Revue de PandaDoc : Signer, sceller, livrer

PandaDoc

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L’un des plus grands défis des entreprises est de maîtriser tous leurs documents, notamment les contrats et les propositions. Pour y parvenir, il vous faut un outil de gestion et d’automatisation de documents performant, tel que PandaDoc.

La gestion des documents papier est coûteuse ; les entreprises américaines y consacrent 8 milliards de dollars par an. Grâce à des solutions comme PandaDoc, les entreprises peuvent réduire considérablement leurs coûts et bénéficier d’une gestion centralisée des documents.

Dans cette analyse de PandaDoc, je présenterai ses principales fonctionnalités, telles que la signature électronique, les formulaires à signer, la génération de devis, l’automatisation des processus juridiques et bien plus encore. J’aborderai également les tarifs et les alternatives de PandaDoc.

Caractéristiques

• Signature électronique facile à créer et à télécharger
• Offre une solution professionnelle de création de propositions
• Accès à 1 000 modèles prédéfinis et personnalisables
• Génération de devis dynamiques à partir des données CRM
• Fonctionnalités collaboratives intégrées
• Excellentes capacités d’intégration

Avantages

• Système de signature électronique transparent
• Le référentiel de contrats simplifie la gestion des contrats
• Conforme au RGPD, à la FERPA et à la loi HIPAA
• Interface conviviale
• API conviviales pour les développeurs

Inconvénients

• Coûteux pour les petites équipes
• Les fonctionnalités hors ligne sont limitées
• Pas adapté aux débutants

Qu’est-ce que PandaDoc ?

PandaDoc est un outil de gestion et d’automatisation des documents pour les entreprises. Il permet de créer, d’approuver, de suivre et de signer électroniquement des documents en mettant l’accent sur l’automatisation et le contenu intelligent.

PandaDoc n’est pas gratuit, mais il offre une période d’essai généreuse de 14 jours sans obligation de carte de crédit.

PandaDoc excelle à vous aider avec différents types de documents commerciaux, qu’il s’agisse de contrats, de propositions, de factures, de devis, de formulaires d’intégration, d’accords, et bien plus encore.

Grâce à l’éditeur de documents avancé par glisser-déposer de PandaDoc, vous pouvez créer un document facilement et avec un aspect professionnel. PandaDoc répond aux besoins de différents secteurs d’activité, notamment les ventes, les ressources humaines, le juridique, le marketing et la finance.

PandaDoc a été fondé en 2014 par Mikita et Segey dans la Silicon Valley. Actuellement, ils ont atteint 100 millions de dollars de revenus récurrents annuels, servant plus de 56000 clients à travers le monde.

Expérience d’accueil

PandaDoc propose un processus d’intégration simple. Une fois que vous vous êtes inscrit, vous devez ajouter les informations de base relatives à votre compte, y compris le nom de l’entreprise, sa taille et son numéro de téléphone.

Une fois ces informations saisies, vous êtes redirigé vers le tableau de bord, comme indiqué ci-dessous.

À partir de là, vous pouvez créer un document en choisissant un modèle ou en téléchargeant votre propre document.

Il vous demande ensuite d’ajouter le destinataire (client) auquel le document sera envoyé. Vous pouvez l’ajouter immédiatement ou plus tard.

Une fois cette opération effectuée, le document est chargé dans le modèle, que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins. Nous en reparlerons plus tard.

Les meilleures raisons de choisir PandaDoc

PandaDoc est une excellente solution de gestion documentaire. Mais qu’est-ce qui la rend si spéciale ? Examinons les principales raisons pour lesquelles vous devriez choisir PandaDoc.

Signatures électroniques pour des approbations instantanées

PandaDoc offre des signatures électroniques sécurisées. Le logiciel de signature électronique PandaDoc est disponible gratuitement (via le plan PandaDoc eSign), ce qui vous permet de créer des documents juridiquement contraignants.

Comme PandaDoc est disponible via le web, vous pouvez signer des documents où vous voulez – ce qui le rend idéal pour les équipes à distance.

En ce qui concerne la conformité, la technologie de signature électronique de PandaDoc est également conforme aux normes ESIGN et UETA. De plus, chaque document est accompagné d’un certificat d’authentification.

PandaDoc facilite la création de signatures électroniques et la signature de documents. Une fois que vous avez créé un document, vous pouvez ajouter une signature en choisissant l’une des trois méthodes :

• Dessin
• Tapez
• Télécharger

Vous pouvez accéder au processus en cliquant sur le champ remplissable Signature, comme indiqué ci-dessous.

Comme je dispose d’un ordinateur portable équipé d’un stylo, j’ai testé l’option de dessin, qui a parfaitement fonctionné. Si vous n’avez pas de stylo, vous pouvez utiliser votre téléphone portable pour le dessiner du bout des doigts. Sinon, l’option de téléchargement est utile car elle vous permet de télécharger votre signature et de préserver votre identité.

PandaDoc est une plateforme de signature en ligne qui vous permet de générer des signatures directement à partir de la plateforme. Il vous suffit de sélectionner la police et la couleur. Et le tour est joué !

Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes, mais leur légalité dépend de votre pays. Je vous suggère donc de consulter la loi sur la signature électronique pour vous faire une idée plus précise.

Création de propositions professionnelles

PandaDoc dispose de tous les moyens nécessaires pour créer des propositions professionnelles via sa solution de demande de proposition (RPF).

Pour créer une proposition, vous pouvez aller dans Documents et cliquer sur Créer nouveau.

A partir de là, vous trouverez des tonnes de modèles parmi lesquels choisir.

Lorsque vous créez une proposition, vous pouvez la rechercher à l’aide de la barre de recherche située en haut de la page pour obtenir la liste de tous les modèles de proposition de PandaDoc.

Comme vous pouvez le constater, PandaDoc propose un grand nombre de modèles de propositions, notamment

• Proposition marketing
• Proposition commerciale
• Proposition commerciale
• Proposition vidéo
• Proposition d’une page

Et ainsi de suite.

Il vous suffit d’en sélectionner une et de nommer le document, ainsi que le destinataire (qui peut également être ajouté ultérieurement).

Tous ces modèles sont entièrement personnalisables. Par exemple, vous pouvez cliquer et modifier n’importe quel texte, logo ou image sur le modèle en fonction de vos besoins.

Comme il s’agit d’une philosophie de conception de modèles, PandaDoc utilise des valeurs variables pour faciliter la mise à jour du texte. Il peut s’agir du nom du client, de l’adresse, du nom de l’expéditeur, de l’adresse électronique, du numéro de téléphone portable, etc.

En outre, vous pouvez modifier certaines parties de la proposition, comme l’en-tête, en double-cliquant dessus. La section En-tête s’affiche alors avec la possibilité d’ouvrir ses paramètres (via le symbole de la roue dentée).

En utilisant la création professionnelle de propositions de PandaDoc, les entreprises peuvent bénéficier des avantages suivants :

• Création plus rapide de la proposition (50% de temps en moins)
• Meilleur taux de conclusion (jusqu’à 36% selon PandaDoc)
• Création d’un plus grand nombre de documents par mois.

Les équipes peuvent en outre bénéficier des avantages suivants

• Collaboration lors de l’élaboration d’une proposition
• Utiliser des flux de travail automatisés pour remplir des éléments (tels que la signature électronique) ou d’autres tâches telles que les e-mails de rappel, la collecte des paiements, etc.

Gestion des contrats

PandaDoc fait également office de solution de gestion des contrats.

J’ai trouvé son approche centralisée utile, étant donné que vous pouvez créer et collaborer sans avoir besoin de quitter la plateforme. Le référentiel centralisé des contrats permet de gérer les délais, les termes clés et les obligations. Les équipes disposent également d’options de recherche et de filtrage appropriées pour effectuer des recherches dans les contrats.

J’utilise PandaDoc pour signer des contrats. Je n’ai pas eu à me plaindre jusqu’à présent.

– Reddit

En outre, les équipes peuvent utiliser l’extraction de données alimentée par l’IA pour extraire automatiquement des points de données tels que le nom de l’entreprise, les dates et les obligations à partir des contrats via sa fonction Référentiel de contrats. Cette fonctionnalité n’est disponible que sur les plans Business et Enterprise.

Voici quelques-unes des principales fonctionnalités de gestion des contrats offertes par PandaDoc :

• Accès à un procès d’audit approprié
• Contenu intelligent qui utilise des règles pour remplir les critères de manière dynamique
• Création de contrats dynamiques à l’aide d’un modèle principal
• Des intégrations CRM appropriées avec des solutions CRM telles que HubSpot et Salesforce
• Possibilité de générer des rapports d’analyse des contrats

Formulaires signables

Tous les formulaires partagés via PandaDoc sont des formulaires signables avec l’option d’ajouter des signatures sans avoir besoin d’installer ou d’utiliser une solution tierce.

PandaDoc propose de nombreux formulaires – que ce soit pour les ventes, l’informatique ou le marketing, donnant aux équipes la possibilité de collecter des informations ou d’effectuer des transactions plus rapidement. Les différents types de formulaires pris en charge comprennent les formulaires d’inscription, les accords, les NDA standard, les formulaires de commande, etc.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de formulaire fiscal W-9 IRS nécessaire à des fins d’emploi. Il offre une section de signature avec l’option de dessiner, de télécharger ou d’utiliser une signature électronique.

Génération de devis

PandaDoc offre une solution de devis riche en fonctionnalités. Cela permet aux équipes de créer des devis dynamiques pour chaque client. Le devis dynamique est généré via les données CRM existantes, ce qui permet d’économiser beaucoup de temps et d’efforts.

Ainsi, la prochaine fois qu’un client demande un devis, le système le génère automatiquement sur la base du profil et des exigences du client.

Comme d’autres fonctionnalités telles que les propositions, PandaDoc fournit des devis via l’extension Simple Quotes (qui est préinstallée).

Vous pouvez utiliser des modèles de devis prédéfinis tels que Devis de vente, Devis de conception, Devis d’aménagement paysager et Devis de construction. Vous trouverez ci-dessous un exemple de devis de vente.

En outre, vous pouvez utiliser les blocs Tableau des prix et Catalogue des produits dans n’importe quel document pour fournir des devis.

Voici quelques-uns des principaux aspects des devis de PandaDoc :

• Des configurations de produits dynamiques qui offrent plusieurs options à partir d’un seul devis
• Des devis précis alimentés par des données CRM
• Possibilité de créer des documents personnalisés
• Fonctionne comme un logiciel CPQ avec des intégrations CPQ natives avec HubSpot et Salesforce
• Rationalisation des solutions de paiement telles que Paypal, Stripe, etc., offrant une option de paiement instantanée
• Suivi automatisé

Génération et gestion de documents

PandaDoc est connu pour sa capacité à créer et à gérer des documents. Comme il s’adresse aux entreprises, il est conforme aux normes GDPR, FERPA et HIPAA.

Avec plus de 1000 modèles pré-fabriqués, les équipes peuvent créer des documents liés à différents besoins et secteurs d’activité. Les modèles sont entièrement personnalisables et prennent en charge le remplissage dynamique des données pour une création de documents sans erreur.

PandaDoc excelle également dans la gestion des actifs grâce à un stockage centralisé et sécurisé.

Automatisation des flux de travail

PandaDoc offre une automatisation complète du flux de travail qui élimine le besoin de travail manuel.

Avec PandaDoc, vous pouvez automatiser l’ensemble du processus de création, de révision et d’approbation des documents. Cela permet de gagner du temps et d’améliorer la cohérence.

Tout commence par l’intégration CRM via une automatisation préétablie. Cela permet de synchroniser les données et de programmer des suivis tout au long du parcours du document. D’autres automatisations sont possibles :

• Intégration CRM
• Flux d’approbation
• Courriels de rappel automatisés
• Collaboration en temps réel

Collaboration et approbation

PandaDoc est doté de fonctions de collaboration intégrées. Les entreprises peuvent mettre en place une collaboration sur les documents entre les membres de l’équipe ou avec des collaborateurs externes avec un contrôle d’accès approprié.

En outre, les équipes bénéficient d’un flux de travail d’approbation approprié qui gère l’envoi automatique aux approbateurs désignés. Cette fonction peut être activée au niveau du modèle ou via l’onglet Workflow.

Ce que j’aime à propos de PandaDoc

PandaDoc a beaucoup à offrir. Cependant, j’ai trouvé que les points suivants méritaient d’être mentionnés.

Interface facile à utiliser

PandaDoc est assez facile à utiliser.

Le tableau de bord est simple et donne un aperçu des documents de travail actuels. En outre, il répertorie les documents séparément en fonction de leur stade, tels que Brouillons, Action requise, En attente d’autres, et ainsi de suite.

Vous pouvez également personnaliser le tableau de bord en ajoutant ou en supprimant des onglets selon vos préférences. Par exemple, vous pouvez choisir de lister les documents consultés, expirés, en attente de paiement, etc.

J’ai trouvé l’édition de documents conviviale. Vous pouvez commencer par un document vierge ou choisir parmi les modèles prédéfinis. Une fois sélectionnés, les éléments peuvent être ajoutés ou supprimés – avec la possibilité d’intégrer le CRM pour remplir les données sans erreur.

J’utilise PandaDoc depuis un peu plus de 6 mois et je l’adore. Nous étions auparavant une société de développement web et de marketing en ligne, et c’était très utile.

– Reddit

Suivi et analyse des documents

PandaDoc propose un suivi complet des documents. Il aide avec une piste d’audit automatisée, qui suit chaque document de l’espace de travail.

En effectuant un suivi adéquat des documents, les équipes peuvent bénéficier de ce qui suit :

• Apprendre l’étape du document
• Examiner l’analyse des documents pour savoir comment chaque document a interagi
• Utiliser les données pour créer de meilleurs modèles

Un bon suivi des documents améliore également la sécurité, car il permet de suivre toutes les activités des utilisateurs. Cela permet de garantir la validation des contrats.

Modèles et formulaires prédéfinis

PandaDoc dispose d’une riche galerie de modèles offrant des options pour différents besoins et secteurs, qu’il s’agisse de ventes, de contrats, de factures, de présentations, de soins de santé, de marketing, d’éducation, etc.

La galerie de modèles est joliment classée pour faciliter la recherche. Vous pouvez également rechercher des modèles particuliers à l’aide de la barre de recherche.

Les équipes ont également accès à des formulaires prédéfinis tels que le formulaire W4, le formulaire W9, le formulaire de demande de bénévolat, et bien plus encore.

Contenu intelligent

J’ai trouvé le contenu intelligent de PandaDoc très utile pour les équipes qui traitent de gros volumes de clients. Il les aide à créer un contenu personnalisé pour les clients.

En outre, le contenu intelligent apporte de nombreux avantages, notamment une réduction des erreurs, car il utilise des blocs de contenu basés sur des règles.

Le contenu intelligent s’appuie fortement sur le contenu dynamique, qui peut facilement être ajouté ou supprimé via des espaces réservés, du contenu conditionnel et des garanties présélectionnées.

Flexibilité d’intégration

PandaDoc est facile à intégrer car il vous permet de connecter des solutions tierces populaires, y compris les principaux logiciels de CRM, les systèmes de RH, les options de paiement, le stockage, l’administration, etc.

Voici quelques-unes des options d’intégration les plus courantes proposées par PandaDoc :

• Logiciel CRM : Intégrez facilement des solutions CRM telles que Hubspot CPQ, Salesforce, Pipedrive, monday.com pour l’automatisation des propositions de vente et le suivi de l’approbation des documents
• Paiement : Vous pouvez envoyer des propositions de paiement avec Stripe, Square, Paypal et d’autres.
• Stockage : Accédez à vos documents et gérez-les via Dropbox, Box, Google Workspace, etc.

Parmi ces fonctionnalités, certaines sont des modules complémentaires premium qui nécessitent un coût supplémentaire. Vous pouvez organiser une démonstration de vente pour mieux les comprendre avant de les acheter.

Fonctionnalités complètes

J’ai trouvé que PandaDoc offrait des fonctionnalités complètes. C’est important pour les entreprises qui ne veulent pas dépendre de plusieurs solutions lorsqu’il s’agit de gérer des contrats, de traiter des propositions professionnelles ou d’implémenter correctement l’automatisation du flux de travail tout en alimentant les données à partir des CRM.

Les entreprises disposent d’un modèle approprié pour démarrer avec l’option d’intégrer les CRM, le stockage et les passerelles de paiement.

API conviviales pour les développeurs

PandaDoc propose des API conviviales qui permettent aux développeurs de créer des solutions personnalisées pour les entreprises. Ces API sont flexibles et s’accompagnent d’une documentation et de guides impressionnants. De plus, l’utilisation de l’API de PandaDoc est gratuite.

Quand PandaDoc n’est peut-être pas le bon choix

Bien que PandaDoc soit un outil de premier ordre pour la gestion des documents, la création de contrats et l’automatisation du flux de documents, il existe des cas où les entreprises devraient éviter de l’utiliser. Ces cas sont les suivants :

• Coût élevé pour les petites équipes : Le prix de PandaDoc commence à 19 $ par siège et par mois. Ce prix peut être élevé, en particulier pour les petites équipes qui cherchent à signer des documents de base ou à automatiser des flux de documents peu fréquents. Dans ce cas, je recommande aux petites entreprises de se tourner vers signNow et Zoho Sign, qui offrent des solutions moins chères.
• Fonctionnalités hors ligne limitées : Si votre entreprise a besoin de travailler hors ligne, PandaDoc n’est peut-être pas le bon choix car il est basé sur le cloud. Dans ce cas, je vous suggère Adobe Acrobat Sign, qui prend en charge l’option de signature hors ligne.
• Recouvrement de paiements uniquement : Pour les entreprises qui ne cherchent qu’à collecter des paiements, PandaDoc n’est pas le bon choix, car cela peut être fait par des solutions plus natives telles que PayPal, Stripe ou Wise.

Quel type d’entreprise doit utiliser PandaDoc ?

Je recommande PandaDoc aux types d’entreprises suivants :

• Les entreprises orientées vers la vente : Si votre entreprise réalise beaucoup de ventes et a donc besoin de créer des propositions et des contrats (fonction de signature électronique), alors PandaDoc convient parfaitement. Il aide les entreprises à générer des devis et fournit des outils pour une gestion adéquate des propositions.
• Entreprises et agences de services : Tout comme les entreprises orientées vers la vente, les agences de services peuvent profiter pleinement des fonctionnalités de PandaDoc, qui comprennent un flux de documents rationalisé, une meilleure expérience client, et un gain de temps et d’efforts.
• PME : Les PME peuvent utiliser PandaDoc pour améliorer leur productivité en utilisant des modèles de documents intégrés, des outils d’automatisation et des processus de suivi simplifiés.

Prix de PandaDoc

Les tarifs de PandaDoc commencent à partir de 19 USD par siège et par mois. Le pack Starter offre le téléchargement illimité de documents, les signatures électroniques et l’accès à un éditeur de documents par glisser-déposer.

Le Business Plan, de niveau supérieur, démarre à 49 USD par poste et par mois. Il offre tout ce qui est proposé dans le plan Starter, plus :

• Intégration CRM
• Contrat de vente et devis personnalisés
• Salles de marché
• Marque personnalisée
• Envoi en masse
• Formulaires Web

En outre, PandaDoc propose des plans d’entreprise avec des fonctionnalités telles que l’automatisation du flux de travail, le contenu intelligent et les espaces de travail en équipe.

Remarque : tous les plans sont assortis d’une période d’essai gratuite de 14 jours, sans qu’il soit nécessaire d’utiliser une carte de crédit.

Puis-je utiliser PandaDoc gratuitement ?

Oui, c’est possible. PandaDoc offre une fonction de signature électronique gratuite qui vous permet de télécharger et de signer des documents. Ces documents sont conformes aux normes ESIGN et UETA et sont juridiquement contraignants. Consultez les détails du plan gratuit.

Alternatives à PandaDoc

Il existe de nombreuses alternatives à PandaDoc que vous pouvez consulter, notamment :

• DocuSign: Une solution intelligente de gestion des contrats (IAM) qui offre l’eSignature et l’automatisation des flux de travail. Il s’agit de la solution IAM la plus populaire, puisqu’elle détient plus de 80 % du marché.
• Adobe Acrobat Sign: la solution eSign d’Adobe dédiée aux entreprises. Elle permet de collecter des signatures et de suivre et gérer les documents signés.
• Qwilr: Qwilr offre une solution complète pour conclure des marchés par le biais de pages web interactives et de propositions. Elle vous permet de collecter des paiements et des signatures grâce à une analyse appropriée des documents.
• Proposify: Une solution dédiée aux propositions qui offre une gestion de bout en bout des propositions en mettant l’accent sur des taux de conversion élevés.
• Dropbox Sign: Dropbox Sign (racheté par HelloSign) est un système de proposition de contrat en ligne conçu par Dropbox, qui met l’accent sur l’intuitivité, la sécurité et la fiabilité.

Verdict de PandaDoc

PandaDoc est une excellente solution de signature électronique et de gestion de documents. Elle est basée sur le cloud et fournit des outils pour créer, gérer et approuver des documents.

Le flux de travail automatisé est impeccable et vise à faire gagner du temps et de l’énergie aux équipes. Non seulement il remplit automatiquement les données à partir du CRM (avec l’aide de l’intégration), mais il envoie également des intégrations automatisées et fournit des flux de travail d’approbation.

Tous ces éléments font de PandaDoc un excellent choix, en particulier pour les entreprises de taille moyenne à grande.

Cependant, il présente quelques inconvénients, notamment en ce qui concerne le rapport qualité-prix pour les petites entreprises. Son incapacité à offrir la signature électronique hors ligne n’est pas idéale pour les entreprises qui travaillent au niveau local.

En ce qui concerne le prix, PandaDoc est destiné aux entreprises de taille moyenne et est donc légèrement plus cher.

PandaDoc reçoit le Geekflare’s Value Award car il offre une solution centralisée pour la création, la gestion et l’automatisation des contrats/documents. Le rapport qualité-prix est là, en particulier pour les entreprises qui recherchent une solution complète avec une vérification et une sécurité robustes.

Questions fréquemment posées