Microsoft Excel ist ein Tool, das seit Jahrzehnten von Fachleuten und Privatpersonen verwendet wird. An dieser Stelle gibt es Hunderte von Funktionen, mit denen Sie Ihre Tabellenkalkulationen einfach verwalten können.
Obwohl es einfachere Alternativen zu Microsoft Excel gibt, werden Sie viele leistungsstarke Funktionen und Tricks verpassen, die Sie mit Excel ausführen können. Natürlich müssen Sie angemessen viel Zeit investieren, um jeden Aspekt der Funktionen von Excel zu nutzen, aber es ist nicht unbedingt schwierig.
In diesem Artikel konzentrieren wir uns darauf, einige der wertvollsten und zeitsparendsten Excel-Tipps und -Tricks hervorzuheben.
Hinweis: Die Online-Version (Office 365) oder die mobile Version zeigt möglicherweise nicht alle Funktionen an, die in der nativen Desktop-App auf Ihrem Windows/Mac-System verfügbar sind. Wenn Sie speziell nach einer reinen Online-Option suchen, gibt es andere Online-Tabellenkalkulationsdienste für Teams.
VLOOKUP Function
Bei großen Datenmengen kann es zeitaufwändig sein, anhand der Zeilen für eine bestimmte Spalte etwas zu finden.
Mit der SVERWEIS-Funktion können Sie jedoch leicht einen Wert finden, indem Sie bestimmte Zeilen und Spalten zum Filtern verwenden. Wenn Sie beispielsweise die E-Mail-Adresse jedes eingegebenen Namens benötigen, können Sie diese Funktion verwenden und die Formel optimieren, um das Ergebnis zu erhalten.
So sieht die Formel aus:
=VLOOKUP(A2,A1:E5,3,FALSE)
In diesem Fall sucht die Funktion nach der E-Mail-ID (in der dritten Spalte) für Bryan in der zweiten Zeile (A2).
Hier habe ich den gesamten Tabellenbereich bis auf die erste Zeile für die Suche hinzugefügt. Sie können Ihre Reichweite jedoch auf C5 oder D5 beschränken, wenn Sie möchten.
Sie können die SVERWEIS-Funktion auch mit anderen Funktionen wie der WENN-Logik kombinieren. Darüber hinaus können Sie SVERWEIS verwenden, um Daten aus mehreren Tabellen zu kombinieren, da sie ein ähnliches Feld verwenden.
Um mehr über SVERWEIS zu erfahren, lesen Sie die offizielle Ressource von Microsoft. Vielleicht möchten Sie auch alle erkunden andere in Excel verfügbare Funktionen um das Beste daraus zu machen.
Transpose Rows into Columns
Wenn Sie eine ausgewählte Anzahl von Zeilenzellen (vertikal) kopieren und in einer einzigen Zeile anordnen möchten (in Spalten umwandeln), können Sie einfach die Option zum Einfügen von Transponieren verwenden.
- Wählen Sie den Zellenbereich aus, den Sie transponieren möchten.
- Kopieren Sie sie, indem Sie Strg + C . ausführen
- Klicken Sie auf die Zelle, in der Sie die Transponierung starten möchten
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Option Einfügen – Transponieren.
So sieht es aus:
Column Sorting Tips
Für die einfache Sortierung nach einer Spalte können Sie auf eine beliebige Zeile der Spalte klicken, die Sie sortieren möchten, und dann mit der rechten Maustaste klicken, um die Sortieroption zu finden, oder auf die Schaltfläche "Sortieren & Filtern" klicken, wie in der Abbildung unten gezeigt.
Sie finden ein paar Optionen zur Auswahl, je nach Ihren Anforderungen. Wenn Sie auf einen von ihnen klicken, wird die gesamte Tabelle entsprechend sortiert.
Wenn Sie mit mehreren Spalten arbeiten, können Sie die Verknüpfung verwenden ALT + A + S + S , um das Dialogfeld zu öffnen, in dem Sie mehrere zu sortierende Spalten angeben können.
Stellen Sie sicher, dass die Option „Meine Daten haben Kopfzeilen“ aktiviert ist, wenn Ihre Daten Kopfzeilen haben.
Quick Analysis
Möglicherweise haben Sie das Blitzsymbol bemerkt, wenn Sie einen Bereich auswählen. Klicken Sie darauf, um auf Schnellfunktionen zuzugreifen, die Ihnen helfen, Duplikate zu identifizieren, ein Diagramm hinzuzufügen, die Summen zu zählen und vieles mehr.
Es kann auch mit der Tastenkombination STRG + Q aufgerufen werden.
Wrap Text to Limit it in a Cell
Egal was, wir ändern die Größe von Zeilen/Spalten immer häufiger, als wir möchten. Wenn es um den Umgang mit Zahlen geht, ist das machbar.
Wenn es jedoch darum geht, einen Text zu schreiben, der länger als die Zellenlänge ist, kann dies verwirrend aussehen. Obwohl der Text in derselben Zelle bleibt, scheint er mit anderen Zeilen zusammenzulaufen, wie in der Abbildung oben gezeigt.
In diesem Fall müssen Sie also nur auf "Zeilenumbruch“, um die Informationen in einer einzelnen Zelle zu enthalten.
Add Multiple Rows/Columns Quickly
Um eine einzelne Zeile hinzuzufügen, müssen Sie mit der rechten Maustaste klicken und auf „Einfügen“ klicken, um eine Zeile/Spalte hinzuzufügen.
Und wenn Sie mehrere Zeilen oder Spalten hinzufügen möchten, können Sie die Anzahl der Zeilen oder Spalten auswählen und dann auf "Insert".
Ctrl + Shift to Select Multiple Rows/Columns
Wenn Sie mit der Verwendung von Microsoft Excel beginnen, können Sie die Maus nicht verwenden, um durch alles zu navigieren, es sei denn, Sie sind bereits mit Tastenkombinationen vertraut.
Um Zeit zu sparen, indem Sie endlose Zeilen/Spalten ziehen, bis Sie die gewünschte Auswahl treffen, drücken Sie Strg + Umschalt und verwenden Sie dann die Pfeiltasten auf der Tastatur, um Ihre Auswahl fortzusetzen.
Add a Drop-Down List
Es ist einfach, einen Wert auszuwählen, wenn Sie dem Blatt eine Dropdown-Liste hinzufügen. Aber wie macht man das?
Sie müssen zuerst die Liste der Werte angeben, die Sie in der Dropdown-Liste in einem Teil der Tabelle als "Quelle" sehen möchten.
Danach müssen Sie nur noch die Zelle auswählen, in der die Dropdown-Liste angezeigt werden soll, und die Quellzellen auswählen. Sobald Sie fertig sind, müssen Sie sich zu „DatenvalidierungUnterDaten”-Menü und ändern Sie es auf “Liste“, während Sie die Quellen angeben.
Pivot Tables
Wenn Sie es mit mehr Daten zu tun haben, ist es wichtig, diese zusammenzufassen. Nicht nur als Übersicht, sondern die Möglichkeit, die Gesamtzahl aller Zahlen zu erhalten, spart Zeit.
Pivot-Tabellen helfen Ihnen dabei. Sie müssen nur eine Pivot-Tabelle einfügen und eine Datenquelle auswählen (aus einem vorhandenen Blatt oder externen Quellen).
Sobald dies erledigt ist, können Sie durch verschiedene Datensätze navigieren und beim Filtern schnell die Summe oder den Durchschnitt herausfinden.
Remove duplicate entries
Während Sie immer versuchen sollten, doppelte Informationen in Ihrem Blatt zu vermeiden, bietet Ihnen Excel eine schnelle Möglichkeit, diese zu entfernen.
Sie müssen die Zeile oder Spalte auswählen, die Sie bereinigen möchten, und auf „Duplikate entfernen“. Sie werden aufgefordert, die Auswahl zu bestätigen oder zu ändern und zu löschen, wenn Sie fortfahren.
Auto Fill & Flash Fill to fill in values automatically
Wenn Sie ein bestimmtes Datenmuster haben, mit dem Sie arbeiten möchten, können die Funktionen zum automatischen Ausfüllen und Flash-Ausfüllen Ihnen dabei helfen, Aufgaben schneller zu erledigen.
Angenommen, Sie müssen Rollennummern von Schülern eingeben, die einem Muster/einer Lücke folgen. Nach Eingabe von zwei bis drei Werten in der Zeile oder Spalte müssen Sie die Auswahl erweitern, um den Rest automatisch auszufüllen.
Nehmen wir an, Sie haben zwei Felder, "Vorname" und "Nachname", möchten aber eine andere Spalte für den vollständigen Namen. Flash Fill ist hier praktisch.
Sie müssen die Anzahl der Zeilen auswählen, die Sie mit vorhandenen Werten füllen möchten, und auf „Flash-Füllung" Möglichkeit. Der Rest der leeren Felder in Ihrer Auswahl wird automatisch ausgefüllt.
Split text into columns
Angenommen, Sie haben eine Textspalte, die Sie in zwei oder mehr Spalten aufteilen möchten. Sie können dies tun, indem Sie die „Text zu Spalten"Option.
Wie im obigen GIF beschrieben, müssen Sie den Wert auswählen, den Sie konvertieren möchten, und die Zielzellen auswählen. Sie können die Regeln festlegen, um den Text zu teilen (durch Leerzeichen, Tabulator, Komma und mehr).
Anstatt manuell mehrere Einträge aus einer einzigen Spalte zu erstellen, können Sie sie mit dieser netten kleinen Funktion automatisch verschieben.
Hide a worksheet
Da eine Excel-Arbeitsmappe mehrere Arbeitsblätter enthalten kann, müssen Sie möglicherweise einige davon ausblenden, nur um die Anzeige einzuschränken oder für die Datenschutz.
Die meisten Benutzer lassen einfach alle Arbeitsblätter in der Ansicht, die den gesamten Platz überladen. Sie können Ihre Arbeit vereinfachen, indem Sie ausblenden, was nicht sofort erforderlich ist. Alles, was Sie tun müssen, ist, mit der rechten Maustaste auf das Arbeitsblatt zu klicken und auf "Verbergen” wie in der gezeigt Screenshot.
Use a logical IF function to fill in values
Angenommen, Sie fügen eine Spalte für den Zahlungsstatus in einem Tabellenblatt hinzu, und Sie müssen "BEZAHLT" sein, wenn jemand 100 USD einzahlt, und "Fällig", wenn jemand weniger als 100 USD bezahlt hat. Dies ist natürlich nur ein Beispiel. Sie können eine Vielzahl von logischen Funktionen hinzufügen und die Dinge einfacher machen.
Alles, was Sie tun müssen, ist, der Zelle, in der Sie den Status haben möchten, Logik hinzuzufügen, wie zum Beispiel:
=IF(D2=100,"PAID","DUE")D2 bezieht sich hier auf die einzelne Zelle einer Spalte.
Sie können erkunden Hilferessourcen von Microsoft um mehr über die verfügbaren logischen Funktionen und deren Verwendung zu erfahren.
Take a screenshot and add it to Excel
Wenn Sie Ihrem Excel-Sheet einen Screenshot eines aktiven Programms/Windows hinzufügen möchten, müssen Sie kein Screenshot-Tool (oder Snipping-Tool) separat verwenden und das Bild dann manuell hinzufügen.
Gehen Sie zum Menüabschnitt "Einfügen" und navigieren Sie durch "Abbildungen"To"Bildschirmfoto“. Wenn Sie darauf klicken, können Sie Miniaturansichten von aktiven Fenstern sehen, die auf Ihrem Computer gestartet wurden. Wählen Sie einfach das gewünschte aus und es wird nahtlos hinzugefügt.
Conditional formatting to automatically set colors of a cell
Anstatt die Zellen einzeln zu formatieren, um Ihren Daten einen Sinn zu geben, können Sie Zeit sparen, indem Sie die bedingte Formatierung verwenden.
Mit dieser Funktion können Sie bereits vorhandene Regeln verwenden oder neue Regeln erstellen, und wenn die Bedingung erfüllt ist, wird die Zelle nach Ihren Wünschen eingefärbt. Es ist einer der beliebtesten Tricks, um die Tabellenkalkulation optisch ansprechend zu gestalten und Ihre Datenklarheit zu verbessern.
Insert a Hyperlink using Ctrl + K
Wenn Sie Text in der Excel-Tabelle haben, um einen Hyperlink einzufügen, wählen Sie den Text/die Zelle aus, drücken Sie Strg + K, und geben Sie die URL der Webseite ein, die Sie verlinken möchten.
How to add a comment to a specific Cell?
Sie können einer bestimmten Zelle einen Kommentar hinzufügen, wenn Sie eine Nachricht hinterlassen oder Feedback geben möchten. Ein kleiner Indikator oder ein Zeichen wird in der Ecke der Zelle angezeigt, wenn ein Kommentar hinzugefügt wird. Der Kommentar kann nach Bedarf geändert oder entfernt werden.
Shift + F2 ist die Verknüpfung zum Hinzufügen von Kommentaren, und Sie können auch mit der rechten Maustaste klicken und Kommentar einfügen auswählen, wie im folgenden Beispiel.
Sie haben die Möglichkeit, eine einzelne Zelle, eine Spalte oder eine Zeile zu kommentieren.
How to customize color for excel sheets?
So ändern Sie die Farbkombination und passen jedes Design Ihrer Excel-Tabelle an.
Gehen Sie zu Seitenlayout -> Farben und wählen Sie Farben anpassen, wie unten gezeigt. Die neue Box zeigt verschiedene Themen, wie im Bild unten gezeigt.
How to identify and delete duplicate values?
Die Technik zum Entfernen doppelter Zahlen oder Daten aus einer Excel-Tabelle besteht darin, sie vor dem Löschen mit einer bestimmten Farbe hervorzuheben.
Um die doppelte Zahl hervorzuheben, klicken Sie auf der Registerkarte „Startseite“ auf der Registerkarte „Bedingte Formatierung“ auf „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ und gehen Sie dann zu „Doppelte Werte“, wie im folgenden Screenshot zu sehen ist.
Sie können eine Vielzahl von Farbkombinationen verwenden, um doppelte Werte in der Excel-Tabelle anzuzeigen, nachdem Sie die Option Doppelte Werte ausgewählt haben, wie in der Abbildung unten dargestellt.
Die doppelten Werte auf der Excel-Tabelle werden nach der Auswahl einer Farbe hervorgehoben, wie in der Abbildung unten zu sehen ist.
Die nächste Aufgabe besteht darin, die doppelten Werte aus dem Blatt zu löschen.
Gehen Sie im Excel-Menü zum Bereich Daten und wählen Sie Duplikate entfernen, wie im Bild unten. Sie haben die Aufgabe abgeschlossen, alle doppelten Inhalte aus Ihrer Excel-Arbeitsmappe zu entfernen.
Formatting
Wenn Sie das Erscheinungsbild der Zelle ändern möchten, ohne ihren Inhalt zu ändern, wählen Sie die Zelle aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste und gehen Sie zu Zellen formatieren. Sie erhalten zahlreiche Optionen zum Formatieren der jeweiligen Zelle, wie unten gezeigt.
Die Formatierung kann auf eine ganze Spalte, eine ganze Zeile oder eine bestimmte Zelle angewendet werden.
Line break
Wenn Sie in einer Excel-Zelle eine neue Textzeile beginnen oder einen Abstand zwischen Zeilen oder Textabsätzen angeben möchten, ist es ziemlich einfach, einen Zeilenumbruch einzufügen.
Wählen Sie, wie in der Abbildung unten gezeigt, die Arbeitsblattzelle aus, positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie den Zeilenumbruch erstellen möchten, und drücken Sie dann Alt + Eingabe.
Entfalten Sie das volle Potenzial mit Microsofts Excel
Wenn Sie einige der erwähnten nützlichen Tipps mit anderen Funktionen kombinieren, werden Sie ein Experte in der Verwendung von Excel.
Für die meisten Benutzer mag Microsoft Excel nur dann ein Programm sein, wenn es um eine Tabellenkalkulation geht, aber für Profis, die sich täglich mit Excel beschäftigen, können diese Tipps viel Ärger und Zeit sparen.
Sobald Sie einige der beliebten Tipps und Tricks kennengelernt haben, können Sie selbst mehr erkunden. Es kann auch eine große Hilfe sein, wenn Sie einige der nützliche Excel-Add-Ins erhältlich.
Probieren Sie diese blitzschnellen Tools aus schnelle Excel-Passwortwiederherstellung ohne Ihre Dateien zu beschädigen.
