Revue de Confluence : Qui devrait l’utiliser ?

Confluence

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Confluence est un espace de travail d’équipe pour la collaboration et le partage des connaissances. Cet espace de travail connecté aide les équipes à créer, trouver et partager des informations utiles. Il profite aux équipes de tous types, y compris celles qui travaillent sur des projets critiques exigeant des pratiques rigoureuses. Confluence offre des fonctionnalités qui permettent à tous les membres de l’équipe de rester alignés sur l’objectif, de prendre des décisions éclairées et d’atteindre le but fixé.

Caractéristiques

• Tableau blanc en ligne pour le brainstorming et l’idéation
• Création illimitée de pages et stockage dans différents espaces
• Base de données organisationnelle avec des vues personnalisées
• Soutien à la collaboration en temps réel pour les équipes à distance
• Gestion des connaissances avec des modèles personnalisés

Avantages

• Intégration harmonieuse avec les produits Atlassian tels que Jira
• Plateforme hautement personnalisable avec tableau de bord personnalisé
• L’IA pour la génération d’idées et la réécriture

Inconvénient

• La navigation dans l’interface peut être déroutante pour les nouveaux utilisateurs
• Ne convient pas à la documentation de l’API
• Non disponible sous forme d’application de bureau ou d’application mobile

Qu’est-ce que Confluence ?

Confluence est un espace de travail collaboratif en ligne pour les équipes. Il permet aux utilisateurs de créer, gérer et partager des connaissances et des informations. Il fonctionne comme un hub central pour les projets, la documentation et les discussions.

Sa société mère, Atlassian, a été fondée en 2002 en Australie par Mike Cannon-Brookes et Scott Farquhar. Confluence a commencé son parcours en 2003 et emploie actuellement 12 000 personnes dans 13 pays. Elle compte 300 000 clients dans le monde entier, dont de grands noms comme la NASA, Audi, Docker et le New York Times.

Confluence convient à un large éventail d’industries, telles que les agences de marketing et de création, le conseil et les services professionnels, le développement de logiciels et l’informatique, la finance, la comptabilité, la santé, les sciences de la vie, les ressources humaines, la fabrication, l’ingénierie, le juridique, la conformité et les organisations à but non lucratif.

Caractéristiques de Confluence

Les principales fonctionnalités de Confluence comprennent des tableaux blancs polyvalents, des pages, des bases de données, etc.

Pages

Les pages sont les éléments constitutifs de la plateforme Confluence. Qu’il s’agisse de prise de notes, de planification de projet ou d’analyse de la concurrence, Confluence permet aux utilisateurs de le faire à l’aide des pages. Les équipes peuvent créer une page à partir de zéro en fonction de leurs besoins ou utiliser des modèles pour démarrer instantanément. Les pages sont également utiles pour maintenir la communication interne entre les membres de l’équipe. Les utilisateurs peuvent exécuter les pages en mode présentateur pendant les présentations et les partager à l’aide de codes QR.

Tableaux blancs

Confluence offre aux équipes un tableau blanc polyvalent qui leur permet de travailler en collaboration sur n’importe quel projet. Il aide les utilisateurs à capturer des pensées aléatoires et à travailler dessus en équipe. Cette toile infinie permet aux utilisateurs de faire du brainstorming et de visualiser en utilisant des autocollants, des lignes, des sections, des tampons, des minuteurs, etc.

Les équipes peuvent utiliser des modèles de feuille de route, d’organigramme, de flux de travail, de carte conceptuelle et de rétro simple à utiliser sur le tableau blanc et à modifier en temps réel avec les collègues. L’intégration Jira permet d’utiliser des sections et des connecteurs intelligents et de transformer différents éléments en questions Jira. Les utilisateurs peuvent connecter leurs outils préférés au tableau blanc pour éditer des problèmes Jira, intégrer des pages Confluence et utiliser ses références dans d’autres outils tels que Google Docs et Figma.

Bases de données

La fonction de base de données de Confluence permet aux équipes d’ajouter une structure à leurs activités et de les visualiser. Elle permet aux utilisateurs de stocker et d’organiser les informations de manière centralisée en un seul endroit qui se met automatiquement à jour et se synchronise en temps réel. Les utilisateurs de Confluence peuvent créer des vues personnalisées (tableau, tableau, cartes) pour différentes équipes et parties prenantes. Il permet aux équipes de disposer d’une bibliothèque d’informations pour visualiser et suivre les livrables et regrouper tous les outils, liens et informations provenant de Confluence et de sources externes pour une vue unique.

Espaces

Les espaces de Confluence aident les entreprises à stocker des informations de manière organisée. Il fonctionne comme un conteneur dans lequel les employés créent, stockent et collaborent sur des travaux liés à un projet ou à une initiative partagée. Plusieurs équipes peuvent travailler sur différents projets de médias sociaux, mais toutes les pages qui s’y rapportent peuvent être stockées dans un espace nommé Médias sociaux. Grâce à la fonction d’analyse, les équipes peuvent obtenir une vue d’ensemble des activités sur l’espace et exporter des données analytiques vers Excel. Les utilisateurs peuvent appliquer l’automatisation alimentée par l’IA pour créer des flux de travail pour la collaboration, la notification et l’organisation.

Confluence pour la gestion de programme

Les équipes qui ont besoin de gérer des programmes peuvent également bénéficier de Confluence. Confluence aide les équipes à planifier des projets et à assurer le suivi de leurs tâches et sous-tâches afin de contrôler les progrès accomplis. Les utilisateurs peuvent créer des pages à l’aide de modèles pour chaque projet ou programme et les classer dans un même espace.

La fonction de résumé AI de Confluence permet aux équipes d’obtenir rapidement un contexte succinct des pages et des commentaires. Ainsi, les personnes qui font partie de plusieurs équipes peuvent rapidement saisir l’intention et le processus de travail du projet.

Confluence intègre l’IA d’Atlassian dans divers aspects de la plateforme. Les utilisateurs peuvent l’utiliser pour traduire de manière concise, améliorer l’écriture, trouver un titre, corriger la grammaire et changer le ton.

Les chefs de programme et les équipes peuvent intégrer Jira à Confluence pour accéder aux pages Confluence et les utiliser dans les produits Jira. Cette intégration leur permet de partager des liens directs vers des documents Confluence sur Jira et de lier des problèmes Jira à des pages Confluence.

Confluence pour les équipes marketing

Les équipes marketing peuvent utiliser Confluence pour créer du contenu, gérer des actifs créatifs et transformer des propositions en plans réalisables. Confluence aide également les entreprises à réaliser d’autres tâches marketing, telles que l’édition, la collecte de commentaires, la création d’une première version et l’adaptation du ton de la campagne en fonction de l’audience.

Confluence offre une gamme de modèles et de fonctions d’intégration pour l’équipe marketing. Le modèle Stratégie de contenu permet aux utilisateurs d’avoir toutes les stratégies de campagne de contenu en un seul endroit, y compris la vue d’ensemble, la feuille de route, la planification, le canal de contenu et le calendrier éditorial.

Le modèle Campagne marketing permet aux entreprises de définir une stratégie pour une campagne particulière, de fixer des objectifs et des budgets, et de dresser une liste des produits livrables de la campagne. Lorsque les utilisateurs créent une page sur un sujet donné, ils peuvent également télécharger et joindre des fichiers pertinents à cette page. Les membres de l’équipe peuvent modifier ces fichiers, les commenter et les partager avec d’autres.

Les équipes marketing peuvent intégrer Slack pour recevoir des notifications en cas de nouveaux commentaires, de mises à jour de pages ou d’assignations de tâches, afin que les membres de l’équipe restent informés des dernières mises à jour de la campagne. Elles peuvent également intégrer Confluence à Dropbox ou Google Drive pour stocker et accéder aux ressources créatives et aux documents directement dans la plateforme.

Cas d’utilisation de Confluence

Les cas d’utilisation de Confluence sont la gestion des connaissances, la collaboration sur des projets, les bases de données d’information, etc.

Gestion des connaissances

La gestion des connaissances est un aspect essentiel de tout projet, et la plupart des entreprises utilisent un outil distinct pour créer une base de connaissances pour leurs équipes. Cela signifie que les équipes doivent apprendre un nouvel outil en plus de passer d’un logiciel de gestion de projet à un logiciel de base de connaissances. Confluence résout ce problème en offrant une fonction robuste de gestion des connaissances au sein de la même plateforme.

Les utilisateurs peuvent créer des pages et les placer dans des bases de données. Il existe des modèles pour créer des articles pratiques, des articles de dépannage et des directives de rédaction pour toutes les équipes. Confluence offre un historique des versions des pages avec le nom de la personne qui a apporté les modifications et permet aux entreprises d’annuler les changements.

Collaboration dans le cadre d’un projet

Comme les projets impliquent plusieurs membres de l’équipe, tout le monde doit être au courant de l’état d’avancement du projet et des responsabilités. Confluence permet aux utilisateurs de créer des plans de projet et des feuilles de route et de placer toutes les pages dans le même espace. Pour assigner des tâches individuelles aux coéquipiers, les entreprises peuvent utiliser @mention. Des notifications en temps réel sont également envoyées à chaque fois qu’un commentaire, un “like” ou une modification est apporté au contenu.

Tableaux blancs en ligne

Les équipes qui dépendent de la collaboration ont souvent besoin de réfléchir ensemble à leurs idées ou de créer un design ensemble. Si les membres de l’équipe sont répartis dans le monde entier ou travaillent à distance, ils n’ont pas la possibilité d’utiliser un tableau blanc au bureau. Heureusement, ils peuvent utiliser le tableau blanc en ligne de Confluence.

Du brainstorming à la cartographie mentale en passant par la stratégie et le team building, le tableau blanc en ligne permet aux équipes de l’utiliser à des fins diverses. Ils peuvent créer ce qu’ils veulent en utilisant des notes autocollantes, des lignes, des formes, des tampons et des liens sur le tableau blanc. Il prend également en charge l’importation à partir de Jira.

Base de données d’informations

Les responsables de programme doivent souvent gérer divers documents déconnectés pour leurs projets, ce qui représente un défi. Les bases de données de Confluence offrent une solution pratique à ce problème en leur permettant de stocker les informations et les documents nécessaires de manière centralisée et organisée.

La fonction de base de données permet la structuration dynamique des documents, de sorte que les équipes peuvent définir et référencer les relations entre les travaux pour plus de visibilité et de cohérence interfonctionnelle. Les équipes peuvent utiliser cette fonctionnalité pour créer une bibliothèque de données et accumuler tous les outils et liens nécessaires. Elle leur permet d’ajouter des colonnes et de choisir le type d’entrée acceptable pour chaque colonne.

Tableau de bord de l’équipe

En tant que membres d’une équipe, les employés doivent avoir une vision claire des performances de l’équipe pour savoir où ils se situent et comment ils peuvent s’améliorer. Le tableau de bord de l’équipe de Confluence est un endroit centralisé où les équipes peuvent suivre leurs progrès, accéder à des informations importantes et collaborer avec les membres de l’équipe. Le tableau de bord personnalisable permet aux utilisateurs d’obtenir toutes les données et mesures essentielles en un seul endroit. Les utilisateurs peuvent créer des pages pour suivre des indicateurs spécifiques et les utiliser comme source principale de données pour le tableau de bord.

Améliorez la communication

La communication est la clé de la réussite d’un projet. Contrairement aux méthodes de communication traditionnelles, Confluence permet aux équipes de rester en contact les unes avec les autres et de rester informées des processus métier. Dans Confluence Space, les utilisateurs obtiennent tout ce dont ils ont besoin à propos d’un projet ou d’un sujet. Il facilite la recherche avancée avec des étiquettes et une hiérarchie de contenu pour aider les utilisateurs à trouver rapidement ce dont ils ont besoin.

Chacun dispose d’une page d’accueil personnalisée avec l’activité du projet et les ébauches en cours. Il sert également de source unique pour les annonces, les nouvelles de l’organisation et les ressources de l’équipe. Les utilisateurs de Confluence peuvent utiliser sa fonction d’IA pour créer des plans, des présentations et des documents stratégiques. Ils peuvent même peaufiner un projet rédigé à la hâte pour le transformer en un plan bien rédigé.

Collaboration en temps réel

Qu’une équipe travaille au bureau ou à distance, la collaboration sur les fichiers doit se faire en ligne. Cela signifie qu’elle doit disposer d’un logiciel qui lui permette de collaborer sur des fichiers et des documents en temps réel.

Confluence permet aux utilisateurs de télécharger des fichiers, des documents, des images et des vidéos sur la page correspondante. De là, ils peuvent modifier les fichiers et les commenter. La notification instantanée permet aux membres de l’équipe concernés de savoir si des modifications ont été apportées aux documents.

Quels sont les avantages de Confluence ?

Les avantages de Confluence sont énumérés ci-dessous.

Gestion du travail à distance

En tant que logiciel de collaboration basé sur le cloud, Confluence est idéal pour gérer les équipes à distance. Sa base de connaissances centralisée et son système de documentation permettent aux équipes distantes de fonctionner et de collaborer de manière transparente. Les équipes peuvent se trouver dans des endroits différents et continuer à partager des documents, à suivre les progrès et à communiquer les unes avec les autres.

Amélioration de l’efficacité des équipes

Les utilisateurs de Confluence constatent une amélioration de l’efficacité de leur équipe grâce à la centralisation de l’information. Les utilisateurs peuvent trouver rapidement les ressources dont ils ont besoin sans avoir à chercher dans plusieurs applications. Sa fonction d’automatisation des flux de travail réduit les tâches manuelles afin que les équipes puissent investir leur temps et leurs efforts dans des activités plus fructueuses.

Collaboration améliorée

Confluence fournit des outils d’édition, de commentaire et de partage en temps réel. Les équipes peuvent travailler ensemble sur des documents, réfléchir à des idées sur des tableaux blancs et fournir un retour d’information sur différentes tâches en étiquetant les personnes concernées, ce qui garantit une meilleure prise de décision et de meilleurs résultats.

Une meilleure organisation de l’information

Confluence aide les équipes à maintenir une base de connaissances détaillée et accessible grâce à son approche structurée de l’organisation de l’information. Il permet aux utilisateurs de classer les informations dans des espaces, des pages et des documents afin que les équipes puissent trouver et utiliser les informations dont elles ont besoin sans risque de duplication.

Évolutivité pour les grandes équipes

Confluence est un logiciel évolutif qui peut répondre aux besoins croissants d’une organisation. Des fonctionnalités telles que la gestion des autorisations, les structures hiérarchiques et l’intégration de tiers aident les entreprises à gérer de grands projets ou des équipes plus importantes.

Améliorez la communication

Confluence permet aux utilisateurs de partager des documents, de commenter des pages et de recevoir des notifications instantanées pour une meilleure communication. Il prend en charge l’intégration avec les principales applications de communication telles que Slack et Microsoft Teams, ce qui permet aux entreprises de garder toutes les parties prenantes dans la boucle.

Tarifs de Confluence

Confluence propose trois plans tarifaires différents : Standard, Premium et Enterprise, en plus de son plan gratuit. Ils offrent également jusqu’à 17% de réduction sur leur plan annuel.

Plans	Prix (par utilisateur/mois)	Caractéristiques principales	Idéal pour
Gratuit	$0	Pages illimitées, espaces illimités, modèles	Freelance, consultant
Standard	$4.89	Utilisateurs illimités, collaboration externe, autorisation de pages	Petite entreprise comme une agence de marketing, startup en pleine croissance
Premium	$8.87	Tableaux blancs illimités, stockage illimité, contrôle administratif	Moyenne entreprise comme SaaS global, publication
Entreprise	Prix sur demande	Gestion des identités et des accès, aperçu des produits, automatisation illimitée	Grande entreprise comme une banque, une société de développement de logiciels

Intégration de Confluence

Confluence permet l’intégration d’applications de différentes catégories afin d’améliorer la productivité. Les macros aident les utilisateurs à automatiser les tâches répétitives, tandis que les applications de gestion de documents rationalisent le stockage, la récupération et la collaboration des fichiers à partir de Confluence. En intégrant des outils de conception, les utilisateurs de Confluence peuvent intégrer des actifs visuels dans les pages de Confluence. Ils peuvent également utiliser des outils de gestion de projet pour la gestion des tâches et des applications de suivi du temps pour l’allocation des ressources et la productivité. L’intégration avec le CRM permet aux entreprises de centraliser les informations sur les clients, tandis que les outils d’automatisation des flux de travail réduisent les efforts manuels et augmentent l’efficacité.

Support Confluence

Confluence offre un support client principalement par le biais du système de tickets. Les utilisateurs peuvent entrer leurs problèmes et leurs disponibilités et choisir de discuter avec un agent ou de recevoir un appel à l’heure qui leur convient. Cependant, les utilisateurs du plan Entreprise bénéficient d’un numéro de téléphone dédié pour le support. En outre, les utilisateurs peuvent obtenir de l’aide à partir de la documentation du logiciel et de la base de connaissances. Atlassian dispose également d’un forum communautaire où les entreprises reçoivent des réponses et de l’aide de la part d’autres utilisateurs.

Confluence a-t-il un plan gratuit ?

Oui, Confluence dispose d’un plan gratuit pour les équipes comptant jusqu’à 10 utilisateurs. Ce plan gratuit pour toujours inclut des fonctionnalités telles que des pages illimitées, des espaces illimités, 2 Go de stockage de fichiers, 3 tableaux blancs actifs pour chaque utilisateur, et des modèles pour le marketing, la gestion de programme, etc.

Confluence Mobile : Travaillez de n’importe où

Confluence Mobile est une application disponible sur Android et iPhone. Elle permet aux utilisateurs d’accéder instantanément aux projets, aux activités d’équipe et aux clients. Les utilisateurs peuvent partager des idées avec leurs coéquipiers, collaborer étroitement avec eux, visualiser des activités, rechercher du contenu, décider du nombre de notifications qu’ils recevront, noter des idées et importer des fichiers et des images depuis n’importe où. Il prend en charge la synchronisation instantanée des données sur tous les appareils, ce qui permet aux utilisateurs de créer ou de modifier des pages.

Alternatives à Confluence

Pour utiliser Confluence, les entreprises ont besoin d’une gestion des connaissances et d’une collaboration dans le cadre d’un projet. Cependant, les équipes peuvent choisir des alternatives à Confluence comme logiciel de collaboration.

Alternatives à Confluence	Note Geekflare	Prix de départ	Idéal pour
Notion	4.8	Plan gratuit 10 $/mois	Équipes ayant besoin de gérer des tâches et de prendre des notes
Google Docs	4.7	Plan gratuit 6 $/mois	Particuliers n’ayant besoin que de Docs, sinon Google Workspace pour les PME
Microsoft OneNote	4.5	Plan gratuit 6 $/mois	Teams pour l’organisation et le partage de notes
Document360	4.8	199 $/projet/mois Plan gratuit	SaaS ayant besoin de la documentation de l’API, des manuels d’utilisation
Quip	4.3	10 $/mois	Équipes ayant besoin d’une collaboration documentaire avec des fonctions de chat intégrées

A qui s’adresse Confluence ?

Confluence convient aux petites et moyennes entreprises. Les responsables de programmes et de projets qui ont besoin de suivre et d’organiser les pages de stratégie, les DACI et les calendriers de projets devraient l’utiliser. Les équipes marketing peuvent l’utiliser pour gérer les calendriers des équipes, suivre les performances des campagnes et collaborer sur les supports marketing. Les équipes de ressources humaines peuvent utiliser Confluence pour stocker des informations sur les employés, créer des politiques et gérer les processus d’intégration.

Les équipes informatiques et de développement de logiciels bénéficieront de ses fonctionnalités qui permettent de documenter les procédures techniques, les feuilles de route des projets, le code, les bases de connaissances et les projets informatiques. Confluence est également idéal pour les équipes de gestion de produits qui souhaitent créer des feuilles de route pour les produits, recueillir les commentaires des parties prenantes et documenter les exigences relatives aux produits. Confluence facilite la collaboration, le partage des connaissances et la documentation, et les équipes qui gèrent des projets collaboratifs le trouveront utile.

Qui ne devrait pas utiliser Confluence ?

Confluence n’est pas le meilleur outil pour les freelances, les individus et les micro-équipes avec des budgets limités qui ont besoin de fonctionnalités avancées. Ils pourraient bénéficier d’outils plus simples comme Google Docs ou Notion, qui offrent des fonctionnalités de collaboration, de gestion des tâches et de documentation de base à moindre coût.

Verdict de Confluence

Cet avis sur Confluence examine en profondeur les fonctionnalités de cette solution de gestion du cycle de vie du contenu. Bien qu’elle offre de nombreux modèles pour tous, les équipes travaillant sur le marketing et la gestion de programmes peuvent en tirer le meilleur parti. Il est surtout connu pour sa base de connaissances et sa collaboration, mais il est tout aussi efficace pour la gestion de projets et de programmes. Confluence a reçu le Geekflare Excellent Innovation Award.