Comment configurer la réponse automatique dans Outlook

Comme il est vrai que nous ne travaillons pas 24 heures sur 24, il serait judicieux de mettre en place des réponses automatiques pour avertir les personnes qui tentent de vous contacter.

La fonction “Hors du bureau” d’Outlook vous permet de programmer des réponses automatiques lorsque vous n’êtes pas disponible pour répondre immédiatement aux courriels. Cela permet d’informer instantanément l’expéditeur de votre indisponibilité.

Vous pouvez utiliser cette fonction pour diverses raisons, par exemple lorsque vous êtes en congé de maladie ou en vacances, ou lorsque vous n’êtes pas disponible au bureau pour quelque raison que ce soit.

Si cela vous semble utile, nous allons voir comment configurer cette fonction de réponse automatique dans Outlook.

Il existe plusieurs façons de procéder, et les étapes dépendent de l’appareil que vous utilisez, alors suivez l’une des méthodes ci-dessous qui vous convient.

Utiliser l’option de réponses automatiques

Il s’agit probablement de la méthode la plus simple ; voici les étapes à suivre.

Étape 1 : Connectez-vousà votre compte Outlook.

Étape 2 : Dans les options en haut à gauche, cliquez sur “Fichier”.

Étape 3 : Cliquez sur Réponses automatiques (hors du bureau).

Étape 4 : Sélectionnez le bouton “Envoyer des réponses automatiques”.

Étape 5 : Dans la zone de texte, vous pouvez saisir votre message, qui sera affiché aux personnes qui tentent de vous joindre.

Il est important de saisir le message de manière à ce qu’il corresponde à tous les cas de figure, car vous ne savez jamais qui vous enverra un courriel.

Étape 6 : vous pouvez choisir d’envoyer la réponse automatique immédiatement ou de fixer un délai pour son envoi à la personne. Pour ce faire, sélectionnez “N’envoyer que pendant cette plage horaire”, puis définissez l’heure et la date de votre choix.

Étape 7 : Vous pouvez choisir de créer deux messages différents. L’un pour les personnes de votre organisation et l’autre pour les personnes extérieures à celle-ci.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur “OK” et vous avez terminé.

Utilisation de règles et de modèles

Tous les comptes Outlook ne prennent pas en charge les réponses automatiques (hors du bureau). Si vous ne le voyez pas sur votre compte, cela signifie probablement que vous ne disposez pas de cette fonctionnalité.

Heureusement, il existe une autre façon de configurer les réponses automatiques, qui consiste à utiliser les règles et les modèles.

Voici les étapes à suivre :

Étape 1 : Tout d’abord, nous devons créer un modèle. Pour ce faire, créez un nouveau message dans votre Outlook. Remplissez tous les détails, comme l’objet et le corps du message.

N’oubliez pas que le corps du message est le message qui sera envoyé automatiquement en réponse aux personnes qui vous envoient un courriel.

Étape 2 : Une fois que vous avez terminé, dans l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, vous devez nommer votre modèle et sélectionner Modèle Outlook (*.oft) dans le menu déroulant Enregistrer sous. Enfin, cliquez sur Enregistrer.

Étape 3 : Il est maintenant temps de prendre notre modèle et de créer une règle de réponse automatique. Dans votre compte Outlook, cliquez sur Info, puis sur “Règles et alertes”.

Étape 4 : Lorsque la boîte de dialogue Règles et alertes s’ouvre, cliquez sur le bouton “Nouvelle règle…”.

Étape 5 : Parmi les options, choisissez l’option “Appliquer la règle aux messages que je reçois” et cliquez sur Suivant pour créer une nouvelle règle pour les réponses automatiques.

Étape 6 : Vous allez maintenant être confronté à des conditions concernant les réponses automatiques. Vous pouvez laisser les cases Étape 1 et Étape 2 inchangées puisque nous voulons répondre à tous les messages que nous recevons. Cliquez ensuite sur Suivant.

Étape 7 : Cliquez sur “Oui” lorsqu’un message apparaît vous demandant si vous souhaitez appliquer cette règle à tous les messages.

Étape 8 : Un écran comme celui-ci apparaît. Parmi les options, choisissez “répondre à l’aide d’un modèle spécifique” à l’étape 1, puis cliquez à l’endroit où il est indiqué “un modèle spécifique” à l’étape 2. Une autre boîte s’ouvre alors, vous permettant de sélectionner le modèle que vous avez créé précédemment.

Dans la fenêtre contextuelle “Sélectionner un modèle de réponse”, sous Rechercher dans, sélectionnez “Modèles d’utilisateur dans le système de fichiers”.

Étape 9 : Cliquez sur le bouton Parcourir et choisissez le modèle situé sur votre ordinateur et ouvrez-le.

Étape 10 : Au cours de cette étape, il vous sera demandé si vous souhaitez appliquer des exceptions. Cochez celles que vous souhaitez appliquer, puis cliquez sur Suivant.

Enfin, nommez votre règle et cliquez sur Terminer pour achever le processus. Désormais, lorsque quelqu’un vous enverra un e-mail en votre absence, le message du modèle que vous avez créé sera automatiquement envoyé en guise de réponse.

Sur PC

Les étapes pour configurer les réponses automatiques sur votre PC sont à peu près les mêmes que sur votre navigateur. Voici la marche à suivre :

Étape 1 : Ouvrez Outlook sur votre PC Windows.

Étape 2 : Allez dans Fichier > Réponses automatiques. Si vous avez Outlook 2007, vous devez aller dans Outils > Assistant hors du bureau.

Étape 3 : Dans la boîte des réponses automatiques, sélectionnez “Envoyer des réponses automatiques”.

Étape 4 : Une fois que la boîte de message s’ouvre, cliquez sur le fait que vous souhaitez que la réponse automatique soit envoyée à des personnes au sein de votre organisation ou en dehors de celle-ci. Ensuite, commencez à taper le message.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur “OK” pour terminer le processus.

Sur l’application iPhone

La configuration des réponses automatiques sur l’iPhone est très rapide. Suivez les étapes ci-dessous :

Étape 1 : Ouvrez l’application Outlook et allez dans Paramètres > Courrier.

Étape 2 : Choisissez le compte Outlook spécifique.

Étape 3 : Activez les réponses automatiques si elles ne sont pas activées par défaut.

Vous pouvez également choisir d’envoyer le message à tout le monde ou uniquement aux membres de votre organisation. Une fois que vous avez terminé, appuyez sur la coche, et le tour est joué.

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Sur l’application Android

Comme pour l’iPhone, voici les étapes à suivre pour configurer les réponses automatiques sur l’application Outlook Android.

Étape 1 : Ouvrez l’application et appuyez sur l’icône Paramètres.

Étape 2 : Choisissez le compte Outlook spécifique.

Étape 3 : Appuyez sur Réponses automatiques.

Étape 4 : Activez l’option Réponses automatiques.

Après l’avoir activée, vous verrez des options pour ajouter votre message, choisir si vous voulez qu’il soit envoyé à tout le monde ou seulement à certaines personnes, etc.

Sélectionnez les options appropriées en fonction de vos besoins, puis cliquez sur l’icône de la coche.

Derniers mots

Même si vous n’êtes pas au bureau et que vous essayez de prendre du temps pour vous, des pensées peuvent vous venir à l’esprit concernant les personnes qui essaient de vous contacter.

Grâce à la fonction Réponse automatique (hors du bureau) d’Outlook, vous serez rassuré de savoir que les personnes sont informées instantanément de votre indisponibilité.

Ensuite, jetez un coup d’œil à ces applications pour nettoyer votre boîte de réception.