22 lebensrettende Excel-Tipps und -Tricks, die Sie kennen sollten

Microsoft Excel ist ein Werkzeug, das seit Jahrzehnten von Fachleuten und Privatpersonen verwendet wird. Inzwischen gibt es Hunderte von Funktionen, mit denen Sie Ihre Tabellenkalkulationen leicht verwalten können.

Es gibt zwar einfachere Alternativen zu Microsoft Excel, aber Sie werden auf viele leistungsstarke Funktionen und Tricks verzichten müssen, die Sie mit Excel ausführen können. Natürlich müssen Sie eine angemessene Menge an Zeit investieren, um alle Aspekte der Excel-Funktionen zu nutzen, aber das ist nicht unbedingt schwer.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen einige der wertvollsten und zeitsparendsten Excel-Tipps und -Tricks vorstellen.

Anmerkung: In der Online-Version (Office 365) oder der mobilen Version werden möglicherweise nicht alle Funktionen angezeigt, die in der nativen Desktop-App auf Ihrem Windows-/Mac-System verfügbar sind. Wenn Sie speziell nach einer reinen Online-Option suchen, gibt es andere Online-Tabellenkalkulationsdienste für Teams.

VLOOKUP-Funktion

Bei großen Datenmengen kann es zeitaufwändig sein, etwas auf der Grundlage der Zeilen für eine bestimmte Spalte zu finden.

Mit der VLOOKUP-Funktion können Sie jedoch leicht einen Wert finden, indem Sie bestimmte Zeilen und Spalten zum Filtern verwenden. Wenn Sie z. B. die E-Mail-Adresse jedes eingegebenen Namens benötigen, können Sie diese Funktion verwenden und die Formel anpassen, um das Ergebnis zu erhalten.

So sieht die Formel aus:

=VLOOKUP(A2,A1:E5,3,FALSE)

In diesem Fall sucht die Funktion nach der E-Mail-ID (in der dritten Spalte) für Bryan in der zweiten Zeile (A2).

Hier habe ich den gesamten Tabellenbereich für die Suche hinzugefügt, mit Ausnahme der ersten Zeile. Sie können Ihren Bereich jedoch auf C5 oder D5 beschränken, wenn Sie dies wünschen.

Sie können die VLOOKUP-Funktion auch mit anderen Funktionen wie der WENN-Logik kombinieren. Darüber hinaus können Sie VLOOKUP verwenden, um Daten aus mehreren Tabellen zu kombinieren, wenn diese ein ähnliches Feld haben.

Um mehr über VLOOKUP zu erfahren, können Sie die offizielle Ressource von Microsoft. Vielleicht möchten Sie auch alle andere in Excel verfügbare Funktionen um das Beste daraus zu machen.

Zeilen in Spalten transponieren

Wenn Sie eine ausgewählte Anzahl von Zeilenzellen (vertikal) kopieren und in einer einzigen Zeile anordnen möchten (indem Sie sie in Spalten umwandeln), können Sie einfach die Option Einfügen transponieren verwenden.

• Wählen Sie den Bereich von Zellen aus, den Sie transponieren möchten.
• Kopieren Sie sie mit der Tastenkombination Strg + C
• Klicken Sie auf die Zelle, in der Sie die Transposition beginnen möchten
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Option Einfügen - Transponieren.

So sieht es aus:

Tipps zur Spaltensortierung

Für eine einfache einspaltige Sortierung können Sie auf eine beliebige Zeile der Spalte klicken, die Sie sortieren möchten, und dann mit der rechten Maustaste auf die Sortieroption klicken oder auf die Schaltfläche "Sortieren & Filtern", wie in der Abbildung unten gezeigt.

Sie finden eine Reihe von Optionen, aus denen Sie je nach Ihren Anforderungen wählen können. Wenn Sie auf eine von ihnen klicken, wird die gesamte Tabelle entsprechend sortiert.

Wenn Sie mit mehreren Spalten arbeiten, können Sie den Shortcut ALT + A + S + S um das Dialogfeld zu öffnen, in dem Sie mehrere zu sortierende Spalten angeben können.

Stellen Sie sicher, dass die Option "Meine Daten haben Kopfzeilen" aktiviert ist, wenn Ihre Daten Kopfzeilen haben.

Schnelle Analyse

Vielleicht haben Sie das Blitzsymbol bemerkt, wenn Sie einen Bereich auswählen. Klicken Sie darauf, um auf Schnellfunktionen zuzugreifen, die Ihnen helfen, Duplikate zu identifizieren, ein Diagramm hinzuzufügen, die Summen zu zählen und vieles mehr.

Sie kann auch über die Tastenkombination CTRL + Q aufgerufen werden.

Text umbrechen, um ihn in einer Zelle zu begrenzen

Egal, was wir tun, wir passen die Größe der Zeilen/Spalten immer wieder an, öfter als uns lieb ist. Wenn es um den Umgang mit Zahlen geht, ist das machbar.

Wenn Sie jedoch einen Text schreiben, der länger als die Zellenlänge ist, kann das verwirrend aussehen. Obwohl der Text in derselben Zelle verbleibt, scheint er mit anderen Zeilen zu verschmelzen, wie im obigen Bild zu sehen ist.

In diesem Fall brauchen Sie also nur auf "Text umbrechen", um die Informationen in einer einzigen Zelle zu speichern.

Schnelles Hinzufügen mehrerer Zeilen/Spalten

Um eine einzelne Zeile hinzuzufügen, müssen Sie mit der rechten Maustaste klicken und auf "Einfügen" klicken, um eine Zeile/Spalte hinzuzufügen.

Und wenn Sie mehrere Zeilen oder Spalten hinzufügen möchten, können Sie die Anzahl der Zeilen oder Spalten auswählen und dann auf "einfügen.“.

Strg + Umschalttaste zur Auswahl mehrerer Zeilen/Spalten

Wenn Sie anfangen, mit Microsoft Excel zu arbeiten, kommen Sie nicht umhin, alles mit der Maus zu steuern, es sei denn, Sie sind mit den Tastaturkürzeln vertraut.

Damit Sie also nicht endlos Zeilen/Spalten ziehen müssen, bis Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben, drücken Sie Strg + Umschalttaste und verwenden Sie dann die Pfeiltasten auf der Tastatur, um Ihre Auswahl fortzusetzen.

Drop-Down-Liste hinzufügen

Es ist einfach, einen Wert auszuwählen, wenn Sie dem Blatt eine Dropdown-Liste hinzufügen. Aber wie machen Sie das?

Sie müssen zunächst die Liste der Werte, die Sie in der Dropdown-Liste sehen möchten, an einer Stelle des Arbeitsblatts als "Quelle" angeben.

Danach müssen Sie nur noch die Zelle auswählen, in der Sie die Dropdown-Liste erstellen möchten, und die Quellzellen auswählen. Sobald dies geschehen ist, navigieren Sie zu "Validierung von Daten" unter "Daten"Menü und ändern Sie es in "Liste", während Sie die Quellen angeben.

Pivot-Tabellen

Wenn Sie mit mehreren Daten zu tun haben, ist es wichtig, diese zusammenzufassen. Nicht nur, um einen Überblick zu erhalten, sondern auch, um eine Gesamtsumme aller Zahlen zu erhalten, ist eine zeitsparende Funktion.

Pivot-Tabellen werden Ihnen dabei helfen. Sie müssen nur eine Pivot-Tabelle einfügen und eine Datenquelle wählen (aus einem vorhandenen Blatt oder aus externen Quellen).

Danach können Sie durch verschiedene Datensätze navigieren und beim Filtern schnell die Summe oder den Durchschnitt herausfinden.

Doppelte Einträge entfernen

Sie sollten zwar immer versuchen, doppelte Informationen in Ihrer Tabelle zu vermeiden, aber Excel bietet Ihnen eine schnelle Möglichkeit, sie loszuwerden.

Wählen Sie die Zeile oder Spalte aus, die Sie bereinigen möchten, und klicken Sie auf "Duplikate entfernen". Sie werden aufgefordert, die Auswahl zu bestätigen oder sie zu ändern und zu löschen, wenn Sie fortfahren.

Auto Fill & Flash Fill zum automatischen Auffüllen von Werten

Wenn Sie mit einem bestimmten Datenmuster arbeiten müssen, können Sie mit den Funktionen zum automatischen Ausfüllen und Blitzausfüllen die Arbeit schneller erledigen.

Angenommen, Sie müssen die Rollennummern von Schülern eingeben, die einem Muster/einer Lücke folgen. Nachdem Sie zwei bis drei Werte in die Zeile oder Spalte eingegeben haben, müssen Sie die Auswahl erweitern, um den Rest automatisch auszufüllen.

Ähnlich verhält es sich, wenn Sie zwei Felder haben, "Vorname" und "Nachname", aber eine weitere Spalte für den vollständigen Namen benötigen. Hier ist Flash Fill sehr nützlich.

Sie müssen die Anzahl der Zeilen auswählen, die Sie mit vorhandenen Werten füllen möchten, und auf die Schaltfläche "Blitz-FüllungOption ". Die übrigen leeren Felder in Ihrer Auswahl werden automatisch ausgefüllt.

Text in Spalten aufteilen

Angenommen, Sie haben eine Textspalte, die Sie in zwei oder mehr Spalten aufteilen möchten; das können Sie mit dem Befehl "Text in SpaltenOption ".

Wie im obigen GIF beschrieben, müssen Sie den Wert, den Sie konvertieren möchten, und die Zielzellen auswählen. Sie können die Regeln für die Aufteilung des Textes festlegen (durch Leerzeichen, Tabulator, Komma usw.).

Anstatt manuell mehrere Einträge aus einer einzigen Spalte zu erstellen, können Sie sie mit dieser netten kleinen Funktion automatisch verschieben.

Ein Arbeitsblatt ausblenden

Da eine Excel-Arbeitsmappe mehrere Arbeitsblätter umfassen kann, müssen Sie möglicherweise einige davon ausblenden, um die Anzeige zu beschränken oder um Datenschutz.

Die meisten Benutzer lassen einfach alle Arbeitsblätter in der Ansicht, so dass der gesamte Platz belegt ist. Sie können sich die Arbeit erleichtern, indem Sie alles ausblenden, was nicht unmittelbar erforderlich ist. Dazu müssen Sie nur mit der rechten Maustaste auf das Arbeitsblatt klicken und "Ausblenden", wie sie in der Bildschirmfoto.

Verwenden Sie eine logische IF-Funktion zum Ausfüllen von Werten

Nehmen wir an, Sie fügen in einem Blatt eine Spalte für den Zahlungsstatus hinzu, die "BEZAHLT" sein soll, wenn jemand $100 einzahlt, und "FÄLLIG", wenn jemand weniger als $100 bezahlt hat. Dies ist natürlich nur ein Beispiel. Sie können eine Vielzahl von logischen Funktionen hinzufügen und die Dinge einfacher machen.

Alles, was Sie tun müssen, ist, der Zelle, in der Sie den Status anzeigen möchten, eine Logik hinzuzufügen:

=IF(D2=100,"PAID","DUE")

Hier bezieht sich D2 auf die einzelne Zelle einer Spalte.

Sie können erkunden Microsofts Hilfe-Ressourcen um mehr über die verfügbaren logischen Funktionen und ihre Verwendung zu erfahren.

Machen Sie einen Screenshot und fügen Sie ihn zu Excel hinzu

Wenn Sie einen Screenshot eines aktiven Programms/Fensters zu Ihrer Excel-Tabelle hinzufügen möchten, müssen Sie nicht extra ein Screenshot-Tool (oder ein Snipping-Tool) verwenden und dann das Bild manuell hinzufügen.

Gehen Sie zum Menüpunkt "Einfügen" und navigieren Sie sich durch "Illustrationen" zu "Bildschirmfoto". Wenn Sie darauf klicken, sehen Sie Miniaturansichten von aktiven Fenstern, die auf Ihrem Computer gestartet wurden. Wählen Sie einfach das gewünschte Fenster aus, und es wird nahtlos hinzugefügt.

Bedingte Formatierung zum automatischen Einstellen der Farben einer Zelle

Anstatt die Zellen einzeln zu formatieren, um Ihre Daten sinnvoll darzustellen, können Sie Zeit sparen, indem Sie die bedingte Formatierung verwenden.

Mit dieser Funktion können Sie bereits vorhandene Regeln verwenden oder neue Regeln erstellen, und wenn die Bedingung erfüllt ist, wird die Zelle nach Ihren Wünschen eingefärbt. Dies ist einer der beliebtesten Tricks, um die Kalkulationstabelle optisch ansprechend zu gestalten und die Übersichtlichkeit der Daten zu verbessern.

Einfügen eines Hyperlinks mit Strg + K

Wenn Sie Text in der Exceltabelle haben und einen Hyperlink einfügen möchten, markieren Sie den Text/die Zelle, drücken Sie Strg + Kund geben Sie die URL der Webseite ein, die Sie verlinken möchten.

Wie kann ich einen Kommentar zu einer bestimmten Zelle hinzufügen?

Sie können einen Kommentar zu einer bestimmten Zelle hinzufügen, wenn Sie eine Nachricht oder ein Feedback hinterlassen möchten. Ein kleiner Indikator oder ein Zeichen wird in der Ecke der Zelle angezeigt, wenn ein Kommentar hinzugefügt wurde. Der Kommentar kann nach Bedarf geändert oder entfernt werden.

Umschalt+F2 ist die Tastenkombination zum Hinzufügen von Kommentaren. Sie können auch mit der rechten Maustaste klicken und Kommentar einfügen wählen, wie im folgenden Beispiel.

Sie haben die Möglichkeit, einen Kommentar zu einer einzelnen Zelle, einer Spalte oder einer Zeile abzugeben.

Wie kann ich die Farbe für Excel-Blätter anpassen?

So ändern Sie die Farbkombination und passen jedes Thema Ihrer Excel-Tabelle an.

Gehe zu Seitenlayout -> Farben und wählen Sie Farben anpassen, wie unten gezeigt. In dem neuen Feld werden verschiedene Themen angezeigt, wie in der Abbildung unten dargestellt.

Wie lassen sich doppelte Werte erkennen und löschen?

Die Technik, um doppelte Zahlen oder Daten aus einem Excel-Blatt zu entfernen, besteht darin, sie mit einer bestimmten Farbe zu markieren, bevor sie gelöscht werden.

Um die doppelte Zahl hervorzuheben, klicken Sie auf der Registerkarte "Bedingte Formatierung" auf der Registerkarte "Home" auf "Regeln für das Hervorheben von Zellen" und dann auf "Doppelte Werte", wie im folgenden Screenshot zu sehen.

Sie können eine Vielzahl von Farbkombinationen verwenden, um doppelte Werte in der Excel-Tabelle zu kennzeichnen, nachdem Sie die Option Doppelte Werte gewählt haben, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Die doppelten Werte auf dem Excel-Blatt werden nach Auswahl einer Farbe hervorgehoben, wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist.

Die nächste Aufgabe besteht darin, die doppelten Werte aus dem Blatt zu löschen.

Gehen Sie im Excel-Menü zum Bereich Daten und wählen Sie Duplikate entfernen, wie in der Abbildung unten. Damit haben Sie die Aufgabe erledigt, alle doppelten Inhalte aus Ihrer Excel-Arbeitsmappe zu entfernen.

Formatierung

Wenn Sie das Aussehen der Zelle ändern möchten, ohne ihren Inhalt zu ändern, markieren Sie die Zelle, klicken Sie mit der rechten Maustaste und gehen Sie zu Zellen formatieren. Sie erhalten dann zahlreiche Optionen zum Formatieren der jeweiligen Zelle, wie unten dargestellt.

Die Formatierung kann auf eine ganze Spalte, eine ganze Zeile oder eine bestimmte Zelle angewendet werden.

Zeilenumbruch

Wenn Sie in einer Excel-Zelle eine neue Textzeile beginnen oder einen Abstand zwischen Zeilen oder Absätzen einfügen möchten, ist es recht einfach, einen Zeilenumbruch einzufügen.

Wie in der folgenden Abbildung gezeigt, markieren Sie die Arbeitsblattzelle, positionieren den Cursor an der Stelle, an der Sie den Zeilenumbruch erstellen möchten, und drücken dann Alt+Eingabe.

Mit Microsoft Excel das volle Potenzial ausschöpfen 😎

Kombinieren Sie einige der genannten nützlichen Tipps mit anderen Funktionen und werden Sie zu einem Experten im Umgang mit Excel.

Für die meisten Benutzer mag Microsoft Excel nur dann ein Programm sein, wenn es um eine Tabellenkalkulation geht, aber für Fachleute, die täglich mit Excel zu tun haben, kann die Kenntnis dieser Tipps eine Menge Ärger und Zeit sparen.

Wenn Sie erst einmal einige der beliebten Tipps und Tricks kennengelernt haben, können Sie selbst mehr erforschen. Außerdem kann es eine große Hilfe sein, wenn Sie einige der nützliche Excel-Add-ins verfügbar.

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