8 Logiciels d'automatisation des tâches pour optimiser les tâches répétitives

Les logiciels d’automatisation des tâches réduisent le travail manuel et augmentent la productivité dans la plupart des entreprises qui utilisent la technologie sous forme numérique ou physique !

L’automatisation est le fruit le plus facile à atteindre pour les propriétaires et les gestionnaires d’entreprises lorsqu’ils doivent réduire les frais généraux sans compromettre la productivité et le rendement.

Qu’il s’agisse de la fabrication d’appareils électroménagers, de biens et de véhicules ou du codage de logiciels, tous les secteurs bénéficient de l’automatisation des tâches et des processus.

Si vous débutez dans l’automatisation des tâches ou si vous utilisez déjà l’automatisation mais que vous souhaitez rendre vos scénarios d’automatisation plus efficaces, vous êtes au bon endroit !

Cet article présente quelques excellents outils d’automatisation des tâches utilisés par les PME, les startups et les entreprises. En outre, vous en apprendrez davantage sur les étapes et les avantages de l’automatisation des tâches. Alors, commencez à lire !

Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ? 👩‍💻

L’automatisation des tâches est l’utilisation de logiciels ou d’algorithmes de programmation pour accomplir des tâches manuelles répétitives et prédictives à l’aide d’ordinateurs, de smartphones, de tablettes ou d’ordinateurs monocartes (SBC) comme le Raspberry Pi.

Elle améliore la cohérence et la précision des flux de travail. Sans oublier que l’automatisation des tâches apporte une efficacité extraordinaire aux tâches les plus complexes. De toute évidence, elle minimise le travail manuel nécessaire pour produire un résultat spécifique tout en rationalisant l’ensemble de l’entreprise ou du projet commercial.

L’automatisation des tâches ne supprime pas complètement l’intervention humaine. Elle réduit simplement la nécessité d’une intervention manuelle de la part des employés de votre entreprise, qui peuvent ainsi consacrer du temps à l’augmentation des ventes, à l’amélioration des indicateurs de marketing et, en fin de compte, à l’augmentation des revenus.

Les étapes de l’automatisation d’une tâche commerciale 🏦

L’automatisation des tâches commerciales repose en grande partie sur les conditionnelles, un segment de la programmation informatique qui résout les problèmes IF Then Else (alias If This Then That).

Cependant, vous n’avez pas besoin de vous lancer dans le codage car il existe des outils de glisser-déposer pour l’automatisation des tâches. Vous pouvez créer des recettes d’automatisation très complexes sans écrire une seule ligne de code.

Voici les étapes à suivre pour la plupart des outils mentionnés dans cet article ou trouvés ailleurs sur le web :

#1. Créez un flux de travail pour les tâches répétitives

Tout d’abord, vous devez déterminer si le processus métier est répétitif. Jetez un coup d’œil au flux de travail suivant pour la gestion de projet sur Asana. C’est un excellent exemple de recette d’automatisation :

• Le chef de projet a ajouté une tâche sur Asana.
• Il a également ajouté un assigné sur Asana.
• L’application Google Calendar de l’assigné affichera automatiquement cette tâche en tant que calendrier de tâches.

Vous pouvez faire preuve d’imagination et de créativité pour créer des flux de travail comme celui-ci.

#2. Choisissez une application de déclenchement et ajoutez des événements déclencheurs

La plupart des logiciels d’automatisation des tâches vous demanderont de sélectionner une application et un événement déclencheurs qui donneront le coup d’envoi du flux de travail automatisé. Dans l’exemple ci-dessus :

• Application de déclenchement : Asana

• Événement déclencheur : Ajout d’une nouvelle tâche et affectation d’un membre de l’équipe

#3. Choisissez une application d’action et un événement d’action

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner Google Calendar comme application d’action et Add Calendar Event comme événement d’action.

#4. Publiez l’automatisation

L’outil d’automatisation effectuera divers tests et authentifiera le compte tout au long du processus. Lorsque vous voyez que l’automatisation du test fonctionne comme vous l’aviez prévu, publiez la recette.

A partir de maintenant, l’application d’automatisation des tâches réservera automatiquement le créneau de calendrier des membres de votre équipe lorsque vous leur assignerez une nouvelle tâche. Plus besoin de leur courir après ou d’envoyer des emails de rappel !

Avantages de l’automatisation des tâches 👍

Les avantages dont bénéficie votre entreprise grâce à l’automatisation des tâches dépendent de chaque secteur d’activité. Mais les points suivants sont les avantages communs à tous les secteurs d’activité :

• Elle accélère les tâches répétitives. Si vous pouvez prévoir les étapes exactes d’une tâche, le logiciel peut reproduire ces étapes, et vous pouvez vous détendre pendant que le programme exécute les tâches les unes après les autres.
• En utilisant un code algorithmique pour exécuter les tâches répétitives, vous pouvez éviter à votre personnel de s’épuiser et de se fatiguer.
• Les gens ont tendance à faire des erreurs mineures, comme des fautes de frappe, lorsqu’ils travaillent sur les mêmes étapes d’une tâche de manière répétitive. Mais ces erreurs peuvent s’avérer fatales pour vos clients. Vous pouvez utiliser un logiciel d’automatisation des tâches pour exécuter les tâches répétitives et éviter à votre entreprise de perdre sa réputation.
• Ces outils libèrent votre personnel du travail manuel, ce qui vous permet de le perfectionner et de l’affecter à d’autres services générateurs de revenus, tels que les ventes, le marketing, la vente incitative et le service à la clientèle.
• La plupart des fabricants de biens de consommation, d’appareils électroménagers et d’automobiles utilisent une combinaison d’algorithmes et de bras robotisés pour automatiser l’ensemble de la chaîne de production. Cela permet principalement de réduire les coûts de production.
• L’automatisation des tâches garantit que vos processus commerciaux numériques sont conformes aux politiques de votre entreprise, comme l’automatisation des flux de documents pour créer et approuver les documents commerciaux.
• Vous contrôlez mieux les opérations commerciales et les lignes de production. En cas d’urgence, vous pouvez facilement recourir à des solutions de reprise après sinistre, comme le transfert de l’application en nuage vers un autre fournisseur de nuage ou les besoins de fabrication d’une usine qui n’a pas été touchée.
• Enfin, l’avantage le plus recherché est un meilleur retour sur investissement dans les processus commerciaux manuels tels que le marketing numérique, le marketing par courrier électronique, l’accueil des clients en ligne, la vérification numérique KYC, etc.

Vous connaissez maintenant la définition d’un logiciel d’automatisation des tâches, ses étapes et ses avantages. Il est temps d’explorer quelques outils populaires pour une automatisation des tâches abordable et sans effort, que ce soit pour un usage professionnel ou personnel :

Pipefy

Lorsqu’il s’agit d’automatiser vos tâches ou votre flux de travail, Pipefy est là pour vous. Outre l’automatisation, vous pouvez créer et modifier n’importe quel type de flux de travail sur cette plateforme avec la possibilité d’une mise à l’échelle sans fin et sans effort. Grâce à son interface visuelle intuitive, le processus d’automatisation devient transparent.

En conséquence, l’efficacité de l’équipe augmente et elle peut tirer le meilleur parti de ses applications. Il vous aide également à gérer les changements rapides apportés au flux de travail en raison du retour d’information des clients ou de nouvelles exigences internes.

Désormais, vous devez moins dépendre des courriels et des feuilles de calcul, car ce logiciel d’automatisation vous permet d’éviter les erreurs en éliminant les doubles saisies de données.

Pipefy vous permet de créer un flux de travail à partir de zéro à l’aide de son éditeur visuel ou de choisir l’un de ses modèles pour le personnaliser en fonction de vos besoins. En outre, les tableaux de bord et les rapports personnalisables de cet outil sont utiles pour le suivi des indicateurs clés de performance, le contrôle de l’état d’avancement et l’identification de nouvelles opportunités.

Cette application vous permet d’amalgamer, de trier et d’acheminer les demandes, les entrées et les tickets entrants, quelle que soit leur source. Elle favorise la collaboration en mettant tous les membres de l’équipe sur la même page et en déterminant les autorisations des utilisateurs pour la visibilité et la collaboration.

Zoho Flow

Êtes-vous fatigué de gérer plusieurs applications individuellement pour vos équipes ? Zoho Flow vous permet d’automatiser les flux de travail et les tâches en connectant les applications que vous utilisez. Débarrassez-vous des silos d’information grâce à la fonction d’intégration intelligente de ce logiciel.

L’application connecte toutes les applications afin que les courriels, les dossiers et les rapports se déplacent dans un flux ininterrompu. Vous pouvez concevoir des flux en personnalisant des collections de flux prédéfinies pour une productivité maximale et l’accomplissement des tâches de routine.

De plus, il n’est pas nécessaire de s’efforcer de coder des intégrations complexes, car son constructeur dynamique vous permet de définir un déclencheur et des actions par le biais d’une intégration transparente. Les équipes peuvent même créer des flux de travail qui se connectent entre les départements pour une meilleure orchestration de l’activité.

En outre, les organisations peuvent créer des intégrations personnalisées avec cet outil pour différentes fonctionnalités de l’entreprise. Parmi les applications les mieux prises en charge, citons Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox et Salesforce.

Wrike

Si votre équipe est fatiguée d’exécuter des processus fastidieux qui nuisent à la productivité, il est temps d’opter pour Wrike. Son moteur d’automatisation puissant et efficace peut automatiser les flux de travail quotidiens afin que vous puissiez vous attaquer aux activités les plus vitales pour votre entreprise.

Les entreprises peuvent créer des règles pour les tâches répétitives à l’aide de déclencheurs et d’actions pour des processus de travail plus rapides et plus intelligents. En outre, l’outil vous alerte et vous met automatiquement à jour pour une mise à l’échelle plus rapide, une rationalisation des processus et une réduction des erreurs.

Lorsque vous utilisez Wrike, la tâche passe automatiquement à l’étape suivante du flux de travail, en fonction de la priorité, du statut et du risque de la tâche. Comme tous les membres de l’équipe ont une visibilité totale des flux de travail, la transparence est assurée.

L’application propose également des fonctionnalités telles que les @mentions, les notifications et les rappels pour une meilleure collaboration.

ClickUp

Grâce à la fonction d’automatisation de ClickUp, vous pouvez facilement automatiser vos tâches de routine et aider votre équipe à se concentrer sur des tâches plus importantes.

Cette plateforme permet de créer des tâches de plus de 100 façons différentes. Outre la création d’automatisations personnalisées, elle vous permet d’automatiser les tâches liées aux assignés, aux statuts, aux priorités, aux dates, à la création et au déplacement.

En outre, il vous permet d’assigner des tâches, de modifier le statut, de publier des commentaires et d’effectuer de nombreuses autres activités. Les utilisateurs peuvent choisir l’action qui se produira lors d’un déclenchement d’automatisation, ce qui leur permet de gagner un temps précieux.

ClickUp Automations prend en charge plusieurs applications externes, notamment Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform et Airtable, pour créer un flux de travail unique mais partagé. Par-dessus tout, il garantit la sécurité des données des utilisateurs grâce à une plateforme sécurisée et offre un niveau élevé de temps de disponibilité.

Jira Automation

Vous recherchez une solution d’automatisation des tâches qui vous aide à vous concentrer sur vos tâches importantes ? Choisissez Jira Automation pour automatiser n’importe quelle tâche ou flux de travail de votre entreprise en quelques clics.

Avec cette plateforme, les possibilités sont infinies : vous pouvez l’utiliser pour automatiser l’attribution des tâches ou pour synchroniser les tâches entre les différents services.

De plus, vous n’avez pas besoin d’écrire des codes. Sélectionnez l’un de ses 100 modèles(DevOps, Slack, Business, Global, etc.) et commencez à créer des règles d’automatisation en quelques minutes. Vous pouvez également utiliser ses guides et ses vidéos pour démarrer le processus.

Les entreprises peuvent utiliser ce logiciel avec d’autres outils professionnels populaires tels que MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket, etc.

Zapier

Avec 5 000 applications et une automatisation infinie, Zapier est la solution de référence pour l’automatisation des tâches pour des marques renommées comme Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable, et bien d’autres. Il s’agit d’un logiciel d’automatisation des tâches sans code qui présente les caractéristiques notables suivantes :

• Automatisation en plusieurs étapes pouvant inclure jusqu’à 100 applications
• Logique simple if/then pour la programmation conditionnelle dans un espace de travail visuel
• Création de recettes d’automatisation entièrement par glisser-déposer
• Filtres multiples vous permettant de créer des recettes d’automatisation complexes
• Formatez vos données dans la formule d’automatisation à l’aide de la fonction Formatter

À l’heure où nous écrivons ces lignes, la plateforme d’intégration d’applications est adaptée à des fonctions commerciales telles que les ventes, les technologies de l’information (IT), les propriétaires de petites entreprises et les spécialistes du marketing en ligne.

En ce qui concerne les flux de travail, vous pouvez utiliser les intégrations d’applications ou les Zaps de Zapier pour la communication avec les clients, la gestion des données, la gestion des prospects et les processus commerciaux.

Tallyfy

Tallyfy convient parfaitement aux entreprises dont le volume de documents, de fichiers et de données est plus important que les autres. Le développeur de la plateforme d’automatisation a mis l’accent sur l’automatisation des tâches pour les formulaires en ligne, les flux de travail, les processus, les tâches, les approbations de documents, etc.

Il dispose d’intégrations et de webhooks pour diverses applications professionnelles comme Google email (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau, et plus encore.

De plus, le logiciel d’automatisation des tâches prend en charge des outils d’automatisation tiers tels que Zapier Connector et Power Automate. Par conséquent, si vous ne trouvez pas d’intégration pour votre application professionnelle sur Tallyfy, vous pouvez intégrer l’application avec Power Automate ou Zapier, puis l’exploiter sur Tallyfly.

Nintex

Lorsqu’il s’agit d’utiliser une plateforme d’automatisation complète, Nintex est un choix idéal pour les entreprises. Cet outil permet aux utilisateurs d’automatiser les tâches manuelles et quotidiennes et de gérer le flux de travail de l’entreprise grâce à l’automatisation des processus robotiques.

Tout ce que vous avez à faire est d’identifier les processus qui nécessitent une automatisation et de commencer à les automatiser en quelques clics – et sans aucun code. Il n’est plus nécessaire d’utiliser des formulaires papier car les entreprises peuvent collecter des informations de manière numérique à partir de formulaires et de smartphones.

De plus, Nintex permet la signature électronique de vos documents et vous permet de générer automatiquement des documents chaque fois que cela est nécessaire. Vous pouvez également faire partie de son réseau mondial de partenaires pour une automatisation rapide et réussie.

Le mot de la fin

L’automatisation des tâches est le secret de la productivité, de l’efficacité et de la rentabilité d’une entreprise. Elle vous permet d’éviter les pénalités liées aux erreurs et d’accomplir plus rapidement les tâches physiques ou numériques. Cependant, le succès de l’automatisation dépend du logiciel que vous utilisez pour écrire des processus automatisés ou des recettes de tâches.

Essayez les logiciels d’automatisation des tâches ci-dessus et choisissez celui qui correspond à votre domaine d’activité et à vos besoins en matière d’automatisation.

Ensuite, vous pouvez consulter les outils d’automatisation des comptes fournisseurs.