Les actes notariés sont souvent des étapes essentielles sur la voie de la réussite dans la vie. Si vous achetez une maison, adoptez un enfant, vous mariez ou rédigez un testament, vous aurez peut-être besoin de l’aide d’un notaire pour remplir les formalités administratives.
Le dernier rapport de la National Notary Association fait état de plus de 4,4 millions de notaires aux États-Unis en 2021.
Les services notariaux en ligne sont de plus en plus utilisés depuis quelques années. Le même niveau de service est disponible en ligne qu’en personne. Vous pouvez avoir plusieurs options lorsque vous recherchez les meilleurs services de notaire en ligne.
Nous avons travaillé dur pour trouver les entreprises les plus fiables pour vous. Nous avons examiné l’historique, la réputation, la plateforme, les procédures et les prix de chaque entreprise.
Voici quelques-unes des méthodes les plus fiables pour faire authentifier des documents sans quitter votre domicile. Avant d’aborder les outils, passons en revue quelques notions de base.
Qu’est-ce qu’un logiciel de notariat (e-notaire) ?
Les logiciels de notariat électronique permettent aux notaires, aux avocats et à toute autre personne qui a besoin de signer des documents électroniques de le faire en toute sécurité. C’est une chose que tous ceux qui ont besoin de signer des documents électroniques doivent savoir.
Le logiciel E-notary offre aux entreprises et aux personnes qui ont besoin d’une authentification notariale une plus grande sécurité et une plus grande facilité d’utilisation. En outre, le programme permet de voir facilement quels sont les documents qui doivent encore être notariés. Il permet également de vérifier qui a été autorisé à consulter des informations privées.
Les entreprises et les professions qui ont besoin de l’aide d’un notaire utilisent le logiciel e-notary. Un large éventail de documents peut être rendu légal avec l’aide des services de notaire électronique. Les actes de propriété, les règlements d’assurance et les déclarations sous serment sont quelques-uns des exemples les plus courants.
Si vous souhaitez faire authentifier un document, vous pouvez gagner du temps et de l’argent en utilisant le logiciel e-notary plutôt que l’ancienne méthode.
En outre, ce logiciel vous permettra d’éviter que les données contenues dans les documents confidentiels ne soient altérées. Certains systèmes de notaire électronique, comme ceux qui utilisent la conférence web, vous permettent de notarier des documents à distance.
Certains logiciels de notariat électronique intègrent des entrées dans le journal du notaire électronique. Cela rend le travail du notaire plus facile et plus efficace. La plupart du temps, les logiciels de notaire électronique fonctionnent avec des logiciels de signature électronique, de gestion de contrats et de conférence web, ou s’y ajoutent.
Pour qu’un produit fasse partie de la catégorie du notaire électronique, il doit être capable de :
- Permettre aux notaires et aux personnes de signer en utilisant la technologie de la signature numérique ou électronique.
- L’authentification et tout autre moyen pouvant être utilisé pour vérifier la sécurité doivent être mentionnés.
- Le destinataire recevra un sceau électronique qu’il pourra utiliser au tribunal et un certificat notarié qui ne sera valable que pour ce notaire.
- Des travaux doivent être menés pour faciliter les conférences sur le web afin que vous puissiez procéder à des notarisations à distance.
Avantages du logiciel de notariat électronique
Bien qu’il y ait beaucoup d’avantages dont nous pourrions parler, les quatre suivants sont les plus importants :
- Tout d’abord, vous n’avez pas besoin de vous présenter en personne devant un notaire public. Cela signifie qu’il vous sera plus facile et plus pratique de trouver des notaires publics agréés par l’État en termes de temps et de lieu.
- Conséquence directe de ces améliorations, le risque de fraude est également moindre lorsque la vérification de l’identité numérique est meilleure.
- Les signatures numériques vous feront gagner beaucoup de temps, et nous savons tous que le temps, c’est de l’argent à la banque.
- Les logiciels de notariat en ligne facilitent également l’audit, ce qui signifie que davantage de mesures de sécurité sont intégrées au système.
En conclusion, le logiciel de notariat en ligne n’approuvera jamais vos documents s’ils ne sont pas dignes de confiance. La notarisation à distance, qui utilise la vidéo et l’audioconférence en direct, vous permet de signer des documents de n’importe où dans le monde.
Vous avez un avantage sur les autres parce que cette technologie permet aux gens de vous contacter plus facilement et plus rapidement. De plus, c’est simple !
Qu’est-ce qui fait du logiciel de notariat en ligne un choix idéal ?
L’utilisation combinée de l’authentification multifactorielle, de l’analyse des références et de l’authentification dynamique par clé constitue un filet de sécurité à triple menace pour les notarisations en ligne qui ont lieu à distance.
Lorsque vous choisissez un programme de notarisation en ligne, vous devez également penser à d’autres choses. Voici quelques questions supplémentaires que vous pourriez trouver utiles lorsque vous recherchez des entreprises qui créent des logiciels pour la notarisation en ligne à distance.
- Est-il nécessaire pour l’association de faire effectuer ces vérifications par des notaires ?
- Le logiciel destiné aux notaires publics est-il conforme aux règles de l’HIPAA ?
- L’association s’assure-t-elle que tous les notaires ont les bonnes références et qu’ils se trouvent dans des endroits où il est légal d’effectuer des notarisations en ligne à distance ?
La National Notary Association vérifie chaque année les antécédents de ses membres. Les outils notariaux disponibles devraient apporter des réponses à toutes ces questions.
Les services de notarisation en ligne sont disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Ils utilisent une plateforme sécurisée qui accélère les processus commerciaux et réduit le temps nécessaire pour faire les choses à la main.
Les entreprises peuvent utiliser la plateforme pour offrir à leurs clients un moyen rapide et numérique de faire notarier des documents importants. La première chose que fait un client est de télécharger un document électronique.
Ensuite, il utilise une photo d’identité délivrée par le gouvernement pour montrer qui il est. Ensuite, il utilise une connexion vidéo sécurisée pour parler à un véritable notaire agréé. Enfin, il télécharge le document notarié.
Vous n’imaginez pas à quel point ces technologies sont puissantes et combien de façons vous pouvez les utiliser. C’est pourquoi il est important de choisir un logiciel de notarisation en ligne qui permette à vos clients de faire notarier leurs documents plus facilement et en toute sécurité.
Pandadoc Notaire
Avec PandaDoc Notary, il est désormais aussi facile de notariser un document que de le signer électroniquement. Les entreprises n’utilisent la notarisation en ligne que lorsqu’elles ne peuvent pas se rencontrer en personne (le signataire est à l’hôpital, hors de l’État, etc.)
Avec l’aide de PandaDoc Notary, les entreprises peuvent désormais transférer le processus de notarisation en ligne. Cela leur permet d’économiser du temps et de l’argent par rapport aux notarisations traditionnelles qui ont lieu en personne. De plus, elles n’ont besoin que d’un seul programme pour notariser un document du début à la fin.
PandaDoc Notary notarise les documents et les stocke à l’aide d’une sécurité inaltérable et d’un cryptage haut de gamme. Vous avez ainsi la certitude que vos informations ne seront pas volées.
PandaDoc Notaire dispose également de différents moyens pour s’assurer que vous êtes bien celui que vous prétendez être, et il conserve un enregistrement complet de tout ce que vous faites en tant que notaire, ce qui est exigé par les lois de votre état. Cela permet de réduire les fraudes et les risques. En conséquence, la signature est toujours légale et applicable par la loi.
Signature sécurisée
Secured Signing est un outil de signature électronique sûr et fiable pour les entreprises qui prennent la signature au sérieux. Les clients et le personnel apprécieront la rapidité et l’intuitivité avec lesquelles vous pouvez l’utiliser.
Il existe une option pour des capacités plus avancées afin de sécuriser les documents, les signatures et les opérations de votre entreprise. Les signatures numériques générées par Secured Signing sont plus que de simples gribouillis sur une page avec un horodatage. Le logiciel est simple à utiliser et sa mise en place ne prend pas beaucoup de temps.
Les clients et les employés l’adorent. Comme il ne sera plus nécessaire de numériser, signer, numériser, puis perdre des papiers, il fera gagner du temps aux clients et aux employés. Le générateur de formulaires entièrement adaptable qu’il offre simplifiera les formulaires numériques pour vos procédures actuelles.
Les fonctions avancées de signature numérique de Secured Signing, qui vérifient l’identité du signataire, l’intégrité du document, l’horodatage de la signature et l’intégrité des données à vérifier, peuvent rendre difficile la validité et l’engagement légal de documents commerciaux sérieux.
L’équipe de Secured Signing travaille ensemble pour développer des moyens uniques, nouveaux et innovants d’impliquer les utilisateurs en ajoutant de nouvelles fonctionnalités et en améliorant la plateforme pour rendre le processus plus facile.
DocuSign
DocuSign est un service de signature électronique basé sur le cloud qui permet aux entreprises de toute taille de communiquer, de signer et de gérer des contrats à tout moment et à partir de n’importe quel appareil.
Il s’agit d’une plateforme de signatures numériques à laquelle font confiance plus de 250 000 entreprises dans 188 pays. Elle permet aux clients de signer divers documents, tels que des autorisations scolaires, des contrats d’entreprise, des accords et des approbations.
Les utilisateurs de DocuSign peuvent également envoyer des documents par courrier électronique et les signer dans plusieurs langues. Le service dispose également d’une application mobile pour les appareils Android, iOS et Windows.
DocuSign eNotary fait passer le processus de notarisation dans le monde numérique si votre entreprise notarise des documents, y compris les expéditeurs, les signataires et les notaires. Il permet à un notaire public de signer un document électronique en tant que témoin personnel. Il offre également une période d’essai gratuite de 30 jours.
La formule Personnelle est proposée à partir de 10 $ par mois et par utilisateur, la formule Standard à partir de 25 $ par mois et par utilisateur, et la formule Premium à partir de 40 $ par mois et par utilisateur.
SigNiX
Le logiciel de notarisation en ligne à distance (RON)de SIGNiX est plus sûr que les méthodes traditionnelles pour faire notarier un document. Oubliez les documents papier et utilisez les informations cryptées de nos documents numériques que vous ne pouvez pas modifier.
SigNiX permet de vérifier les identités, de faire des signatures numériques, d’enregistrer des vidéos, de faire autant de copies de documents notariés que vous le souhaitez et de créer un journal électronique sécurisé. Le logiciel vous offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour notarier des documents électroniquement et en toute sécurité.
Comme leur solution de notarisation en ligne à distance est basée sur le cloud, les notaires n’ont pas besoin d’équipement spécial. N’importe qui peut participer à une authentification à partir de n’importe quel appareil doté d’un navigateur web, quand il le souhaite.
Comme eNotaryDoX utilise la plateforme de signature numérique SIGNiX, chaque signature, et pas seulement le document final, est cryptographiquement scellée avec la preuve légale intégrée dans le document notarié. Cela garantit que personne ne peut modifier le document après qu’il a été signé par un notaire.
Légiférer
Les clients peuvent notarier leurs documents en ligne, à distance et de n’importe où grâce à Legitify. Il s’agit d’une solution alimentée par l’IA qui utilise l’authentification audio-vidéo. Cela évite aux clients de se rendre physiquement chez un notaire.
Actuellement, Legitify n’offre qu’un seul service, qui est payé au fur et à mesure et facture 35 euros de frais de commodité/session de notarisation. Elle lancera prochainement des abonnements et des plans d’entreprise.
Vous pouvez utiliser Legitify pour télécharger votre document, prendre un rendez-vous en ligne, rencontrer le notaire lors d’un appel audio-vidéo et faire notarier votre document avant la fin de la session !
La plateforme de bout en bout fournie par Legitify garantit que la procédure de notarisation en ligne est sûre et conforme aux normes de sécurité les plus récentes établies par l’industrie.
Notaire LMI
LeService Notarial L MI s’est associé à Notary Hub, qui fabrique le logiciel RON nécessaire à l’authentification des documents en ligne. Ils fournissent tout ce dont vous avez besoin pour devenir un notaire public, comme la formation, les cautions et l’accès à un notaire à distance en ligne. Pour protéger le notaire, ils proposent également une assurance contre les erreurs et omissions du notaire.
Vous pouvez également acquérir des compétences essentielles pour votre travail de notaire en utilisant leur service, par exemple comment faire un notaire à distance en ligne. Ils sont maintenant actifs aux États-Unis dans le New Hampshire, le Rhode Island, le New Jersey, le Maryland, le Vermont, le Massachusetts, le Connecticut, le Delaware et le district de Columbia.
Conclusion
Pour devenir notaire électronique, il vous suffit d’activer votre compte. Si vous n’êtes pas sûr que votre État autorise ses notaires agréés à effectuer des actes notariés électroniques ou à distance en ligne, vous pouvez consulter les sites web et les vérifier. Vous pouvez également vérifier leurs taux de commission et choisir celui qui vous convient le mieux !
Vous pouvez également explorer quelques fournisseurs de services de documents juridiques abordables pour les PME.