6 Chat-Software für den Arbeitsplatz, mit der Sie mit Ihrem Team sprechen können

Sie werden mir sicher zustimmen, dass die Kommunikation das Rückgrat eines jeden Unternehmens ist. In Zeiten der Telearbeit, in denen die Mitarbeiter weit voneinander entfernt arbeiten, muss der Kommunikation mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden als früher.

Abgesehen von den Teams, die aus der Ferne arbeiten, verlassen sich auch die Unternehmen, die wieder im Büro sind, aufgrund der Vorteile und Funktionen, die sie bieten, auf Chat-Apps zur besseren Kommunikation. An dieser Stelle kommen Chat-Apps für den Arbeitsplatz ins Spiel. Diese Chat-Apps vereinfachen die Kommunikation und tragen dazu bei, eine gesunde Arbeitskultur unter den Teammitgliedern zu schaffen.

Was ist eine Chat-Software für den Arbeitsplatz? 💻

Chat-Apps für den Arbeitsplatz sind Kommunikationstools, die die E-Mail abgelöst haben, die früher die wichtigste Kommunikationsform am Arbeitsplatz war. Diese Apps gehen über die E-Mail-Funktionen hinaus und ermöglichen es den Teammitgliedern, miteinander zu kommunizieren, die Arbeit zu besprechen und einzigartige Ideen zu entwickeln, um Dinge zu erledigen. Die Tools für die Kommunikation am Arbeitsplatz bieten neben den anderen Produktivitätswerkzeugen viele Funktionen wie private Chats, Gruppengespräche, Sprach- und Videoanrufe.

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Vorteile der Verwendung von Chat-Software für Ihr Unternehmen:

Verbesserte Kommunikation

Einer der wichtigsten Vorteile, den Sie durch den Einsatz von Chat-Software erhalten, ist die einwandfreie Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, auch wenn sie sich an verschiedenen Orten befinden. Sie können Nachrichten austauschen, Ideen diskutieren und an Videoanrufen teilnehmen, obwohl sie weit voneinander entfernt sind.

Rationalisierter Arbeitsablauf

Kommunikationstools am Arbeitsplatz helfen dem Team bei der Organisation der Arbeit und der Verbesserung des Arbeitsablaufs im Unternehmen. Die Mitarbeiter können tägliche Besprechungen einberufen, um ihre Arbeit zu planen, Aufgaben zu verteilen und sofort Feedback zu erhalten.

Beteiligung der Mitarbeiter

Neben der Verbesserung des Arbeitsablaufs und der Erleichterung der Kommunikation ermutigt die Chatsoftware die Mitarbeiter auch, sich an Teamaktivitäten zu beteiligen und so die Produktivität zu steigern.

Organisiert bleiben

Nicht zu wissen, was gerade passiert, und zu erledigende Aufgaben zu vergessen, ist ein häufiges Szenario im Büro, aber mit Chat-Apps ist das nicht mehr möglich. Teamkommunikationsplattformen sorgen für Ordnung und halten Sie auf dem Laufenden, was passiert und welche Aufgaben Sie erledigen müssen.

Spart Zeit ⏳

Wenn Sie mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten, um eine Aufgabe zu erledigen, ist es wichtig, die Zeit zu erfassen. Apps für die Kommunikation am Arbeitsplatz ersparen Ihnen die Zeit, die Sie aufwenden müssten, um Ihren Schreibtisch zu verlassen und zu der Person zu gehen, mit der Sie die Dinge besprechen möchten. Auf diese Weise werden Aufwand und Ressourcen eingespart und unbedeutende Kosten reduziert.

Bauen Sie Team-Beziehungen auf 👨‍💻

Zwischen den Mitarbeitern, die als Team zusammenarbeiten, muss eine gesunde Arbeitsbeziehung herrschen. Der Einsatz von Kommunikationssoftware für die gemeinsame Arbeit an Projekten und Aufgaben hilft, die Beziehungen zu stärken und neue Ideen zu entwickeln.

In diesem Leitfaden haben wir die besten verfügbaren Workspace-Chatprogramme zusammengestellt, die die Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern können. Das Interessante an diesen Kommunikationsplattformen ist, dass sie kostenlose Pläne für kleine Teams anbieten.

Arbeitsplatz

Workplace Chat ist eine Kommunikationsplattform für Unternehmen, die Teammitglieder, die aus der Ferne arbeiten, auf einfache und sichere Weise miteinander verbindet. Die Plattform gehört zu Meta und bietet Funktionen wie Chat, Videoanrufe, Posts, News Feed und Gruppen, mit denen Sie alle geschäftsrelevanten Informationen verbreiten können.

Workplace Chat lässt sich problemlos in die Geschäftstools Ihres Unternehmens integrieren, um einen sicheren und produktiven Weg für den Wissensaustausch und den Aufbau von Arbeitsgemeinschaften zu finden. Mit dieser Chat-Software kann Ihr Team interagieren, indem es in Echtzeit Vorschläge über Kommentare, Reaktionen und Sofortnachrichten abgibt. Es ist ganz einfach, die Arbeitskultur zu stärken und sich mit Teamkollegen aus allen Teilen der Welt zu verbinden.

Mit Workplace by Meta können Sie kollaborative Bereiche bilden, die als Gruppen bekannt sind. Diese Gruppen helfen Ihnen dabei, Projekte zu verwalten und Aufgaben an Teamkollegen zu vergeben, Feedback zu geben, Updates zu teilen, Kollegen zu erwähnen und Dateien sicher und ohne Speicherplatzbeschränkung zu teilen. Sie können diese Gruppen als privat, öffentlich oder geheim einstufen und sogar Gruppen mit Mitgliedern aus mehreren Unternehmen erstellen. Die Gruppenadministratoren können den Zugriff der Teammitglieder einschränken, um sicherzustellen, dass nur die berechtigten Personen darauf zugreifen können.

Die Workplace Chat App kann mit mehr als 50 Business-Tools integriert werden, die wichtigsten sind Office 365, Google Workspace und ServiceNow. Es ist auch möglich, benutzerdefinierte Integrationen zu erstellen, um den Workplace Chat mit jedem anderen Tool Ihres Unternehmens zu verbinden. Das Unternehmen stellt sicher, dass die sensiblen Informationen der Benutzer vertraulich bleiben.

Die wichtigsten Funktionen von Workplace Chat von Meta sind wie folgt

• Live-Video- und Sprachanrufe dienen als Kommunikationsmedium, um die Ereignisse und Informationen Ihres Unternehmens zu verbreiten und die Stimmung im Team zu verbessern.
• Die Wissensbibliothek ist praktisch, um Geschäftsdokumente in der Chat-App zu erstellen, zu speichern und zu teilen. Auf diese Weise sind alle Informationen besser organisiert und können auf Ihrem PC und Ihren Smartphones ausgewertet werden.
• Workplace-Gruppen helfen, erfolgreich mit dem Team zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, um die Arbeitskultur zu fördern.
• Der ML-basierte News Feed zeigt personalisierte, relevante und nach Prioritäten geordnete Informationen an, damit Sie konzentriert und produktiv bleiben können.

Workplace by Meta ist plattformunabhängig und Sie können es auf Desktop- und Mobilgeräten nutzen, um von überall aus informiert zu bleiben. Die Preise für Workplace Chat beginnen bei 4,00 USD pro Monat. Außerdem können Sie die Software 30 Tage lang testen, bevor Sie sie kaufen.

Chatwork

Chatwork bietet Teams eine neue, rationalisierte Arbeitsweise. Es gibt Chaträume für jedes Teamprojekt, so dass die Unterhaltungen über jedes Projekt in separaten Räumen organisiert bleiben. Alle Teammitglieder können Fortschritte, Details und Entscheidungen einsehen und sich in Echtzeit beteiligen.

Chatwork bietet die folgenden Funktionen, damit die Teammitglieder ihre Arbeit synchronisieren und sich miteinander verbinden können:

Chat-Verwaltung

• Im Bereich Mein Chat können Sie wichtige Informationen notieren
• Chatten Sie direkt mit einem der Teammitglieder
• Erstellen Sie für jedes Projekt eine eigene Gruppe im Gruppen-Chatraum
• Suchen Sie anhand von Schlüsselwörtern nach alten Nachrichten

Aufgaben-Management

• Erstellen Sie Aufgaben und weisen Sie sie Ihren Teammitgliedern zu, damit jeder seine Verantwortung kennt
• Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Aufgabe in Bezug auf das Fälligkeitsdatum
• Markieren Sie die Aufgabe als erledigt und benachrichtigen Sie automatisch den Manager

Gemeinsame Nutzung von Dateien

• Teilen Sie Dateien in verschiedenen Formaten wie Word, Excel und Bilder.
• Zeigen Sie eine Vorschau der hochgeladenen Dateien im Browser an, bevor Sie sie hochladen.
• Laden Sie Dateien herunter, die Ihnen von Ihren Kollegen zur Verfügung gestellt wurden

Videoanruf

• Richten Sie eine Videokonferenz mit den Gruppenmitgliedern ein
• Chatten Sie mit den Gruppenmitgliedern von Angesicht zu Angesicht
• Teilen Sie Ihren Bildschirm mit anderen Teilnehmern des Videoanrufs
• Teilen Sie Bilder in den Videoanrufen über Ihre Smartphones

Kontakt-Management

• Laden Sie Teamkollegen ein, dem Chatwork Ihrer Organisation beizutreten.
• Akzeptieren Sie die Beitrittsanfragen oder lehnen Sie sie ab.
• Geben Sie die Chatwork-ID oder E-Mail ein, um nach Teamkollegen zu suchen

Verwaltung von Benachrichtigungen

• Erlauben Sie Ihrem Browser, Sie über Aktivitäten bei Chatwork zu benachrichtigen
• Aktivieren oder deaktivieren Sie Benachrichtigungstöne
• Konfigurieren Sie Chatwork so, dass Sie benachrichtigt werden, wenn Sie E-Mails in Ihrem Posteingang erhalten

Benutzer-Verwaltung

• Fügen Sie der Gruppe neue Mitglieder hinzu (die Benutzerzahl ist abhängig vom Abonnement)
• Mitglieder kategorisieren und überprüfen
• Aktualisieren Sie Benutzerdetails wie das Passwort

Profil-Verwaltung

• Avatar oder Ihr Bild als Profilbild hinzufügen
• Hinzufügen des Titelbildes, das auf dem Profil erscheint

Passen Sie Ihre Chatwork ID an

• Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer hinzu.

Es gibt eine kostenlose Version von Chatwork, allerdings mit eingeschränkten Funktionen. Wenn Ihr Unternehmen auf die Premium-Version upgraden möchte, kostet dies 5 USD pro Benutzer und Monat, die jährlich abgerechnet werden.

Microsoft Teams

Teams ist ein beliebter kollaborativer Arbeitsbereich von Microsoft innerhalb der Office 365 Work Suite. Unternehmen schätzen Microsoft Teams wegen seiner zentralen Rolle bei der Erleichterung von Gesprächen am Arbeitsplatz, der Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, Videochats und der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten zur Verbesserung der Kommunikation und Produktivität der Mitarbeiter.

Während Microsoft Teams vor allem für seine Videokonferenzfunktionen bekannt ist, steht das Segment Gruppenchat dem in nichts nach. Sie haben erfolgreich die E-Mail als Gesprächsmedium ersetzt, vor allem für die Teammitglieder, die an entfernten Standorten arbeiten.

Neben der Interaktion untereinander ermöglicht der Microsoft Teams Group Chat auch die Integration mit anderen Unternehmensanwendungen. Kurz gesagt, die Mitarbeiter haben das Gefühl, dass sie virtuell im Büro arbeiten. Teams Group Chat ist als Teil des Microsoft Teams Desktop-Clients, des Web-Clients und der mobilen Anwendung verfügbar. Sie können von jedem Betriebssystem aus auf Microsoft Teams zugreifen: iOS, macOS, Windows oder Android. Darüber hinaus ist Microsoft Teams auch als Browser-Erweiterung verfügbar, die Sie zu Ihrem bevorzugten Browser hinzufügen können.

Der Teams-Gruppenchat ist sehr funktionsreich und enthält alle Tools, die in jeder Business-Chat-App vorhanden sind. Ob Emojis, GIFs, Rich-Text-Bearbeitung, Erwähnungen, Thread-Antworten und Dateifreigabe. Mit einem Klick auf ein Symbol können Sie mühelos von Instant Messaging zu Videoanrufen wechseln. Außerdem können Sie die Diskussionen stummschalten, um keine Benachrichtigungen mehr zu erhalten, und sogar wichtige Unterhaltungen anpinnen.

Weitere Funktionen sind wie folgt:

• Erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn jemand Sie markiert oder benachrichtigt.
• Teilen Sie Dateien mit den Teammitgliedern und greifen Sie auf von ihnen gesendete Dateien zu.
• Mit der Funktion Nachrichtensuche können Sie durch die Eingabe von Schlüsselwörtern nach Nachrichten suchen.
• Neben dem Instant Messaging können Sie auch Audioanrufe einrichten, um mit Teammitgliedern zu kommunizieren.
• Microsoft Teams lässt sich mit anderen unternehmensbezogenen Tools integrieren, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden.
• Benutzer können das Tool als Add-on zu Abonnements oder bestimmten Diensten wie Outlook 365 herunterladen.

Wie bereits erwähnt, ist Microsoft Teams als Teil der Office Suite 365 erhältlich. Die kostenlose Version von Teams bietet begrenzten Speicherplatz und unterliegt anderen Einschränkungen. Microsoft Teams Essentials hingegen bietet mehrere Add-Ons und kostet USD 4,00 pro Nutzer und Monat. Microsoft 365 Business Basic beginnt bei 5,00 USD pro Benutzer und Monat.

Google Chat

Google Chat ist eine Software für die geschäftliche Kommunikation, die ein integraler Bestandteil von Google Workspace ist. Sie bietet den Teammitgliedern von Unternehmen und Organisationen die Möglichkeit, zusammenzuarbeiten und über Projekte und Aufgaben zu kommunizieren. Google Chat fungiert als zentraler Knotenpunkt, an dem Teammitglieder und Manager virtuelle Chat-Räume erstellen, Chat-Themen konfigurieren, den Fortschritt von Aufgaben überwachen und Folgemaßnahmen ergreifen können.

Jeder Chatraum verfügt über separate Optionen für das Chatten, die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Zuweisung und Erledigung von Aufgaben. So können Sie ganz einfach auf die Dateien zugreifen, die Sie und Ihre Teamkollegen innerhalb des Raums gemeinsam nutzen. Außerdem können Sie die Aufgabe auch anderen zuweisen und die Ihnen zugewiesenen Aufgaben im Raum einsehen. Darüber hinaus stehen Ihnen mehrere Schaltflächen für verschiedene Aufgaben zur Verfügung, z.B. zum Hochladen von Anhängen, Einfügen von Emojis und animierten GIFs und sogar zum Einrichten eines Videoanrufs mit Google Meet.

Google Chat unterstützt sowohl direkte Nachrichten als auch Gruppengespräche. Mitarbeiter können Benachrichtigungen aktivieren, um benachrichtigt zu werden, wenn ihre Kollegen Dateien, Links und Kommentare in Google Docs, Sheets oder Slides teilen. Unternehmen können die Messaging-App mühelos mit dem Google-Kalender synchronisieren, so dass sich Besprechungen je nach Verfügbarkeit der Teammitglieder einfach planen lassen. Google Chat entspricht den GDPR-, HIPAA-, ISO- und AICPA-Vorschriften und -Richtlinien und lässt Sie die Anmeldemethode oder die Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten, um die Sicherheit zu erhöhen.

Google Chat verfügt über eine API-Unterstützung, dank derer es sich in die GSuite-Anwendungen und andere Tools und Anwendungen von Drittanbietern integrieren lässt. Die Chat-Plattform unterstützt auch die häufig nachgefragte Posteingangssuche, mit der die Nutzer schnell nach alten Nachrichten und freigegebenen Dateien in den Unterhaltungen suchen können.

Google Chat ist plattformunabhängig und kann auf Windows, Mac, Android-Smartphones und iPhones über den Web-Client und die Standalone-Anwendung genutzt werden. Um auf Google Chat zugreifen zu können, benötigen Sie ein Google Workspace-Konto.

Ein Workspace-Konto ist für Nutzer, die ein Gmail-Konto haben, bereits vorhanden. Google Chat ist Teil von Google Workspace und Sie können Google Chat über das kostenlose Google Workspace-Konto nutzen. Sie können jedoch auf die Premium-Version von Google Workspace upgraden, die 6 USD pro Person und Monat kostet, um zusätzliche Funktionen zu nutzen.

Slack

Slack ist eine beliebte Messaging- und Workspace-Kommunikations-App, die Unternehmen dabei hilft, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern zu verbessern und ihnen unabhängig von ihrem aktuellen Standort und Arbeitsmodus Zugang zu Business-Tools zu geben. Sie unterstützt Kanäle, in denen die Teammitglieder nach Projekt, Abteilung, Bürostandort und anderen Kriterien gruppiert werden können. Auf diese Weise können die Benutzer leicht über die Dinge informiert bleiben, die sie interessieren.

Jeder kann auf die öffentlichen Kanäle zugreifen, so dass alle Teams wissen, woran das andere Team gerade arbeitet. So können z.B. Neueinsteiger schnell einsteigen, anstatt darauf zu warten, dass jemand sie von Grund auf anleitet.

Slack unterstützt außerdem offene Diskussionen, private Gruppen, Direktnachrichten, die Archivierung von Nachrichten, die gemeinsame Nutzung von Dateien und eine ausführliche kontextbezogene Suche. Es kann mit anderen Tools und Diensten des Unternehmens synchronisiert werden, um Benachrichtigungen, Dateien und andere Daten an einem Ort zu zentralisieren. Damit entfällt die Notwendigkeit, ständig zwischen Registerkarten und Dashboards zu wechseln, sich Anmeldedaten für verschiedene Plattformen zu merken und mit den Arbeitstools zu jonglieren.

Slack ist so konzipiert, dass es sich mit Tools wie MailChimp, Dropbox und Google Drive integrieren lässt, die Ihnen helfen, intelligent zu arbeiten und effektive Entscheidungen zu treffen. Es indiziert und archiviert automatisch alles und hilft dem Unternehmen, mühelos eine umfangreiche Wissensdatenbank aufzubauen. Abgesehen von diesen Funktionen, die allen Messaging-Plattformen für den Arbeitsplatz gemeinsam sind, unterscheidet sich Slack durch drei einzigartige Funktionen:

• Planen Sie das Senden: Slack ermöglicht es Ihnen, Ihre Nachrichten so zu planen, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft versendet werden, anstatt sie in diesem Moment zu senden.
• Slack Huddles: Mit dieser Funktion kann jedes Teammitglied andere, die Teil eines Kanals oder einer Gruppe sind, schnell zu einem Audio- oder Videoanruf einladen. Sie ist sehr praktisch, wenn Sie eine schnelle mündliche Kommunikation organisieren möchten.
• Slack Connect DMs: Slack Connect DMs ist nur Bestandteil von Premium-Konten und ermöglicht es Ihnen, andere Benutzer, die nicht Teil der Gruppe sind, einzuladen, sich direkt mit Ihnen zu unterhalten.

Mit der kostenlosen Version haben Sie nur Zugriff auf die Grundfunktionen. Die Pro-Version, die 2,67 USD pro Benutzer kostet, bietet leistungsstarke Funktionen für kleine Teams und die Business-Version, die 5 USD pro Benutzer kostet, hilft bei der Skalierung Ihres Unternehmens. Slack verfügt auch über eine Enterprise-Version, die für große Unternehmen geeignet ist, die noch leistungsfähigere Funktionen benötigen.

Mattermost

Mattermost ist eine leistungsstarke All-in-One-Kommunikationslösung, mit der Entwickler zusammenarbeiten können, ohne die Sicherheit zu gefährden. Sie umfasst drei wichtige Plattformen:

• Channels – Es hilft Ihrem Team, auf einer Eins-zu-Eins-Basis und über Messaging in der Gruppe zu kommunizieren und in Verbindung zu bleiben.
• Playbooks – Ermöglicht es Unternehmen, Prozesse zusammenzustellen und einzurichten, um die erwarteten Ergebnisse zu erzielen
• Boards – Mattermost enthält Kanban-Boards, die das Projekt- und Aufgabenmanagement erleichtern, damit die wichtigsten Meilensteine erreicht werden können.

Die kanalbasierte Kollaborationsperspektive von Mattermost hilft Ihnen, die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, Ihre Prozesse und alle Tools Ihres Unternehmens an einem Ort zu verbinden. Diese einzigartige und quelloffene Workspace-Messaging-App ist plattformunabhängig und als browserbasierte App, Desktop-Client und mobile App verfügbar.

Die Channel-Plattform von Mattermost umfasst umfangreiche Funktionen wie Compliance-Berichte, Chat-Archivierung und Nachrichtensuche. Darüber hinaus bietet Mattermost weitere Funktionen wie private Chats/Gruppenchats, Datei- und Link-Sharing, benutzerdefinierte Emojis, Unterstützung mehrerer Sprachen, Slash-Befehle, durchsuchbare Nachrichtenhistorie, Webhooks und vieles mehr.

All diese Funktionen machen Mattermost zu einer wichtigen Messaging-Plattform für Unternehmen, die eine nahtlose Kommunikation zwischen den Teammitgliedern ohne Fallstricke und Verwirrung ermöglicht.

Abgesehen von diesen Funktionen bietet die Enterprise Edition dieser Kommunikationsplattform verschiedene Zusatzfunktionen wie Single Sign On (SSO), erweiterte Berechtigungen und Multifaktor-Authentifizierung (MFA), Funktionen zur Leistungsüberwachung, Compliance-Berichte, individuelles Branding und Suchfunktionen für Unternehmen.
Weitere Highlights dieses Produktionskommunikationskanals sind:

• Matttermost erfüllt alle Sicherheitsanforderungen der Unternehmen und bietet die größtmögliche Kontrolle über die sensiblen Daten des Unternehmens.
• Es ist in hohem Maße erweiterbar und mit einer Vielzahl von Anwendungen und Integrationen von Drittanbietern kompatibel.
• Unterstützt Rich-Text-Formatierung und Code-Syntax-Hervorhebung, um die Kommunikation zwischen Entwicklern zu erleichtern
• Integrierte Sprach-/Videokonferenzen ermöglichen es Ihnen, mit einem Mausklick sofort in den Modus für persönliche Verbindungen zu wechseln.

Die Starter-Version von Mattermost ist kostenlos erhältlich und eignet sich für kleine Teams, die nur begrenzte Funktionen benötigen. Wenn Sie zusätzliche Funktionen benötigen, können Sie die Professional-Version nutzen, die 10 USD pro Benutzer und Monat kostet. Wenn Sie die Enterprise-Edition nutzen möchten, müssen Sie ein Angebot anfordern.

Mattermost ist auch als selbst gehostete Lösung erhältlich, d.h. Sie können es auf Ihrem bevorzugten Cloud-Server bereitstellen oder es für nur 6 USD pro Monat auf Kamatera einrichten lassen.

Schlusswort

Wir hoffen, dass Sie die beste Chatsoftware kennengelernt haben, mit der Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern Ihres Unternehmens verbessern können, insbesondere zwischen denen, die aus der Ferne arbeiten. Unabhängig von der Chatsoftware, die Sie verwenden, wird sich die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern am Arbeitsplatz in einer entfernten Arbeitsumgebung sicherlich verbessern.