Software und E-Mail sind ein starkes Duo, das die Betriebsabläufe von Unternehmen revolutioniert und sie zu stärker integrierten, effizienteren und optimierten Prozessen gedrängt hat.
Die Leistung eines einfachen, aber effizienten E-Mail-Posteingangs ist unglaublich und entscheidet über die Qualität Ihres Kundensupports. Wenn jedoch mehrere Personen denselben Posteingang zum Lesen, Verwalten, Beantworten und Löschen von Kundengesprächen verwenden, können die Dinge leicht außer Kontrolle geraten.
Daher sind Team-E-Mail-Management-Tools zu einer entscheidenden Voraussetzung für den Erfolg von geworden E-Mail-Kundendienst.
In diesem Artikel werden einige der am besten geteilten Posteingangstools vorgestellt, mit denen Sie die Posteingänge Ihres Teams optimal nutzen und übersichtlich halten können.
Beginnen wir mit einer kurzen Diskussion über freigegebene Posteingänge.
Was ist ein freigegebener Posteingang und wie funktioniert er?
Mehrere Benutzer verwenden einen gemeinsamen E-Mail-Posteingang, um eingehende E-Mails zu prüfen und zu beantworten und Kundengespräche zu verwalten. Sie können sie für einen gemeinsamen Kalender verwenden, sodass Ihre Teams Arbeitsschichten oder Urlaub und Kundensupport planen und anzeigen können.
Im Gegensatz zu traditionell geschäftliche E-Mail, hat ein gemeinsam genutzter Posteingang keine Benutzer-ID und kein Kennwort. Sie können sich also nicht direkt bei ihnen anmelden und benötigen eine vom Administrator erteilte Zugriffsberechtigung. Diese Berechtigung variiert, z. B. „Vollzugriff“ oder „Senden als“. Sobald Sie Zugriff haben, können Sie sich bei Ihrem privaten Posteingang anmelden und auf den Team-Posteingang zugreifen. Der Zugriff kann auch zwischen den verschiedenen Softwareanbietern variieren.
Die drei gängigen Arten von Zugriffsberechtigungen sind:
- Vollzugriff - Sie können sich in den freigegebenen Posteingang einloggen und als Eigentümer fungieren.
- Senden als - Sie können sich als Posteingang ausgeben und E-Mails senden.
- Im Namen senden - Sie können eine E-Mail im Namen des freigegebenen Posteingangs senden.
Warum benötigen Sie Shared Inbox Software?
Wenn Sie ein kleines Team haben, ist die Anzahl der Personen, die auf Ihre Support-Posteingänge zugreifen, gering und es gibt keine Verwirrung. Die Weiterleitungswarteschlangen sind nicht überwältigend und die Wahrscheinlichkeit, dass eine E-Mail tagelang unbemerkt bleibt, ist vernachlässigbar.
Je größer Ihr Unternehmen wird, desto mehr kommt es zu Missverständnissen, und die Leute neigen dazu, die E-Mails zu übersehen, von denen sie glauben, dass sie von anderen bearbeitet werden können. Vergessene Gespräche, verlegte E-Mails und doppelte Antworten sind einige der größten Schmerzpunkte in solchen Fällen. Supportagenten werden auch arbeitsscheu, weil sie denken, dass sie andere auf diese bestimmte Nachricht antworten lassen oder warten können, bis andere aufholen.
Einige andere Probleme sind:
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Keine Regeln für "wer" arbeitet an "welcher" E-Mail
- Diffuses Eigentum: Jeder glaubt, dass jemand anderes antworten wird
- Keine Sichtbarkeit: Fehlen relevanter Daten zu jedem Support-Mitarbeiter und seiner Leistung
Daher die gemeinsam genutzte Posteingangssoftware!
Funktionen der Shared Inbox-Software
Hier sind die bemerkenswerten Funktionen der Verwendung eines freigegebenen Posteingangs. Dies hilft Ihnen, eine bessere Entscheidung zu treffen:
Team-E-Mail-Verwaltung
Shared Inbox-Software bietet eine mühelose Verwaltung von Support-E-Mail-Adressen wie support@, info@, contact@ usw. Dies verbessert auch die Transparenz, da Sie nicht zwischen Bildschirmen wechseln oder sich bei mehreren Konten anmelden müssen, um auf E-Mails zu antworten.
Darüber hinaus haben Sie einen zentralen Überblick über alle wichtigen Posteingänge, sodass Sie schnell und effizient auf Anfragen reagieren können. Sie können auch Rollen zuweisen, verlassene E-Mails vermeiden und keine doppelten Antworten senden.
Interne Diskussion
Ein wichtiges Merkmal von Shared-Inbox-Software ist das interne Diskussions- oder „Notizen“-System, mit dem Sie wichtige Informationen zu einer E-Mail in Form von Notizen oder Kommentaren teilen können. Es ermöglicht eine Personalisierung E-Mails spart in einem gemeinsam genutzten Posteingang Zeit für die Kontextsuche und steigert die Effizienz.
So können alle Benutzer über interne Notizen miteinander sprechen, ohne E-Mails hin und her weiterleiten zu müssen.
Vermeiden Sie Agentenkollisionen und Posteingangsverwirrungen
Eine Agentenkollision tritt auf, wenn zwei Teammitglieder auf dieselbe Kundenanfrage antworten und eine unterschiedliche Lösung anbieten. Dies wirkt sich auf die Glaubwürdigkeit Ihres Unterstützungssystems aus. Mit der gemeinsamen E-Mail-Verwaltungssoftware können Sie diese Verwirrung vermeiden, indem Sie eingehende E-Mails automatisch in Support-Tickets umwandeln, die über Routing-Regeln verschiedenen Agenten zugewiesen werden. Diese Zuordnung kann auch manuell erfolgen.
Automatisierte Antworten und Vorlagen
Die meisten Tools für den gemeinsamen Posteingang bieten vorgefertigte Antworten und Vorlagen. Sie können sie verwenden, um schnelle Antworten zu geben und ähnliche Anfragen zu bearbeiten. Diese automatisierten Antworten und vorgefertigte Antworten Steigern Sie die Konsistenz und ermöglichen Sie Ihren Teammitgliedern, häufig auftretende Kundenprobleme sofort zu lösen.
Nachfolgend finden Sie eine Liste der am besten geteilten Posteingangstools, die hervorragende Funktionen zur Verwaltung von Gruppen-E-Mails bieten.
Lassen Sie uns sie schnell erkunden.
ProProfs Help Desk
ProProfs Helpdesk ist eine intelligente und effiziente Cloud-basierte Software mit einer leistungsstarken Funktion zum gemeinsamen Posteingang, mit der Sie Ihre Supportanforderungen mühelos verwalten können. Es bietet einen gemeinsamen Bereich für alle Support-Posteingänge wie sales@, help@, support@, contact@, billing@ usw.
Es verfügt über eine einfache Google Mail-ähnliche Benutzeroberfläche, mit der Sie die Anzahl der einem Agenten zugewiesenen Tickets verfolgen, deren Leistung über einen bestimmten Zeitraum überwachen und von jedem Gerät aus rund um die Uhr Unterstützung bieten können.
Eigenschaften
- Teamzusammenarbeit für schnellere Ticketauflösung
- Einfache und benutzerfreundliche Benutzeroberfläche
- Agentenverfolgung und -überwachung
- 24X7, jederzeit und überall Zugriff
Freshdesk
Freshdesk ist eine der besten Team-E-Mail-Management-Software, die viele hervorragende Funktionen bietet, wie z. B. die automatische Umwandlung eingehender E-Mails in Tickets, die priorisiert, markiert und speziell zugewiesen werden können. Interne Zusammenarbeit ist vorhanden, und Sie können auch die Anzahl der von Ihren Agenten gesendeten Antworten minimieren, indem Sie die Funktionen optimieren.
Freshdesk bietet auch Agentenkollisionserkennung und App-Integrationen zur Erweiterung der Funktionen Ihrer gemeinsamen Posteingänge und Helpdesk-Systeme.
Eigenschaften
- Relevanzfilter
- Gruppentickets mit Tags
- Automatisieren Sie weltliche und sich wiederholende Reaktionen
- Echtzeitansichten von Tickets und eingehenden E-Mails
DragApp
DragApp ist eine weitere Team-E-Mail-Verwaltungssoftware, die sich in Ihrem privaten Gmail-Posteingang befindet und es Ihnen ermöglicht, eingehende gemeinsame E-Mails zu empfangen, zu verwalten, zuzuweisen und darauf zu antworten. Sie können Gruppen-E-Mails wie „support@“, „info@“ usw. teilen und Ihre E-Mails automatisieren workflows mit Regeln.
Es ermöglicht die Organisation eingehender E-Mails in visuellen Boards und erleichtert die interne Zusammenarbeit über interne Chats, Notizen und gemeinsame Entwürfe. Sie können ganz einfach E-Mails zuweisen und überwachen, welcher Agent an welcher Konversation arbeitet. Darüber hinaus bietet es eine fantastische Berichterstellungsfunktion für detaillierte Einblicke in Kunden- und Mitarbeiterdaten.
Mailflow
Postfluss ist ein All-in-One-Posteingang für Teams, der flexible Arbeitsbereiche bietet. Das Tool ermöglicht eine einfache E-Mail-Freigabe ohne Anforderungen an die E-Mail-Weiterleitung oder CC an Benutzer. Die Benutzer können sich für interne Diskussionen entscheiden, ohne interne Threads an Clients zu senden.
Die E-Mails der Kunden werden direkt mit dem Team synchronisiert, was die Anpassung für jedes einzelne Team, wie Support, Einstellung, Vertrieb, Projektmanager und Entwickler, vereinfacht.
Eigenschaften
- Einfache Zusammenarbeit im Team
- E-Mail-Manager
- Einfache Nachverfolgung und E-Mail-Überwachung
HubSpot
HubSpot ist eines der führenden Tools für gemeinsam genutzte Posteingänge, mit denen Sie alle E-Mail-Adressen Ihres Teams mit einem zentralen oder universellen Posteingang verbinden können, um effizient zu arbeiten und intelligent zusammenzuarbeiten. Sie können auch die freigegebenen E-Mail-Adressen mit dem verbinden HubSpot Konversations-Posteingang, um eine universelle Ansicht der E-Mails in allen Abteilungen zu erhalten und zu vermeiden, dass auch nur eine einzige E-Mail verpasst wird.
Es enthält Routing-Regeln und Produktivitäts-Tools, die eine effiziente Ticketzuweisung gewährleisten und nahtlose Nachverfolgungen ermöglichen.
Eigenschaften
- Branding
- Universeller Posteingang für eine abteilungsübergreifende ganzheitliche E-Mail-Ansicht
- Chatbots für automatisierte Antworten
- Live-Chat und Social Media Messaging.
Kayako
Kajak bietet ein leistungsstarkes Tool zur effizienten und mühelosen Verwaltung Ihrer freigegebenen E-Mails. Es bietet benutzerdefinierte Ansichten aller Ihrer Konversationen und ermöglicht es Ihnen, sie für zukünftige Referenzen und schnelle Handhabung zu markieren.
Sie können komplexe Anfragen automatisch an kompetente Supportmitarbeiter weiterleiten und die Reaktionszeit für dringende Anfragen minimieren.
Eigenschaften
- Makros und vordefinierte Antworten
- Analytics für Einblicke in Antwortmetriken
- Multichannel-Konversationsmanagement
- Mehrere Integrationen von Drittanbietern
Private Notizen ermöglichen Ihren Agenten die interne Zusammenarbeit, wodurch Kollisionen bei Antworten und Verwirrung im Posteingang vermieden werden. Sie können sich auch einen universellen Überblick über alle Kundenaktivitäten verschaffen.
Help Scout
Dieses Hilfe Scout ermöglicht es Ihnen, gemeinsam genutzte E-Mails effizient zu empfangen, aufzulösen, zu verwalten und zuzuweisen und gleichzeitig Verwirrung zu vermeiden. Sie können alle Supportanfragen in einer einzigen Warteschlange organisieren oder separate Postfächer für verschiedene Marken, Abteilungen und gemeinsame E-Mail-Adressen erstellen.
Es erleichtert die mühelose interne Zusammenarbeit über private Notizen, Tags und gespeicherte Antworten. Sie können schnell zwischen Chat-Gesprächen und E-Mail wechseln, um alle neu eingehenden Anfragen in Echtzeit zu sehen.
Weitere Funktionen sind erweiterte Suche, Schnellansichten, Benachrichtigungen und Zufriedenheitsbewertungen, Echtzeitindikatoren für die Kollisionserkennung, benutzerdefinierte Ordner, Massenantworten, Workflow-Automatisierung usw.
HappyFox
HappyFox ermöglicht es Ihnen, Ihre gemeinsamen Posteingänge jederzeit übersichtlich und organisiert zu halten, ohne an Effizienz und Übersicht über eingehende E-Mails zu verlieren. Es bietet eine schnelle Migration Ihrer Gruppenposteingänge, wie z. B. gemeinsame Posteingänge von Gmail und Outlook usw., in HappyFox Help Desk und ermöglicht es Ihnen, seine Funktionen für erweiterte Supportfunktionen zu nutzen.
Eigenschaften
- "Aufgaben" und "Fälligkeitstermine" bleiben organisiert.
- Hinzufügung von Ticketabonnenten
- Kollisionswarnungen
- Intelligente Regeln und vorgefertigte Aktionen
Eine der Besonderheiten ist, dass es für alle Abteilungen wie „Kundenservice@“, „Helpdesk@“, „HRSupport@“ und „Kreditoren@“ usw. funktioniert. Sie können die Arbeitslast nach Belieben verteilen, indem Sie das „ Kategorien“ und das Erstellen von Warteschlangen Ihrer gemeinsamen Posteingangs-Threads, um sie ordnungsgemäß aufzulösen.
Hiver
Winter ist eine einzigartige Software für den gemeinsamen Posteingang, mit der Ihr Team innerhalb von Google Mail zusammenarbeiten und ein fantastisches Kundenerlebnis bieten kann.
Das Dashboard für den gemeinsamen Posteingang befindet sich direkt in Ihrem persönlichen Google Mail und ermöglicht es Ihnen, eingehende Anfragen mit einem einzigen Klick zu delegieren. Sie können private Notizen schreiben und sie für eine nahtlose Zusammenarbeit sofort mit Ihrem Team teilen.
Eigenschaften
- E-Mail-Besitz und E-Mail-Status
- Sofortige interne Zusammenarbeit im persönlichen Google Mail-Posteingang
- Automatisiert workflows und Umfragen zur Kundenzufriedenheit
- Umsetzbare Einblicke in SLA-Verstöße und Workload-Verteilung
Sie können wichtige Metriken und die Leistung der Agenten auch über ein einziges Dashboard verfolgen. Hiver bietet auch E-Mail-Vorlagen an, um schnellere Antworten zu liefern. Damit können Sie Ihr Google Mail-Konto auch in einen Helpdesk umwandeln. Sie können für einen mühelosen Übergang auch auf Google Mail migrieren, das von Hiver bereitgestellt wird.
Groove
GrooveHQ ist eines der am besten geteilten Posteingangstools für Unternehmen, die derzeit skalieren und nach einem mühelosen Übergang suchen.
Es hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und den gesamten gemeinsamen Posteingang zu verwalten. Die gesamte eingehende Kundenkommunikation wie E-Mails, Chats, Social-Media-Nachrichten, Telefongespräche usw. kommt an einem Ort.
Sie können Tickets bestimmten Teammitgliedern zuweisen, über private Notizen zusammenarbeiten, Teammitglieder über „@Erwähnungen“ in die Schleife einbeziehen und die Kollisionserkennung angehen. Seine erstaunlichen Berichts- und Verfolgungsfunktionen ermöglichen es Ihnen, das Beste aus Ihren Ressourcen zu machen.
SupportBee
SupportBiene ist ein effektives Tool für die E-Mail-Zusammenarbeit mit einer vertrauten E-Mail-Oberfläche und bietet einwandfreie Funktionen für die Zusammenarbeit. Sie können Tickets bestimmten Agenten oder bestimmten Teams zuweisen, diese kommentieren und bei Bedarf diskutieren. Ihre Agenten können Entwürfe von Antworten freigeben, um sie zu überprüfen, bevor sie an einen Kunden gesendet werden.
SupportBee bietet einen blitzschnellen Import eingehender E-Mails und eine automatische Aktualisierungsfunktion, für die keine manuelle Aktualisierung erforderlich ist. Es gibt drei Ticketkategorien: beantwortet, unbeantwortet und archiviert. Somit können Sie sofort die Tickets sehen, die sofortige Aufmerksamkeit benötigen, und sie vorrangig auflösen.
SharedBox ist ein Helpdesk und eine gemeinsam genutzte Posteingangssoftware, die auf Slack basiert und es Ihnen ermöglicht, die Kundenkommunikation zu verwalten und Support direkt von Ihrem Slack-Dashboard aus anzubieten. Sie können Nachrichten, Tweets und E-Mails in Slack empfangen und auch an freigegebenen E-Mail- und Twitter-Konten zusammenarbeiten.
Jedes Konto verfügt über eine Support-Site, auf der Ihre Benutzer die Kundenkommunikation verwalten und darauf reagieren können. Sie können auch mehrere E-Mails hinzufügen.
Shared Inbox Tools: Es ist Zeit, E-Mails kollaborativer zu gestalten
Die hier freigegebenen Tools für freigegebene Posteingänge bieten viel mehr als nur die Verwaltung von Support-Posteingängen. Sie sparen Zeit, steigern die Kundenzufriedenheit und die Produktivität verbessern Ihres Kundendienstteams. Darüber hinaus unterstützen sie Sie bei der Förderung einer transparenten und rechenschaftspflichtigen Organisationskultur und erleichtern die Transparenz im gesamten System.
Sie können Routing-Regeln erstellen, Antworten für den Support speichern und Ihre Lead-Generierung auf Autopilot von einen Chatbot erstellenund bringen Sie mehr Kontext in Ihre Gespräche.
Investieren Sie also in eines dieser Tools und geben Sie Ihrem Unternehmen den richtigen Vorsprung!
