Die Leistungsfähigkeit eines einfachen, aber effizienten E-Mail-Posteingangs ist unglaublich und entscheidet über die Qualität Ihres Kundensupports. Wenn jedoch mehrere Personen denselben Posteingang zum Lesen, Verwalten, Beantworten und Löschen von Kundenkonversationen nutzen, können die Dinge leicht außer Kontrolle geraten, und Sie benötigen die beste E-Mail-Verwaltungssoftware.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige der besten Tools für gemeinsam genutzte Posteingänge vor, mit denen Sie die Posteingänge Ihres Teams optimal nutzen und von Unordnung befreien können.
Lassen Sie uns zunächst einen Blick auf die E-Mail-Verwaltungssoftware werfen und dann besprechen, wie sie funktioniert, wie wichtig sie ist und warum Sie sie brauchen.
DragApp
DragApp ist eine E-Mail-Verwaltungssoftware für Teams, die sich in Ihrem privaten Gmail-Posteingang befindet und es Ihnen ermöglicht, eingehende gemeinsame E-Mails zu empfangen, zu verwalten, zuzuweisen und zu beantworten. Sie können Gruppen-E-Mails wie “support@”, “info@” usw. freigeben und Ihre Arbeitsabläufe mit Regeln automatisieren.
Es ermöglicht die Organisation eingehender E-Mails in visuellen Tafeln und erleichtert die interne Zusammenarbeit über interne Chats, Notizen und gemeinsame Entwürfe. Sie können E-Mails einfach zuweisen und überwachen, welcher Mitarbeiter an welcher Konversation arbeitet. Darüber hinaus bietet es eine fantastische Funktion zur Erstellung von Berichten, die detaillierte Einblicke in Kunden- und Mitarbeiterdaten ermöglichen.
Hiver
Das Dashboard für den gemeinsamen Posteingang befindet sich direkt in Ihrem persönlichen Gmail und ermöglicht es Ihnen, eingehende Anfragen mit einem einzigen Klick zu delegieren. Sie können private Notizen verfassen und diese sofort mit Ihrem Team teilen, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Funktionen
- E-Mail-Eigentümerschaft und E-Mail-Status
- Sofortige interne Zusammenarbeit aus dem persönlichen Gmail-Posteingang
- Automatisierte Workflows und Umfragen zur Kundenzufriedenheit
- Verwertbare Einblicke in SLA-Verletzungen und Arbeitslastverteilung
Außerdem können Sie wichtige Kennzahlen und die Leistung der Agenten über ein einziges Dashboard verfolgen. Hiver bietet außerdem E-Mail-Vorlagen, die schnellere Antworten ermöglichen. Sie können damit auch Ihr Gmail-Konto in einen Helpdesk umwandeln. Sie können auch zu Gmail powered by Hiver migrieren, um einen mühelosen Übergang zu gewährleisten.
Freshdesk
Freshdesk bietet außerdem eine Kollisionserkennung für Agenten und App-Integrationen zur Erweiterung der Möglichkeiten Ihrer gemeinsamen Posteingänge und Helpdesk-Systeme.
Funktionen
- Relevanz-Filter
- Gruppieren Sie Tickets mit Tags
- Automatisieren Sie alltägliche und sich wiederholende Antworten
- Echtzeit-Einblicke in Tickets und eingehende E-Mails
Freshdesk bietet eine kostenlose Testversion, die Sie unbedingt ausprobieren sollten, um zu sehen, wie es funktioniert.
Helpwise
Mit dem universellen Posteingang (geteilter Posteingang) von Helpwise können Sie die Customer Journey in all ihren Phasen selbst steuern. Es ermöglicht Ihnen die Verwaltung der Kundenkommunikation, indem es alle Anfragen aus verschiedenen Kanälen für Ihre Teammitglieder zentralisiert. Funktionen wie Notizen und Erwähnungen sorgen für eine reibungslose und nahtlose interne Teamkommunikation.
Mit dieser Plattform können Sie sogar einen Chatbot als automatisiertes Mitglied Ihres Supportteams einrichten. Außerdem können Sie Ihren Support-Mitarbeitern Verantwortung übertragen, indem Sie ihnen Konversationen zuweisen.
Funktionen
- Verwenden Sie Tags, um Unterhaltungen zu kategorisieren
- Analysieren Sie die Leistung Ihrer Teammitglieder
- Erstellen Sie Automatisierungsregeln entsprechend Ihren Bedingungen
- Intelligente Zuweisungsfunktion, um Anfragen der richtigen Person zuzuweisen
Help Scout
Help Scout ermöglicht es Ihnen, gemeinsam genutzte E-Mails effizient zu empfangen, zu lösen, zu verwalten und zuzuweisen, ohne dass es zu Verwirrungen kommt. Sie können alle Supportanfragen in einer einzigen Warteschlange organisieren oder separate Postfächer für verschiedene Marken und Abteilungen erstellen und E-Mail-Adressen gemeinsam nutzen.
Help Scout erleichtert die mühelose interne Zusammenarbeit durch private Notizen, Tags und gespeicherte Antworten. Sie können schnell zwischen Chat-Gesprächen und E-Mails hin- und herschalten, um alle neu eingehenden Anfragen in Echtzeit zu sehen.
Weitere Funktionen sind die erweiterte Suche, Schnellansichten, Benachrichtigungen und Zufriedenheitsbewertungen, Echtzeitindikatoren für die Kollisionserkennung, benutzerdefinierte Ordner, Massenantworten, Workflow-Automatisierung usw.
Mailflow
Mailflow ist ein All-in-One-Posteingang für Teams, der flexible Arbeitsbereiche bietet. Das Tool ermöglicht die einfache gemeinsame Nutzung von E-Mails, ohne dass die Benutzer eine Weiterleitung oder eine Kopie der E-Mail benötigen. Die Benutzer können sich für interne Diskussionen entscheiden, ohne interne Threads an Kunden zu senden.
Die E-Mails der Kunden werden direkt mit dem Team synchronisiert, so dass es sich leicht an jedes Team anpassen lässt, z. B. an den Support, die Personalabteilung, den Vertrieb, die Projektmanager und die Entwickler.
Funktionen
- Einfache Teamzusammenarbeit
- E-Mail-Manager
- Einfache Nachverfolgung und E-Mail-Überwachung
HubSpot
Hubspot bietet Team Email als Teil seines CRM-Produkts an, mit dem Sie alle E-Mail-Adressen Ihres Teams mit einem zentralen oder universellen Posteingang verbinden können, um effizientes Arbeiten und intelligente Zusammenarbeit zu ermöglichen. Sie können die gemeinsam genutzten E-Mail-Adressen auch mit dem Posteingang von Hubspot Conversations verbinden, um einen universellen Überblick über E-Mails in allen Abteilungen zu erhalten und keine einzige E-Mail zu verpassen.
Die Lösung verfügt über Routing-Regeln und Produktivitäts-Tools, die eine effiziente Zuweisung von Tickets gewährleisten und eine nahtlose Weiterverfolgung ermöglichen.
Funktionen
- Universeller Posteingang für eine ganzheitliche E-Mail-Ansicht in allen Abteilungen
- Chatbots für automatische Antworten
- Live-Chat und Nachrichtenübermittlung über soziale Medien.
Kayako
Kayako ist ein leistungsstarkes Tool zur effizienten und mühelosen Verwaltung Ihrer gemeinsamen E-Mails. Es bietet benutzerdefinierte Ansichten all Ihrer Konversationen und ermöglicht es Ihnen, diese zu markieren, um sie später zu referenzieren und schnell zu bearbeiten.
Sie können komplexe Anfragen automatisch an kompetente Supportmitarbeiter weiterleiten und die Reaktionszeit für dringende Anfragen minimieren.
Funktionen
- Makros und vorgefertigte Antworten
- Analysen für Einblicke in Antwortmetriken
- Verwaltung von Konversationen über mehrere Kanäle
- Mehrere Integrationen von Drittanbietern
Private Notizen ermöglichen es Ihren Agenten, intern zusammenzuarbeiten, um Antwortkollisionen und Verwirrung im Posteingang zu vermeiden. Außerdem erhalten Sie einen Gesamtüberblick über alle Kundenaktivitäten.
ProProfs Help Desk
ProProfs Help Desk ist eine intelligente und effiziente Cloud-basierte Software mit einer leistungsstarken Funktion für den gemeinsamen Posteingang, die es Ihnen ermöglicht, Ihren Supportbedarf mühelos zu verwalten. Sie bietet einen gemeinsamen Bereich für alle Support-Eingänge, wie sales@, help@, support@, contact@, billing@, etc.
Es verfügt über eine einfache, an Gmail angelehnte Benutzeroberfläche, mit der Sie die Anzahl der einem Agenten zugewiesenen Tickets verfolgen, seine Leistung über einen bestimmten Zeitraum überwachen und 24X7-Support von jedem Gerät aus anbieten können.
Funktionen
- Zusammenarbeit im Team für eine schnellere Lösung von Tickets
- Einfache und leicht zu bedienende Benutzeroberfläche
- Agentenverfolgung und -überwachung
- 24X7, jederzeit und überall Zugriff
HappyFox
HappyFox ermöglicht es Ihnen, Ihre gemeinsam genutzten Postfächer jederzeit übersichtlich zu halten, ohne die Effizienz und den Überblick über eingehende E-Mails zu verlieren. Es bietet eine schnelle Migration Ihrer Gruppenpostfächer, wie z.B. des gemeinsamen Posteingangs von Google Mail und Outlook usw., in HappyFox Help Desk und ermöglicht es Ihnen, dessen Funktionen für erweiterte Support-Funktionen zu nutzen.
Funktionen
- “Aufgaben” und “Fälligkeitstermine”, um organisiert zu bleiben.
- Hinzufügen von Ticket-Abonnenten
- Kollisionswarnungen
- Intelligente Regeln und vorgefertigte Aktionen
Eine der Besonderheiten ist, dass es für alle Abteilungen funktioniert, wie z.B. “customerservice@”, “helpdesk@”, “hrsupport@” und “accountpayables@”, usw. Sie können die Arbeitslast nach Belieben verteilen, indem Sie die Funktion “Kategorien” verwenden und Warteschlangen für Ihre gemeinsamen Posteingangsthemen erstellen, um sie geordnet zu lösen.
Groove
GrooveHQ ist eines der besten Tools für gemeinsam genutzte Postfächer für Unternehmen, die derzeit skalieren und einen mühelosen Übergang anstreben.
Es hilft Ihnen, leicht den Überblick zu behalten und den gesamten gemeinsamen Posteingang zu verwalten. Die gesamte eingehende Kundenkommunikation, wie z.B. E-Mails, Chats, Nachrichten in sozialen Medien, Telefongespräche usw., wird an einem Ort gesammelt.
Sie können Tickets bestimmten Teammitgliedern zuweisen, über private Notizen zusammenarbeiten, Teammitglieder über “@mentions” einbeziehen und die Kollisionserkennung in Angriff nehmen. Dank der erstaunlichen Berichts- und Nachverfolgungsfunktionen können Sie das Beste aus Ihren Ressourcen machen.
SupportBee
SupportBee ist ein effektives E-Mail-Kollaborationstool mit einer vertrauten E-Mail-Oberfläche und bietet tadellose Kollaborationsfunktionen. Sie können Anfragen bestimmten Mitarbeitern oder Teams zuweisen, sie kommentieren und bei Bedarf besprechen. Ihre Mitarbeiter können Antwortentwürfe freigeben, um sie zu überprüfen, bevor sie sie an einen Kunden senden.
SupportBee kann eingehende E-Mails blitzschnell importieren und verfügt über eine automatische Aktualisierungsfunktion, die keine manuelle Aktualisierung erfordert. Es gibt drei Kategorien für Anfragen – beantwortet, unbeantwortet und archiviert. So sehen Sie sofort, welche Anfragen sofort bearbeitet werden müssen und können sie nach Priorität behandeln.
SharedBox basiert auf Slack und ermöglicht es Ihnen, die Kundenkommunikation zu verwalten und Support direkt von Ihrem Slack-Dashboard aus anzubieten. Sie können Nachrichten, Tweets und E-Mails in Slack empfangen und auch über gemeinsame E-Mail- und Twitter-Konten zusammenarbeiten.
Jedes Konto verfügt über eine Supportseite, auf der Ihre Benutzer die Kundenkommunikation verwalten und beantworten können. Sie können auch mehrere E-Mail-Konten hinzufügen.
Lassen Sie uns als nächstes die Grundlagen der E-Mail-Verwaltung durchgehen.
Was ist ein gemeinsamer Posteingang und wie funktioniert er?
Mehrere Benutzer verwenden ein gemeinsames E-Mail-Postfach, um eingehende E-Mails zu prüfen und zu beantworten und Kundengespräche zu verwalten. Sie können sie für einen gemeinsamen Kalender verwenden, der es Ihren Teams ermöglicht, Arbeitsschichten oder Urlaube zu planen und einzusehen, sowie für den Kundensupport.
Im Gegensatz zu herkömmlichen geschäftlichen E-Mails verfügt ein gemeinsamer Posteingang nicht über eine eigene Benutzer-ID und ein Passwort. Sie können sich also nicht direkt anmelden und benötigen eine vom Administrator erteilte Zugriffsberechtigung. Diese Berechtigung variiert, wie z.B. “Voller Zugriff” oder “Senden als”. Sobald Sie die Zugangsberechtigung haben, können Sie sich bei Ihrem privaten Posteingang anmelden und auf den Posteingang des Teams zugreifen. Die Zugriffsrechte können auch bei den verschiedenen Softwareanbietern unterschiedlich sein.
Die drei häufigsten Arten von Zugriffsberechtigungen sind:
- Voller Zugriff – Sie können sich in den gemeinsamen Posteingang einloggen und als dessen Besitzer auftreten.
- Senden als – Sie können sich für den Posteingang ausgeben und E-Mails senden.
- Im Namen senden – Sie können eine E-Mail im Namen des gemeinsamen Postfachs senden.
Warum brauchen Sie eine Software für den gemeinsamen Posteingang?
Wenn Sie ein kleines Team haben, ist die Anzahl der Personen, die auf Ihre Support-Postfächer zugreifen, gering, und es gibt keine Verwirrung. Die Warteschlangen für die Weiterleitung sind nicht überwältigend und die Wahrscheinlichkeit, dass eine E-Mail tagelang unbemerkt bleibt, ist vernachlässigbar.
Wenn sich Ihr Unternehmen jedoch vergrößert, häufen sich die Missverständnisse, und die Mitarbeiter neigen dazu, die E-Mails zu übersehen, von denen sie glauben, dass sie von anderen bearbeitet werden können. Vergessene Konversationen, verlegte E-Mails und doppelte Antworten sind einige der größten Probleme in solchen Fällen. Support-Mitarbeiter werden auch arbeitsscheu, weil sie denken, dass sie die Antwort auf diese bestimmte Nachricht anderen überlassen oder warten können, bis andere sie nachholen.
Einige andere Probleme sind:
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Keine Regeln dafür, wer an welcher E-Mail arbeitet
- Unklare Zuständigkeiten: Jeder denkt, dass jemand anderes antworten wird
- Kein Einblick in die Dinge: Fehlen relevanter Daten über die einzelnen Supportmitarbeiter und ihre Leistung
Daher die Software für den gemeinsamen Posteingang!
Hier sind die bemerkenswerten Funktionen eines gemeinsamen Posteingangs, die Ihnen helfen werden, eine bessere Entscheidung zu treffen:
E-Mail-Verwaltung im Team
Die Software für den gemeinsamen Posteingang ermöglicht die mühelose Verwaltung von Support-E-Mail-Adressen, wie support@, info@, contact@ usw. Dies verbessert auch die Transparenz, da Sie nicht zwischen Bildschirmen hin- und herschalten oder sich bei mehreren Konten anmelden müssen, um auf E-Mails zu antworten.
Außerdem haben Sie einen zentralen Überblick über alle wichtigen Posteingänge, so dass Sie schnell und effizient auf Anfragen reagieren können. Außerdem können Sie Rollen zuweisen, verlassene E-Mails vermeiden und auf doppelte Antworten verzichten.
Interne Diskussion
Eine wichtige Funktion der Software für den gemeinsamen Posteingang ist das interne Diskussions- oder “Notizen”-System, mit dem Sie wichtige Informationen zu einer E-Mail in Form von Notizen oder Kommentaren weitergeben können. Es ermöglicht die Personalisierung von E-Mails in einem gemeinsamen Posteingang, spart Zeit für die Kontextsuche und steigert die Effizienz.
So können alle Benutzer über interne Notizen miteinander kommunizieren, ohne dass E-Mails hin- und hergeschickt werden müssen.
Vermeiden Sie Agentenkollisionen und Posteingangswirrwarr
Eine Agentenkollision entsteht, wenn zwei Teammitglieder auf dieselbe Kundenanfrage antworten und eine unterschiedliche Lösung anbieten. Dies beeinträchtigt die Glaubwürdigkeit Ihres Supportsystems. Mit der Software zur gemeinsamen E-Mail-Verwaltung können Sie diese Verwirrung vermeiden, indem Sie eingehende E-Mails automatisch in Support-Tickets umwandeln, die über Routing-Regeln verschiedenen Agenten zugewiesen werden. Diese Zuweisung kann auch manuell erfolgen.
Automatisierte Antworten und Vorlagen
Die meisten der Tools für den gemeinsamen Posteingang bieten vorgefertigte Antworten und Vorlagen. Sie können diese verwenden, um schnelle Antworten zu geben und ähnliche Anfragen zu bearbeiten. Diese automatisierten Antworten und vorgefertigten Antworten fördern die Konsistenz und ermöglichen es Ihren Teammitgliedern, gängige Kundenprobleme sofort zu lösen.
Gemeinsame Posteingangs-Tools: Es ist an der Zeit, die E-Mail-Zusammenarbeit zu verbessern
Die hier vorgestellten Tools für den gemeinsamen Posteingang bieten viel mehr als nur die Verwaltung von Support-Postfächern. Sie sparen Zeit, erhöhen die Kundenzufriedenheit und steigern die Produktivität Ihres Kundendienstteams. Außerdem helfen sie Ihnen, eine transparente und verantwortungsbewusste Unternehmenskultur zu fördern und die Transparenz im gesamten System zu verbessern.
Investieren Sie also in eines der oben genannten Tools und verschaffen Sie Ihrem Unternehmen den richtigen Vorsprung!