Wird Ihnen die Verwaltung von Projekten und die Priorisierung von Dingen zu kompliziert? Wie schön wäre es, wenn es eine Möglichkeit gäbe, Ihnen dabei zu helfen, zu verstehen, welche Aufgaben welche Art von Aufmerksamkeit und Energie erfordern.
Genau hier kommt die Impact Effort Matrix oder 2×2-Matrix ins Spiel. Es handelt sich dabei um ein Tool, das die Prioritätensetzung vereinfacht und Teams und Einzelpersonen dabei hilft, sich wieder auf ihre Ziele zu besinnen und umsetzbare Schritte zu identifizieren, um die Arbeit in Angriff zu nehmen.
Wenn Sie auf der Suche nach einer einfachen Vorlage für eine Impact Effort Matrix sind, ist dieser Artikel ein hervorragender Einstieg. Doch zunächst möchten wir Sie mit den Grundlagen der Wirkungsmatrix vertraut machen.
Was ist eine Impact Effort Matrix?
Eine Impact-Effort-Matrix oder eine 2×2-Matrix ist nichts anderes als ein Werkzeug, das Unternehmen und Einzelpersonen verwenden, um Aufgaben effektiv zu priorisieren. Die Priorisierung erfolgt durch die Analyse des Aufwands, der für eine Aufgabe erforderlich ist, und den Vergleich mit den Auswirkungen, die sie haben wird.
In den meisten Fällen wird eine Aufwandsmatrix durch ein Brainstorming mit Ihrem Team erstellt. Auf diese Weise können Sie die Gesamtzahl der Aufgaben und Projekte für alle Teammitglieder ermitteln. Anschließend können Sie die Wichtigkeit und Dringlichkeit dieser Aufgaben ermitteln.
Mit dieser Übung können Sie die Reihenfolge der Aufgaben ermitteln, die erledigt werden müssen, um mit dem geringsten Aufwand die beste Wirkung zu erzielen.
Normalerweise sind die Aufgaben mit dem geringsten Aufwand und der größten Wirkung diejenigen, auf die Sie sich konzentrieren müssen. Das soll jedoch nicht heißen, dass die Aufgaben mit dem geringsten Aufwand und der geringsten Wirkung nutzlos sind. Manchmal können auch diese auf die eine oder andere Weise hilfreich sein.
Die 4 Quadranten der Impact Effort Matrix
Die 4 Quadranten der Impact Effort Matrix sind wie unten dargestellt:
Diese vier Blöcke sind durch den Impact auf der X-Achse und den Effort auf der Y-Achse voneinander getrennt. Jeder der Blöcke sieht folgendermaßen aus:
#1. Quick Wins – Geringer Aufwand & Hohe Auswirkung
Zu diesem Block gehören alle Aufgaben, die einfach oder schnell erledigt werden können, aber erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen oder Ihre Arbeit haben. Die Aufgaben in diesem Block haben die höchste Priorität.
#2. Große Projekte – Hoher Aufwand & Hohe Auswirkung
Zu diesem Block gehören alle Aufgaben, die einen hohen Aufwand erfordern und große Auswirkungen haben. Diese werden als langfristige Ziele des Unternehmens betrachtet und haben eine recht hohe Priorität.
#3. Fill-Ins – Geringer Aufwand & Geringe Auswirkung
Zu diesem Block gehören alle Aufgaben, die leicht zu erledigen sind, aber keine großen Auswirkungen haben. Die Aufgaben unter diesem Block haben also nicht die höchste Priorität.
Sie können diese Aufgaben jedoch in Ihrer Freizeit oder wenn Sie sich nicht produktiv fühlen, erledigen, um diese Aufgaben aus dem Weg zu räumen.
#4. Undankbare Aufgaben – Hoher Aufwand & Geringe Auswirkungen
Zu diesem Block gehören alle Aufgaben, die viel Zeit und Mühe kosten, aber nicht genügend Wirkung zeigen. Diese Aufgaben sind höchst unnötig und sollten nicht erledigt werden, wenn alle anderen Aufgaben erledigt werden müssen.
Wann sollte man eine Impact Effort Matrix verwenden?
Die Wirkungsaufwandsmatrix ist immer dann ein Muss, wenn Sie oder Ihr Team mehrere Projekte oder Aufgaben mit einem breiten Spektrum an potenziellem Nutzen haben.
Sie brauchen sie auch immer dann, wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie am besten vorgehen sollen oder wo Sie anfangen sollen.
Manchmal kann die 2×2-Matrix Ihnen sogar dabei helfen, Ihren Arbeitsablauf zu organisieren und ihn übersichtlicher zu gestalten.
In der Regel gibt es in Start-ups oder kleineren Organisationen eine Menge verschiedener Aufgaben, die von einer sehr kleinen Gruppe von Mitarbeitern erledigt werden müssen. In einer solch chaotischen Struktur könnten viele Ideen und Projekte behindert werden. Eine Matrix kann dieses Chaos ordnen und die Organisation zum Laufen bringen.
Hier finden Sie eine Liste der erstaunlichen Vorteile, die die Impact Effort Matrix für Sie und Ihr Team hat:
Vorteile der Impact Effort Matrix
#1. Halten Sie alle auf dem Laufenden und synchronisieren Sie sie
Der größte Vorteil der Wirkungsaufwandsmatrix ist die Art und Weise, wie sie alle auf die gleiche Seite bringt, um auf ein Ziel hinzuarbeiten. Ihr Team kann auch Vorlagen für die Wirkungsaufwandsmatrix verwenden, um die Arbeit auf einer weiteren Ebene zu organisieren.
#2. Optimieren Sie die Ressourcen und ihre Zuteilung
Wenn Sie wissen, welche Aufgaben erledigt werden müssen und wann sie erledigt werden müssen, können Sie Ihre Ressourcen verwalten und richtig zuordnen. So bleiben die wichtigen Ressourcen für die vorrangigen Aufgaben erhalten.
#3. Erstellt eine Abfolge von Arbeitsaufgaben und priorisiert Aufgaben
Die Aufwandsmatrix hilft dabei, eine Abfolge von Aktionen/Aufgaben zu erstellen, die nach Priorität geordnet sind. So entsteht ein linearer Pfad, den das Team durchlaufen kann.
#4. Richtet das Team an den Unternehmenszielen aus
Neben der Ermittlung der prioritären Aufgaben erklärt die Matrix auch, warum die Aufgaben priorisiert werden müssen. So versteht das Team die Ziele, die dahinter stehen, und damit auch die Ziele des Unternehmens.
#5. Zeitersparnis und Maximierung der Effizienz im Arbeitsablauf
Mit der Matrix können Sie vermeiden, dass Sie Zeit für Dinge aufwenden, die viel zu viel Zeit für viel weniger Wirkung benötigen. So wird Ihr Arbeitsablauf zeitsparender und Ihre Arbeitseffizienz steigt.
So einfach die Impact-Effort-Matrix auch aussieht, es gibt dennoch ein paar Dinge, die Sie tun können, um den Nutzen und die Nützlichkeit dieser Praxis zu maximieren.
Tipps zur Erleichterung der Impact-Effort-Matrix
#1. Definieren Sie klare Ziele für die Matrix
Das Warum aller Dinge ist überall wichtig. Stellen Sie sicher, dass Sie dies auch für die Matrix finden. Wenn Sie klare Ziele und Gründe für die Erstellung der Matrix haben, erhalten Sie eine genaue Anleitung für die korrekte Durchführung dieser Praxis.
#2. Brainstorming aller Aktivitäten und Aufgaben mit Ihren Teamkollegen
Ein Brainstorming ermöglicht immer eine ganzheitliche Diskussion über die Dinge. Wenn Sie dies mit Ihren Teamkollegen tun, wird die Matrix aus einer anderen Perspektive betrachtet, und die Aufgaben können unter Berücksichtigung aller Beteiligten priorisiert werden.
#3. Erstellen Sie nach der Erstellung der Matrix einen soliden Aktionsplan für den Prozess
Mit der Erstellung der Wirkungsmatrix allein werden Sie nicht weiterkommen. Das Einzige, was hilft, ist ein solider Aktionsplan und dessen Umsetzung. Stellen Sie also sicher, dass Sie einen Plan für alle Aufgaben und deren Abfolge bereithalten, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
#4. Sorgen Sie für eine gute Kommunikation innerhalb des Teams und erstellen Sie Berichte für die Aufgaben
Sobald die Arbeit begonnen hat, müssen Sie proaktiv mit dem Team kommunizieren, ob die Reihenfolge oder die Prioritäten genau genug waren.
Wenn es Verbesserungsmöglichkeiten gab, sollten Sie einen Bericht darüber erstellen, wie es gelaufen ist, damit Sie bei der nächsten Erstellung einer weiteren Aufwandsmatrix Anpassungen vornehmen können.
Das war alles, was Sie über die Impact Effort Matrix wissen mussten. Sehen wir uns nun einige Vorlagen für die Impact Effort Matrix an, die Ihnen das Leben leichter machen werden!
Miro
Miro ist ein fantastisches Tool für Teams und Einzelpersonen zur Erstellung von Diagrammen, Tabellen, Karten und vielem mehr für die Planung und Organisation von Dingen.
Bei der Verwendung dieser Vorlage haben wir einige Dinge herausgefunden:
- Der Design-Aspekt ist sehr benutzerfreundlich, und jeder, der über Grundkenntnisse in der Bearbeitung von Designvorlagen verfügt, kann dieses Tool verwenden
- Es gibt nicht viel Hilfestellung bei der Erklärung der Funktionsweise der Wirkungsaufwandsmatrix, so dass ein Anfänger vielleicht erst einmal recherchieren muss, was das ist und wie es funktioniert.
- Wenn Sie mit Ihrem ersten Entwurf beginnen, fragt das Tool nach Ihrer Erfahrung im Umgang mit Designtools wie Miro, was es in Bezug auf das Design einsteigerfreundlich macht.
Miro ist ein Freemium-Tool, d.h. Sie können es kostenlos zur Erstellung von Vorlagen verwenden. Sie können es jedoch auch upgraden, um auf Premium-Funktionen wie unbegrenzte Projekte, Zusammenarbeit mit mehreren Teammitgliedern usw. zuzugreifen.
Lucidspark
Lucidspark ist ein weiteres Design-Tool, das speziell für Produktivität und arbeitsbezogene Aufgaben entwickelt wurde. Es bietet eine einfache Benutzeroberfläche und eine einfache Erstellung und Bearbeitung von Vorlagen.
Hier sind die Funktionen der Lucidspark Matrixvorlage für den Arbeitsaufwand:
- Die Benutzeroberfläche ist einfach und schnell. Sie können die Matrix schnell erstellen, indem Sie die Projekte in die Felder eintragen
- Die Vorlage verfügt über ein einfaches Design, aber Sie können Bilder hinzufügen und die Farben und Schriftarten ändern, um sie nach Ihren Vorstellungen zu gestalten
- Das Grundlayout der vier Quadranten ist so angelegt, dass Sie Aufgaben mit unterschiedlichem Aufwand und unterschiedlichen Auswirkungen nicht nur unter einem Block definieren, sondern auch entsprechend verschieben können.
Sie können Lucidspark kostenlos nutzen, aber Sie können es auch upgraden, um Zugang zu weiteren Premium-Funktionen zu erhalten.
Canva
Canva ist ein Design-Tool, das für alle Arten von Designanforderungen verwendet werden kann. Sie können damit Produktivitätsdiagramme wie die Impact Effort Matrix erstellen, Logos und Infografiken entwerfen und vieles mehr.
Hier sind einige Dinge über die Canva-Vorlage für die Impact Effort Matrix:
- Bietet eine Vielzahl von Designfunktionen wie das Hinzufügen von Elementen, Farb- und Schriftartänderungen, das Hinzufügen von Bildern und Videos, das Erstellen von Animationen usw., was ein wenig übertrieben ist
- Tolles Tool für Benutzer, die es häufig für andere Designanforderungen und die Erstellung von Inhalten verwenden werden
- Die Vorlage für die Impact-Aufwandsmatrix bietet ein traditionelles Design, bei dem nur Aufgaben unter den Blöcken aufgelistet werden können und keine benutzerdefinierten Ebenen für dieselben vorhanden sind.
Für den reinen Produktivitätsgebrauch kann Canva für viele Anfänger etwas zu fortgeschritten erscheinen.
Für fortgeschrittene Benutzer kann es jedoch ein hervorragendes Tool sein, um einzigartige Designs und Vorlagen zu erstellen.
Die Nutzung ist kostenlos, aber mit der Premium-Version können Sie auf verschiedene Vorlagen und andere Elemente zugreifen.
Creately
Creately ist ein Produktivitätsdesign-Tool, das speziell für Unternehmen und Organisationen entwickelt wurde, um organisatorische Aufgaben zu bewältigen, wie z.B. die Erstellung einer Matrixvorlage für den Arbeitsaufwand.
Hier sind die Merkmale der Creately Matrixvorlage für den Wirkungsaufwand:
- Die Vorlage ist einfach und farbenfroh, mit sehr einfachen Möglichkeiten, die Aufgaben unter jedem Quadranten aufzuschreiben
- Das Layout der Matrix ist einfach zu verstehen, bietet aber keine größeren Anpassungsmöglichkeiten
- Die Vorlage ist einsteigerfreundlich, schränkt aber die Benutzer bei der Anpassung der Vorlage für bessere Designs und das Layout der Matrix ein
Auch wenn Creately nicht die beste Anpassungsmöglichkeit bietet, erfüllt es seine Aufgabe sehr gut und ist eine großartige Lösung für Teamleiter und Manager, die ihre Aufgaben einfach und schnell erledigen möchten.
Groupmap
Groupmap ist eines der besten Tools auf dieser Liste für eine Matrixvorlage für den Arbeitsaufwand. Es kombiniert das Beste aus beiden Welten, d.h. aus Design und Effektivität.
Hier sind die Merkmale der Groupmap-Vorlage für die Wirkungsaufwandsmatrix:
- Die Vorlage ist extrem gut gemacht, so dass Sie einfach irgendwo klicken und mit dem Schreiben der Aufgaben beginnen können, und sie sieht trotzdem fantastisch aus
- Das Layout ist sehr fließend, und Sie können die für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Ebenen der Wirkung und des Aufwands mikroanpassen
- Es gibt nicht viel zu tun, was die Gestaltung angeht, aber die Vorlage bietet ein attraktives Design, das seine Aufgabe erfüllt
Was das Design betrifft, so können Sie den Hintergrund und das Achsenlayout nur begrenzt an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dennoch können Sie mit minimalem Aufwand eine hervorragende und effektive Matrix erstellen.
Ayoa
Ayoa ist ein Tool zur Gestaltung von Produktivitätskarten, in dem Sie Vorlagen für Projektablaufpläne, Diagramme, Matrizen usw. finden.
Hier sind die Merkmale der Ayoa Matrixvorlage für den Arbeitsaufwand:
- Die Vorlage ist einfach zu handhaben und bietet genügend Designoptionen, um sie ein wenig anzupassen
- Das Layout der Wirkungsaufwandsmatrix bietet ein fließendes Design mit individuellen Projektboxen, um jedes Projekt korrekt zu identifizieren
- Die Benutzeroberfläche ist anfängerfreundlich, aber etwas langsamer als die anderen Tools auf dieser Liste
Die kostenlose Testversion von Ayoa hat nur eine Laufzeit von 7 Tagen. Danach müssen Sie die Premium-Version erwerben, um neue Vorlagen zu erstellen.
Figma
Figma ist ein Design-Tool, das verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Arten von Karten und Diagrammen bietet, die Unternehmen für die Produktivität und das Team-Management benötigen.
Hier sind die Funktionen der Figma Impact Effort Matrix Vorlage:
- Wenn Sie ein Diagramm oder eine Vorlage in Figma starten, werden Sie mit einer Anleitung zur Verwendung des Tools begrüßt, was eine großartige Funktion für Anfänger ist
- Außerdem gibt es einen Kasten mit Anweisungen, wie Sie die Vorlage für die Wirkungsaufwandsmatrix verwenden und wie Sie sie für eine bessere Effektivität anpassen können.
Das Tool ist minimalistisch und bietet genügend Anleitungen, damit auch ein absoluter Anfänger ohne fremde Hilfe eine respektable Wirkungsaufwandsmatrix erstellen kann. Es eignet sich hervorragend für Erstanwender und sogar für Veteranen, die es schnell hinter sich bringen wollen.
Venngage
Venngage ist ein kostenloses Design-Tool, mit dem Sie verschiedene Designvorlagen und Grafiken erstellen können. Die Impact Effort Matrix ist Teil der Business-Version von Venngage, die eine kostenpflichtige Version des Tools ist.
Hier sind die Funktionen der Venngage Impact Effort Matrix Vorlage:
- Die Impact Effort Matrix-Vorlage bietet ein großartiges, fließendes Layout, in dem Sie den Umfang des Aufwands und der Auswirkungen des Projekts anpassen können
- In Bezug auf das Design bietet das Tool eine großartige Anpassungsmöglichkeit und eine gute Startvorlage, mit der Sie ein attraktives Design zur effektiven Darstellung Ihrer Projekte erstellen können.
Die Impact Effort Matrix-Vorlage von Venngage ist ein großartiges Tool, aber der Grad der Anpassbarkeit ist nicht gut genug, um den Kauf zu rechtfertigen. Wenn Sie auf der Suche nach einer guten Designsoftware für mehrere Designprojekte sind, ist dieses Tool auf jeden Fall eine gute Wahl!
Zusammenfassung
Die Impact Effort Matrix ist eine unverzichtbare Methode, um den Zeitplan und die Prioritäten für Ihre Arbeit zu bestimmen. Dazu brauchen Sie auch eine ideale Vorlage, die genau so funktioniert, wie Sie sie brauchen.
Nachdem wir all diese Tools verwendet haben, haben wir festgestellt, dass Sie keine großen Anpassungen vornehmen müssen, um eine anständige Matrixvorlage zu erhalten.
Wenn Sie sich jedoch für die Tools entscheiden, die das bieten, können Sie die Attraktivität und Effektivität der Matrix maximieren.
Sie können sich auch einige Entscheidungsbaumvorlagen ansehen.