Vous pouvez bénéficier de tous les avantages d’un bureau ordinaire en vous inscrivant à un bureau virtuel sur l’une des plateformes mentionnées ci-dessous.
Parfois, la location d’un espace de bureau en dur devient un véritable défi pour les micro-entreprises, les petites entreprises, les entreprises de taille moyenne et les indépendants. Vous devez payer un loyer mensuel fixe qui augmentera chaque année. Tout cela pour une adresse commerciale et une boîte aux lettres.
Supposons que vous exerciez votre activité en ligne, mais que vous ayez besoin d’une adresse commerciale pour la facturation, la fiscalité et la réglementation. Vous pourriez vous demander si vous avez d’autres options que de payer un loyer pour un bureau physique Oui, vous en avez une ! Vous pouvez opter pour un abonnement à un bureau virtuel.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les espaces de bureaux virtuels, leurs caractéristiques essentielles et les meilleures solutions que vous pouvez utiliser dès maintenant.
Solutions de travail à domicile et de travail hybride dans un monde post-pandémique
Pendant la pandémie de grippe Covid-19, les entreprises ont dû renvoyer leur personnel chez lui et travailler à partir de là en raison des blocages mondiaux. Les développeurs de technologies informatiques ont réorganisé les outils de travail en ligne au cours des deux dernières années de la pandémie de Covid-19 (2020-2021).
Les entreprises ont vu apparaître des applications telles que Zoom, Slack, Asana, Teams, Google Workspace, Google Meet, des applications de tableau blanc, etc.
Les entreprises ont également constaté que la FMH réduisait les coûts d’investissement tels que les espaces de bureaux, les installations de travail, les services de restauration, les salles de sport, etc. Et ce n’est pas tout ! Les employés sont devenus plus actifs et plus productifs en travaillant à distance.
Les problèmes de sécurité ont également été résolus grâce à des solutions robustes de sécurité des points finaux, des applications de gestion de l’identité et de l’accès, la virtualisation des postes de travail, etc.
Après la pandémie, les entreprises ne se sont pas contentées de convoquer tous leurs employés sur leur lieu de travail. Elles ont adopté un modèle de travail hybride.
Dans ce modèle, certains employés travaillent à domicile tandis que d’autres viennent au bureau. Tous les employés restent connectés via les espaces de travail en ligne de Google, Microsoft, Facebook, etc.
Diverses entreprises de technologies de l’information ont mis au point une nouvelle gamme de produits destinés aux entreprises numériques de la prochaine génération. Il s’agit de bureaux virtuels, d’assistants de bureau virtuels, d’adresses de réexpédition du courrier, de boîtes vocales pour les lignes fixes officielles, etc.
Les jeunes entreprises et les entreprises numériques modernes peuvent obtenir tous ces produits dans une formule simple et abordable pour répondre à tous les besoins en matière de réglementation et de conformité des clients.
Qu’est-ce qu’un bureau virtuel ?
Ces services gérés donnent à votre entreprise une adresse physique en dehors de votre domicile. Vous pouvez obtenir des services liés au bureau, comme un service de réponse téléphonique, une adresse postale, une réexpédition du courrier, des vidéoconférences et des salles de réunion.
Certains fournisseurs de bureaux virtuels proposent des services occasionnels d’hébergement de conférences dans un lieu de travail physique.
Grâce à ces services, vous n’avez pas à vous soucier du bail, des contrats de location, des services de conciergerie pour le bureau, des loyers mensuels, etc.
Les petites entreprises et les start-ups utilisent ces services pour réduire leurs coûts d’exploitation et leurs frais généraux. Les petites entreprises et les start-ups utilisent ces services pour réduire les coûts d’exploitation et les frais généraux. Cela vous permet également de vous concentrer sur les revenus de l’entreprise plutôt que de vous occuper de tâches non productives.
Caractéristiques essentielles des fournisseurs de bureaux virtuels
#1. Adresses professionnelles
Le fournisseur de services doit vous proposer des adresses professionnelles qui ne figurent pas sur la liste noire des entreprises et des impôts.
#2. Boîte aux lettres et réexpédition du courrier
Le fournisseur doit s’occuper de tout le courrier physique entrant et le faire suivre à votre adresse personnelle.
#3. Lignes téléphoniques fixes et répondeurs virtuels
Vous devez disposer d’un numéro de téléphone officiel que vos clients et prospects peuvent appeler. Ces appels ne doivent pas rester sans réponse. Une réceptionniste en chair et en os ou une réceptionniste virtuelle peut répondre à ces appels.
#4. Pas de verrouillage des fournisseurs
Il ne doit pas y avoir de blocage compliqué de la part du fournisseur ni de frais cachés. Le fournisseur doit être en mesure de vous offrir davantage de ressources si vous envisagez de développer votre entreprise.
#5. Internet à haut débit
Si le fournisseur propose un espace de travail pour des réunions occasionnelles, il doit y avoir un accès Internet à haut débit pour répondre aux besoins des nombreux appareils susceptibles d’être connectés.
#6. Équipement audiovisuel pour les conférences
Vous aurez également besoin de systèmes audiovisuels pour les espaces de travail virtuels hybrides pour les réunions en personne et à distance.
#7. Site web et outils de discussion en ligne
Il est souhaitable que le fournisseur propose également l’enregistrement et l’hébergement de sites web, ainsi que des services de chat pour votre entreprise en pleine croissance.
#8. Espaces pour les événements et les réunions
Si vous devez organiser des réunions d’actionnaires, des réunions de clients, des conférences, etc., le vendeur doit être en mesure de les accueillir.
#9. Services d’impression et de numérisation
L’espace de bureau hybride doit également proposer des services d’impression à la demande avec des outils de gestion de l’impression. Les entreprises ne peuvent pas conclure leurs affaires sans contrats d’impression.
Vous trouverez ci-dessous quelques solutions de bureau en ligne populaires que vous pouvez envisager pour votre prochaine entreprise :
Bureau virtuel InCitySpace
Seattle est la ville d’affaires la plus active de l’État de Washington, aux États-Unis. La plupart des entreprises étrangères souhaitent obtenir une adresse à Seattle afin de renforcer leur identité de marque, de bénéficier d’avantages fiscaux et d’acquérir un statut.
InCitySpace Virtual Office peut répondre à vos besoins en matière d’adresses commerciales virtuelles à Seattle. ICS propose de véritables adresses de rue. Il ne s’agit pas d’adresses virtuelles que les autorités ne peuvent pas vérifier.
L’utilisation d’une adresse à Seattle, une adresse commerciale aux États-Unis, vous permet également d’utiliser des comptes chèques professionnels.
ICS possède les licences requises pour exploiter de telles entreprises aux États-Unis, ce qui vous permet de vous conformer automatiquement à toutes les lois nationales et fédérales.
Bureaux virtuels de l’Alliance
Alliance Virtual Offices est l’un des leaders du secteur. Il propose des bureaux en ligne avec des adresses réelles dans les principaux pays où les gens veulent faire des affaires.
Vous devez saisir l’endroit où vous souhaitez ouvrir votre bureau virtuel. Alliance ouvrira rapidement plusieurs listes à des tarifs mensuels ou annuels abordables.
Les principales caractéristiques d’Alliance sont les suivantes
- Services de réceptionniste en temps réel
- Une adresse commerciale virtuelle aux États-Unis
- Des numéros de téléphone fixe virtuels
- Espaces de co-working pour les événements et les occasions
- Réservation de salles de réunion
- Plus de 1200 sites internationaux avec 4000 salles de réunion dans le monde entier
WeWork
WeWork révolutionne le concept de bureau virtuel. Il propose des lieux de travail à louer pour des heures, des jours, des semaines, des mois, etc. Et pas seulement le lieu de travail. Ses espaces de travail comprennent l’internet, le téléphone, des accessoires de réunion, des services d’impression, etc.
Les principales caractéristiques de WeWork sont les suivantes
- Bureau dédié dans un bureau partagé
- Bureaux privés
- Bureaux de la taille d’une suite avec équipements privés
- Bureaux à l’étage
- Abonnement mensuel à un espace de travail partagé
WeWork est également populaire parmi les employés numériques parce qu’il offre une bande passante dédiée, un accès VPN, un accès LAN, une couverture Wi-Fi, etc. En outre, tous ses services informatiques sont assortis de mesures de sécurité de niveau entreprise.
Kumospace
Kumospace fait passer les bureaux en ligne au niveau supérieur en offrant un environnement visuel permettant de créer un bureau dans un espace virtuel. Vous pouvez voir qui travaille dans une architecture qui ressemble à un étage. Il y a des bureaux, des chaises, des cloisons et tous les autres éléments de votre ancien lieu de travail. Cependant, tout cela se trouve dans le nuage.
Les collègues se reconnaissent à leurs avatars dans l’interface visuelle. Vous pouvez voir si quelqu’un n’est pas sur son bureau grâce à la fonction Mouvement. Les autres fonctionnalités notables de Kumospace sont les suivantes :
- Audio spatial de conversations multiples, comme sur les lieux de travail traditionnels
- Partage de documents par le biais de liens rapides
- Jeux à distance, comme au bureau
- Partage d’écrans avec les collègues
- Tableaux blancs pour le brainstorming
- Moments de convivialité
Clevver.io
Clevver.io vous permet de créer une entreprise à partir d’Internet et de disposer d’une adresse commerciale dans 50 pays. Jusqu’à présent, il s’agit du fournisseur de bureaux en ligne et de services de bureau le plus robuste que nous ayons examiné.
Il propose des services de constitution de société, des comptes bancaires, des services fiscaux, des services de comptabilité, des boîtes postales numériques et bien d’autres choses encore.
Bureau intelligent
Que vous soyez propriétaire d’une grande ou d’une petite entreprise, Intelligent Office vous offre des solutions d’affaires virtuelles afin que vous puissiez gérer votre entreprise de manière plus efficace et plus rentable. Obtenez l’emplacement de bureau virtuel de votre choix et voyez votre entreprise prospérer avec une perspective professionnelle.
Il vous permet d’avoir une adresse virtuelle prestigieuse pour recevoir du courrier de n’importe où. Vous pouvez également utiliser le service de réponse téléphonique pour mieux impliquer vos clients. En outre, les entreprises peuvent ajouter un assistant virtuel formé à leur équipe pour s’occuper de leurs affaires.
Regus
Avec Regus, les entreprises peuvent rendre leur présence visible dans le monde entier. Choisissez l’un de leurs bureaux virtuels situés dans toutes les grandes villes et présentez votre entreprise de manière professionnelle.
En plus d’une adresse virtuelle, vous pouvez bénéficier de services de transfert de courrier et de réception d’appels.
Les principales caractéristiques de Regus sont les suivantes
- Adresse professionnelle instantanée
- Réceptionniste professionnelle
- Réexpédition du courrier sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ad hoc
- Numéro de téléphone local ou national pour votre entreprise
- Service de réceptionniste professionnel
- Bureau ou espace de travail à la demande
- Soutien administratif
Opus VO
Opus VO est la plateforme qui vous permet d’obtenir tous les services professionnels dont vous avez besoin à un coût avantageux. Vous pouvez choisir parmi plus de 650 sites aux États-Unis, dont Atlanta, Beverly Hills, Chicago, Brooklyn, Los Angeles, New York et Miami. Les principales caractéristiques d’Opus VO sont les suivantes :
- Adresse postale de l’entreprise
- Numéro de téléphone de l’entreprise
- Renvoi d’appel premium
- Numéro de fax de l’entreprise
- Réceptionniste en direct
- Conversion de la messagerie vocale en courrier électronique
- Service de fax par courrier électronique
- Renforcement du crédit de l’entreprise
En outre, vous pouvez bénéficier de fonctions telles que l’envoi de SMS, un numéro vert et un pont de conférence audio moyennant des frais supplémentaires.
virtualoffice.team
Virtualoffice.team est l’espace de travail numérique dédié aux équipes distribuées. Même si tous vos coéquipiers travaillent à partir de différents endroits, cette plateforme vous aide à améliorer la communication et l’esprit d’équipe. Ce programme s’adresse aussi bien aux équipes entièrement distantes qu’aux équipes hybrides.
Vous pouvez concevoir votre espace de bureau virtuel et placer votre bureau où vous le souhaitez. Ici, il est facile de communiquer et de collaborer avec les autres, comme dans un vrai bureau. En outre, vous pouvez rencontrer vos collègues dans la salle de réunion virtuelle et inviter des collaborateurs en quelques secondes.
Davinci Virtual
Vous souhaitez accéder à des milliers de bureaux virtuels dans le monde entier ? Davinci Virtual est la solution qui vous offre tout ce que vous attendez d’une adresse commerciale.
Elle vous permet de disposer d’un bureau virtuel avec une adresse postale réelle, ce qui vous aide à faire bonne impression auprès de vos clients. Choisissez parmi 5 500 adresses professionnelles à utiliser pour l’obtention de licences, l’enregistrement et l’inscription dans les annuaires Internet.
Vous pouvez utiliser la même adresse pour recevoir votre correspondance commerciale, que le personnel stockera en toute sécurité en vue d’une prise en charge ou d’une réexpédition par vos soins. Les entreprises peuvent également s’inscrire dans l’annuaire du lobby pour plus de crédibilité.
En outre, les locaux peuvent être utilisés pour des réunions d’affaires car ils sont équipés d’une connexion Internet à haut débit, de tableaux intelligents, de projecteurs LCD, d’écrans plasma et de bien d’autres outils de présentation.
Stark Office Suites Bureaux virtuels
Avec l’aide de Stark Office Suites Virtual Offices, vous pouvez construire une image intelligente et réussie pour votre entreprise ou votre pratique professionnelle. Que vous souhaitiez avoir une présence commerciale établie ou réduire le coût d’un espace de bureau permanent, cette solution de bureau virtuel est là pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur.
En optant pour ce service, vous pouvez choisir parmi des adresses d’entreprise de premier ordre à Westchester, Long Island, Midtown Manhattan et dans le Connecticut. La solution proposée par cette société comprend des adresses postales, des bureaux et une réceptionniste personnelle.
Si nécessaire, votre entreprise peut également utiliser Stark Office Suites pour organiser des réunions ou des conférences. Pour les personnes toujours en déplacement, elle propose un service de réceptionniste qui effectue des tâches telles que l’accueil, le filtrage et le transfert d’appels.
Bureau virtuel Servcorp
Lebureau virtuel de Servcorp vous permet de gérer votre entreprise à partir de l’un des 150 sites mondiaux. Parmi les sites les plus populaires, citons New York, Washington, D.C., Chicago, Houston, Londres, Paris, Berlin, Tokyo et Osaka.
En choisissant cette option, vous obtenez instantanément une adresse et un numéro de téléphone à votre nom.
Vous pouvez utiliser cette adresse prestigieuse pour l’enregistrement de votre entreprise et votre adresse postale. Les courriers électroniques reçus à cette adresse seront transférés vers n’importe quel endroit.
Des réceptionnistes dédiés, une messagerie vocale interactive 24h/24 et 7j/7, et des services sécurisés de télécopie vers messagerie sont quelques-unes des fonctionnalités supplémentaires offertes par cette solution.
Si vous souhaitez effectuer des tâches administratives régulières telles que l’impression, des secrétaires sont disponibles à la demande pour répondre à vos besoins. De plus, vous avez accès à des espaces de réunion, à des vidéoconférences, à des salles de conférence, à des salons de travail équipés d’une connexion Wi-Fi et à des bureaux privés.
Le mot de la fin
Après avoir lu cet article, vous devriez avoir découvert la meilleure liste de solutions de bureaux virtuels auxquelles vous pouvez faire confiance. Consultez ces sites web pour obtenir des démonstrations, des essais gratuits et des entretiens de vente.
Ces choix sont assortis de toutes les caractéristiques standard qu’un fournisseur de lieu de travail virtuel doit posséder.