Fini l’incertitude, le stress et l’attente avec ces logiciels de réservation de salles de réunion !
Vous vous êtes probablement déjà retrouvé dans cette situation, où vous avez besoin d’un espace calme pour une réunion rapide, mais vous voulez gagner du temps en cherchant une salle vide ou en faisant des pieds et des mains pour vérifier s’il y en a une de disponible sur Slack.
Nous sommes tous conscients de l’importance des salles de réunion pour favoriser la productivité des employés et la réussite de l’entreprise. La première étape consiste à mettre en place des espaces de réunion pratiques pour votre équipe, et la seconde à concevoir un système qui garantisse que ces salles sont utilisées efficacement pour le plus grand bénéfice de tous.
Grâce à un logiciel de planification des salles, vous pouvez rapidement vérifier la disponibilité des salles et déterminer quand un espace sera disponible pour vos réunions. Voici plusieurs choix de logiciels de planification de salles pour simplifier la réservation de vos salles de conférence, avec une présentation plus détaillée dans l’article ci-dessous.
Avantages du logiciel de réservation de salles de réunion/conférence
Voici quelques-unes des meilleures caractéristiques des salles de réunion :
- Webinaires interactifs : Les salles de conférence doivent pouvoir accueillir des webinaires en direct, en semi-diffusion et préenregistrés. Les plateformes doivent être en mesure d’accueillir des sessions de questions-réponses avec modérateur, des sondages, des quiz et des groupes en direct.
- Options de chat faciles : La plateforme doit prendre en charge les fonctions de chat audio, vidéo et textuel qui permettent à chacun de collaborer et de converser avec les autres.
- Recherche de contacts : La fonction de recherche de contacts permet aux utilisateurs de rechercher les participants à la réunion et de se connecter avec eux par le biais d’appels audio et vidéo, un par un.
- Planificateur de réunions : Le module de gestion des réunions doit permettre aux organisateurs d’accueillir et d’organiser des réunions et d’en informer automatiquement les participants.
- Assistance à la clientèle : Le logiciel de conférence doit offrir une assistance à la clientèle 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, lorsque le client rencontre des difficultés pour organiser une réunion virtuelle ou s’y connecter.
Des modèles de compte rendu de réunion à la planification automatique, la technologie peut rendre le processus d’organisation des réunions beaucoup plus simple et efficace. Examinons maintenant en détail les logiciels de réservation de salles de réunion/conférence qui vous aideront à vivre une expérience sans problème.
Skedda
Skedda est le premier système de planification d’espaces de travail au monde. Au cours de mes sessions d’essai, j’ai pu constater qu’il permet de gagner du temps en automatisant la planification et l’organisation des espaces de travail et des salles de réunion.
La gestion de l’organisation des salles de conférence, des postes de travail, des locaux de l’entreprise et des espaces de présentation est simplifiée grâce à Skedda. Grâce à la planification intelligente de Skedda, votre robot gestionnaire de salles de réunion offre l’assistance suivante :
- Des ajustements simples.
- Diverses options de personnalisation.
- Conditions de visibilité adaptables.
- Autorisations d’accès simplifiées pour les utilisateurs.
- Un aperçu clair de l’occupation des bureaux pour des jours spécifiques.
Caractéristiques :
- Améliore l’environnement de travail global, de l’enregistrement au départ.
- Permet aux organisations d’automatiser et d’optimiser les procédures de réservation complexes.
- Donnez à vos utilisateurs la possibilité de s’auto-réserver rapidement à partir de n’importe quel appareil.
- Loué pour son coût compétitif, sa présentation conviviale, sa clarté d’utilisation et son service client exceptionnel.
Il offre la meilleure gestion possible des salles de conférence, y compris une connectivité fluide avec Microsoft 365 et Google Workspace. Avec Skedda et un outil de prise de notes AI, vous êtes prêt pour des réunions efficaces et efficientes !
Accruent EMS
Trouver le lieu de réunion idéal sur votre lieu de travail ou sur le campus est simple avec l’aide du célèbre service de réservation de salles de réunion en ligne Accruent EMS.
Caractéristiques :
- Accédez à des informations importantes, telles que les dimensions de la salle et le nombre de places assises, tout en effectuant vos réservations.
- Utilisez la flexibilité pour bloquer des zones, les panneaux d’affichage des salles de conférence et les options de réservation mobile pour gérer les capacités des salles.
- Rendez votre campus ou votre lieu de travail plus sûr et plus hygiénique en automatisant la programmation des procédures de nettoyage et d’assainissement.
- Réduisez les coûts de gestion et le temps consacré à la réservation des réunions.
- Créez des formulaires de réservation avec des directives spécifiques basées sur des attributs tels que le rôle ou l’ancienneté.
Ce logiciel de réservation vous permet de planifier rapidement et facilement des lieux de réunion tels que des salles de réunion et de conférence.
Parmi les fonctionnalités intéressantes qui ont attiré mon attention, citons les panneaux de signalisation, les plans d’étage interactifs et les analyses visant à stimuler la productivité, l’innovation et l’énergie générale de votre organisation.
Envoy
Les solutions innovantes Space Saver d’Envoy vous permettent d’accéder à davantage d’options d’espace de travail adaptées aux besoins de chaque membre de l’équipe. Imaginez que seulement une ou deux personnes réservent régulièrement vos grands espaces de réunion. Si c’est le cas, envisagez de transformer ces espaces en espaces de réunion plus petits ou d’ajouter des modules de réunion dans toute l’entreprise pour rendre votre espace de travail plus adaptable.
Caractéristiques :
- Les indications vertes, jaunes et rouges vous aident à localiser les endroits accessibles dans chaque salle.
- Utilisez Slack ou Teams pour recevoir des alertes d’enregistrement et des rappels pour réserver des espaces plus petits ou des salles vacantes.
- Recevez immédiatement des alertes par e-mail si une salle devient indisponible.
- En utilisant les fonctions de géolocalisation de l’application mobile Envoy, localisez et sécurisez l’hébergement disponible le plus proche.
- Protégez les conversations privées en ayant la possibilité d’obscurcir les noms des réunions.
D’après mon expérience, Envoy propose de nouvelles idées d’utilisation de votre espace, étayées par des analyses approfondies. Grâce à ces informations, vous pouvez maximiser l’utilisation de votre espace et prendre des décisions éclairées qui vous permettent d’économiser de l’argent.
Robin
Robin est l’une des premières solutions qui vient à l’esprit lorsque l’on pense à un logiciel de réservation de salles de conférence. J’ai utilisé le système de réservation de réunions de Robin et j’ai constaté que vous pouvez réserver des salles de conférence, des bureaux, des postes de travail et d’autres espaces de bureau en toute simplicité.
Cela permet de maximiser l’utilisation de votre espace et de localiser les endroits potentiels pour l’amélioration ou la réparation des équipements.
Fonctionnalités :
- Vous pouvez immédiatement déterminer quelles salles sont fréquemment réservées et très demandées.
- Une réservation de salle de réunion effectuée via votre canal Slack sera automatiquement mise à jour dans votre calendrier Google.
- Robin fournit également des informations utiles sur le fonctionnement de vos salles de conférence et de vos espaces de bureau.
- Tout tourne autour de l’amélioration et de l’optimisation de votre expérience de gestion de l’espace de travail.
La connexion facile de Robin avec des programmes de bureautique bien connus comme Slack, Zoom et Google Calendar est l’un de ses principaux avantages.
Teem
Comme beaucoup d’autres systèmes de réservation de salles de conférence, Teem est conçu pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos espaces de réunion. Grâce à la facilité de réservation sur plusieurs espaces de travail, j’ai pu facilement réserver les salles dont j’avais besoin.
Fonctionnalités :
- Grâce à leur application mobile, vous pouvez effectuer des réservations directement depuis votre téléphone, sans avoir à vous connecter à un site web.
- À la réception, les clients peuvent s’enregistrer à l’aide d’une tablette et remplir tous les documents nécessaires.
- L’application offre également un système de gestion des clients sécurisé.
- Le système vous avertit instantanément par e-mail, SMS ou Slack que vos invités sont entrés dans le hall.
À l’extérieur de chaque salle de réunion, je pouvais facilement placer les tablettes d’affichage des salles, ce qui permettait d’ajouter ou de supprimer des réunions en personne. Les plug-ins de calendrier de Teem facilitent votre processus de planification en simplifiant la planification des réunions sur des plateformes telles qu’Outlook, Office 365 et Google Calendar.
Application pour salles de réunion
La technologie moderne facilite la planification et l’organisation des réunions d’affaires, simplifie les processus d’affaires et maximise l’utilisation de l’espace de bureau. En tant que plateforme avancée pour la planification et la gestion des salles de réunion et de conférence, MeetingRoomApp se démarque d’après mon expérience.
Fonctionnalités :
- L’éditeur de style permet une personnalisation importante et une variété infinie de fonds d’écran.
- La mise en place de l’identité de marque de votre entreprise est simple et rapide, et vous pouvez utiliser le mode sombre ou ajouter d’autres effets visuels.
- Les réunions peuvent être rapidement planifiées sur l’écran tactile situé à la porte de la salle de conférence.
- Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent instantanément afficher les événements professionnels sur le smartphone présent dans la salle de réunion.
Le tableau de bord et les rapports sont des outils d’analyse qui fournissent des informations sur les espaces de réunion les plus utilisés et sur le comportement des utilisateurs.
CalendarWiz
CalendarWiz permet aux responsables d’inviter des personnes à des événements et à des réunions et leur donne la liberté de définir plusieurs options RSVP telles que “accepter”, “peut-être” ou “refuser”
Les membres du personnel peuvent améliorer leur logiciel de réservation de salles de conférence en développant des catégories à code couleur pour l’organisation d’événements, de réunions et de tâches.
Fonctionnalités :
- Les administrateurs peuvent personnaliser le design de la plateforme pour qu’il corresponde aux couleurs, aux logos et aux droits d’accès de leur marque.
- Les entreprises peuvent combiner la plateforme avec diverses solutions tierces grâce à l’interface de programmation d’applications (API) qu’elle prend en charge.
- CalendarWiz propose des abonnements mensuels et annuels.
- Les utilisateurs peuvent bénéficier d’un service client utile grâce à l’assistance par e-mail, au chat en direct, aux FAQ et à une documentation détaillée.
Les membres de l’équipe et les clients peuvent également suggérer des événements en fournissant des informations telles que le titre de l’événement, la catégorie, ainsi que le jour et l’heure envisagés.
Appspace
Les employés peuvent facilement confirmer les réservations de salles de conférence, les réservations de bureaux et l’affectation des ressources grâce à Appspace.
Fonctionnalités :
- Créez un code QR pour vous enregistrer sans contact physique, en donnant aux visiteurs et aux invités l’accès aux espaces qui leur sont réservés.
- Pour trouver l’espace de travail le mieux adapté à vos besoins, utilisez des stations d’accueil intelligentes.
- Fusionnez les appareils IoT et les capteurs pour créer un lieu de travail hybride donnant la priorité à la productivité et à la sécurité.
- Appspace prend en charge différents choix de matériel, comme les pucks de bureau, les kiosques interactifs ou les panneaux de salle.
Ce que j’ai aimé dans cette plateforme, c’est le fait que vous pouvez facilement gérer ces réservations via votre intranet, votre courrier électronique, Microsoft Teams ou l’application spécifique Appspace pour les employés. Ainsi, vous avez la possibilité de faire des réservations plusieurs jours à l’avance, pendant que vous vous rendez au bureau ou lorsque vous êtes déjà sur place.
UnSpot
Avec UnSpot, vous pouvez rapidement déterminer les meilleurs jours pour inviter des personnes à des réunions en salle de conférence et en savoir plus sur la façon dont les salles de réunion sont utilisées, ce qui vous aide à évaluer les besoins spatiaux de votre équipe.
Caractéristiques :
- Le système de réservation de bureaux, les horaires de travail, l’analyse des bureaux, les outils de gestion du stationnement, la navigation et les cartes interactives sont tous inclus dans l’ensemble de la suite.
- Réservation rapide et facile d’espaces de réunion en utilisant le calendrier de votre entreprise.
- UnSpot fournit des informations immédiates et en temps réel sur toutes les réservations et les salles disponibles.
- La formation d’un employé à l’utilisation du service ne prend que 10 minutes.
Votre équipe aura accès à un logiciel convivial qui simplifiera la réservation des salles de réunion via un ordinateur de bureau, une application mobile ou l’affichage de la salle de réunion.
Condeco
Condeco propose une méthode conviviale pour réunir des personnes, que ce soit physiquement, électroniquement ou les deux. Il simplifie la planification des réunions et s’intègre facilement à des applications bien connues comme Teams et Zoom.
Fonctionnalités :
- En ajoutant des réglages et des préférences, vous rendez vos réservations de salles de réunion plus uniques.
- Vous pouvez rapidement réserver des salles de conférence professionnelles et informelles qui conviennent à votre style de travail.
- La plateforme vérifie automatiquement la disponibilité d’une salle à l’heure choisie.
- Trouvez rapidement les salles de réunion disponibles en utilisant des critères tels que l’emplacement, la capacité ou les équipements.
Avec Condeco, vous pouvez rapidement choisir le lieu et l’heure qui vous conviennent, vérifier la disponibilité de chacun et effectuer votre réservation en quelques secondes. Il est intéressant de noter que j’ai pu utiliser différentes plateformes comme Outlook, des appareils mobiles ou le portail web de Condeco.
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Accruent
L’utilisation efficace de l’espace disponible est essentielle à la gestion d’un espace de coworking. D’après mon expérience, vous pouvez garantir la satisfaction des clients tout en réduisant les coûts d’exploitation grâce au système de réservation de salles de réunion et de conférence d’Accruent.
Caractéristiques :
- Fusionne le programme pour améliorer la gestion de vos installations et faire des choix de maintenance en connaissance de cause.
- Utilisez un système de réservation de salles centralisé pour rationaliser les responsabilités en matière de planification.
- Vous pouvez simplifier l’administration des événements en offrant un guichet unique pour les tâches telles que la facturation.
- En mettant en place des solutions de vidéoconférence prêtes à l’emploi, vous pouvez connecter le personnel éloigné.
Trouvez et réservez l’espace de travail idéal pour des réunions ou des tâches sur le campus ou dans votre immeuble de bureaux. La procédure de réservation proposée par le système d’Accruent est simple, flexible et sécurisée et se connecte sans effort à vos flux de travail actuels.
Kadence
Chez Kadence, le travail doit vous donner du pouvoir plutôt que de vous confiner, permettant aux gens d’exceller dans tout ce qu’ils entreprennent. Ce logiciel de réservation de salles de conférence crée le système d’exploitation de l’avenir du travail, en enrichissant la coordination des personnes, du temps et de l’espace pour aider les équipes à se sentir en confiance et habilitées à prendre les meilleures décisions.
Caractéristiques :
- Vous pouvez facilement réserver des lieux de réunion appropriés pour des réunions impromptues, où que vous soyez.
- Invitez des visiteurs en sélectionnant rapidement les équipements appropriés.
- Utilisez les notifications de rappel d’enregistrement pour augmenter la disponibilité des salles.
- En quelques clics, vous pouvez rapidement réserver des salles de réunion directement à partir de votre calendrier et inviter vos collègues.
- Obtenez une vision claire des personnes présentes ou absentes du bureau grâce à des informations de réservation précises.
Avec un protocole superficiel de location de salles et de suivi de l’utilisation de l’espace par les collaborateurs, Kadence est un outil très convivial.
Caractéristiques à rechercher dans un logiciel de planification de salles
Lorsque vous recherchez un logiciel de planification des salles, assurez-vous qu’il comporte les caractéristiques suivantes :
- Capacités de reporting intégrées : Assurez-vous que le logiciel de planification de réunions possède la capacité de générer des rapports standardisés dans différents formats.
- Intégration avec des outils tiers : Le logiciel doit pouvoir assurer le suivi des salles de réunion et de l’utilisation des différentes ressources afin de réduire les coûts.
- Synchronisation en temps réel : Le logiciel de réservation de salles de réunion doit disposer d’une base de données centralisée, qui doit être mise à jour en temps réel afin de fournir les dernières informations sur les utilisateurs et d’éviter les conflits de programmation.
- Évolutivité : Le logiciel doit être évolutif pour répondre aux besoins de l’organisation en matière de gestion de sites multiples et de réservations sur différents fuseaux horaires.
- Tableau de bord centralisé : Le calendrier et le tableau de bord centralisés permettent de vérifier la disponibilité des salles de réunion et de visualiser les plans et l’espace des salles.
- Alertes et notifications par e-mail : Le logiciel de planification de salles pour lequel vous avez l’intention d’opter doit être en mesure d’informer automatiquement les parties prenantes de l’état de leur demande, des factures et d’autres communications connexes.
En outre, les fonctionnalités peuvent varier en fonction de vos besoins, car après tout, ce logiciel est censé vous aider à accomplir votre travail plus rapidement et avec moins de stress. Comme les réunions sont inévitables, vous pouvez essayer celles qui correspondent à vos préférences et finalement vous limiter aux combinaisons gagnantes.
Conclusion
Pour rester au fait des derniers développements technologiques et de la gestion des bureaux, il est nécessaire de maintenir un espace de travail efficace. Les principaux outils de réservation de salles de conférence que j’ai trouvés utiles pour améliorer l’ expérience des réunions sont présentés dans cet article.
En fin de compte, ces technologies permettent aux organisations d’économiser du temps et de l’argent en fournissant des solutions pratiques de gestion des ressources. Ces outils permettent aux entreprises de s’assurer que chaque réunion est productive et bien organisée.
Prochainement, essayez ces modèles de compte rendu de réunion pour une planification sans douleur et une exécution parfaite.