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Die 8 besten Quittungsscanner-Apps/Tools, um Ausgaben im Auge zu behalten

Quittungs-Scanner-Apps, um Ausgaben zu verfolgen
Invicti Web Application Security Scanner – die einzige Lösung, die eine automatische Verifizierung von Schwachstellen mit Proof-Based Scanning™ bietet.

Unabhängig davon, ob Sie die Finanzen Ihres Unternehmens verwalten möchten, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, wohin Ihr Geld fließt. Daher ist ein Quittungsscanner das Beste, was man wählen kann.

Quittungen von Waren oder Produkten, die Sie in Geschäften erwerben, können leicht verlegt werden, sei es in einem Ozean von Unterlagen oder ein Durcheinander von Papieren. Andererseits werden physische Papiere eher beschädigt oder zerstört.

Das Umwandeln Ihrer gedruckten Quittungen und Papiere in digitale Dateien könnte diese Probleme lösen, und ein Quittungsscanner ist ein ideales Werkzeug für diese Aufgabe. Etwas Quittungsscanner bieten Internetdienste, mit denen Sie Ihre Quittungen von überall aus organisieren und abrufen können.

In diesem Artikel wird erläutert, was Sie über Quittungsscanner wissen müssen. Lassen Sie uns also ohne weiteres anfangen.

Was sind Quittungsscanner-Apps?

Was-sind-Quittungsscanner-Apps

Mit Quittungsscanner-Apps können Sie Ihre physischen Quittungen fotografieren und sie in digitale Kopien umwandeln, die Sie ganz einfach von Shared abrufen können Cloud-Speicher. Bevor wir weitermachen, wollen wir lernen, was ein Quittungsscanner ist tut.

Eine Quittungsscanner-App ist eine Smartphone-Anwendung, mit der Ihre Mitarbeiter Quittungen mit ihren Mobiltelefonen erfassen können. Um Papierkram zu sparen, haben Unternehmen damit begonnen, Quittungsscanner für Geschäftskosten zu verwenden OCR (Optical Character Recognition)-Software.

Benötigt Ihr Unternehmen eine Software zum Scannen von Belegen?

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Sie müssen den Wert von Lesebestätigungen für Ihr Unternehmen prüfen. Der naheliegendste Weg, um zu entscheiden, ob Ihr Unternehmen eine haben sollte Quittungsscanner-App ist, sich anzusehen, wie häufig und komplex das Erstattungssystem Ihrer Organisation ist.

Untersuchen Sie frühere Daten zu Geschäftsausgaben und Mitarbeiterengagement. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, ob sie das Gefühl haben, dass es ihnen hilft.

Sprechen Sie vor allem mit den Finanzmitarbeitern, da sie sich täglich mit Erstattungen und Ausgaben im Zusammenhang mit Problemen befassen. Die Quittungsscanner-App kann allen Mitarbeitern des Unternehmens zugute kommen, indem sie die Menge an manueller Dokumentation verringert, die für Erstattung und Kosten erforderlich ist Datenmanagement.

Vorteile der Verwendung einer App zum Scannen von Belegen

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Die alte Technik der Erstattungszahlung braucht Zeit sowohl für die Mitarbeiter als auch für Ihr Finanzpersonal. Das Verfahren ist auch anfällig für mehrere Fehler. Es wird für Mitarbeiter schwierig sein, eine Erstattung ihrer Ausgaben zu erhalten, wenn sie ihre Quittungen verlieren.

Hier kann Ihnen die Verwendung einer App zum Scannen von Belegen helfen. Es ermöglicht Ihren Mitarbeitern, Belege schnell digital einzureichen. Die optischen Zeichenerkennungsalgorithmen in der App eliminieren menschliche Fehler, die bei der direkten Eingabe von Daten aus Belegen auftreten können.

A Quittungsscanner für Ihr Unternehmen können auch Ihre Finanzabteilung unterstützen. Mit digitalen Quittungen müssen sie keine Mitarbeiter hetzen, um Quittungsforderungen einzureichen.

Quittungsscanner sind in verschiedenen Konfigurationen erhältlich, die von physisch (Computer und mobile Scanner) bis digital (z. B. Apps und Online-Software) reichen. Da es sich bei diesem Tool jedoch um eine Investition handelt, sollten Sie sich vor dem Kauf mit den wesentlichen Aspekten vertraut machen, die die besten bieten.

Hier ist eine Liste der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einem Belegscanner achten sollten. Möglicherweise benötigen Sie nicht alle, aber befolgen Sie diese Ratschläge, um die beste für Sie auszuwählen.

Funktionen eines Quittungsscanners

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Es ist allgemein bekannt, dass jedes Unternehmen besondere Anforderungen an die Nachverfolgung von Geschäftsbelegen stellt. Achten Sie bei der Auswahl einer App darauf, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Angesichts der vielen Alternativen, die heute auf dem Markt erhältlich sind, kann die Auswahl schwierig sein.

Hier ist ein kurzer Überblick über die wichtigsten Dinge, die bei der Auswahl einer Quittungsverwaltungs-App zu beachten sind.

Flexibilität

Möglicherweise benötigen Sie einen tragbaren Quittungsscanner, wenn Sie Ausgabenberichte und Quittungen für Arbeiter oder Auftragnehmer überwachen müssen. Dies könnte die Form eines tragbaren Scanners annehmen.

Die Größe des Scanners ist auch für die Portabilität von Bedeutung. Entscheiden Sie sich für ein Gerät, das leicht und klein genug ist, um bequem in eine Aktentasche oder Tasche zu passen.

Online-Verfügbarkeit

Praktisch ist ein Quittungsscanner, der wie Mobility online verfügbar gemacht werden kann. Sie können sich mit verlinken Buchhaltungssoftware sehr schnell und beschleunigt Ihren Prozess. Dadurch können Sie Ihre Belege jederzeit und von jedem Ort aus abrufen.

Speicherplatz und Sicherheit

Speicherplatz-und-Sicherheit

Unabhängig davon, ob Sie sich für physischen oder digitalen Cloud-Speicher entscheiden, sollten Sie die Einschränkungen Ihres Quittungsscanners berücksichtigen. Würden Sie Quittungen täglich oder wöchentlich scannen? Werden Sie es nur in seltenen Fällen verwenden oder werden Sie es das ganze Jahr über verwenden? Dies kann Ihnen dabei helfen herauszufinden, wie viel Speicherplatz Sie für Ihre Quittungsscanner-Software oder auf einem externen Laufwerk benötigen.

Übersehen Sie nicht die Sicherheit der von Ihnen ausgewählten Lagereinrichtung. Sie sollten sicherstellen, dass alle Belege und Papiere durch mehr als eine Schutzebene geschützt sind.

Herkömmliche Quittungen und Dokumente können physisch beschädigt oder zerstört werden, aber digitale Aufzeichnungen können in die falschen Hände geraten, wenn keine angemessenen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

Geschwindigkeit

Eine der unangenehmsten Aufgaben, die ein Unternehmen übernehmen kann, ist das Scannen von Belegen für Ausgabenaufstellungen. Typischerweise erledigen die Leute diese Aufgabe gerne so schnell wie möglich, und ein blitzschneller Quittungsscanner kann dabei helfen. Einige Scanner können ein Bild Ihrer Dokumente in nur 7.5 Sekunden aufnehmen. Dies ist nützlich, um viele Quittungen gleichzeitig zu scannen.

Dateiformate

Ihre Quittungen sind möglicherweise in einem bestimmten Format formatiert, je nachdem, wofür Sie sie verwenden. Ein Steuerberater kann verlangen, dass Sie alle Ihre Belege scannen oder als PDF hochladen, aber Ihr Arbeitskostenprogramm akzeptiert nur JPEG-Fotos. Überprüfen Sie, welche Dateiformate Ihr Belegscanner akzeptiert, damit Sie sie nach dem manuellen Scannen nicht ändern müssen.

Exportfähigkeit

Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihr Scanner Ihre gesamte Routine abdeckt, nachdem Sie Ihre Quittungen gescannt haben. Werden Sie sie in der Cloud behalten? Wirst du sie jemand anderem schicken? Ihr Belegscanner muss in der Lage sein, gescannte Papiere mühelos zu übertragen.

Halten Sie nach den besten Quittungsscanner-Apps auf dem Markt Ausschau, nachdem Sie die wesentlichen Funktionen eines Quittungsscanners kennen. Hier gehen wir mit der Liste der besten.

Neat Receipts

Ordentliche Quittungen ist ein intelligentes Organisationstool und ein tragbarer Scanner. Mit dem mobilen Scanner von Neat Receipts können Sie Quittungen, Kontaktkarten und Papierkram unterwegs scannen, da die Software relevante Daten erkennt, abruft und organisiert.

Ordentliche Quittungen

Eigenschaften

  • Der tragbare Scanner von NeatReceipts ist leicht und kompakt genug, um in eine Aktentasche, einen Rucksack oder ein Handgepäck zu passen. Es benötigt auch keinen Wechselstrom. Schließen Sie es über USB an Ihren Computer an und schon kann es losgehen.
  • Ihr Computer kann es über USB mit Strom versorgen.
  • Neat scannt und extrahiert Daten aus allem, was Sie scannen, was zu digitalen Ressourcen führt.
  • Mit Belegdaten können Sie schneller Steuer- oder Ausgabenberichte erstellen, nach Excel exportieren oder Kontakte mit Outlook oder dem Adressbuch synchronisieren.
  • Es bietet eine kostenlose 30-Tage-Testversion von NeatCloud, mit der Sie die Neat-Dateien synchronisieren und sichern und sie von jedem Browser oder Mobilgerät aus anzeigen können.

Darüber hinaus erhalten Sie, solange Sie NeatCloud-Abonnent sind, NeatCare, das zusätzliche Unterstützung und eine Unfallschadenversicherung für Ihren NeatDesk bietet.

  • Es funktioniert auf:
  • iOS
  • Android

Dext

Dext erstellt und sammelt Ihre Dokumentation mit 99%iger Genauigkeit und verarbeitet sie dann sofort in Ihrer Buchhaltungssoftware. So können Sie mehr Zeit in wertschöpfende Aktivitäten investieren.

YouTube-Video

Eigenschaften

  • Dext Prepare ist eine herrlich unkomplizierte Lösung zum Organisieren und Digitalisieren all Ihrer Dokumente.
  • Senden Sie eine Quittung, eine Rechnung oder einen Kontoauszug, und Dext sammelt die gewünschten Informationen und übermittelt sie an Ihr Buchhaltungssystem. Sie erhalten die genauen Zahlen, die Sie benötigen, anstatt sich hinzusetzen und sie physisch einzugeben.

Dext Prepare erfasst und verarbeitet marktführende Daten, bevor sie in Ihrem Buchhaltungssystem veröffentlicht werden. Der Zeitplan Ihres Teams wird für wichtigere Aufgaben frei und Sie erhalten die Gewissheit, dass Sie es mit den Besten zu tun haben.

  • Es funktioniert auf:
  • iOS
  • Android

Shoeboxed

Wenn Sie nach einer zuverlässigen Aufbewahrung für digitale Steuerbelege suchen, dann ShoeBoxed wäre eine ideale Quittungsscanner-App. Es wird Ihnen helfen, Ihre Quittungshandhabung zu vereinfachen.

Schuhkarton

Eigenschaften

  • Vereinfachen Sie die täglichen Buchhaltungsaufgaben.
  • Entdecken Sie Funktionen und Tools, die für kleine Unternehmen, Buchhalter und Buchhalter entwickelt wurden.
  • Sie können Ihre Quittungen in extrahierte, von Menschen verifizierte, kategorisierte, organisierte, durchsuchbare und bearbeitbare Daten umwandeln, auf die Sie jederzeit und überall zugreifen können.

Darüber hinaus können Sie umfassende Spesenabrechnungen erstellen, die Bilder Ihrer Quittungen enthalten, und Ihre Daten für eine einfache Steuervorbereitung oder Erstattung exportieren, teilen oder drucken.

Easy Expense

Einfache Kosten extrahiert wesentliche Informationen wie Anbieter, Sparte, Steuern, Summe und Zahlungsart mithilfe leistungsstarker Bildverarbeitung und KI.

Darüber hinaus überwacht dieser Quittungsscanner mühelos die Ausgaben von Kreditkarten und Bankkonten. Easy Expense lässt sich in Ihre Bankkonten integrieren, um Transaktionen von bis zu 18 Monaten auf Kosten und Steuerabschreibungen zu scannen.

Easy-Expense

Eigenschaften

  • Funktioniert offline und ist somit ideal für unterwegs.
  • Der schnellste Weg, Belege zu erfassen, zuzuschneiden und zu verfolgen
  • Verlieren Sie niemals eine Quittung mit der automatischen Cloud-Synchronisierung.
  • Intelligente automatische Kategorisierung zur Maximierung der Abzüge
  • Bulk-Überprüfung von Transaktionen

Mit Easy Expense können Sie über Benutzerberechtigungen in Echtzeit zwischen Benutzern synchronisieren. Sie können ganz einfach einschränken, wer relevante Informationen sehen kann.

Expense Management

Vom grenzenlosen Scannen von Belegen und der Laufleistungsüberwachung bis zur Erstattung am nächsten Tag, ein Kostenverfolgungstool wie Ausgabenverwaltung kann Ihnen bei der Verwaltung Ihres Buchhaltungssystems helfen.

YouTube-Video

Eigenschaften

  • Das Verfolgen und Organisieren von Quittungen auf Reisen oder bei der Arbeit aus der Ferne kann schwierig sein und manchmal zum Verlust von Quittungen führen.
  • Sie können Quittungen ohne Einschränkung scannen, Ihren Kilometerstand protokollieren, sie zur Genehmigung per E-Mail versenden und andere Dinge tun.

In Kombination mit der SmartScan-Funktion werden Ihre Belege sofort gescannt und abgerufen, wodurch Sie Zeit und Energie sparen.

Smart Receipts

Intelligente Quittungen Verwandeln Sie Ihr Telefon in einen Quittungsscanner und einen Generator für Ausgabenberichte! Es sammelt Quittungsinformationen und lässt Sie PDF- und CSV-Berichte erstellen, die Sie an Ihre E-Mail-Konten senden können.

Smart-Belege

Eigenschaften

  • Mit vollständig konfigurierbaren PDF-, CSV- und ZIP-Berichten können professionelle Berichte sowohl für Ihre Budgetüberwachung als auch für die Anforderungen Ihrer Arbeit erstellt werden.
  • Smart Receipts ermöglicht Ihnen die Auswahl aus über 20 verschiedenen Standarddatentypen (z. B. Daten, Preise, Steuern, Belegkategorien, Bemerkungen, Zahlungsoptionen usw.).

Diese Funktion kann Ihnen dabei helfen, das ideale Dokument zu erstellen, wodurch Sie unzählige Arbeitsstunden sparen und sich auf Dinge konzentrieren können, die für Sie wichtiger sind.

Foreceipts

Das Vordereingänge app ist die ideale Belegverwaltungslösung, die von über 500,000 Firmeninhabern, Selbständigen, Agenturen und Freiberuflern weltweit genutzt wird.

Vordereingänge

Eigenschaften

  • Machen Sie Bilder Ihrer Papierbelege oder senden Sie Ihre digitalen Belege an sich selbst. Die Foreceipts-App scannt sofort die Daten auf Ihren Quittungen und trägt sie in Ihr Buch ein. Sie können auch Einnahmen hinzufügen, indem Sie Ihre Rechnungen scannen.
  • Teilen Sie Ihre Excel- oder PDF-Ausgabenberichte mit Ihrem Buchhalter oder verwenden Sie sie, um Ihre Steuern einzureichen. Jedes Ihrer Belegbilder wird gespeichert, sodass Sie im Falle einer Revision geschützt sind.

Sie haben Geschäftsausgabenkategorien für die Vereinigten Staaten und Kanada festgelegt, sodass Ihre Spesenabrechnung zum Jahresende die Steueranforderungen ordnungsgemäß erfüllt. Sie können die Kategorien auch nach Bedarf ändern.

Veryfi

Die weltweit schnellste und sicherste OCR-Erfassungs- und Datenextraktions-App für Quittungen, Rechnungen und Rechnungen sind da. Befreien Sie sich von Dateneingabe und Buchhaltung; jede Woche Stunden sparen. Sehrfi Ruft Lieferanten, Zahlungen, Summen, Steuern und sogar Einzelposten in Sekunden ab.

YouTube-Video

Eigenschaften

  • Die OCR-API von Veryfi extrahiert, kategorisiert und verbessert alle Informationen aus unorganisierten Verbrauchereinkaufsaufzeichnungen, Rechnungen und Rechnungen bis hin zu Einzelposten (Kaufdaten auf SKU-Ebene) in großem Maßstab, wodurch die Notwendigkeit von Skripten oder Humans-in-the-Loop entfällt.
  • Die Veryfi OCR-API bietet Ihnen eine der einflussreichsten und fortschrittlichsten OCR- (Optical Character Recognition) und ICR- (Intelligent Character Recognition) Datenextraktions-API-Plattformen, die heutzutage verfügbar sind.

Diese Funktionen ermöglichen es Ihnen, Ihre Konkurrenz zu übertreffen und Ihren Benutzern die bestmöglichen Dienste auf dem gesamten Markt zu bieten.

Wie wählt man die am besten geeignete Quittungs-App aus?

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Quittungen ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um Stress in der Steuersaison zu vermeiden. Die Tools, die wir erwähnt haben, machen es zugänglich, ohne Hunderte von kleinen Zetteln aufbewahren zu müssen.

Berücksichtigen Sie Ihre individuellen Bedürfnisse als Freiberufler oder Geschäftsinhaber, wann immer Sie einem zustimmen. Denken Sie über Folgendes nach:

  • Wie viele Personen betreuen Sie?
  • Wie viele Kunden betreuen Sie?
  • Wie viele gewerbliche Einkäufe tätigen Sie jeden Monat?
  • Wie oft und wohin reisen Sie beruflich?

Abhängig von Ihren Umständen benötigen Sie möglicherweise mehrere Tools, um Ihr Quittungsverfolgungssystem anzupassen.

Fazit 

Sie müssen Ihre Büroausgaben so organisieren, dass Sie nicht das Recht verlieren, diese zurückerstattet zu bekommen. Wenn Sie dies nicht tun, steht das Geld erst im nächsten Zahlungszyklus zur Verfügung.

Daher können viele verschiedene Arten von Software als Quittungsscanner verwendet werden. Jeder erleichtert diesen Prozess, indem er bessere Funktionen und Dienste anbietet. Also, lass es uns abschließen. Es lohnt sich, die oben aufgeführten Top-Apps zum Scannen von Belegen zu verwenden. Wenn Sie es noch nicht getan haben, sollten Sie sich eines zulegen!

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