les modèles gratuits d’Atlassian sont facilement accessibles et aident à la formulation d’une feuille de route complète pour l’équipe qui s’aligne sur les besoins des clients et la rentabilité de l’entreprise. Cet assortiment de modèles de gestion de produits sert de guide complet, offrant une navigation étape par étape tout au long du parcours de lancement d’un produit.
Evernote
Le modèle Evernote se distingue des autres, ce qui en fait un excellent choix pour différents objectifs. Que vous ayez besoin de créer des listes ou de prendre des notes de réunion, ce modèle est un outil précieux pour faire avancer votre entreprise, en capturant tous les détails. Ce qui le distingue, c’est son approche globale, qui élimine la nécessité de recourir à de multiples modèles et le rend vraiment unique.
Le modèle de notes de réunion Evernote offre une multitude d’avantages. Dès que vous vous connectez à votre compte, le modèle est automatiquement enregistré dans votre tableau de bord, ce qui vous permet d’y accéder facilement chaque fois que vous en avez besoin pendant les réunions. De plus, il est accompagné de conseils éprouvés pour vous aider dans le processus de prise de notes, garantissant ainsi une expérience transparente et efficace.
Gestionnaire de projets
Le ProjectManager propose un modèle de compte rendu de réunion conçu pour Word, qui facilite l’enregistrement des ordres du jour et des discussions, vous permettant ainsi de prendre des mesures décisives pour atteindre les objectifs fixés. Après avoir noté l’ordre du jour et l’avoir fait circuler, vous pouvez commencer la réunion en utilisant le modèle de compte rendu de réunion Word à partir de zéro.
La section supérieure du modèle vous permet de saisir des détails essentiels tels que le nom du projet, l’objet de la réunion, le lieu et d’autres informations pertinentes sur le projet. En outre, vous pouvez spécifier la durée de la réunion en heures ou du début à la fin de la réunion.
Jotform
Tout comme les modèles de compte rendu de réunion traditionnels, les modèles JotForm ne diffèrent pas et fournissent une solution rationnelle et efficace pour prendre des notes importantes et organiser les informations relatives à la réunion. Ces modèles permettent de gagner du temps car ils offrent un format préconçu couvrant tous les attributs vitaux tels que l’ordre du jour de la réunion, les objectifs ciblés, les discussions, les activités étape par étape et les décisions.
L’interface numérique de JotForm prend également en charge la collaboration, ce qui permet à plusieurs membres de l’équipe de participer activement en temps réel ou virtuellement. L’un ou l’autre fonctionne. Les options de personnalisation vous permettent d’adapter le modèle aux besoins de votre organisation. L’automatisation, les rappels et l’analyse contribuent à améliorer la responsabilité, l’accessibilité et la compréhension des données relatives aux réunions. Les modèles de compte rendu de réunion de JotForm ajoutent une touche professionnelle à votre processus de documentation tout en facilitant la collecte, l’archivage et l’analyse des données.
Procès-verbal de réunion : Conseils pour un enregistrement efficace
#1. Soyez clair et concis : Essayez de créer des comptes rendus de réunion faciles à comprendre en utilisant un langage clair et concis.
#2. Incluez les points clés de la discussion : Veillez à ce que votre compte rendu couvre les aspects les plus importants de la discussion, afin de permettre aux participants absents de saisir les principaux sujets abordés.
#3. Consignez les décisions : Consignez toutes les décisions prises au cours de la réunion afin de clarifier la ligne de conduite convenue.
#4. Dressez la liste des mesures à prendre et des responsabilités : Décrivez clairement toutes les mesures à prendre à l’issue de la réunion et indiquez les personnes responsables de chaque tâche, afin de minimiser les risques de confusion et de garantir la responsabilisation.
#5. Relisez le compte rendu avant de le distribuer : Avant de diffuser le compte rendu de la réunion, relisez-le attentivement pour vous assurer de son exactitude et éliminer toute erreur.
En suivant ces conseils, vous pourrez rédiger des comptes rendus de réunion clairs, concis et efficaces. Cela vous permettra de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que l’équipe progresse vers ses objectifs.
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Conclusion
Voilà quelques-uns des meilleurs modèles de compte-rendu de réunion recommandés pour une planification sans effort et une exécution sans faille. Avec ce modèle, prendre des notes pendant les réunions devient un jeu d’enfant et ne demande qu’un minimum d’effort. J’espère que vous avez tiré des enseignements précieux de ces informations.
Merci d’avoir lu ; Cheers🥳 !
Prochainement, un outil de prise de notes AI pour résumer les réunions en quelques secondes.