L’informatique fantôme est de plus en plus répandue aujourd’hui dans les organisations du monde entier, car des technologies et des outils nouveaux et améliorés apparaissent et deviennent facilement accessibles.

Imaginez la situation : Alors que vous avez suivi avec diligence tous les protocoles, il existe un monde parallèle de technologie qui prospère tranquillement à l’intérieur des murs de votre organisation. C’est ce qu’on appelle l’informatique de l’ombre.

Il s’agit d’employés qui utilisent des outils non autorisés pour effectuer des tâches, ce qui pourrait accroître leur productivité et leur efficacité, mais qui comporte également des vulnérabilités et des risques tels que les violations de données, les défis en matière de conformité et les complications opérationnelles.

Il est donc essentiel de trouver un juste équilibre entre l’introduction de nouvelles idées et la garantie de la sécurité lors de la mise en pratique de ces actions.

Dans cet article, j’aborderai en détail l’informatique parallèle, ses causes, ses risques potentiels et la manière de la détecter et de l’atténuer pour garantir la sécurité.

C’est parti !

Qu’est-ce que le Shadow IT ?

Le Shadow IT fait référence à l’utilisation de technologies, d’outils et de solutions logicielles par des départements et des employés au sein d’une organisation sans que le département informatique n’en soit informé ou n’obtienne son approbation officielle.

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En termes plus simples, cela revient à utiliser des applications ou des programmes que votre entreprise n’a pas approuvés pour exécuter des tâches liées à l’entreprise. L’informatique fantôme peut naître des besoins d’employés ou de services individuels qui ne sont pas satisfaits des systèmes informatiques disponibles. Ils peuvent trouver certains outils plus pratiques ou plus utiles pour accomplir leurs tâches.

Supposons que vous utilisiez une application de partage de fichiers pour collaborer à un projet parce qu’elle est conviviale, même si votre entreprise dispose d’une autre plateforme approuvée à cet effet. C’est de l’informatique fantôme en action.

Bien qu’elle puisse sembler inoffensive ou permettre une meilleure productivité, l’utilisation de ces outils peut avoir des conséquences importantes. Comme ils ne sont pas vérifiés par votre équipe informatique, ils peuvent présenter des vulnérabilités ou manquer de mesures de sécurité adéquates. Il peut en résulter une exposition des données, des violations potentielles ou d’autres cyberattaques.

Il est donc important de comprendre ce qu’est l’informatique parallèle, de savoir si quelqu’un la pratique dans votre organisation et de l’atténuer dès que possible afin de maintenir un environnement numérique sûr au sein de votre organisation.

Les raisons de l’informatique fantôme

Certains employés et services adoptent l’informatique parallèle pour plusieurs raisons qui semblent agréables au premier abord, mais qui peuvent avoir de graves conséquences pour l’infrastructure informatique et la sécurité des données de votre organisation.

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Voici quelques raisons qui expliquent l’utilisation de l’informatique parallèle :

Des processus peu familiers

Parfois, les voies officielles pour obtenir de nouveaux outils dans une entreprise peuvent être assez complexes et prendre du temps. Il est compréhensible que les employés, qui sont axés sur l’efficacité, trouvent cela frustrant.

Ils se tournent alors vers l’informatique parallèle et commencent à utiliser un outil différent qui répond à leurs besoins, mais sans l’approbation officielle. Ils utilisent ce raccourci pour résoudre les problèmes et augmenter leur productivité, même si cela comporte des risques potentiels pour la sécurité.

Besoins particuliers

Les différents départements d’une entreprise ont des besoins différents que les solutions logicielles approuvées ne peuvent satisfaire. C’est comme essayer de rentrer dans la robe de quelqu’un d’autre.

Lorsque les employés sont confrontés à cette situation, cela peut entraîner des frustrations et une perte de productivité. En conséquence, ils peuvent partir à la recherche d’outils susceptibles de répondre parfaitement à leurs besoins. En fin de compte, ils finissent par utiliser secrètement des logiciels que leur entreprise ne reconnaît ou n’approuve pas officiellement.

Facilité d’utilisation

Supposons que vous trouviez un outil très facile à utiliser, comme une application pour smartphone. S’il est disponible en ligne, les employés risquent de sauter sur la première occasion de l’utiliser, même s’il n’est pas officiellement approuvé.

C’est parce qu’il est rapide et pratique de l’utiliser pour accomplir la tâche – un peu comme si vous preniez un raccourci par un passage secondaire au lieu d’emprunter la route principale.

Lacunes en matière de productivité

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Parfois, les employés voient comment ils pourraient travailler mieux ou plus vite, mais les outils approuvés par l’entreprise ne suffisent pas. C’est là qu’intervient l’informatique parallèle.

Ils peuvent commencer à utiliser d’autres outils qu’ils trouvent par eux-mêmes, pensant que cela les aidera à mieux faire leur travail. Le problème, c’est que ces outils peuvent ne pas être sûrs ou sécurisés.

Méconnaissance des politiques

Les règles et les directives de l’entreprise peuvent être facilement ignorées, même par les meilleurs employés. Par ailleurs, certains employés peuvent ne pas être au courant de certaines politiques informatiques et chercher eux-mêmes des solutions. C’est comme si vous essayiez de réparer quelque chose à la maison sans avoir lu le manuel d’instructions au préalable.

Préférence pour les outils familiers

Pensez à utiliser vos outils préférés au travail, ceux auxquels vous êtes vraiment habitué. Certains employés peuvent introduire dans leur travail actuel des systèmes ou des outils provenant de leur ancien emploi ou de leur vie personnelle sans se rendre compte que ces outils ne sont peut-être pas sûrs. Cela est évident dans le cas des organisations qui utilisent des politiques BYOD.

Pression pour livrer la marchandise

Lorsqu’un délai serré se profile à l’horizon, les employés peuvent se sentir obligés de terminer leurs tâches le plus rapidement possible. Cette pression peut les amener à trouver et à utiliser des outils qui, selon eux, les aideront à atteindre leurs objectifs plus rapidement, même si ces outils ne sont pas officiellement autorisés.

Manque de formation

Si une entreprise introduit de nouveaux outils mais ne montre pas à ses employés comment les utiliser correctement, c’est comme si elle donnait à quelqu’un un nouveau gadget sans manuel d’instructions. Dans ce cas, les employés risquent de se rabattre sur des outils qu’ils connaissent déjà, même s’ils ne sont pas officiellement autorisés.

Risques et implications de l’informatique parallèle

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L’utilisation de l’informatique parallèle peut sembler pratique au départ, mais elle comporte des risques inhérents et des implications qui peuvent avoir un impact important sur votre organisation.

Violation de données

Lorsque les employés utilisent des outils non approuvés, les risques de violation de données augmentent. Ces outils peuvent ne pas disposer des mesures de sécurité nécessaires pour protéger les informations sensibles.

Manque de contrôle

L’informatique fantôme fonctionne souvent silencieusement, à l’insu des services informatiques. Ce manque de visibilité signifie que les organisations ont un contrôle et une surveillance limités sur les logiciels utilisés.

Malheureusement, cela peut entraîner divers problèmes tels que des incohérences dans la gestion des données, des problèmes de conformité, voire des conflits avec la stratégie informatique globale de l’organisation.

Problèmes de compatibilité

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Les différents outils adoptés dans le cadre de l’informatique parallèle peuvent ne pas être compatibles entre eux ou avec les systèmes existants de l’organisation. Cela peut créer des problèmes d’intégration, entravant la collaboration et la productivité. C’est comme si vous utilisiez des pièces de puzzle provenant de différents ensembles : elles ne s’emboîtent pas.

Non-conformité réglementaire

De nombreux secteurs d’activité ont des règles et des directives strictes en matière de confidentialité et de sécurité des données. Lorsque les employés adoptent des outils à l’insu du service informatique, ils risquent d’enfreindre accidentellement ces réglementations. Il peut en résulter de lourdes amendes et une réputation ternie.

Augmentation des coûts

L’attrait des applications gratuites ou bon marché peut être tentant, mais les coûts cachés peuvent s’accumuler. Le service informatique peut avoir besoin d’allouer des ressources pour résoudre des problèmes de compatibilité, fournir une assistance et garantir la sécurité d’outils dont il n’avait même pas connaissance. C’est comme si vous achetiez un poste budgétaire qui finit par coûter plus cher en réparations et en maintenance.

Perte de productivité

Paradoxalement, les meilleurs outils censés améliorer la productivité peuvent avoir l’effet inverse. Lorsque les outils ne sont pas officiellement pris en charge, les employés passent du temps à résoudre les problèmes au lieu de se concentrer sur leurs tâches. C’est comme conduire sur une déviation qui prend plus de temps que la route principale.

Atteinte à la réputation

Imaginez qu’une brèche se produise à cause de l’informatique parallèle et que la nouvelle de l’incident se répande. La réputation de l’organisation peut en prendre un coup. Les clients, les partenaires et les parties prenantes peuvent perdre confiance, ce qui a un impact sur les relations d’affaires et les opportunités futures.

Problèmes de dépannage et d’assistance

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Lorsque les employés utilisent divers outils à l’insu du service informatique, cela peut entraîner des problèmes de dépannage et de fourniture d’une assistance de qualité. En cas de problème, le service informatique peut ne pas disposer de l’expertise ou des ressources nécessaires pour fournir une assistance efficace pour ces outils non autorisés. Cela peut entraîner des temps d’arrêt prolongés, la frustration des employés et des retards dans les projets.

Perte de la gouvernance centralisée des données

Dans une configuration informatique officielle, la gouvernance et la gestion des données sont centralisées, ce qui garantit la cohérence, la sécurité et l’exactitude des données. Avec l’informatique parallèle, les données peuvent être dispersées dans différents outils, plateformes et appareils. Cette perte de contrôle centralisé peut entraîner de la confusion, des erreurs et même des responsabilités légales si des enregistrements précis ne sont pas maintenus.

Méthodes de détection de l’informatique parallèle

La détection de l’informatique fantôme au sein de votre organisation est essentielle au maintien de la sécurité des données et du contrôle opérationnel. Voici quelques méthodes efficaces pour identifier les cas d’informatique parallèle :

#1. Audits réguliers

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Pour vous assurer que le paysage technologique de l’organisation est conforme aux outils approuvés, vous devez procéder à des audits périodiques.

En comparant la liste des logiciels actuels aux logiciels officiellement approuvés, vous pouvez identifier les disparités ou les applications non approuvées. Ces audits constituent une mesure proactive pour maintenir le contrôle sur l’environnement technologique et empêcher l’adoption d’outils non autorisés susceptibles de compromettre la sécurité et la conformité.

#2. Enquêtes auprès des utilisateurs

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Les enquêtes auprès des utilisateurs sont un moyen direct d’impliquer les employés dans la compréhension des solutions technologiques qu’ils utilisent quotidiennement. Ces enquêtes fournissent des informations précieuses pour identifier les cas d’informatique fantôme, où les employés adoptent des logiciels qui ne sont pas reconnus par le service informatique.

#3. Surveillance du réseau

La surveillance du réseau consiste à observer de près le flux de données au sein de l’infrastructure du réseau d’une organisation. Les équipes informatiques peuvent identifier divers logiciels ou outils non autorisés en prêtant une attention particulière à tout modèle irrégulier ou inattendu dans le trafic du réseau.

#4. Surveillance des points d’accès

La surveillance des terminaux consiste à installer un logiciel de surveillance spécialisé sur les appareils des employés. Ce logiciel peut facilement suivre et enregistrer tous les outils et services installés sur les appareils des employés.

En comparant les applications enregistrées à la liste approuvée par l’organisation, vous pouvez détecter les écarts.

#5. Analyse des journaux d’accès

L’analyse des journaux d’accès consiste à examiner attentivement les enregistrements, comme les outils non autorisés, les personnes qui les utilisent et le moment de chaque accès.

#6. Surveillance des services en nuage

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Aujourd’hui, la technologie en nuage facilite l’accès à toute une série d’outils que les employés peuvent préférer pour des raisons de facilité et de commodité. C’est pourquoi la surveillance des services en nuage est cruciale. Il s’agit d’effectuer des activités de surveillance telles que le suivi et la détection en utilisant des services et des outils basés sur l’informatique en nuage.

#7. Collaboration entre le service informatique et le service des ressources humaines

La collaboration entre le service informatique et les ressources humaines (RH) est cruciale, en particulier pendant le processus d’intégration des nouveaux employés.

En travaillant ensemble pour gérer l’adoption des technologies, les deux départements peuvent s’assurer que les nouveaux employés sont équipés d’applications, d’appareils, de services et de politiques approuvés par l’entreprise.

#8. Détectez les anomalies de comportement

Les anomalies de comportement sont des écarts par rapport aux modèles typiques d’utilisation des technologies. En tirant parti d’outils alimentés par l’IA, les entreprises peuvent analyser ces anomalies pour identifier tout comportement inhabituel susceptible d’indiquer la présence d’un système d’informatique parallèle.

Comment atténuer les risques liés à l’informatique parallèle ?

L’atténuation des risques liés au shadow IT nécessite des mesures proactives pour reprendre le contrôle du paysage technologique de votre organisation.

Voici quelques stratégies efficaces à envisager :

Des politiques informatiques claires

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La mise en place de politiques informatiques claires et complètes est la pierre angulaire de la gestion des risques liés à l’informatique fantôme. Ces politiques doivent énumérer explicitement les logiciels et les applications dont l’utilisation est officiellement approuvée au sein de l’organisation.

Veillez à ce que ces politiques soient facilement accessibles à tous les employés en utilisant des plateformes telles que l’intranet de l’entreprise ou des bases de données partagées.

En rendant ces directives facilement accessibles, vous permettez aux employés de savoir quels sont les outils autorisés et ceux qui relèvent du domaine de l’informatique parallèle.

Ateliers sur l’informatique fantôme

Les ateliers sur l’informatique fantôme sont des sessions d’information visant à informer les employés des risques possibles liés à l’utilisation d’outils non autorisés et de leurs implications.

Ces ateliers offrent des informations précieuses sur la sécurité, la conformité et les conséquences opérationnelles de l’informatique parallèle, ce qui permet aux employés de prendre des décisions en connaissance de cause tout en évitant les accidents.

Éducation et formation

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Pour mieux faire connaître les risques liés à l’informatique parallèle, il est essentiel d’organiser régulièrement des séances de formation à l’intention des employés.

En informant les employés sur les failles de sécurité, les violations de données et les infractions à la réglementation qui peuvent résulter de l’utilisation d’outils non autorisés, ils peuvent mieux comprendre les conséquences de la vie réelle. Il est essentiel de fournir des exemples concrets illustrant ces implications.

En outre, il est important de promouvoir l’adoption d’outils approuvés et de souligner leur contribution au maintien de l’intégrité et de la sécurité des données, ainsi qu’à la santé globale de l’écosystème technologique de l’organisation.

Approche collaborative

Il est essentiel d’adopter une approche collaborative, les services informatiques travaillant en étroite collaboration avec les différents départements. Cela implique d’impliquer activement les employés dans les discussions technologiques, d’acquérir une compréhension approfondie de leurs besoins spécifiques et d’incorporer leurs commentaires dans les processus de prise de décision.

L’implication des employés favorise un sentiment d’appropriation du paysage technologique, garantissant que les outils approuvés répondent à leurs exigences fonctionnelles. Cette approche permet non seulement de réduire la tentation de recourir à l’informatique parallèle, mais aussi de cultiver une culture de la responsabilité et de l’obligation de rendre compte dans l’utilisation des technologies.

Référentiel des logiciels approuvés

Créez un référentiel centralisé contenant les outils logiciels et les applications officiellement approuvés qui répondent aux différents besoins de l’organisation. Ce référentiel doit être facilement accessible aux employés et servir de source fiable lorsqu’ils ont besoin d’outils spécifiques pour leurs tâches.

En proposant une sélection d’outils présélectionnés, les employés sont moins susceptibles de chercher des alternatives non autorisées.

Une assistance informatique rapide

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Veillez à ce que l’assistance informatique soit facilement accessible et réponde aux préoccupations des employés en matière de technologie. Lorsque les employés rencontrent des difficultés ou ont besoin d’aide avec leurs outils autorisés, une résolution rapide et efficace de la part du service informatique est essentielle.

Un soutien rapide réduit la probabilité que les employés cherchent des solutions alternatives non approuvées par frustration. En répondant rapidement à leurs besoins, vous créez un environnement dans lequel les employés se sentent soutenus et moins enclins à pratiquer l’informatique parallèle.

Adoptez les solutions en nuage

En adoptant et en promouvant des solutions en nuage approuvées qui sont avancées et répondent bien à leurs objectifs, vous pouvez garder un meilleur contrôle sur votre écosystème technologique tout en tenant compte des préférences des utilisateurs.

Lorsque les employés trouvent les services en nuage officiels conviviaux et adaptés à leurs tâches, ils sont moins enclins à explorer des applications en nuage non approuvées.

Mécanisme de retour d’information

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Encouragez une communication ouverte entre les employés et le service informatique en créant un système de retour d’information. Donnez aux employés la possibilité de proposer de nouveaux outils ou de nouvelles technologies susceptibles d’améliorer leurs processus de travail. Cela vous permet d’obtenir des informations précieuses sur les besoins et les préférences des employés.

Cette approche interactive favorise l’innovation tout en réduisant la tentation d’utiliser des logiciels non autorisés (Shadow IT).

Conclusion

Pour protéger les données, les opérations et la réputation de votre organisation, il est essentiel de comprendre et de traiter les risques associés à l’informatique parallèle.

Pour ce faire, détectez régulièrement les incidences de l’informatique parallèle en effectuant des audits réguliers, en menant des enquêtes, en utilisant des outils de surveillance et en analysant les journaux. Mettez également en œuvre des stratégies d’atténuation telles que la définition de politiques informatiques claires, la formation des employés et la tenue d’un référentiel de logiciels approuvés.

En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez non seulement prévenir les risques liés à la sécurité et à la conformité, mais aussi cultiver une culture axée sur la technologie et stimuler l’innovation dans les limites des outils autorisés. En fin de compte, cela contribue à construire un paysage informatique organisationnel plus résilient et plus sûr.