PTO Tracking Software hat die Verwaltungsprozesse revolutioniert. Dank der PTO-Tracking-Software müssen Unternehmen nicht mehr Tage und Stunden mit dem manuellen Sortieren von Arbeitsblättern und E-Mails verbringen, um PTO-Anträge und Urlaube von Mitarbeitern zu bearbeiten. Uff!

Die PTO-Tracking-Software hat sich weiterentwickelt und bietet nun eine zentrale Plattform, die das gesamte Verfahren vereinfacht und automatisiert – von der Einreichung von Urlaubsanträgen über die Genehmigung durch den Vorgesetzten bis hin zur Pflege korrekter Aufzeichnungen.

Unternehmen können aus einer Vielzahl von PTO-Softwareoptionen diejenige auswählen, die am besten zu ihren speziellen Anforderungen passt.

In diesem Artikel werden wir verschiedene PTO-Software analysieren, mit der Unternehmen den Urlaub ihrer Mitarbeiter verwalten können. Aber wenn Sie zu ungeduldig sind, um zu wissen, welche Software Ihre PTO-Verfolgung verbessern kann, werfen Sie zuerst einen Blick auf die praktische Tabelle unten!

Was ist PTO Tracking Software?

PTO Tracking Software automatisiert die Verwaltung von Mitarbeiterurlauben. Die Mitarbeiter schlagen ihre Abwesenheitsanträge einem zugewiesenen Teamleiter oder Vorgesetzten zur Genehmigung vor, wodurch das Verfahren optimiert wird. Eine klare Übersicht über die aktuelle Verfügbarkeit im Büro ist über das Mitarbeiterportal allgemein zugänglich. Dank des visuellen Kalendertools können Führungskräfte den Überblick darüber behalten, wer sich im Urlaub befindet, im Büro ist oder aus der Ferne arbeitet.

Unternehmen können die Software nutzen, um individuelle Urlaubsrichtlinien zu entwickeln und diese effizient zu übermitteln und eine faire Durchsetzung zu gewährleisten. Unternehmen, die diese Technologie einsetzen, haben einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen, die veraltete Methoden wie Excel-Tabellen verwenden.

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Nachteile der manuellen Verwaltung von PTO-Anträgen

Es kann kompliziert sein, die PTO-Verfolgung manuell zu verwalten. Die Mitarbeiter beantragen häufig Urlaub, so dass die Personalabteilung diese Anträge sorgfältig beobachten und bearbeiten muss, was, wenn es manuell geschieht, mühsam sein kann.

Darüber hinaus ist es wichtig, die Urlaubs- und Krankheitszeiten genau zu verfolgen. Dazu müssen Sie neben der Echtzeitüberwachung auch die Daten der Vergangenheit für einen bestimmten Zeitraum berücksichtigen.

Für kleinere Unternehmen ist die Datenerfassung zwar etwas einfacher, aber die manuelle Methode ist immer noch zeitaufwändig, weshalb selbst KMUs HRIS-Software bevorzugen, wenn es um Personalaufgaben geht. Aufgrund des Potenzials für menschliche Fehler kann es jedoch riskant sein, sich nur auf manuelle Prozesse zu verlassen. Selbst die erfahrensten HR-Experten müssen möglicherweise korrigiert werden. Einfache PTO-Rechner bieten auch keine merklich bessere Lösung.

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Da bei der PTO-Erfassung ohne automatisierte PTO-Software immer Fehler passieren können, ist die Abkehr von manuellen Verfahren und der Umstieg auf diese Software unumgänglich.

Heutzutage arbeiten die meisten Anwendungen zur PTO-Erfassung mit cloudbasierten Plattformen. Sie verfügen über unterschiedliche Funktionen, wobei sich einige ausschließlich auf die Erfassung von Anwesenheit und Urlaubstagen konzentrieren und andere umfassendere Dienste anbieten.

Die Wahl der besten PTO-Software kann die Produktivität im gesamten Unternehmen erheblich steigern, nicht nur in der Personalabteilung. Werfen wir einen Blick auf einige herausragende Software in dieser Kategorie.

Jibble

Jibble, dem namhafte Unternehmen wie die Harvard University, Tesla und Hyundai vertrauen, ist ein zuverlässiger, kostenpflichtiger Time-Out-Tracker, der Ihnen keinen einzigen Cent für den Zugriff auf seine Funktionen berechnet. Die Software ist mit allen wichtigen automatisierten Funktionen ausgestattet, die Unternehmen benötigen, um bezahlte Auszeiten, Urlaubsanträge und Krankmeldungen ihrer Mitarbeiter zu verwalten und zu verfolgen.

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Funktionen:

  • Bleiben Sie auf dem Laufenden über die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter und die genommenen Urlaubstage.
  • Sehen Sie sich vergangene Daten und aktuelle Anwesenheitsquoten an.
  • Kontrollieren Sie unbefugtes Stempeln, indem Sie standortbezogene Beschränkungen einrichten.
  • Nutzen Sie die blitzschnelle Gesichtserkennung für sichere Zeiterfassungen.
  • Laden Sie Stundenzettel als XLS- oder CSV-Dateien herunter, um sie einfach in die Gehaltsabrechnung zu integrieren.

Mit den raffinierten Filtern von Jibble können Sie schnell den Gesamtbetrag der angesammelten Urlaubstage, den Gesamtverbrauch und den verbleibenden Saldo ermitteln. Anschließend können Sie diese Datensätze nach Bedarf bearbeiten.

Gusto

Die Nachverfolgung des Urlaubs von Mitarbeitern muss keine wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. Mit dem vollwertigen PTO-Tracker von Gusto können Sie diesen Prozess erheblich beschleunigen. Sie können mehrere PTO-Richtlinien erstellen, die auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, und Ihre Mitarbeiter können ihre Anträge und Abgrenzungen einfach verwalten.

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Funktionen:

  • Erhalten Sie schnelle Benachrichtigungen über die App und per E-Mail, machen Sie Whiteboards und Haftnotizen.
  • Mitarbeiter können ihre PTO einfach per Tastendruck einsehen.
  • Die Genehmigungsbefugnis wird dem am besten geeigneten Manager übertragen.
  • Ihre bevorzugte Kalenderanwendung wird reibungslos mit allen Genehmigungen interagieren.
  • Legen Sie unbegrenzte PTO-Richtlinien fest, die verschiedene Szenarien wie unternehmensweite Feiertage, Geschworenenpflichten, Elternurlaub und persönliche Tage abdecken.

Gusto hält Ihnen den Rücken frei, denn das System lässt sich problemlos mit der Gehaltsabrechnung synchronisieren, so dass Sie sich entspannen können. Sie können personalisierte Richtlinien entwerfen, die jedem Mitarbeiter gerecht werden, unabhängig davon, ob er in Voll- oder Teilzeit, gegen Gehalt oder auf Stundenbasis arbeitet.

BambooHR

BambooHR verfügt über eine Funktion zur Verwaltung der Anwesenheit, mit der Sie die Überwachung der Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter ganz einfach automatisieren können, und beweist damit seinen Wert als Standardlösung für PTO. Besonders hilfreich ist BambooHR für kleine und mittlere Unternehmen, die von der manuellen Zeiterfassung mit Tabellenkalkulationen auf eine intelligente, cloudbasierte Lösung zur effektiven Verwaltung von bezahlten Fehlzeiten umsteigen.

Funktionen:

  • Erstellen Sie nach Bedarf mehrere Richtlinien für Ihr Konto.
  • Legen Sie eine unbegrenzte PTO-Richtlinie für ein bestimmtes Team fest.
  • Ändern Sie die Abgrenzungen je nach Standort oder Abteilung.
  • Implementieren Sie einen unternehmensweiten Vaterschaftsurlaub oder passen Sie ihn für jeden Mitarbeiter an.
  • Fügen Sie bis zu fünf Personen in den PTO-Genehmigungs-Workflow ein.

Die Software verfügt über eine reflexive Benutzeroberfläche, die die Bedienung erleichtert, so dass BambooHR für kleine und mittlere Unternehmen ein Kinderspiel ist

Clockify

Wenn Sie auf der Suche nach einer kostenlosen Lösung für die PTO-Überwachung sind, haben wir hier eine angenehme Überraschung für Sie: Clockify bietet eine kostenlose Option, die alle Ihre Bedürfnisse abdeckt. Mit dieser Software können Sie Ihre PTO-Richtlinien festlegen, Anträge auf bezahlte Freistellung bearbeiten und die Verfügbarkeit Ihrer Kollegen über einen gemeinsamen Kalender im Auge behalten.

Funktionen:

  • Legen Sie Urlaubs- und Freizeitrichtlinien fest.
  • Beantragen Sie persönliche Freistellungen durch Arbeitsplatzadministratoren.
  • Sehen Sie sich den PTO-Kalender für alle Mitarbeiter an.
  • Überprüfen Sie den Kontostand, einschließlich ausstehender und genehmigter Anträge mit Notizen.
  • Greifen Sie auf die Freizeit-Seitenleiste zu, um anstehende Urlaube, Feiertage und die Urlaubstage Ihrer Kollegen zu sehen.

Mit Clockify können Sie zahlreiche Richtlinien für verschiedene Arten von Urlaub einrichten, von Krankheitstagen bis hin zu Sabbaticals, Trauerfällen, Geschworenendienst, halben Tagen und mehr. Mitarbeiter können ihre Urlaubsanträge schnell über ein einfaches Formular stellen, und Sie haben die Möglichkeit, Teammitglieder auszuwählen, die diese Überprüfung vornehmen.

QuickBooks

Passen Sie Ihre Richtlinien für bezahlten und unbezahlten Urlaub an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Nutzen Sie die QuickBooks PTO Software, um verpasste Arbeitsschichten und kostspielige Fehler bei der Gehaltsabrechnung zu vermeiden. Diese Software bietet Mitarbeitern, die vor Ort, in einem gemischten Unternehmen oder aus der Ferne arbeiten, die Möglichkeit, sich ein- und auszustempeln.

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Funktionen:

  • Mitarbeiter können über die QuickBooks Workforce App oder das QuickBooks Time Dashboard Freizeit beantragen und Notizen anhängen.
  • Administratoren oder Manager können Massenfreistellungen für mehrere Mitarbeiter oder die gesamte Belegschaft auf einen Schlag eingeben.
  • Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Freizeitdaten direkt einzugeben.
  • E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen sind die bevorzugten Medien, um Manager über den Prozess der Beantragung und Genehmigung von Freizeit zu informieren.
  • Genehmigte Freizeitanträge werden in der Kalenderansicht auf der Registerkarte Zeitplan angezeigt.

QuickBooks bietet GPS-Überwachung und Geofencing und ist damit die perfekte Lösung für die Zeit- und Anwesenheitsverwaltung für Führungskräfte, die für Außendienstmitarbeiter oder verstreute Teams verantwortlich sind. Teammitglieder können bezahlte Freistellungen beantragen und sich über Terminänderungen oder neue Aufgaben informieren lassen. Diese Eigenschaften ermöglichen einen reibungslosen Informationsaustausch innerhalb von Arbeitsgruppen, was letztendlich zu einer korrekten Lohnabrechnung führt.

TimeClick

TimeClick von Hawkeye Technology ist ein PTO-System für kleine bis mittelgroße Unternehmen. Mit dieser Software können sich Mitarbeiter bequem ein- und ausstempeln und ihre bezahlten oder unbezahlten Pausen verwalten. Dazu wählen sie ihren Namen aus einem personalisierten Menü und geben ihr Passwort ein.

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Die Software enthält auch einen Admin-Modus, der einen eingeschränkten Zugang über ein Passwort bietet. In diesem Modus können Führungskräfte auf alle Daten zugreifen und die Softwareauswahl anpassen. Der Programmverantwortliche kann über diese Auswahlmöglichkeiten verschiedene Facetten der Software anpassen, z. B. die Darstellung der Informationen auf dem Hauptbildschirm und das Format der Arbeitszeitberichte.

Funktionen:

  • Legen Sie benutzerdefinierte Zeitsortierungen für stunden-, monats-, jahres- oder lohnperiodenbasierte Einstellungen fest und speichern Sie diese.
  • Verschaffen Sie sich über eine benutzerfreundliche und farbenfrohe Kalenderanzeige einen Überblick über die aufgelaufenen Zeitabzüge und überprüfen Sie Anträge auf Freizeitausgleich.
  • Legen Sie Ihre Datenansicht nach Stundentypen und Mitarbeitern fest.
  • Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern den unabhängigen Zugriff auf ihre eingereichten Anträge auf Freizeitausgleich.
  • Bilden Sie personalisierte Zeitaktionen und geben Sie Masseneinträge für alle Mitarbeiter ein.

TimeClick ist eine gute Wahl für Unternehmen, die eine PTO-Software suchen, die mit dem Windows-Betriebssystem funktioniert.

Day Off

Day Off ist eine wertvolle Software, die Teamleitern und Personalmanagern hilft, die Urlaubs- und Ferienkalender ihrer Teammitglieder einfach zu verwalten. Das Programm berücksichtigt auf clevere Weise Wochenenden und Feiertage, um eine genaue Urlaubsberechnung zu gewährleisten.

Funktionen:

  • Richten Sie einen Genehmigungsprozess ein, der dem Arbeitsablauf und der Teamstruktur folgt.
  • Legen Sie eine untergeordnete Gruppe mit separaten Regelungen, Zulagen und Arbeitstagen fest und beziehen Sie Mitarbeiter innerhalb dieser Abteilungen ein.
  • Greifen Sie auf Übersichten über die bezahlte Freistellung und die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter durch vollständige Berichte zu.
  • Erhalten Sie Benachrichtigungen über Urlaubsanträge, die von Mitarbeitern gestellt werden, und Benachrichtigungen über Genehmigungen durch Vorgesetzte.
  • Verwalten Sie Teamurlaube über eine einheitliche Anzeige und lassen Sie sich über den Eingang eines Urlaubsantrags benachrichtigen.

Mit Day Off werden Mitarbeiter, die Urlaubsanträge stellen, umgehend über ihren verbleibenden Urlaubssaldo und eine ausführliche Urlaubshistorie informiert. Das interaktive Dashboard bietet Managern eine einfache Methode, das System einzurichten, ihre Teammitglieder problemlos zu importieren und den Überblick über die Urlaubssalden zu behalten.

Time Off Cloud

Dank Time Off Cloud können Mitarbeiter ihre Urlaubssalden sofort einsehen. Sie können einfach ein Webportal oder eine mobile App auf jedem Gerät aufrufen. Über diese Website können sie ihren Gesamturlaub und die Aufschlüsselung der einzelnen Urlaubskategorien (z. B. Krankheitstage oder Urlaubstage) einsehen.

Merkmale:

  • Automatisierte und Selbstbedienungssysteme.
  • Führungskräfte erhalten Benachrichtigungen über die Freizeitwünsche ihrer Mitarbeiter.
  • Schneller Zugriff auf die Guthaben der Mitarbeiter.
  • Einheitliche Datendrehscheibe und kollaborative Terminkalender.
  • Digitale Einreichung und Genehmigung von Urlaubsanträgen.

Mithilfe von Time Off Cloud sind keine manuellen Schätzungen oder Dateneingaben mehr nötig. Die Methode stellt auch sicher, dass Teams und Manager nicht auf Probleme wie verlorene Unterlagen oder die Genehmigung von Urlaubsanträgen stoßen, wenn sie den Zeitplan aller Mitarbeiter kennen.

Vacation Tracker

Um mit Vacation Tracker einen PTO-Antrag zu erstellen, sind drei einfache Schritte erforderlich: Zunächst wählen Sie die Art des Antrags aus dem Dropdown-Menü. Als Nächstes wählen Sie die für Sie interessanten Daten aus. Falls erforderlich, können Sie begründen, warum Sie den Antrag stellen.

Funktionen:

  • Wählen Sie den Wochentag aus, an dem die angesammelte Freizeit den Guthaben der Mitarbeiter hinzugefügt werden soll.
  • Legen Sie mühelos Labels für Mitarbeiter fest und gruppieren Sie Benutzer mit demselben Label.
  • Filtern Sie die Anzeige der PTO-Daten nach Standorten, Abteilungen oder Labels, um gezielte Einblicke zu erhalten.
  • Entwickeln Sie Berichte, exportieren Sie sie als CSV-Dateien und teilen Sie sie mit Ihren Teammitgliedern über das integrierte Reporting.
  • Passen Sie vorhandene Richtlinien an oder erstellen Sie neue, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Das Beste daran ist, dass der angegebene Genehmiger jeden Antrag direkt in Vacation Tracker oder über Dienste wie Slack, Microsoft Teams oder Google Workspace schnell überprüfen kann.

Auch die Verwaltung von Überschreitungstagen und Abgrenzungen ist automatisiert. Alles, was Sie tun müssen, ist die Anzahl der gewünschten Tage, ein Verfallsdatum und die Häufigkeit der Abgrenzungen festzulegen.

Namely

Stellen Sie sich vor, dass alle PTO-Anträge reibungslos in den Geschäftskalender einfließen und jeder ein klares Bild davon hat, wer in und out ist. Das ist dank Namely kein Traum mehr. Mit dieser Software können Sie alle Urlaubsanträge in einer praktischen Plattform organisieren und verfolgen, egal ob es sich um PTO, Urlaub oder andere Abwesenheiten handelt.

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Funktionen:

  • Manager können Urlaubsanträge von jedem beliebigen Standort aus empfangen und verwalten.
  • Die Mitarbeiter werden per E-Mail informiert und ihre Urlaubssalden werden automatisch bearbeitet.
  • PTO wird automatisch berechnet, so dass eine manuelle Dateneingabe nicht mehr erforderlich ist.
  • Die Mitarbeiter können schnell ihren aktuellen PTO-Saldo überprüfen, anstehende Anträge einsehen und die Feiertage des Unternehmens einsehen.
  • Mitarbeiter können Urlaub, PTO und Krankheitstage per Self-Service über ihr Smartphone beantragen.

Halten Sie sich mit schnellen Benachrichtigungen und der Integration mit Ihrem Kalender auf dem Laufenden. Die Software zur Überwachung der Mitarbeiterzeit von Namely ist benutzerfreundlich, so dass die Zeiterfassung Spaß macht.

Built for Teams

Built for Teams bietet eine benutzerfreundliche Online-Plattform, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen in den USA entwickelt wurde. Diese Software ist eine Komplettlösung für die Verwaltung der bezahlten Freizeit (Paid Time Off, PTO) Ihrer Mitarbeiter.

Darüber hinaus bietet sie wertvolle Einblicke in Mitarbeiter- und Unternehmensdaten, einschließlich Fluktuationsraten, demografische Informationen, Vergütungsdetails und andere Metriken.

Funktionen:

  • Führen Sie den PTO-Tracker mit Outlook oder Google Kalender zusammen.
  • Genehmigen/Ablehnen von Anträgen per E-Mail oder In-App.
  • Passen Sie den Zeitpunkt der Ansammlung von festen/variablen Raten an die geleisteten Arbeitsstunden an.
  • Erhöhen Sie die Anzahl der verdienten Urlaubstage mit der Anzahl der Dienstjahre.
  • Stellen Sie Anträge ganz einfach über das Internet, die mobile App oder Slack.

Die Plattform ermöglicht den Mitarbeitern einen einfachen Zugriff auf das System, um Freizeit zu beantragen, ihren PTO-Saldo zu überprüfen und andere relevante Aufgaben zu erledigen.

Schlussfolgerung

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern bezahlte Freizeit off🏖️ anbieten, hebt dies die Arbeitsmoral und verhindert Burnout, was indirekt den Erfolg des Unternehmens steigert. Wenn Sie die beste PTO-Software auswählen, können Sie den Freistellungsprozess rationalisieren und haben keinen Raum für menschliche Fehler.

Als nächstes sollten Sie sich diese Tools für Mitarbeiterumfragen ansehen, um Feedback und Meinungen zu sammeln.