9 Beste Quittungs-Scanner-Apps/Tools, um den Überblick über Ausgaben zu behalten

Wenn Sie die Finanzen Ihres Unternehmens verwalten wollen, müssen Sie wissen, wohin Ihr Geld fließt. Daher ist ein Quittungsscanner das Beste, was man sich wünschen kann.

Quittungen von Waren oder Produkten, die Sie in Geschäften erwerben, können leicht verloren gehen, sei es in einem Meer von Dokumente oder ein Wirrwarr von Papieren. Andererseits ist es wahrscheinlicher, dass physische Papiere beschädigt oder zerstört werden.

Die Umwandlung Ihrer gedruckten Quittungen und Papiere in digitale Dateien könnte diese Probleme lösen, und ein Quittungsscanner ist ein ideales Werkzeug für diese Aufgabe. Einige Quittungsscanner bieten Internetdienste an, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Quittungen von überall aus zu organisieren und abzurufen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie über Belegleser wissen müssen. Lassen Sie uns also ohne Umschweife beginnen.

Was sind Quittungs-Scanner-Apps?

Mit Quittungs-Scanner-Apps können Sie Ihre physischen Quittungen abfotografieren und in digitale Kopien umwandeln, die Sie leicht aus freigegebenen Quellen abrufen können. Cloud-Speicher. Bevor wir weitermachen, sollten wir erfahren, was ein Belegscanner tut.

Eine Quittungsscanner-App ist eine Smartphone-Anwendung, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, Quittungen mit ihren Handys zu erfassen. Um Papierkram zu sparen, haben Unternehmen damit begonnen, Quittungsscanner für Geschäftskosten zu verwenden, die mit OCR (Optical Character Recognition) Software.

Benötigt Ihr Unternehmen eine Software zum Scannen von Belegen?

Sie müssen prüfen, welchen Wert das Lesen von Belegen für Ihr Unternehmen hat. Die naheliegendste Möglichkeit zu entscheiden, ob Ihr Unternehmen eine Bon-Scanner-App ist es, zu prüfen, wie häufig und wie komplex das Erstattungssystem Ihres Unternehmens ist.

Untersuchen Sie frühere Daten zu Unternehmensausgaben und Mitarbeiterengagement. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, ob sie glauben, dass es ihnen hilft.

Sprechen Sie vor allem mit den Mitarbeitern der Finanzabteilung, denn sie sind diejenigen, die sich täglich mit Erstattungen und Ausgaben befassen. Die App zum Scannen von Quittungen kann für alle Mitarbeiter des Unternehmens von Vorteil sein, da sie die Menge an manueller Dokumentation reduziert, die für Erstattungen und Kostenerstattungen benötigt wird. Datenverwaltung.

Vorteile der Verwendung einer App zum Scannen von Quittungen

Das alte Verfahren der Erstattungszahlung ist sowohl für die Mitarbeiter als auch für Ihre Finanzabteilung zeitaufwändig. Außerdem ist das Verfahren anfällig für mehrere Fehler. Für die Mitarbeiter wird es schwierig sein, die Erstattung ihrer Ausgaben zu erhalten, wenn sie ihre Quittungen verlieren.

Hier kann Ihnen eine App zum Scannen von Quittungen helfen. Sie ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, ihre Quittungen schnell in digitalem Format einzureichen. Die Algorithmen zur optischen Zeichenerkennung in der App eliminieren menschliche Fehler, die bei der direkten Eingabe von Daten aus Quittungen auftreten können.

A Quittungsscanner für Ihr Unternehmen kann auch Ihre Finanzabteilung unterstützen. Mit digitalen Quittungen müssen Sie Ihre Mitarbeiter nicht mehr zur Einreichung von Quittungen auffordern.

Quittungs-Scanner sind in verschiedenen Konfigurationen erhältlich, von physischen (Computer und mobile Scanner) bis zu digitalen (z. B. Apps und Online-Software). Da es sich bei diesem Instrument jedoch um eine Investition handelt, sollten Sie sich vor dem Kauf über die wesentlichen Aspekte der besten Geräte informieren.

Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einem Belegscanner achten sollten. Möglicherweise benötigen Sie nicht alle davon, aber befolgen Sie diese Ratschläge, um das beste Gerät für Sie auszuwählen.

Merkmale eines Bonscanners

Es ist bekannt, dass jedes Unternehmen eigene Anforderungen an die Nachverfolgung von Geschäftsbelegen hat. Achten Sie bei der Auswahl einer App darauf, dass sie den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. Bei den vielen Alternativen, die heute auf dem Markt erhältlich sind, kann die Auswahl schwierig sein.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über die wichtigsten Punkte, die Sie bei der Auswahl einer App zur Belegverwaltung beachten sollten.

Anpassungsfähigkeit

Ein tragbarer Quittungsscanner kann erforderlich sein, wenn Sie Ausgabenberichte und Quittungen für Arbeitnehmer oder Auftragnehmer überwachen müssen. Dies könnte in Form eines tragbaren Scanners erfolgen.

Die Größe des Scanners ist auch für die Tragbarkeit von Bedeutung. Entscheiden Sie sich für ein Gerät, das leicht und klein genug ist, um bequem in einen Aktenkoffer oder eine Tasche zu passen.

Online-Verfügbarkeit

Ein Quittungsscanner, der online zur Verfügung gestellt werden kann, wie z. B. Mobility, ist praktisch. Sie können eine Verbindung herstellen zu Buchhaltungssoftware sehr schnell, was Ihren Prozess beschleunigt. So können Sie Ihre Belege jederzeit und von jedem Ort aus abrufen.

Speicherplatz und Sicherheit

Unabhängig davon, ob Sie sich für eine physische oder digitale Cloud-Speicherung entscheiden, sollten Sie die Grenzen Ihres Belegscanners berücksichtigen. Werden Sie täglich oder wöchentlich Belege scannen? Werden Sie ihn nur in seltenen Fällen oder das ganze Jahr über verwenden? Dies kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wie viel Speicherplatz Sie für Ihre Belegscanner-Software oder auf einem externen Laufwerk benötigen.

Vernachlässigen Sie nicht die Sicherheit der von Ihnen gewählten Lagereinrichtung. Sie sollten sicherstellen, dass alle Belege und Papiere durch mehr als eine Sicherheitsstufe geschützt sind.

Herkömmliche Belege und Dokumente können physisch beschädigt oder vernichtet werden, aber digitale Aufzeichnungen können in die falschen Hände geraten, wenn keine angemessenen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

Geschwindigkeit

Eine der unangenehmsten Aufgaben, die ein Unternehmen übernehmen kann, ist das Scannen von Quittungen für Ausgabenerklärungen. Normalerweise möchte man diese Aufgabe so schnell wie möglich erledigen, und ein blitzschneller Belegscanner kann dabei helfen. Einige Scanner können ein Bild Ihrer Dokumente in nur 7,5 Sekunden erfassen. Dies ist nützlich, um viele Quittungen auf einmal zu scannen.

Dateiformate

Je nachdem, wofür Sie Ihre Belege verwenden, müssen Sie sie in einem bestimmten Format formatieren. Ein Steuerberater verlangt vielleicht, dass Sie alle Ihre Belege als PDF einscannen oder hochladen, aber Ihr Spesenprogramm akzeptiert nur JPEG-Fotos. Erkundigen Sie sich, welche Dateiformate Ihr Quittungsscanner akzeptiert, damit Sie sie nach dem manuellen Scannen nicht ändern müssen.

Exportierbarkeit

Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihr Scanner Ihre gesamte Routine nach dem Scannen Ihrer Belege abdeckt. Werden Sie sie in der Cloud aufbewahren? Werden Sie sie an eine andere Person senden? Ihr Quittungsscanner muss in der Lage sein, die gescannten Dokumente mühelos zu übertragen.

Jetzt, da Sie die wesentlichen Funktionen eines Quittungsscanners kennen, sollten Sie sich nach den besten Quittungsscanner-Apps auf dem Markt umsehen. Hier ist die Liste der besten Apps.

Saubere Quittungen

Saubere Quittungen ist ein intelligentes Organisationstool und tragbarer Scanner. Mit dem mobilen Scanner von Neat Receipts können Sie unterwegs Quittungen, Kontaktkarten und Papierkram scannen, da die Software relevante Daten erkennt, abruft und organisiert.

Eigenschaften

• Der tragbare Scanner NeatReceipts ist leicht und kompakt genug, um in eine Aktentasche, einen Rucksack oder ein Handgepäck zu passen. Außerdem benötigt er keinen Netzstrom. Schließen Sie ihn über USB an Ihren Computer an, und schon sind Sie einsatzbereit.
• Ihr Computer kann es über USB mit Strom versorgen.
• Neat scannt und extrahiert Daten aus allem, was Sie scannen, und erstellt daraus digitale Ressourcen.
• Mit den Belegdaten können Sie schneller Steuer- oder Ausgabenberichte erstellen, nach Excel exportieren oder Kontakte mit Outlook oder dem Adressbuch synchronisieren.
• Es bietet eine kostenlose 30-tägige Testversion von NeatCloud an, mit der Sie Neat-Dateien synchronisieren und sichern und sie von jedem Browser oder mobilen Gerät aus anzeigen können.

Darüber hinaus erhalten Sie, solange Sie NeatCloud-Abonnent sind, NeatCare, das zusätzliche Unterstützung und eine Versicherung gegen Unfallschäden für Ihren NeatDesk bietet.

SparkReceipt

Sparkassenbeleg ist eine App zum Scannen von Quittungen, die sowohl für Privatpersonen als auch für kleine Unternehmen zur Verwaltung ihrer Finanzdokumente entwickelt wurde. Eine der Hauptfunktionen ist ein Quittungsscanner, der die ChatGPT-KI-Technologie für die Datenextraktion einsetzt, die darauf abzielt, die Erfassung von Informationen aus Quittungen zu rationalisieren, den Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe zu reduzieren und die Genauigkeit der erfassten Ausgaben und Einnahmen zu verbessern.

Zusätzlich zu den Funktionen zum Scannen von Belegen bietet SparkReceipt eine Plattform für die Verwaltung einer Vielzahl von Geschäftsdokumenten. Benutzer können Dokumente wie Kontoauszüge, Rechnungen und Verträge scannen, hochladen und in einem cloudbasierten Speicher speichern.

Diese App zum Scannen und Organisieren von Belegen wurde entwickelt, um einen zentralen Ort für diese wichtigen Aufzeichnungen zu bieten, so dass sie jederzeit und überall zugänglich sind. SparkReceipt macht es einfach, mit anderen Mitgliedern Ihres Teams zusammenzuarbeiten. Sie können auch Ihren Buchhalter direkt in die App einladen, damit er jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Dokumente hat.

Die Funktionen von SparkReceipt richten sich an alle, die auf der Suche nach einer Lösung für die Verwaltung von Finanzdokumenten sind, seien es Kleinunternehmer, Freiberufler oder andere. Die App ist bestrebt, einen organisierten Ansatz für die Handhabung, Speicherung und gemeinsame Nutzung von Quittungen und Finanzunterlagen zu bieten.

Merkmale:

• Bonscanner mit der neuesten ChatGPT AI
• Verfolgung von Ausgaben und Einnahmen
• Genaue tägliche Währungsumrechnungskurse für 150 Währungen
• Unterstützt sowohl inklusive als auch exklusive Steuermodi
• Option zur Weiterleitung von Quittungen aus E-Mails direkt an die App
• Unbegrenzter Cloud-Speicher für alle Geschäftsdokumente

Dext

Dext bereitet Ihre Dokumentation mit 99%-Präzision vor, sammelt sie und verarbeitet sie sofort in Ihrer Buchhaltungssoftware. So können Sie mehr Zeit in wertschöpfende Tätigkeiten investieren.

Eigenschaften

• Dext Prepare ist eine herrlich unkomplizierte Lösung für die Organisation und Digitalisierung all Ihrer Dokumente.
• Reichen Sie eine Quittung, eine Rechnung oder einen Kontoauszug ein, und Dext sammelt die gewünschten Informationen und leitet sie an Ihr Buchhaltungssystem weiter. Sie erhalten die genauen Zahlen, die Sie benötigen, anstatt sich hinsetzen und sie physisch eingeben zu müssen.

Dext Prepare erfasst und verarbeitet marktführende Daten, bevor sie in Ihrem Buchhaltungssystem veröffentlicht werden. Der Zeitplan Ihres Teams ist frei für wichtigere Aufgaben, und Sie erhalten die Gewissheit, dass Sie es mit den Besten zu tun haben.

Schuhkarton

Wenn Sie auf der Suche nach einer zuverlässigen Aufbewahrungsmöglichkeit für digitale Steuerbelege sind, dann ShoeBoxed wäre eine ideale Quittungsscanner-App. Es wird Ihnen helfen, Ihre Quittung Handhabung einfacher zu machen.

Eigenschaften

• Vereinfachen Sie die täglichen Aufgaben der Buchhaltung.
• Entdecken Sie die Funktionen und Tools, die für kleine Unternehmen, Buchhalter und Buchhalterinnen entwickelt wurden.
• Sie können Ihre Belege in extrahierte, von Menschen geprüfte, kategorisierte, organisierte, durchsuchbare und bearbeitbare Daten umwandeln lassen, auf die Sie jederzeit und überall zugreifen können.

Darüber hinaus können Sie umfassende Spesenabrechnungen mit Bildern Ihrer Belege erstellen und Ihre Daten exportieren, freigeben oder ausdrucken, um sie für die Steuererklärung oder die Rückerstattung zu verwenden.

Einfach ausgeben

Einfach ausgeben extrahiert mithilfe von leistungsstarker Bildverarbeitung und KI wichtige Informationen wie Lieferant, Abteilung, Steuern, Summe und Zahlungsart.

Außerdem überwacht dieser Belegscanner mühelos die Ausgaben für Kreditkarten und Bankkonten. Easy Expense lässt sich in Ihre Bankkonten integrieren, um bis zu 18 Monate an Transaktionen für Kosten und Steuerabschreibungen zu scannen.

Eigenschaften

• Funktioniert offline und ist daher ideal für die Nutzung unterwegs.
• Schnellste Methode zum Erfassen, Zuschneiden und Verfolgen von Belegen
• Mit der automatischen Cloud-Synchronisierung gehen keine Quittungen verloren.
• Intelligente Auto-Kategorisierung zur Maximierung der Abzüge
• Bulk-Review-Transaktionen

Mit Easy Expense können Sie über Benutzerrechte in Echtzeit zwischen den Benutzern synchronisieren. Sie können leicht einschränken, wer relevante Informationen sehen kann.

Kostenmanagement

Vom grenzenlosen Scannen von Quittungen über die Überwachung von Kilometern bis hin zur Rückerstattung am nächsten Tag - ein Kostenverfolgungsinstrument wie Kostenmanagement kann Ihnen bei der Verwaltung Ihres Buchhaltungssystems helfen.

Eigenschaften

• Das Nachverfolgen und Organisieren von Quittungen auf Reisen oder bei der Arbeit von unterwegs aus kann schwierig sein und manchmal zum Verlust von Quittungen führen.
• Sie können Quittungen ohne Einschränkung einscannen, Ihren Kilometerstand protokollieren, per E-Mail zur Genehmigung senden und andere Dinge tun.

In Kombination mit der SmartScan-Funktion werden Ihre Belege sofort gescannt und abgerufen, wodurch Sie Zeit und Energie sparen.

Intelligente Quittungen

Intelligente Quittungen Verwandeln Sie Ihr Telefon in einen Quittungsscanner und Ausgabenbericht-Generator! Es sammelt Quittungsinformationen und lässt Sie PDF- und CSV-Berichte erstellen, die Sie an Ihre E-Mail-Konten senden können.

Eigenschaften

• Professionelle Berichte können sowohl für Ihre Budgetüberwachung als auch für die Anforderungen Ihrer Arbeit mit vollständig konfigurierbaren PDF-, CSV- und ZIP-Berichten erstellt werden.
• Mit Smart Receipts können Sie aus über 20 verschiedenen Standard-Datentypen wählen (z. B. Datum, Preise, Steuern, Belegkategorien, Bemerkungen, Zahlungsoptionen usw.).

Diese Funktion kann Ihnen bei der Erstellung des idealen Dokuments behilflich sein, was Ihnen unzählige Arbeitsstunden erspart und es Ihnen ermöglicht, sich auf Dinge zu konzentrieren, die für Sie wichtiger sind.

Quittungen

Die Quittungen App ist die ideale Lösung für die Verwaltung von Belegen und wird weltweit von über 500.000 Firmeninhabern, Selbstständigen, Agenturen und Freiberuflern genutzt.

Eigenschaften

• Machen Sie Bilder von Ihren Papierquittungen oder senden Sie sich Ihre digitalen Quittungen zu. Die App Foreceipts scannt sofort die Daten auf Ihren Quittungen und trägt sie in Ihr Buch ein. Sie können auch Einnahmen hinzufügen, indem Sie Ihre Rechnungen scannen.
• Geben Sie Ihre Excel- oder PDF-Ausgabenberichte an Ihren Steuerberater weiter oder verwenden Sie sie für Ihre Steuererklärung. Jedes Ihrer Belegbilder wird gespeichert, sodass Sie im Falle einer Prüfung geschützt sind.

Sie haben Kategorien für Geschäftsausgaben in den Vereinigten Staaten und Kanada festgelegt, so dass Ihre Kostenabrechnung am Jahresende den Anforderungen für die Steuererklärung entspricht. Sie können die Kategorien auch nach Bedarf ändern.

Sehrfi

Die weltweit schnellste und sicherste OCR-Erfassungs- und Datenextraktions-App für Belege, Rechnungen und Quittungen ist da. Befreien Sie sich von Dateneingabe und Buchhaltung und sparen Sie jede Woche Stunden. Sehrfi ruft Kreditoren, Zahlungen, Summen, Steuern und sogar Einzelposten in Sekundenschnelle ab.

Eigenschaften

• Die OCR-API von Veryfi extrahiert, kategorisiert und verbessert alle Informationen aus unorganisierten Kaufdatensätzen, Rechnungen und Rechnungen bis hinunter zu den Einzelposten (Kaufdaten auf SKU-Ebene) in großem Umfang, so dass keine Skripte oder Menschen mehr erforderlich sind.
• Die Veryfi OCR API bietet Ihnen eine der einflussreichsten und ausgefeiltesten OCR (Optical Character Recognition) und ICR (Intelligent Character Recognition) Datenextraktions-API-Plattformen, die heutzutage verfügbar sind.

Mit diesen Funktionen können Sie Ihre Konkurrenz ausstechen und Ihren Nutzern den bestmöglichen Service auf dem gesamten Markt bieten.

Wie wählt man die am besten geeignete Quittungs-App?

Die richtige Organisation der Belege ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Stress in der Steuersaison zu vermeiden. Mit den von uns erwähnten Tools ist dies möglich, ohne Hunderte von kleinen Zetteln aufbewahren zu müssen.

Berücksichtigen Sie Ihre individuellen Bedürfnisse als Freiberufler oder Geschäftsinhaber, wenn Sie einen Vertrag abschließen. Denken Sie an die folgenden Punkte:

• Wie viele Personen beaufsichtigen Sie?
• Wie viele Kunden betreuen Sie?
• Wie viele gewerbliche Einkäufe tätigen Sie pro Monat?
• Wie häufig und wohin sind Sie beruflich unterwegs?

Je nach Ihren Gegebenheiten benötigen Sie möglicherweise mehrere Tools, um Ihr System zur Quittungserfassung anzupassen.

Schlussfolgerung 

Sie müssen den Überblick über Ihre Bürokosten behalten, damit Sie nicht das Recht verlieren, sie zurückzubekommen. Wenn Sie das nicht tun, steht das Geld erst im nächsten Zahlungszyklus zur Verfügung.

Es gibt also viele verschiedene Arten von Software, die als Belegscanner verwendet werden können. Jede von ihnen erleichtert diesen Prozess, indem sie bessere Funktionen und Dienstleistungen bietet. Bringen wir es also auf den Punkt. Die oben aufgeführten Top-Apps zum Scannen von Quittungen sind es wert, verwendet zu werden. Wenn Sie noch keine haben, sollten Sie sich eine zulegen!

Sie können auch einige beste Software zur Kostenverfolgung/-verwaltung für Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen.